Sedex 4P管理手册、程序文件汇编.docx
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程序文件目录
招聘管理程序 4
禁止使用童工及补救程序 8
法律法规之收集及更新程序 10
培训管理程序 12
工伤处理程序 15
工伤返岗评估程序 19
员工申诉及意见处理程序 21
结社自由及集体谈判管理程序 24
反歧视管理程序 26
反强迫劳动及虐待管理程序 29
员工奖惩管理程序 32
H&S危害识别风险评估程序 37
怀孕女工、新生妈妈及未成年工特殊管理和风险评估控制程序 41
假期管理制度 46
沟通管理程序 50
反腐败反贿赂控制程序 53
生产设备管理程序 57
消防安全管理程序 62
环境、健康及安全管理程序 67
访客健康安全程序 72
急救管理程序 75
劳保用品使用管理程序 78
化学品管理程序 81
工时控制及自愿加班管理程序 85
工资管理程序 88
土地权利程序 错误!
未定义书签。
危害能源控制程序 93
社会责任内部审核程序 95
管理评审控制程序 99
改善措施控制程序 103
供应商/分包商选择及控制程序 106
废弃物管理程序 错误!
未定义书签。
保护工人长期目标管理程序 113
环境保护程序 117
环境因素识别及评价控制程序 120
应急处理程序 124
文件控制程序 131
XX有限公司
程序文件
编号
XXX-C0C-01
版本
A0
页数
共3页
招聘管理程序
编制
XXXX
审核
A
批准
日期
2020-11-2
日期
2020-11-2
日期
修改记录
修改号
修改日期
修改内容
A0
无
新版
本文件发放范围
各职能部门
招聘管理程序
1、目的：
1.1为确保公司员工之素质，以因应公司未来发展之需要，以公开、公平、公正之人事作业，为公司广揽人才，并使人才的招募、任用及其相关作业有所遵循，特订定本办法。
定立招聘程序、指引及审批权限，给予各管理层、经理、主管有明确清晰的招聘要求、准则与规范。
2、范围：
2.1适用于行政部招聘员工。
3、职责：
3.1申请人（部门主管）：
人员需求提出以《人员招聘需求申请表》之提报及应聘人员初步面试；
3.2部门经理：
人员需求提出以《人员招聘需求申请表》之提报审核及应征者复试、录用和薪资建议提出；
3.3行政经理：
复审人力需求申请；
3.4行政部：
按批准的人力需求申请要求招聘、面谈、职称、职级、录用和薪资审查、核定及入厂手续作业之办理；
3.5总经理：
人员需求提出以《人员招聘需求申请表》的最终审批以及主任级以上的职员最终面试及薪资裁定。
4、定义：
无
5、作业程序：
5.1人力需求申请
5.1.1按业务需要，或部门缺人，经总经理及行政经理核准后交行政部备案，以作为人员增补、选用之依据；
5.1.2各用人单位遇有缺额需增补人员时，可以《人员招聘需求申请表》形式向总经理及行政经理提出申请。
5.2招聘原则
5.2.1禁止招聘童工，如发现有误用童工的情况，处理细则请参考《童工补救程序》；
5.2.2如需录用未成年工则参考《怀孕女工、新生妈妈及未成年工特殊管理和风险评估控制程序》；
5.2.3行政部面试应征人员时，应秉持公平、公正、公开之原则，禁止性别、民族、宗教、年龄、婚姻状况等歧视；
5.2.4本公司不向求职者收取任何中介费、保证金、抵押金等，所有的入职者均自愿接受工厂雇用，不扣押雇员的身份证正本；
5.2.5本公司不接收无效身份的求职者：
包括身份证不真实、身份证失效、身份证过期，借用他人身份证、伪造假身份证等。
5.3招聘渠道
