集团会议管理要求.docx

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集团会议管理要求

为了规范集团会议内容和程序，提高办公质量和工作效率，建立健全决策与执行落实机制，提升集团运营水平，现对会议管理提出以下要求：

1适用范围：

本要求适用于集团各中心/室、子公司。

2权责：

2.1集团办公室：

进行集团会议的综合管理，包含本单位负责的会议组织、各中心及子公司组织会议的备案与跟踪、会议纪要管理等。

2.2集团各中心、子公司：

进行职责范围内的会议计划、组织、会议纪要整理与报备、会议决议的执行。

3会议类别：

3.1日会：

包括各子公司经营碰头会、集团碰头会。

3.2周会：

各子公司经营调度会、集团经委会周例会。

3.3月会：

各子公司工作计划检讨会、集团工作计划检讨会、各子公司经营分析会、集团经营分析会。

3.4专题会：

专项工作会议。

4日会

4.1各子公司经营碰头会

4.1.1召开时间：

具体时间由各子公司自行确定。

4.1.2参加人员：

各子公司自行安排。

4.1.3会议内容：

处理当天的生产、经营问题，布置当天生产、经营工作等。

4.2集团碰头会

4.2.1召开时间：

每天16:

30。

4.2.2参加人员：

集团代理总裁、总裁助理、集团中心/室负责人。

4.2.3会议内容：

解决集团中心/室日常工作出现的问题，提前收集子公司情况，如子公司有需要解决的问题，子公司总经理及相关人员参加会议。

5周会

5.1各子公司经营调度周会

5.1.1召开时间：

每周一8:

15。

5.1.2参加人员：

子公司自行安排，由代理总裁安排集团经委会成员列席。

5.1.3会议内容：

子公司各部门汇报本周生产经营工作总结、下周工作计划，重点汇报重点工作的进度、质量，生产经营过程中的主要问题和困难，提出解决方案。

5.2集团经委会周例会

5.2.1召开时间：

每周一16:

00。

5.2.2参加人员：

集团经委会成员，指定参加人员。

5.2.3会议内容：

通报本周生产经营等情况，通报上周质量、安全、上周布置工作及重点追踪工作完成情况，研究生产经营中的困难与问题，拿出解决方案，审议集团的流程、制度，对集团重大事项做出决策。

6月会

6.1各子公司工作计划检讨会

6.1.1会议时间：

每月26日—27日。

6.1.2参加人员：

子公司经委会成员、各部门负责人、相关业务人员及相关财务人员，由代理总裁安排集团经委会成员列席。

6.1.3会议主持人：

总经理或授权人。

6.1.4会议内容：

6.1.4.1子公司各部门负责人分别汇报本月工作计划完成情况，对未完成项检讨未完成原因，工作中存在的问题及解决建议；总经理及其它部门负责人进行质询，通过质询确定本月工作计划完成结果。

6.1.4.2子公司各部门负责人汇报下月工作计划，需要领导协调解决的问题及建议；总经理及其他部门进行质询，通过质询确定下月工作计划。

6.1.4.3主持人对会议召开情况进行点评，对本月整体工作中进行总结，对下月重点工作计划进行部署。

6.2集团工作计划检讨会

6.2.1会议时间：

每月28日召开。

6.2.2参加人员：

集团经委会成员、集团中心/室负责人、各子公司负责人。

6.2.3会议主持人：

代理总裁或授权人。

6.2.4会议内容：

6.2.4.1集团中心/室、各子公司负责人分别汇报本月工作计划完成情况，对未完成项检讨未完成原因，工作中存在的问题及解决建议，集团经委会成员及相关部门负责人进行质询，通过质询确定本月工作计划完成结果。

