采购仓库财务守则1doc.docx

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采购仓库财务守则1doc

采购、仓库、财务制度１

采购管理制度（暂行）

一、总则

为规范公司原材料的采购供应,特将实施步骤规范如下：

二、申购及检验部门:

（备注：

采购，仓库统称供应部；工程,车间统称生技部）

三、采购程序：

1、项目工地操作程序：

各项目部申报－－--经项目经理（负责人）汇总填制签认《采购计划单》（一式三份）------交主管副总（总工）审批-----－交供应部采购。

2、公司采购操作程序:

各部门根据生产实际情况制订月计划并填制《采购计划单》（一式三份）－－-报公司总经理或车间主任审批——交仓库核验——仓库没货需采购者，由仓库汇总——报供应部采购——供应部、生计部检验合格后入库

３、仓库、生计部应负责进厂原材料质量检验、确认。

4、非计划性采购（突发事故或生产计划突然改变而进行的采购）或大宗固定资产采购：

由相关部门部填写《采购单》－－－报公司总经理或分项目经理审批－--供应部

购买---检验合格后办理入库手续。

四、入库:

1、入库前的检验控制程序：

a质量检验:

必须由计划人,生计部及仓库管理员共同验收，凡不合格均不可办理入库手续。

否则，根据情节对相关人员予以处罚。

b入库手续的检验：

所有材物料入库时均必须符合以上规定后方可办理相应入库手续。

２、库存量的管理方法:

仓库配合车间核算出常用物资量佳库存量,保证生产的良性运转，且保障不占用过多流动资金。

a最低库存量：

最低库存量到最低限时,由仓库管理员依实际生产情况上报申购计划并填写《采购单》。

（车间生产小组长见到主任签字的作业通知单后开始备货。

平时每套产品至少备有２0套库存量,气溶胶至少有２00套库存量。

）

ｂ最高库存量:

应根据生产及仓库实际情况予以执行。

ｃ所有设备常用配件及必备物资应根据实际生产运行情况以保持最低库存量。

e．介于产品的特殊性及行业的特殊要求，主要原材料入库时配套应有相关的合格证及检验报告。

3、仓库管理员对验收合格的购进物资办理入库手续。

六、结算程序：

１、采购结算程序：

凭核准的《采购申请单》、《入库单》、购物发票等凭证财

务审核―――公司总经理或分项目经理审批―――出纳办理结款手续。

2、合同供应商结算程序：

凭验收入库单,发票，由采购员负责办理结算，经财务核准―――分项目经理审核―――公司总经理或审批----－-－交财务入帐按合同约定付款。

３、凡未按此操作程序办理，财务不得付款。

七、合同管理:

１、对常用物资,做好前期合同评审,如需可与供应商签订长期供应合同,采取月结或季结方式结算物资款项,。

2、所有合同应由公司总经理或分项目经理及供应部主管共同签订，并加盖公司合同章．

３、所有合同均必须加盖合同专用章。

凡未盖公司合同专用章，则视为草签协议,如有问题发生则公司不负任何责任及对协议内容不予认可。

4、所签订合同原件应由供应部门统一编号后,交财务部存档。

三．供应部（采购、仓库）岗位职责:

1、负责企业所有原材物料、辅料、配件、设备、仪器等的市场调查、采购和购后服务工作。

2、按照《采购管理制度》采购物料。

３、负责原材料、半成品、成品、工具四大的管理;

4、加强内外部各种原材物料的信息反馈工作;

5、负责合同评审、采购、服务的归口管理;

6、建立供应商档案,对所有采购物料回厂后,造册登记《物料采购登记表》交供应部备档以便日后查询；

7、提交所采购物资产品合格证，检验报告等相关资料以配合生产/工程部所需。

8、仓库保障入库物资的数量准确,质量合格,按仓储要求保管在库物资安全;把控物资的最佳库存量，保障生产所需。

9、仓库及时传递物料耗用单据（出库单），做好与财务信息的及时传递。

１0、仓库应好定期、不定期的盘存。

月盘存应于每月30号进行。

提供仓储报表（库存明细表、材料出入库汇总表,产成品月明细表）三份，经与财务部核对后，一份自备，一份送财务部，一份送总经理室。

每周末根据库存情况提供周采购计划至供应部。

11、仓库每周根据库存情况提供周采购计划到供应部。

八、相关责任及采购纪律:

1、责任:

a在满足以上规定而没有完成采购任务,责任在采购员。

b因计划的时间不足或没有执行以上规定而不能完成采购任务，责任在计划人。

c属采购员超计划采购，则由采购员原价购买。

d属质量问题而不能使用,否则退货处理，否则由采购员原价购买。

如果由计划人指定，而回厂后不能使用，则由计划人原价购买

２、纪律

a、任何人不得私下收取客户回扣,如经发现,予以除名并扣除一个月薪资。

b、任何人不得收受供应商吃请、赌博及进入娱乐场所，如经发现,予以除名并扣除一个月薪资。

仓库管理制度（暂行）

一、仓库纪律

1、严格按照公司规定的作息时间上下班,做到不迟到、不早退、不旷工;上班时间内在各自岗位上尽职尽责,不串岗、不做与工作无关的事情。

2、非仓管员工不得进入仓库,因工作需要的其它人员经请示上级同意后,在仓管员的陪同下方可进入仓库,任何进入仓库的人员必须遵守仓库管理制度。

3、所有人员不得携带包装物品（如手提包、纸袋等）进入仓库，因工作需要携带,在出仓库时必须接受仓管员或理货员的检查。

4、任何人员不得在仓库内吸烟。

5、仓管员工不得将水杯、饭盒、零食等东西带入到仓库,更不得在仓库内吃东西。

6、服从上级的工作安排,并按时保质保量完成上级交待的任务。

二、货物保管制度

１、仓管员严格参照“IＳO9000”标准要求,规范仓库货物管理。

2、仓管员、必须全面掌握仓库所有货物的贮存环境、堆层、搬运等注意事项，以及货品配置（包括礼品等）、性能和一些故障及排除方法。

仓管员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。

3、贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、颜色等分区归类整理摆放,在货架上作相应的标识,并制作一个《仓库货物摆放平面图》,张贴仓库入口处。

采购、仓库管理制度及流程４

采购、仓库管理制度及流程

一、目的

为了进一步健全企业采购管理制度,规范物资采购流程,提高公司采购效率,明确岗位职责,保证采购工作的正常化、规范化,加强与各部门间的配合，特制订本制度。

二、适用范围

适用于本公司所有采购的物资及耗材品。

三、基本原则

采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素,择优选取。

四、工作程序

（一）采购申请

1、采购之前,申购人应向仓库询问所需物资是否有库存,以免重复采购。

2、申购部门应至少提前一周进行采购申请。

采购较难或需要定做的物资,应酌情提前，给与采购部门充足的采购时间。

3、各部门申购人应依据所需物资的名称、规格、数量、需求日期及注意事项等,填写《采购计划单》（表1）,并以每周四下班时间为结点，向行政部发送下一周采购计划，逾期将自动划分为次次周采购计划。

4、物资采购计划单由钉钉系统上报审批流程,经各部门领导审批后由行政部接收,汇总后派专人负责采购,行政部统一保管和发放。

5、物资采购计划单请规范填写,并尽量详尽。

填写不规范或漏填的，将退回重新上报。

因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符的，由申购部门自行负责。

6、如因特殊原因出现无法提前计划的紧急申购事项，则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通,并同时填写《紧急申购单》（表2）上报审批流程。