5.3.1招聘渠道由行政部依据职务特性决定，一般来说，职员级都会以刊登网上招聘广告吸引人才。
所收到的履历表先经行政部初审再直接传到所属部门主管，经履历表筛选后.通知行政部安排面试。
而工人级别，则刊贴广告在工厂门口招工，另以职业介绍所/职业技术学校推荐、网络招聘及其它招聘方式为辅，并视情况机动调整。
5.4招聘流程
5.4.1行政部根据《人员招聘需求申请表》决定招聘工人数量、职位等；
5.4.2行政部发布招聘信息，收集人才资料,进行初步审查、筛选；
5.4.3行政部需在招募时检查应聘人员有关证件是否真实有效，可采取如下方法进行核实
5.4.3.1目视：
适当上下倾斜2代身份证，会观察到证件的左上方有一个变色的长城图案，呈橙绿色，用左眼观察或用右眼分别观察，身份证上的长城图案的颜色呈不同颜色。
当将身份证旋转90度，观察到的长城图案呈蓝紫色，上下转动身份证，从物理防伪膜上反射的光线将有从浅到浅绿的改变。
有效性看背面的有效期限；
5.4.3.2行政部人员取得身份证原件后详细核对照片,看是否是其本人；
5.4.3.3临时身份证：
临时身份证规格、登记项目均与居民身份证相同，临时身份证正面为长城，群山和网状花纹图案，背面为网状图案，临时身份证有3个月和一年两种；
5.4.3.4如有怀疑可直接拿证件到派出所请求鉴定。
5.5面试
5.5.1员工应填写《员工入职登记表》，行政招聘人员对应聘者进行初步面试及测试;
5.5.2部门负责人对应聘者复试进行专业技术、工作技能等实地操作考核；
5.5.3各级面谈人员，在与各应征者面谈后，都应填写考核表格，在考核表格内衡量申请人表现、认知、经验、技术等各项要求。
来综合评估各应征者，并决定录用人选；
5.5.4用人部门决定录用人选后，应通知行政部。
行政部通知被录用人报到日期、时间、应缴交之资料或证件。
5.6新人报到程序
5.6.1新进人员报到时，应办理相关入职手续；
5.6.2新进人员办理所有手续后，由行政部对新人说明公司正确之作息时间及基本管理规章；
5.6.3新进人员完成所有报到手续后，由行政部安排培训并由主管部门带领新员工认识公司环境，然后将新员工带至其直属主管处，由其直属主管安排其工作及后续事宜；
5.6.4行政部应于入职日起一个月内与劳动者签定《劳动合同》。
5.7人事档案作业：
5.7.1新进人员报到后，由行政部须对应征者之个人资料，学历、经历等条件，核定其个人资料的真实性，无误后归档人事系统；
5.7.2面谈后未录取之特别优秀人才,行政部应将其履历资料分类列入人才库保存（人才库各类资料保存期限为一年）。
6、相关文件：
6.1《劳动合同》
6.2《怀孕女工、新生妈妈及未成年工特殊管理和风险评估控制程序》
7、相关记录：
7.1《人员招聘需求申请表》
7.2《员工入职登记表》
XX有限公司程序文件
编号:
XXX-C0C-02
版本：
A0
页数：
共1页
禁止使用童工及补救程序
编制
XXXX
审核
A
批准
日期
2020-11-2
日期
2020-11-2
日期
修改记录
修改号
修改日期
修改内容
A0
无
新版
本文件发放范围
各职能部门
禁止使用童工及补救程序
1目的：
1.1制定政策、程序和补救措施以有效地控制不招用及不支持招用童工
1.2若发现有童工被招聘于公司工作,采取适当的处理方法,让相关儿童得到适当的支持,以便接受教育及确保健康地成长,直至超过儿童的年龄为止。
2范围：
2.1适用于本公司之员工
3权责：
3.1行政部：
负责禁止录用童工和执行本程序的个案处理，记录及跟进。
3.2COC管理代表：
向相关方传递及解释此程序。
4词定
