物资供应管理办法.docx

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物资供应管理办法

内蒙古伊东集团东方能源化工有限责任公司

物资供应管理实施办法

为满足公司物资统一管理要求，规范物资采购、验收、仓储、供应等各环节管理工作，保障生产正常运转，特制定本管理实施办法。

第一章物资供应管理工作职责和权限

第一条根据物资供应管理实施办法制定相关环节管理实施细则，并认真组织落实。

第二条以电子商务为平台，及时收集调研、分析、汇总各类物资供应市场信息，为招议标及准确选择供应商和物资采购、供应时期的把握提供详实考评依据。

第三条负责做好对供应商的筛选评级工作，加强对供应商的物供过程管理，确保供应物资在时间、数量等方面符合合同要求，做到供前考察，供中跟踪，供后反馈，严把质量关。

第四条对各项目、各车间提出的物资需求计划进行汇总、分析、平衡，有权核实各需求部门提出的物资申购计划及补充计划、有权（或授权）代表公司签订物资采供合同、配件订货、加工合同，并严格履行合同。

第五条负责物资的采购（包括劳保用品），做到及时、准确、保质、保量。

有权要求、督促各需用单位及时提供必要的物资申购计划、物资消耗情况及物资管理等方面的有关数据资料。

第六条建立健全物资的验收、保管、保养、出入库及各类合同的管理统计台帐。

有权监督、检查公司所属各车间物资的使用、保管、储存情况；在公司范围内有权对物资进行调拨使用，对闲置或不符合实际需要的物资有权收回、停止供应，并制止对于物资（材料）的浪费和不合理使用。

第七条负责各类物资相关技术资料的收集、整理、汇总、存档管理及保密工作，确保真实完整地反应各类物资数量、质量、规格、性能、使用等相关信息。

第八条根据物资储备定额规定，每月不定期对库存材料进行盘点，实施存量控制，减少流动资金的占用。

第九条负责教育和监督采购人员廉洁自律，确保材料价格合理，数量准确，质量优良，并做好采购成本的控制。

第十条组织做好仓储管理，严格物资的入库验收、保管、领退、出库等管理，使仓库管理标准化、规范化，做到仓库管理账、物相符，并做好仓库的四防工作。

第十一条负责整车、零担、快件、邮包的提运，并做

好物资退货处理工作。

第十二条负责建立牢固可靠的物资供应网络，不断开辟和优化物资供应渠道。

第十三条做好对化学危险品的采购及储存管理工作。

第十四条对公司下达的各项任务和指标负有全面完成的责任，并做好领导交办的其他各项工作。

第二章物资管理办法

第十五条认真做好物资计划的汇总平衡、订货、采购、保管、发放工作。

保证物资供应的质量、数量、期限符合要求，做到及时、准确、齐备、经济合理。

第十六条做到全公司的材料、设备、配件等实行统一计划、统一分配、统一调度、统一管理、统一落实，物资供应计划完成率达90%以上。

第十七条代表公司签订物资合同和加工协议,并做到合同、协议条款清楚,符合经济合同法的规定，及时处理、调整协议条款和合同的变更，减少经济损失。

第十八条完成物资日常审核、报销工作。

负责物资材料的全部结账工作，月底向公司财务提供相关资料进行月度材料结算工作，并向生产、计划及相关领导报送月度及年度物资进、销、存报表。

第十九条物资到货必须首先查对订货合同和加工协议及计划，然后验收物资的数量和质量（专用物资和高技术含量物资由技术部通知使用部门专业人员检验），检查到货物资的资料是否齐全，并详细登记到货日期及资料登记册。