6.2.4.2汇报下月工作计划，需要协调解决的问题及建议；总裁及其他单位负责人进行质询，通过质询确定下月工作计划。

6.2.4.3主持人对会议召开情况进行点评，对本月整体工作中进行总结，对下月重点工作计划进行部署。

6.3各子公司经营分析会

6.3.1会议时间：

每月1日或上月最后一天。

6.3.2参加人员：

子公司经委会成员、各部门负责人、相关业务人员及相关财务人员，由代理总裁安排集团经委会成员列席。

6.3.3会议主持人：

总经理或授权人。

6.3.4会议内容：

6.3.4.1子公司各部门分别汇报本月各项经济指标完成情况，工作中存在问题及解决方案，需求及需要协调解决的问题及解决建议；生产单位重点汇报生产计划完成情况、产销协调、设备运行与维修维护、品质、库存结构、呆滞品情况、成本、人员流失、安全等问题；营销单位重点汇报营销政策与方案落实情况、销售计划完成、应收账款、订单构成结构、退货情况、呆滞库存处理、客户销售额结构与变化、产销协调、团队建设、重点区域市场情况、产品与竞品价格状况等。

6.3.4.2子公司经委会成员进行质询、提出要求，并对提出的问题和需求进行讨论、形成解决思路和方案。

6.4集团经营分析会

6.4.1会议时间：

每月2日。

6.4.2参加人员：

集团经委会成员、各子公司负责人、相关业务人员及相关财务人员。

6.4.3会议主持人：

代理总裁或授权人。

6.4.4会议内容：

6.4.4.1财务管理中心通报预算完成情况，存在问题。

6.4.4.2集团办公室运营管理部通报各板块安全管理、质量管理、人员管理、重点工作等方面工作完成情况以及存在问题。

6.4.4.3子公司总经理汇报本单位各项管理工作情况以及存在问题与解决方案，提出需要协调解决的问题及建议。

6.4.4.4集团经委会成员对各公司进行质询、提出要求，并对提出的问题和需求进行讨论、形成解决方案和整改工作计划。

7专题会

7.1会议组织：

7.1.1各子公司专题会议由各子公司自行组织。

7.1.2集团专题会议由承担核心职能的单位组织并起草会议通知请示，提报集团办公室发布，相关业务单位参加。

7.1.3需要业务单位部门参加的会议，组织单位必须提前与业务单位负责人沟通。

7.2会议时间：

组织单位与相关单位沟通后确定，或根据制度规定执行。

7.3会议内容：

7.3.1对专项工作、方案或制度进行沟通、讨论，比如某项工程的设计方案讨论。

7.3.2就跨部门的常规工作进行例行的沟通、协调，提高效率、解决问题。

7.3.3进行业务系统内部的工作沟通、讨论，比如集团人力资源系统的工作会议。

8会议工作流程

8.1会前工作

8.1.1各子公司每月22日下班前提报下月准备召开的各项会议的会议计划；已确定的会议时间若因故变动，会议组织单位提前一天报备集团办公室。

8.1.2集团办公室依据各子公司上报会议计划制定集团整体会议计划。

8.1.3集团办公室每月更新会议日历，并按照会议日历收集会议纪要。

8.1.4会议前三天发会议通知，将会议主题、会议内容、参会地点、参会时间、会议议程、参会人员及会议资料下发与会人员。

8.1.5参会人员会前做好发言准备工作，汇报简洁、明了。

8.1.6如有参会人员需要请假，请提前向会议主持人请假，并通知会议组织部门。

8.1.7会议组织部门负责签到表的准备工作。

8.1.8组织部门做好会议室电脑、音响等设备的调试工作。

8.1.9开会前半个小时组织部门必须完成会场布置工作，包含桌牌、椅子等，如有外来接待、座谈等大型会议，需同时准备纸巾、烟灰缸、矿泉水等，摆放矿泉水和纸巾时要注意矿泉水要摆在嘉宾的右手侧，纸巾摆方在矿泉水的右侧。