4.1童工，末满16岁与单位或者个人发生劳动关系从事有经济收入的劳动或者从事个体劳动的少年、儿童。
5作业程序：
5.1本公司承诺严格贯彻执行国务院《禁止使用童工的规定》及COC标准，制定相应的政策和程序，并传达给所有员工和其他利益相关者
5.2各部门如发现任何员工年龄少于16周岁，向行政部或COC管理代表通报；
5.3行政部核实有关员工之年龄,实时停止其工作,结清工资,并作详细记录登记（包括入职时间，曾工作之岗位，家庭资料）；
5.4行政部安排该儿童去医院进行身体检查，如因工作而导致身体问题,安排有关治疗，产生的费用全部由公司支付；
5.5行政部联络其家庭父母，了解其家庭状况，（包括家庭成员，经济状况及出来工作之原因，并作详细记录），报COC管理代表及总经理，以便决定其处理方法；
5.6行政部根据5.4的实际情况，进行如下补救处理措施：
5.6.1耐心劝说，派人将童工送回原居住地，并须其父母或监护人签收；
5.6.2护送童工回原居住地所需费用全部由公司负担，并视情节给予支持（如：
家里有困难，不能继续接受教育的，应接回来给予帮助，使其能继续接受教育），促使童工接受学校教育，直到他们超过儿童年龄为止；
5.6.3行政部定期每季跟进儿童接受教育之情况（以电话访谈或亲身面谈形式），并作出记录。
5.7行政部及COC管理代表,完成儿童补救措施后，由COC管理代表审阅有关记录满意后,报公司总经理审批。
6相关文件：
6.1《禁止使用童工规定》
7相关记录：
无
XX有限公司
程序文件
编号
XXX-C0C-03
版本
A0
页数
共1页
法律法规之收集及更新程序
编制
XXXX
审核
A
批准
日期
2020-11-2
日期
2020-11-2
日期
修改记录
修改号
修改日期
修改内容
A0
无
新版
本文件发放范围
各职能部门
法律法规之收集及更新程序
1目的：
1.1为了识别、获取并更新适用于公司的社会责任法律、法规、标准及其它要求，特制定本程序。
2范围：
2.1本公司适用于公司识别、获取和更新社会责任法律、法规及其他要求，以及其适用性。
3职责：
3.1行政部主管负责获取劳工方面的法律法规，安全主任负责收集环境健康安全方面的法律法规，共同确认其适用性并追踪新的法律、标准和其它要求。
4定义：
无
5作业程序：
5.1法律法规获取途径
5.1.1从专业报纸、杂志、书籍、网络、及专业咨询机构等渠道获取；
5.1.2从本地劳动与社会保障局、质量技术监督局、公安局、消防大队、总工会、妇联等部门获取，参考《沟通管理程序》。
5.2确认适用性
5.2.1行政部及安全主任根据公司实际情况，确认社会责任法律法规、行业标淮与其它要求的适用性；
5.2.2当现行的法律、法规、标准和其它要求有标准更新时，应重新确认；
5.2.3行政部主管、安全主任应每半年进行一次社会责任法律、法规符合性评审，并将需要更新的法律法规记录于《法律法规一览表》。
若有必要，及时修正公司政策、程序和措施，以确保本公司各项规章制度的实施与相关法律法规要求保持一致。
5.3社会责任法律、法规、标准和其它要求的管理
5.3.1行政部及安全主任应对获取和确认的社会责任法律、法规和其它要求妥善保管，并建立《法律法规一览表》台账，负责跟踪其变化；
5.3.2COC管理代表或其指定人员将收集到的法律、法规及标准，按《文件控制程序》要求发放至相关部门，以便相关部门负责人制定及更新相关文件。
发出的社会责任法规文件若过期或作废，行政部应及时予以回收，重新发给最新有效的法律法规文件，参考《文件控制程序》。
6相关文件：
6.1《沟通管理程序》
6.2《文件控制程序》