第二十条到货物资验收有问题，应及时告知采购员联系处理。

严把计量手段和验收程序，填写质量鉴定单，签字手续完备。

第二十一条建立待验收物资货区或货架，未正式办理入库手续的物资不得存放在货架上，应单独存放，标志明显。

第二十二条各单位领用物资必须根据用料计划进行发料，无计划不得发料；外单位求援物资必须由分管领导批准，然后根据物资调拨单，办理出库手续。

第二十三条仓库防火、防盗、防水、防冻工作，应符合四防要求，并且做到人人会用所配备的四防器材。

第二十四条建立健全各种管理制度、工作标准、设备台帐、技术档案、合同台帐、到货记录等，做到齐全、准确、符合管理要求。

第三章物资计划管理办法

第二十五条物资计划应本着提前计划、提前编制、提前落实以及实事求是的原则，按照国家、地方政府和本公司批准的生产维修、大修、技改、业扩、基建等计划任务，编制材料、物资采购计划。

第二十六条物资需用部门按照生产所需准确、及时编制物资需用计划。

物资需用计划要严格按物资管理系统中的物资分类，将物资编号、名称、规格型号、材质、图号、需用数量、需用日期填写清楚，要求选择生产厂家和商标的物资必须详细注明。

第二十七条生产维修计划所需用的材料物资计划，一般由生产部门按照公司下达生产计划和公司制定的主要物资消耗定额、生产维修材料费用、综合消耗定额以及事故备品定额等进行编制。

第二十八条大修、技改、业扩和基建工程所需用的材料、物资计划，应根据经公司审批的初步设计材料、设备清册，由公司业务主管部门分工程项目编制材料物资总需要量计划，报公司相关副总经理审核、总经理批准。

第二十九条备品备件需用量计划，由公司技术部门会同有关部门根据实际的设备类型和数量，核定合理的储备定额后编制。

消耗后的补充备品备件计划，由公司使用部门提出申请，报公司技术部门核签，分管生产副总经理和主管副总审签、总经理批准。

第三十条材料物资采购申请计划必须附文字说明和主要需用量计算依据，经公司业务主管部门审核，经公司分管副总经理审核、总经理批准。

第三十一条物资部接到需用计划时，首先审查需用计划的审批程序，手续是否齐全，内容是否完整。

分类汇总平衡库存后，编制物资订货、采购及外协加工计划并组织实施。

第四章物资采购管理办法

第三十二条物资采购原则

1、物资采购应由物资供应部统一归口管理，其他部门不得自行采购订货。

2、物资采购订货必须按计划进行，严禁无计划采购和盲目采购。

3、物资采购订货坚持质量第一，择优选厂，在同等条件下就近定点采购的原则。

4、除急需的零星材料和因特殊情况经公司有关领导批准外，生产、工程所需要的大型设备或大批量材料的采购均采用招议标的办法，统一实行招议标采购。

第三十三条物资供应部根据各需用单位报来的经审批的材料物资采购申请计划，进行汇总、平衡，确定采购计划，组织材料物资供应，满足生产、基建的需要。

第三十四条应按月编制材料供应计划，临时重大采购项目编制临时供应计划，供应计划及有关情况，应及时报送公司相关业务主管部门和财务部门，以便有关部门及时了解材料物资的准备情况和组织资金供应。