７、若撤销采购,应立即通知采购部门，以免造成不必要的损失。

（二）采购流程

１、采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购计划,并做好相应工作安排。

2、采购工作应在相关申购审批流程结束后开始进行；紧急申购可酌情处理。

3、到货后必须严格检查货品数量、质量等是否符合要求。

如不符合,应及时进行退换货处理;符合的货品做好采购台账，并办理入库登记。

（三）采购付款方式

1、采购人员以审批结束的《采购计划单》或《紧急申购单》为依据,到财务部备案后，办理借支采购费用，或通知财务办理汇款手续。

2、借支款项专款专用,不得用于与借款用途无关的开支。

如无需开支时,借款人应主动归还财务部门借款，部门负责人及财务部需检查借款的使用。

3、借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。

财务部与采购人员做借支核销时，若所借金额大于报销金额,需把多余金额退回财务部，不得以私人借支形式与财务部挂账。

4、若因故无法提前进行采购借支,则需采购人员进行先行垫付,并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续。

５、由财务部门直接付款的、有订金或滞纳金等形式的分期式付款,需采购人员与财务部门配合，确保付款的及时性与准确性。

（四）入库流程

1、采购物资验收后，仓库管理员需及时与采购人员交接,填写《入库单》（表3）,办理物资入库。

2、商品核验无误后，仓库管理员依据入库单及时进行物资登记,更新库存账目,详细记录商品的名称、数量、规格、入库时间、存货单位等,做到帐、货相符。

3、将入库物资放入仓库,保证仓库整洁有序。

（五）领用出库流程

1、领用部门需先填写《领用出库单》（表4），再进行物资领取。

2、为倡导节约节俭,一般的常用物品损耗,需以破旧换新。

3、仓库管理员根据领用单,及时更新《库存台账》（表５）。

（六）采购流程图如下:

申购部门仓库

钉钉系统

采购部门

财务部

五、采购及仓库管理细则

（一）采购经办人行为规范

1、采购人员应严格按照本制度进行采购作业,采购完成后及时进行备案并

确保备案材料真实、齐全。

2、采购人员应合法发展与供应商的关系，在执行业务的过程中,要遵守所

有适用于业务的法律、法规。

3、采购人员应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂。

（二）采购部门职责

１、接收采购计划单后,应优先查看库存物资，以库存为优先使用。

2、无法于申购部门需求日期购置完成的,应提前通知申购部门。

３、无固定供应商的物资种类，采购经办人员必须货比三家,综合考虑到货

时间、价格、质量、发票等方面,方可进行采购;有固定供应商的，需注意价格变动,保证到货时间。

4、需要外出采购的，应先获得部门负责人同意，并进行外出登记。

外出期间禁止从事与采购工作无关的活动。

5、需签订交易合同的,应优先确保公司利益，准确填写交易内容、价格、时间地点、付款方式等相关信息，按公司合同审批流程进行审批上报。

审批通过方可进入采购流程。

６、为了节约采购成本和提高采购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购,寻找供应商并签定年度供应协议,减少紧急采购。

７、公司规定的定期福利性物资采购，无需采购计划申请,但要做好出入库台账。

8、各类物资均应向正规商家采购,原则上要求所有采购物资均应开具发票。

实在无法开具发票的,必须有收据。

网络采购应保留聊天记录及付款证明。

（三）采购经办人职责

1、建立供应商资料台账与价格记录。

2、进行询价、比价、议价及定购作业。

3、所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

4、建立采购台账,做好采购记录。

５、及时与供应商进行发票索要及对账工作。

（四）仓库管理员职责

１、应严格按照流程要求进行出库、入库的办理，并及时、准确维护库存及相关账目。

2、实时监控常用消耗品的库存量,当库存量降到安全库存以下时,及时上报申请补仓。

3、物资的领用,原则上采用先进先出的方式。

4、保证仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范工作,并学会使用灭火器等工具。

监督任何人不得在仓库内吸烟。

5、若仓管人员变动，须在盘库后办理交接手续。

（五）库存盘点

1、仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定盘点频度,进行循环盘点。

原则上要求所有库存物品每季度至少循环一次。

２、仓库应在财务部的组织下，每年进行一次全面盘点。

3、盘点后及时将实物数据与账面数据进行核对。

如有差异应查证原因并及时跟进处理,修正库存。

盘点表使用《库存盘点表》（表６）