7相关记录：
7.1《法律法规一览表》
XX有限公司程序文件
编号
XXX-C0C-04
版本
A0
页数
共2页
培训管理程序
编制
XXXX
审核
A
批准
日期
2020-11-2
日期
2020-11-2
日期
修改记录
修改号
修改日期
修改内容
A0
无
新版
本文件发放范围
各职能部门
培训管理程序
1.目的
设立COC系统训练程序，以致公司内每一个成员都能接受COC知识训练，使公司员工明了COC之要求，亦从而增大公司之透明度。
2.范围
适用于所有员工之COC系统训练。
3.权责
3.1管理部负责制订培训计划并组织培训
3.2各相关部门按培训计划执行
4.程序
4.1新进厂员工之训练
4.1.1新员工进厂时，由管理部实施之基本要求训练,主要内容包括：
公司简介
作息时间
社会责任政策
员工手册
工资计算方法
环境健康安全
机器岗位安全
消防应急计划及火灾逃生
防护用品
化学品及MSDS
4.2COC系统知识训练
4.2.1管理部每年制订COC年度培训计划，内容包括：
COC基本知识
COC程序文件
危害源识别及风险评估
机器设备操作规程及安全知识
环境健康与安全
劳保用品使用
消防安全
化学品储存及使用
道德规范
急救培训
4.2.2年度培训计划中要体现：
规定培训对象
责任部门
计划培训日期
4.3公司要保证所有的员工都接受定期和有记录的健康与安全训练，当有新进的和调职的员工时，必须重新为这些员工进行培训，新进员工培训内容参照
4.3.L调职员工培训内容主要是针对调职后的岗位的环境、健康与安全。
4.4社会责任训练记录：
由管理部及管理部统一存档，保存期为员工公司内服务期。
5.相关记录
5.1《COC年度培训计划》
5.2《培训记录表》
XX有限公司程序文件
编号:
XXX-C0C-05
版本：
A0
页数：
共2页
工伤处理程序
编制
XXXX
审核
A
批准
日期
2020-11-2
日期
2020-11-2
日期
修改记录
修改号
修改日期
修改内容
A0
无
新版
本文件发放范围
各职能部门
工伤处理程序
1.目的
1.1及时报告、统计、调查和妥善处理事故，积极采取预防措施，防止伤亡事故。
2.范围
2.1本规定适合于公司一切事故的处理。
事故的处理由健康安全委员会和办公室具体负责。
3.定义
3.1本规定所称事故，是指因人的不安全行为，物的不安全状态导致人员受伤或可能受到伤害，迫使原来的行为或状态暂时或永久停下来出乎意料之外的事件；
3.2工伤事故，是指职工在公司过程中，或公司安排的外勤事务中发生的人身伤害、急性中毒等事故
4.作业程序
4.1事故的报告
4.1.1首先各部门应贯彻“安全第一，预防为主”的安全生产方针，杜绝、防止或减少事故的发生；
4.1.2事故发生后，首先抢救受伤者，并迅速采取措施制止事故的蔓延扩大，防止二次灾害；
4.1.3保护事故现场，并立即报告COC管理者代表、健康安全委员会，有必要时应报告总经理
4.1.3.1轻伤事故由上级主管部门察看并在办公室前台由救护员进行包扎，由文员进行登记；
4.1.3.2重伤（1-2人）事故由健康安全委员会派人员察看现场后方能解除现场；
4.1.3.3重伤3人或以上，死亡、重大死亡事故由劳动部门、公安、检察等上级主管部门察看现场。
4.1.4根据意外事故大小，由总经理决定是否上报企业主管部门或当地劳动、公安等部门。
4.2事故调查
4.2.1开展事故调查和处理（按照“三不放过”的原则进行，即“事故原因分析不清不放过，事故责任者和群众没有受到教育不放过，没有制订出防范措施不放过"）；