第三十五条在订货、采购和加工过程中，有关人员应认真核对材料物资名称、型号、规格、数量及技术要求。

第三十六条生产、维修和检修所需的一般小量材料、工具、仪器、仪表，由供需双方协商订价，最高不得超过同质同类产品的当地市场销售价。

大修、技改、业扩、基建工程所需的一般少量材料物资（包括设备），由供需双方协商订价，最高不得超过按规定审批的工程项目的预算价格。

第三十七条经批准采购材料物资，必须选择有生产许可证的厂家，并比质比价择优选厂，不得采购不定型产品，对重大的设备，应采用招议标方式采购。

第三十八条委托加工材料应核实图纸、技术要求和材料，提回成品后应组织有关人员及时验收。

第三十九条应努力争取先用后付款或货到验收合格后付款或先用后分期付款，严格控制未收货先预付款，以防范资金流失风险和节约资金。

第四十条大宗材料物资（包括设备）采用招议标方式采购。

即单台价值或单品种批量价值在5万元以上，且允许采购周期在15日以上的物资进行招议标采购，凡单台价值或单品种批量价值5万元以下的物资可采用询价采购。

第五章物资加工管理办法

第四十一条物资加工的程序：

物资加工由需用车间提出申请，填写加工单，交技术部审签，报分管领导批准后，交物资供应部，物资供应部接到经批准的加工单后，组织加工。

第四十二条需要生产加工件，申请部门应提供符合需用标准的图纸一份。

第四十三条需带料加工的物资，由申请部门办理出库后交技术部办理。

第四十四条需要热外理件、修复件，申请部门要提供书面技术数据及要求，并派技术人员协助办理。

第四十五条加工合同要按《物资订货与物资经济合同管理标准》规定签订。

第四十六条加工验收：

完工的加工件要符合申请单位的图纸与技术资料要求，要有承揽方的技术材质证明、质量合格证，申请单位与承揽方共同验收。

第六章采购合同管理办法

第四十七条物资经济合同的签订

1、物资采购订货须签订书面合同，签订的合同必须遵循《中华人民共和国合同法》。

2、签订的合同必须依据经审批的材料物资采购申请计划、加工定制计划和招议标或公司有关会议确定的厂家等事项执行。

3、物资订货合同的洽谈原则上应有生产、技术、资产管理等相关部门参加，必要时要求使用单位参加。

4、填写后的合同须核对产品名称、技术要求、数量、单价、要求交货期，并填明售后服务的具体条件。

5、物资订货合同的签订必须由物资供应部长审核、分管领导审签并加盖合同专用章后生效执行，不得用行政章或其他公章代替；物资采购合同金额50万元及以下，原则上需经公司业务主管部门、审计、财务等部门及分管副总经理会签审批；合同金额超过50万元的还应有总经理审批。

6、技术复杂的物资订货合同由技术部门签订技术协议或在合同上注明技术要求，作为合同附件执行。

7、价值在50万元以上的重要经济合同（如进、出口合同，技术上有特殊要求的）必须通过公证机构公证后，方可签定。

8、对构成合同组成部分的记录、文书和图表、邮件、电传及补充协议应与合同一起管理。

第四十八条物资经济合同执行

1、物资经济合同具有法律的约束力，一经签订，应严格执行；

2、随时掌握供方的生产进度情况，质量情况，及时发现问题，督促协调确保按合同规定的数量、质量、品种、规格型号、交货时间供货；

3、及时了解供货合同的供货时间、数量、价格的变化情况，尽快调整计划、采取措施，保证生产物资供应；

4、根据经济合同规定的交货期及时组织催交，督促发运或提运，大型设备要派专业技术人员对生产过程进行监造；

5、因生产计划调整或工程项目变更，接到通知后，应尽快联系供方办理订货合同的变更或解除；

6、发生合同纠纷按《合同法》有关规定处理。

第四十九条物资经济合同管理

1、合同签订后，建立合同台帐，统一编号集中管理，分类存档，同时将合同正本交财务一份。

2、输入微机建立合同信息档案，详细记录供货单位、供货时间、价格、数量等资料。

3、所签合同不论履行完毕与否，一年之内由物资供应部档案员管理；二年以上，未履行完毕者，仍由物资供应部管理；已履行完毕者由物资供应部交综合部档案室统一管理。

4、物资供应部档案管理员，每季度向分管领导和财务及企划提供合同签约分析报告。

第七章物资采购验收管理办法

第五十条验收

1、成立联合验收小组，原则要求物资供应部组织使用部门及技术部、资产管理部、工程部、监理、厂家代表等相关单位进行验收，不得单方面私自开箱验收；验收的期限原则上货到后小批量当日验收完，批量较大三至七日内验收完。

