秦煤实业协同办公系统交付报告.docx
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秦煤实业协同办公系统交付报告
秦煤实业有限公司
协同办公系统
交付报告
秦煤实业：
项目领导（签字）：
签字日期：
和讯公司：
项目领导（签字）：
签字日期：
西安和讯电子科技有限公司
2011年04月18日
目录
2.交付时间1
3.交付地点1
4.交付人员1
5.交付依据2
6.交付内容及结果3
6.1软件交付交付3
6.2功能模块交付3
6.3实施情况交付4
7系统应用效果分析及持续深化应用5
7.1系统应用效果分析5
7.2系统持续深化应用10
8系统后续服务问题10
8.1响应时间和服务方式10
8.2软件系统服务期限及升级10
8.3软件系统维护11
9交付结论11
协同办公系统交付报告
1.概述
秦煤实业于2011年03月11日开始进行OA协同办公系统的建设工作，在秦煤实业和和讯公司双方共同努力下，系统于2011年4月1日进入了试运行阶段，经过不断的系统完善与流程改造，OA协同办公系统已经成为秦煤实业必不可少的一个办公管理工具，标志着秦煤实业协同办公系统已成功实施。
秦煤实业协同办公系统覆盖了公司各部门共19个：
董事办、总经办、房地产开发部、办公室、人事宣教部、财务部、企业发展部、煤炭计划部、审计部、中清物业、中土陶业、恒正矿业、加气站、九州国际、富通煤矿、黑龙沟矿业、傅氏阳光、车队、法务部。
系统覆盖了全公司用户81人，系统上线以来（2011年6月1日至6月30日），访问量1193次，平均日访问量达到49.71次。
协同办公系统已经成为全公司的信息化办公平台。
通过协同办公系统实现了日常的沟通交流，事务的交办和审批、单位制度和公办业务流程的电子化流转，提高了办公效率，节约了办公成本。
本次实施的总体目标是在秦煤实业内部打造一个协同办公平台，为领导督办控制、辅助决策和为员工提升工作效率提供最大限度的支持；实现组织各部门及各分支部门之间无纸化办公，改善现有靠人工传递、发传真、打电话的传统办公模式。
2.交付时间
2010年08月01日
3.交付地点
秦煤实业
4.交付人员
秦煤实业：
牟晓波
和讯公司：
温振威、路漫漫、简林森
5.交付依据
《用友软件协同办公系统建设合同》
《秦煤实业协同办公项目实施主计划书》
《秦煤实业协同办公系统实施调研报告》
《系统正式运行使用统计表及统计抓图》
序号
项目
数量
数据统计规则说明
1
应用OA系统的部门和机构数量
17个
部门档案中记录的部门数量
2
使用OA的员工数量
81人
3
工作日平均每日登录OA系统的次数
49.71次
统计2011年6月登陆数
4
发布的公告/新闻的总数
77个
公告+新闻
5
发起和处理协同总数
55个
所有用户发起和处理的协同总数
6
已发起附件大小
235M
7
发起表单数量
133个
包括财务表单、行政表单等
应用效率值：
通过上表中日访问量，说明协同响应的及时性提高，A6的协同性效果会显著超过传统行为模式，从而使系统请求者和协同处理者都会产生正激励效应，保证并促进了系统越用越好。
6.交付内容及结果
6.1软件交付
协同软件产品清单
内容物名称
数量
备注
交付
协同系统程序
1
交付人员：
牟晓波
交付日期：
2011年3月14日
多媒体课件
1
加密狗
1
狗号：
3542524301
用户卡
1
说明书
1
最新版
6.2功能模块交付
功能模块交付表
模块
功能
交付结果
系统管理
可以设置部门、职务级别、岗位信息、副岗，并匹配到每个人员的基本信息中
确认
可以对各种工作流程、表单、格式内容进行自定义
可以制定系统模版，并授权给相应的人员使用
可设定使用人员的权限
可以对数据进行备份和恢复，系统设定自动备份功能
协同工作
可以给他人发送内部协同
确认
可以可视化自定义工作流程
可以直接调用各种Word、Excel文件并以正文的方式发送处理
可以自定义个人模版
可以对事务进行继续、回退、中止、撤销等操作
可以加签、会签、转发
可以对协同进行预归档
可以对协同事务进行通知、提醒
可以对正文进行修改、实现痕迹保留
文档管理
可以实现对文档的分类管理
