行政部门办公设备维修流程文档格式.docx

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二、仪器设备招标采购流程

一次性采购金额在0.5万元以上的采用招标方式,对供货商少、采购量小等不便实行招标方式采购的项目，教务处与使用部门应遵循竞争性谈判、询价等采购方式共同进行采购。

使用部门按格式编制采购清单，向教务处提供设备详细配置要求，并推荐5家以上的厂商

教务处通知投标单位和评标工作组成员开标的时间、地点

教务处作好开标前的准备工作

执行合同

需要变更有关条款时，合同双方协商解决解决

教务处会同使用部门与中标人签定合同

报主管校长批准

开标、评标、定标

宣布中标结果

纪检监察室、财务处、教务处审核

由部门采购责任人负责起草定货合同条款

教务处邀请投标单位

主管校长审核

教务处审查

使用部门起草招标文件

教务处根据设备采购清单，制订具体采购办法，使用部门确认后执行

三、仪器设备验收流程

本流程主要用于招标采购。

没有通过招标、但金额较大、较重要的仪器设备也要尽量按本流程执行。

文件详见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P88~89页。

合同签定

教务处组织成立验收小组

发现问题经部门负责人复查后及时记录并上报教务处

YO

NO

正常

单台（套）5万元以上

单台（套）5万元以下

供货厂商安装、调试，使用人参与并记录

验收小组、使用部门、供货厂商三方共同验收签字

验收完毕

Y

以书面形式及时上报校长室

N

经部门负责人复查后以书面形式及时上报教务处

使用部门及时做好验收准备工作

做好记录工作，交接时双方签字

仪器设备到货后部门采购责任人、部门负责人、仪器设备使用人及供货厂商代表到场开箱，清点仪器设备（包括配件、附件）及技术资料的数量并及时记录

使用部门按合同（设备性能）要求检查验收

四、报帐流程

报帐手续应在采购计划的当年度12月20日前办理完毕。

借款

报帐

仪器设备验收结束后，使用部门10天内到教务处设备科办理固定资产验收入帐手续（单台（套）设备5万元以上须携带验收报告）

借款、报帐均由使用部门负责办理（有多个使用单位的仪器采购项目，学校统一采购，其借款、报帐及付款等手续，由设备科或委托使用部门负责办理）

按合同及学校有关财务管理制度规定办理付款

财务处报帐

主管财务校长审批

使用部门报告

主管财务校长签字

主管校长签字

教务处签字

使用部门负责人签字

仪器设备管理人员、部门采购责任人或使用人签字

凭设备经费分配方案或采购计划，发票和入库单

五、行政部门办公设备维修流程

仪器设备的维修，分为使用单位维修，校内技术人员维修和校外维修，遵循使用单位自行维修为主，校内技术人员维修为辅的原则，如本系（部）、校内无法修复，可请外单位来人维修或送出校外维修。

办公设备故障

部门领用人验收

维修

部门填写维修、验收申请单，确定维修方式、申请维修费用

现教中心组织有关技术人员对设备进行鉴定、拟订维修方法

教务处核查

部门负责人签署意见

部门领用人填写仪器设备修理、验收申请单

六、实验室仪器设备维修流程

实验过程（实验指导教师）

实验室主任抽查

分室责任人自查

告知分室责任人仪器设备故障

填写“仪器设备报修验收单”

实验室主任拟订维修方式（自修、送出维修）

维修费用>

100元

是

否

系（部）负责人核查

系（部）审批

维修

验收

记录

七、校内各系部之间仪器设备借用流程

借用设备购置价在500-5000元之间

供用设备购置价在5000元以上

借用设备购置价在200-500元之间

借入方责任人填写

借用单

借入方责任人填写借用单

借入方系（部）负责人核查

借出方系（部）负责人同意

借出方系部负责人同意

教务处核准

主管校长核准

填写借用单、注明归还日期，借入方责任人签字

按期归还，借入、借出双方验收并签字

用记录期

及时填写设备使用记录

注：

教学仪器、设备一律不得借给个人用于与教学、科研无关的用途。

八、实验教学物资系部内部借用流程

分室责任人签字

实验室主任签字

借用人申请

实验室主任审批

借用人填写“实验室教学物资借用登记表”、确定归还日期，并签字

小于5000元

系（部）负责人同意

归还时验收人验收签字、登记归还时间

注：

九、仪器设备调拨流程

需调入单位申请

调入、拨出单位更改帐目

教务处留存，并更改帐目

调入单位调拨仪器设备

调入单位填写调拨单（调入、拨出单位负责人签字），教务处批准

调入、调出单位双方责任人验收确认仪器、设备善并签字

十、实验、实习（训）材料及易耗品领用流程

分室负责人填写材料领料单

实验室主任批准

仓库凭领用单发料并登帐

等期末实验室主任组织盘库，核对帐目

教务处可随时查帐、核对库存。

十一、仪器设备报废、报损、报失流程

报废、报损、报失的界定见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P84~85页。

帐物处理详见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P85~86页。

由仪器、设备领用人填写《报失申请表》，书面说明详情

实验室主任组织技术检查、填写“报废报损申请表”

教务处组织有关技术人员近一步检查、鉴定，提出处理意见

报教务处

帐务处理

执行

系（部、室）领导鉴定、签字加盖公章

校实验工作领导小组认可