2、准备验收所需的相关资料：

如订货合同（包括协议书、变更单）或采购计划及随货同行的采购清单。

3、准备验收时所需的记录单：

如“设备验收记录单”、“设备验收记录单副表”、“进口设备验收单”及“进口设备验收单（附页）”、“到货记录”等。

4、验收外观质量：

检查包装物是否有破损，核对包装物上的标识是否正确；应是完整无损、无变形、无腐蚀、无裂纹、无脱漆，翻砂件部分及防潮、防腐是否符合有关标准，并在验收单上填写清楚。

5、按订货合同或采购计划、装箱清单、发货清单验收所到设备（材料）的名称、型号规格、技术参数、数量是否符合订货要求。

6、检查标识：

设备本身的标识应内容齐全、正确、清楚。

7、抽样检验：

对特殊产品（油类、化工产品等）需要检验的，还需委托化学专业人员抽样检验和验收，对于剧毒品、危险品，由有关专业人员会同技术部、安检部、物资部等有关部门参加验收；对同一种产品因数量大，可采取抽检的方法，但供方须保证对未检验部分数量、质量负全责。

8、验收资料：

合格证、检验报告、图纸、说明书、技术光盘是否按合同要求交齐，质量是否符合要求，并应在验收单上填写清楚。

对随设备到货的资料验收后，填写设备资料移交清单，技术部或工程部专业人员签字后将资料移交档案室。

9、取证：

供需双方在验收时发现的包装破损、设备受损及外观、质量有问题应拍照取证以作备用。

10、恢复包装：

验收完后不急用的设备（材料），应及时恢复包装并放入干燥剂防潮，有些小件可用原包装一起存放，需进库的应进库存放。

露天堆放的设备（材料）还应做好上盖下垫。

11、悬挂标识牌：

验收完后应及时悬挂标识牌，并填写机组编号、产品名称、型号规格、数量、状态（合格、待验等）、定位号及生产厂家。

12、验收记录：

设备验收完应填写“设备验收记录单”、“设备验收记录单副页”；详细记录验收的实际情况及对存在问题的处理意见，并应有参加验收人员签字确认。

13、验收中发现问题的处理（不排除在安装和试运行中发现的问题）：

（1）产品本身质量问题，由厂家解决。

（2）一次运输中发生损坏、丢失等问题，由供应方与承运方解决。

（3）在二次搬运中发生的问题，由安装或施工单位、使用部门承担责任。

（4）在仓库管理中造成的损坏、丢失、变质等由仓储单位负责。

14、物资验收项目、程序、标准及验收中发现质量问题的处理均按国家物资总局颁发的《物资技术保管规程》<修订本>规定执行。

15、物资验收合格后，保管办理入库手续，相关人员签字后，入库单加盖入库专用章，采购员凭入库单方可到财务报账，验收不合格的物资，通知采购员处理。

第八章物资入库、出库、盘点管理办法

第五十一条入库

1、库管员依据联合检验人员签字的设备验收单（材料验收单）、订货合同、供货厂家的商务发票及有关凭证，核实交付产品和资料的数量、质量等无误后，办理入库单。

2、根据入库单上的内容准确无误地填写入库单、发票、合同、入库单的产品名称应一致，一个产品只能用一个名称，并有核对人和部门领导签字。

3、建立明细台账：

仓管员依据审核无误的入库单，建立设备（材料）明细台账，按入库单上所载的名称、规格、型号、数量、单价等全部记录明细台账（输入微机系统），以记过的账不能随便更改或删除。

4、原材料、材料、设备验收入库单要有区别，原材料（煤）的验收，必须经化验室进行分析化验，准确检定质量参数（取样要求由技术部、生产部门会同化验室制定）。

5、明细台账格式：

设制明细台账应考虑统计报表的要求，一般主要是收、支、结存账。

第五十二条出库

1、办理“物资（材料）领（退）申请单”：

由需用单位填写“设备（材料）领（退）申请单”“设备（材料）领（退）申请单”上使用单位、部门的机组号、工程项目、安装地点、设备名称、型号、规格及参数、编码、单位、数量等均应填写齐全正确。

必须经供需双方签字的凭证办理“设备（材料）出库单”；物资（材料）领（退）申请单，根据所用物资（材料）的重要性、金额大小分别由使用部门、单位负责人签字或分管工程、生产的副总签字方可放行。