确认
可以对文件夹进行共享
可以对文件进行借阅
可以对文档进行移动操作
可以实现对文档的条件查询
表单管理
可以自由设定表单、可自定义枚举类型、枚举项
确认
可以把表单与流程绑定
公共信息
可以发布公告
确认
可以发布调查
可以参加讨论
可以按照职务级别、部门或全部发布信息
可以实现对已经发布的公告、调查、讨论由文档管理员能删除或归档
日程/计划、会议
可以制定自己的日程安排
确认
可以查看他人的日程安排
可以编写日计划、周计划、月计划
计划可以总结和修改
计划可以抄送给其他领导或同事进行审批
可以发起会议，并可以选择与会人、会议时间等
常用工具及个人设置
可以查询和自己有关的协同和公共信息
确认
可以查阅员工的通讯录
可以通过在线短信实现简单沟通
可以修改个人密码
可以实现代理设置，指定一个代理人处理与自己有关的事务
6.3实施情况交付
项目实施过程交付表
实施阶段
工作内容
成果
完成日期
交付结果
实施准备
基础调研
《秦煤实业OA项目建设调研计划》
3月11日
确认
项目建设
制定实施计划
《秦煤实业协同办公项目实施主计划》
2月11日
确认
调研
系统调研
《秦煤实业协同办公系统基础数据表》
2月14日
确认
软件安装
软件调试安装
《OA产品安装确认单》
2月14日
确认
表单制作
确认表单流程、进行表单制作
各种表单模板
3月18日
确认
培训及系统设计
全员培训
公司各部门全员软件上机培训
3月23日
确认
系统管理员培训
在系统实施过程中不断的指导和培训
2月23日
确认
上线运行
上线运行
上线运行及问题处理
3月23日～4月30日
确认
项目交付
对实施效果进行总结评估
《秦煤实业协同办公系统项目交付报告》
08月01日
确认
交接项目文档
以上所有文档以及《秦煤实业协同办公系统操作手册》
08月01日
确认
7系统应用效果分析及持续深化应用
7.1系统应用效果分析
1）建立了覆盖全公司的协同工作平台
秦煤实业协同办公系统，覆盖了全公司共17个部门和组织，系统注册人员73人，涵盖了秦煤实业所有的业务层面和所有关键岗位人员。
系统覆盖面之广、应用范围之大，在秦煤实业信息化建设历程中是史无前例的。
通过协同办公系统的建立，将有地域差别、业务差别、岗位差别的所有员工全部纳入到一个统一的管理平台中来，无论从公司信息发布、员工内部沟通、组织业务定制、企业文化建设等层面，对于秦煤实业来说，都是建立了一个即时有效的信息交流通道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。
2）提升了组织执行力和工作效率
目前秦煤实业通过协同办公系统处理的业务，涵盖了行政、人事、业务、财务、个人日常办公、公共信息的各个层面。
目前秦煤实业各职能部门需要发布公告、通知、新闻等公共信息时，发布人通过OA系统可快捷实现面对对象同的各类别公共信息，发布过程方便快捷，保证了发布信息准确地被大家接收。
在系统运行之后，大量制度以“表单＋模板”的形式固化下来，典型应用相关的员工请假单、费用报销单等的各项申请流程。
员工不用记住大量烦杂的制度，同时也避免了传统的人找人“照章办事”的效率低下的状态。
模板的广泛应用，使得员工在执行时将按制度自行流转，提升效率的同时也实现公司的“行为约束”的管理。
在协同办公系统应用之前，公司内员工之间传递信息和文件通常采用电话、打印、传真、亲自前往等途径，费时费力，且实效性、安全保密性、可追溯性很差。
应用了协同办公系统后，员工间信息和文件的传递已大量转化为OA协同和在线信息，提高协同办公效率的同时降低了办公费用。
秦煤实业作为房地产企业，项目部资金计划的发起是秦煤实业多年以来最为重要工作，但是由于秦煤实业工作较为繁忙，人员经常出差，领导经常外出，按照以往通过人员传递过程，须要各项目部的相关人员来回奔波，如果领导不在耗时将会更长，已导致信息传递不及时，尤其当领导发现问题时想要核对信息，难度将会更大，这些将使领导对项目的管控出现难题，容易产生项目漏洞，造成不可挽回的代价。
通过协同办公系统，实施小组与相关领导进行了艰苦细致的论证和流程优化，完成系统中固定流程表单模板的建立。
保证了审批内容的准确清晰和审批流程的规范，也大大提升了审批处理的效率。