4.2.2一般事故（轻伤或轻微损失事故）由部门负责人负责调查，制订整改及预防措施，并完成《工伤事故报告表》，交行政部审查，再交管理层审核；
4.2.3严重事故（重伤或损失较大的事故），由本部门、办公室及健康安全委员会有
关人员参加事故调查。
若发生死亡或特大事故应由劳动部门、社会保障部门及公安部门组成调查组进行调查；
4.2.4调查组必须查明事故发生的原因、过程和人员伤亡经济损失情况；确定事故责任者；提出事故处理意见及防范措施或建议，写出事故调查报告；
4.2.5事故调查组有权向相关部门和人员了解有关情况和索取有关资料，任何部门和个人不得拒绝。
4.3事故处理
4.3.1无论事故大小，均应认真处理，如因忽视安全生产、违章指挥、违章作业、玩忽职守或者发现事故隐患、危害情况而不采取有效措施以致造成伤亡事故的，应给予有关责任人行政处分，构成犯罪的依法追究其刑事责任；
4.3.2事故调查组提出的事故处理意见和防范措施，由发生事故的部门负责处理，行政部负责监督；
4.3.3事故中如发生工伤，应先抢救伤者，立即送伤者到临时医疗室（办公室），同时电话或口头告知行政部，伤势严重时，可叫厂车送医院或打急救电话120o所有到医院治疗的工伤人员，行政部应于第一时间内查看其是否买了工伤保险，如已购买应立即向社会保障机构报告，并准备所有相关的有效资料，以获取社会保障机构应负担的部分治疗费；
4.3.4医疗治疗的工伤所发生的医疗费用由公司承担，并将伤者签名医疗收费单连同工伤证明交财务部。
如工伤须留院治疗时，全部事宜由行政部统一安排，根据需要，可安排伤者的亲戚、朋友或工友到医院照顾，并告知其部门主管。
出院后，通知护理人回工厂上班，伤者再根据医生开的休息时间，通知部门主管及本人上班时间；
4.3.5住院治疗的伤者及护理人在留院期间（含伤者休养期）的工资由公司按当地标准工资计付给该员工。
如遇特殊情况，由公司与员工按有关法律协商解决；
4.3.6对事故责任人及所有员工进行教育，作相关培训，以防止类似事故再次发生；
4.3.7所有事故，无论大小均应记录于《工伤事故报告表》，并定期进行分析、总结,将分析结果及建议报告给管理层，以方便公司更好地制订方针、政策、制度和计划等；
4.3.8健康安全委员会负责本程序的制订、审查和修订。
5.相关文件
无
6.相关记录
6.1《工伤事故报告表》
XX有限公司程序文件
编号
XXX-C0C-06
版本
A0
页数
共1页
工伤返岗评估程序
编制
XXXX
审核
A
批准
日期
2020-11-2
日期
2020-11-2
日期
修改记录
修改号
修改日期
修改内容
A0
无
新版
本文件发放范围
各职能部门
工伤返岗评估程序
1、目的
1.1为保护员工权益，贯彻执行安全生产规定，对员工返岗能力进行评估，保护员工安全与健康。
2、范围
2.1针对所有发生工伤（包括轻微伤）的员工，在伤势康复后重新返回工作时对其是否能从事先前的工作进行评估。
3、程序
3.1相关责任人员评估
在员工伤势康复返回工作岗位时，由相关责任人员对其进行评估，并填写评估意见表。
3.2用人部门主管评估
用人部门主管在评估时采用的方法应分以下几种情况：
（1）员工发生轻微工伤（不需送医院），此员工的评价由直接主管负责，其应对工伤人员进行询问，看其伤口康复情况，决定其是否从事原工作岗位；
（2）员工发生一般工伤（需送医院治疗，但肢体没有缺失），此员工的评价应由部门主管负责，其应该查看相关医院的出院记录，同时询问员工情况，填写《工伤返岗评估意见表》,评定员工可以继续从事工作的时候来决定是否从事原工作岗位