2、填写“设备（材料）出库单”：

根据“设备（材料）领（退）申请单”和实际发货情况。

填写“设备（材料）出库单”。

出库单上的内容应填写齐全、准确，字迹工整、清楚。

3、设备（材料）出库：

仓管员依据出库单，按照专机专用的原则发放设备（材料）。

4、紧急放行：

未经验收紧急放行的设备（材料）应经供需双方总工、监理单位总监、工程部等相关部门批准后放行，并应在紧急放行的设备（材料）上作好标识记录，以便质量有问题时实现跟踪。

5、挪用、拆套：

设备发放应坚持专机专用的原则，确因工程急需，设备挪用、拆套备品时，按照《设备（材料）挪用管理程序》办理。

6、建立明细台账：

仓管员依据设备（材料）出库单把有关记录登记到设备明细台账上。

7、备品备件及专用工具的验收入库按“设备（材料）验收管理程序”和“设备（材料）入库、出库管理程序”进行。

8、备品备件、专用工具，有价的要做有价入库单，无价的要做无价入库单。

入库单由物资部、库管员各留一份作为备查和入库、记账的依据。

9、对到货的备品备件、专用工具以套为单位的（计量、计数单位按国家统一标准执行），作入库单时以套为单位作价办理入库单，但在套下边应注明详细单件名称、型号规格、数量。

10、专用工具、电动工具坚持用时借、用后还，丢失、损坏赔偿的原则，退还的工具库管员要认真检查，要求借什么工具还什么工具，不得随意倒换，否则将视情节给予处罚。

11、库管员依据分管副总及有关部门签批的《备品备件领用申请单》、《随机专用工具借用单》，办理出库和借用手续。

12、原材料出库能准确计量的，须准确计量，不能准确计量的要由生产、原材料管理、财务及分管生产、原材料供应管理的副总提会办理出库（不论是否能准确计量，一定要考虑存放时自然损耗因素）。

13、设备（材料）验收入库流程图（后附表一）。

14、设备（材料）出库流程图（后附表二）。

第五十三条盘点

1、物资仓库每月组织一次抽查盘点,抽查品种不少于全部库存品种的20%,每年6月底和12月底,由分管财务、物资供应副总牵头，由生产技术部、物资供应部、财务部参加组成物资盘点领导小组，对全部库存进行盘点,账、物、卡相符率≥98%。

2、物资发生盈亏,应查明原因,并填写“物资盈亏报告单”。

损耗在固定范围内的，由物资供应部部长审核，明确责任，制定措施后由总经理审批处理。

3、物资发生同名称不同规格盈亏数量基本相符时，可按规格调整处理，由仓库保管员分析原因，填写“器材规格调整单”，由分管物资供应副总审批处理。

4、盘点过程中发现质量发生变化或已有变化迹象时，应组织相关部门鉴定后做出正确分析，按质量变化程度，提出应采取的相应保养维护措施，并及时进行详细记录，分析原因，总结经验，防止再次发生。

5、盘点中检查出属于超过保管期限的物资或长期呆滞积压的物资，应及时列出明细，向领导反映，由分管副总督促进行销售处理。

6、库存中需报废削价处理的物资，首先要分析查明原因并经技术检验或化验，经鉴定确属报废、报损、削价的物资，应编制《报废、报损、削价物资鉴定表》，报主管领导，经批准后应注销物资明细台帐并转登废旧物资卡，单独保管。

7、物资的收发料单，仓库保管员每天下班要与微机核对正确，做到日清月结。

8、每月20日前必须把当月的材料出库单交财务部，进行出库、财务核算。

第九章物资保管、保养管理办法

第五十四条库存物资按性能、规范要求，实行分库、分区、分类，码垛、上架及保管、保养，做到布局合理，堆放有序，整齐清洁，标志明显；库区严禁堆放私人物品；按国家物资总局编发的《物资技术保管规程》（修订本）规定执行。