8.1.10组织部门做好会议材料准备工作，并调试好材料字体格式等，确保每位参会人员都能看清楚材料。

8.2会中工作

8.2.1参会人员提前十分钟到达会场，遵守纪律，及时关闭手机或将手机调至静音状态。

8.2.2会议组织部门负责参会迟到人员记录及会中秩序的监督工作。

8.2.3汇报人员要注意发言时间，会议主持人负责控制会议进度。

8.2.4会议组织部门要做好会议内容记录工作。

8.3会后工作

8.3.1会议结束后所有会议资料不允许在会议室电脑留存，会议组织部门必须将资料全部删除。

8.3.2会议结束后会议组织部门需要将会议室还原，清理干净。

8.3.3会议结束后会议组织部门要形成会议纪要，日会无重大事项可不形成纪要；周会、月会必须形成会议纪要；会议纪要中不允许出现“加强”、“尽快”等模糊的词语，要使用定量的词语，确实不能定量的事项，定性的要求一定要明确、具体。

8.3.4要求会议组织部门会后1个工作日内将会议纪要报备集团办公室,周会、月会等人数较多的大型会议的会议纪要由会议主持人签字确认，专题会会议纪要需全体参会人员签字确认；未按时提报会议纪要者，会议组织部门负责人乐捐50元/次，会议组织部门文管员乐捐30元/次；会议纪要出现差错，会议组织部门负责人乐捐5元/处，会议组织部门文管员乐捐3元/处。

8.3.5集团会议纪要中决定事项，集团办公室负责追踪工作，安排专人负责追踪完成情况。

附件一：

会议通知模板

附件二：

会议计划模板

附件三：

会议日历模板

附件四：

会议签到模板

附件五：

会议纪要模板

附件六：

会议室设备操作流程

附件七：

会议室桌牌摆放

关于召开**会议的通知

一、会议时间：

××月××日××：

××

二、会议地点：

××××××

三、与会人员：

×××、×××、×××

四、会议组织单位：

××××

五、会议内容：

会议议题、汇报内容

六、会议议程：

（如无议程可省略）

七、会议要求：

1、参会人员会前做好发言准备工作，汇报简洁、明了；

2、会议相关人员做好准备，随时参会；

3、参会人员提前十分钟到达会场，遵守纪律，及时关闭手机或将手机调至静音状态；

4、会议开始后与会人员不得中途离场；

5、会议组织单位做好会场布置工作；

6、会议时间如有变更以具体通知时间为准。

工作联系人：

抄报：

抄送：

会而议,议而决,决而行,行之有效

**公司*月会议计划表

序号

会议名称

会议时间

会议地点

参会人员

备注

备注：

每月22日前向集团办公室提报本月26日—下月25日的会议计划，要求周会、月会全部列入计划，需将时间点写清楚；已确定的会议时间若因故变动，会议组织单位提前一天报备集团办公室。

会议日历表2015年10月

一

二

三

四

五

六

日

子公司经营分析会

集团经营分析会

集团经营委员会周例会16：

集团经营委员会周例会16:

集团工作计划检讨会

16:

备注：

标红为已交会议纪要，会议具体时间以实际为准。

会而议,议而决,决而行,行之有效

会议签到表

会议名称

××××会

会议时间

××××年××月××日

会议地点

集团二楼会议室

会议主持

×××

签到区

序号

部门

签到

序号

部门

签到

董事会

药业

集团领导

塑胶

集团办公室

人力资源中心

技术研发中心

生化

财务管理中心

会议纪要

XXXXXXX实业集团有限公司2015年××月××日

会议时间：

××：

××

会议地点：

××××××

出席人员：

×××、×××、×××、×××

列席人员：

×××、×××、×××

会议主持：

×××

会议记录：

×××

会议性质：

×××

会议内容：

简要概括会议的议题、过程和内容。

会议要求：

参会领导对各部门工作提出的要求。

会议决定：

参会领导对有关工作进行部署，与会人员对相关工作形成的决定。

决定中必须明确责任单位、工作完成时间和工作结果等要求。

会议决议：

会议审议通过的集团组织架构变更类、人事任免类、制度流程类、生产经营类等重大决策事项。

会议室设备操作流程

图一：

会议室设备打开操作流程

图二：

会议室设备关闭操作流程

会议室桌牌摆放图例

图一：

内部会议桌牌摆放图例

图二：

外部接待会议桌牌摆放图例（领导为偶数）

图三：

外部接待会议桌牌摆放图例（领导为奇数）

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