（3）员工发生重大工伤（送医院治疗，肢体有缺失），此员工的评价由总经理负责，相关人员应按照《工伤返岗评估意见表》里的内容进行评估并提报部门经理。
3.3员工返岗
员工返回工作岗位后，部门主管应对相关员工每日进行跟踪，询问其工作情况，了解其是否适合从事此工作。
如果发现异常，部门主管必须汇报给总经理。
3.4如果员工工伤后不再适合从事先前工作，工厂应调离工作岗位，同时对新工作是否适应进行评价。
4、相关记录
XX有限公司程序文件
编号
XXX-C0C-07
版本
A0
页数
共2页
员工申诉及意见处理程序
编制
XXXX
审核
A
批准
日期
2020-11-2
日期
2020-11-2
日期
修改记录
修改号
修改日期
修改内容
A0
无
新版
本文件发放范围
各职能部门
员工申诉及意见处理程序
1目的：
1.1为广开言路，从不同层次、多途径反映问题，挖掘内部各种潜在资源。
1.2充分发挥员工监督作用，听取意见，了解员工思想动态，防微杜渐，兴利除弊。
1.3规范申诉、投诉、意见建议等程序，使之有序进行。
2范围：
2.1此程序适用于所有本司的员工及职员
3职责：
3.1行政部：
负责员工建议与申诉的收集汇总、审核、调查、处理及回复，合理化建议的奖励及员工违规行为的惩戒；
3.2各职能部门：
建议或申诉涉及的部门有责任配合行政部进行申诉的取证以及评定建议的可行性。
4定义：
4.1建议、意见：
员工对公司各个方面存在问题提出良性的、建设性的意见，与持有不同观点、看法的表述，以利于公司开发和挖掘资源并改善内部运作；
4.2申诉、投诉：
员工对公司某一不合理及异常现状的披露和揭示或在工作、生活中遇到某一问题的裁决和处理存有异议及不公平现象，通过申诉来反映问题，求得最后的解决；
4.3表达和反映形式：
口头或书面来函来信、电话沟通、电子邮件等多种形式。
5作业程序：
5.1员工之申诉及意见反馈之渠道可包括以下方法：
5.1.1书面或口头形式向COC管理代表申诉；
5.1.2书面或口头形式向行政部申诉；
5.1.3书面或口头形式向本部门主管申诉；
5.1.4书面形式投入意见箱，由管理者代表负责定期开启意见箱；
5.1.5书面或口头形式向员工代表申诉。
5.2收到5.1之申诉及意见者，交行政部登记；
5.3行政部主管于《员工申诉/意见反馈表》登记，并填写相关申诉或意见反馈；
5.4行政部主管把申诉事项进行详细之调查，调查方法可包括与申诉人面谈，或与相关者
面谈，或查验相关记录，并把调查记录结果记录于《员工申诉/意见反馈表》表；
-如申诉人或意见反馈者以书面形式申诉/意见反馈,应以书面形式响应；
-如申诉/意见反馈以匿名形式者，可考虑以公开公告形式响应。
-原则上，对于员工申述的事项，5个工作日须处理完毕，并当面或书面回复申述者,特殊情况下，可适当延长调查时间及回复时间，并需交回人事部存档；
5.6如调查结果发现为公司管理系统问题而需要改善的情况，于《员工申诉/意见反馈表》注明要发出《改善措施要求表》并记录相关纠正及预防措施编号，具体按《纠正与预防控制程序》执行；
5.7个案完成处理后交管理代表审核，表单归档于行政部；
5.8管理代表审核及关闭《员工申诉/意见反馈表》所反馈的问题；
5.9行政部更新《员工申诉/意见反馈表》之状态；
5.10行政部代表需要与管理代表反映相关申诉情况及于定期的管理评审会议中作统计及分析，以便明确可持续改善的地方。
6相关文件：
6.1《纠正与预防控制程序》
7记录表格：
7.1《员工申诉/意见反馈表》
7.2《改善措施要求表》
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