第五十五条物资摆放要定位，一种货物只有唯一的堆放点，做到规格不串、材质不混。

第五十六条库存物资应建立物资技术档案，做到一物一档。

其内容包括：

出厂合格证、技术资料、质量证书、验收记录、维护保养记录和技术实验报告。

第五十七条贮存环境应有足够的消防设施，消防通道畅通，要有明显的严禁烟火警示牌；库区地面平整不积水，并有防水的排洪设施；密封仓库应有良好的通风设施，仓库地面要高于外部地面。

并经常保持仓库的库容整洁，做到货架无灰尘，地面无垃圾，库区无杂草、无油污、无积水。

第五十八条存放物资应注意防压、防晒、防冻、防雨、防腐蚀、防变形。

第五十九条凡有电动、仪表装置，外部均应密封；有加工面的均应有防止摩擦和雨水锈蚀的防护措施。

第六十条有防尘、防潮、保温要求的仪表及零部件，一般要求密封，防尘、防潮、防寒、防温差过大，要有通风设施。

有不使用明火的稳定热源，室内应设干湿温度计，室内温度应维持在5℃，相对湿度不应超过60%，仓管员每日定时记录库内温度和相对湿度；大件设备就地或棚库存放，小件产品带包储存。

第六十一条对于易变质的设备（材料）应每月定期至少不少于一次检查及日常维护，检查结果应填写《设备（材料）保管质量检查记录表》。

若发现有变质或损坏的，按《设备缺陷处理程序》进行处理，并作好设备（材料）存在问题处理记录。

第六十二条备品备件、专用工具

1、备品备件、专用工具应按机组号分别堆放、分别记账、分别管理；

2、对随设备带来具有特殊性能的消耗性工具，如螺丝刀、钢丝钳、尖嘴钳、活动板手等可作专用工具借用；属通用型的应留在库区妥善保管，不作专用工具借用；

3、对橡胶制品、塑料制品、石棉橡胶制品等备用配件，应按有关保管要求妥善保管。

防止老化、变形、粘连、变质而无法使用。

第十章旧件管理办法

第六十三条设备日常消缺维护和大、中、小修过程更换的旧件、材料，由各检修单位统一组织回收，登记造册。

第六十四条每月月初，物资供应部对上月所有更换旧件进行核查，并组织检修专业人员逐一检查鉴定。

更换后丢失和再次损坏的追究相应检修单位责任，经鉴定无修复价值的旧件送材料库。

有修复价值的要求检修单位制定修复计划，按计划修复后，生产技术部组织有关部门根据修复后的质量、技术性能、可靠性等具体情况进行验收后送材料库统一管理。

第六十五条材料管理员对所有入库旧件进行挂牌登记，分设已修复备件和无修复价值登记账。

已修复旧件按类别入库，无修复价值旧件存入指定旧件库。

第六十六条已修复件与新备件一样妥善管理，不占库存资金考核指标，出库时必须注明“修复件”。

第六十七条每三个月，物资供应部、资产管理部和财务部对旧件库存进行一次清理、出售，并将出售的旧件款交回财务部。

第十一章附则

第六十八条本办法从2010年1月1日起执行。

第六十九条本办法由企业管理部负责解释、修订和补充。

附表一：

设备（材料）验收入库流程图

附表二：

设备（材料）出库流程图

附表一：

设备（材料）验收入库流程图

搜集验收资料

验收准备工作准备验收工具

准备装卸设备、劳动力

验

数量验收

收进口物资全验

外观检验

质量检验质证核对

入个别产品抽样送检

进口物资会同商检局等专业检验

部门进行检验

库有联合验收单

填写入库单条件有厂家的商务发表

各种资料齐全

慎重、认真、准确填写入库单

建立明细台帐在收入栏内填写资料

附表二：

设备（材料）出库流程图

提出领用申请

领用部门

有关部门审批

出

特殊情况经有关领导签批

库

流

程

领用

仓库产品出库

直接送