在应用系统之前，秦煤实业虽然规定了事务的办理过程，也要求各级管理人员尽速办理各项工作，但管理流程没有统一规定，并且不够细化，因此实际工作中没有实际管理的机制，所以很难规定或检查工作的办理是否“尽速”，是否达到了办理时间要求，也很难把整体工作效率提上去。
应用协同办公系统后，每个协同事务都如实记录了角色、事件、资源、规则、状态、时间和结果，通过流程建立了可视化的责任关系。
如果在协同中设置了处理时限，系统还会自动判断协同的处理是否超出了时限要求。
这种对事务处理时间进行管理的机制，将可以有力的督促所有员工快速有效的处理协同事务，从而有效的促进了组织整体工作效率的提高。
3）降低了办公费用和组织沟通成本
通过公司协同工作平台的建立，大量的内部沟通、文件传递等工作都在系统中完成，对于因文件打印、内部电话、传真、异地报送文件等的产生的办公费、通讯费、交通费会有大量的节约。
秦煤实业的个项目部员工，大多需要常驻外地工作，如遇到问题需要与秦煤实业领导进行沟通和交流，通常都是采用电话、传真、面对面等方式进行，由此产生的沟通成本相当高。
而领导的各种指示由于距离的问题，很难及时、准确得通知的个人，往往需要等员工回来参见月会时一并通知，才能进行下一项工作的安排。
当员工遇到紧急的事件时，只能通过打电话与领导简单的说一下，事后也很少会补走手续，长时间下来，大家都习惯了靠电话来汇报事情、任务等工作事项，不能留有痕迹，不会为秦煤实业造成知识沉淀，并还加大推诿扯皮的现象的发生。
我们都知道没有规范的管理流程，将会是一个企业的重大隐患。
在系统上线之后，秦煤实业各部门都已经将关键岗位纳入到平台中来，日常的内部沟通都通过系统进行，大大节约了通讯费用、人工费用的开支。
审批的速度得到明显提高，可以进一步的规范公司的流程的建立。
并留下了操作痕迹，为企业的知识沉淀创造了很好的基础，同时也减少了各部门推诿扯皮的现象，可以很好的提高企业的凝聚力。
从另外一个层面上讲，在秦煤实业的协同工作平台建立之后，部门与部门之间、员工与员工之间的沟通的屏障大大降低。
由于秦煤实业组织机构复杂，人员较多，每个员工对公司的整体情况并不足够了解，只有与自己业务发生联系的人比较熟悉。
而通过这个协同平台的建立，每一位员工都可以毫无障碍的在系统上与组织中的任何一个人进行业务交流和沟通，这对于传统办公方式来说，也是不可想象的飞跃。
4）辅助企业文化建设
秦煤实业有着独特的企业文化积淀，各职能部门、管理部门都有其独特的内部沟通交流方式和信息传递方式，但由于地域、机构、岗位的不同，整个公司员工和组织之间、员工和员工之间的沟通缺乏一种非常有效的工具。
在协同办公系统实施应用以后，帮助大家建立了一个倡导互动的有效沟通平台，以公告、新闻等方式倡导公司的价值观；以自由协同、在线交流等方式实现全公司组织和员工之间的无障碍沟通；以论坛、在线调查等方式轻松实现组织互动探讨和调查，大大增强了组织成员互动参与的兴趣，潜移默化改变个人工作习惯，从而影响组织的行为，辅助公司完成文化建设。
经统计，至上线以来公司论坛共发布帖子6个（包括主题帖和回帖）。
“学习园地”则给大家提供了一个互相交流和学习的平台，今后将会注重推广，使之大大丰富了员工的文化生活。
7.2系统持续深化应用
秦煤实业协同办公系统项目从2011年2月14日正式启动，整个项目实施至今，在项目领导的支持和协调下，历经了近几个月紧锣密鼓的系统实施布署，取得了OA系统公司内部共性应用阶段成功上线的实施成果。
在共性应用阶段，我们部署了协同工作、文档管理、公共信息管理、表单审批等易用性较强的应用，保障了系统快速上线，尽快建立组织级协同方式的新的习惯和模式。
尤其是表单审批的应用，使得系统的应用范围涵盖到公司业务量很大的日常业务处理层面，让用户充分体验到系统上线带来的工作效率的提升，养成了自动上线处理工作的良好习惯，也为系统的进一步深化应用打下了坚实的基础。
对于秦煤实业，由于组织机构和业务的复杂性，协同办公系统的深化应用也是长期和持续的过程。
在前期良好的工作习惯养成之后，就要求公司系统管理员、部门文档管理员以及部门领导、公司领导仍然对系统的实施工作给予足够的重视和投入足够的精力，不断对业务流程进行梳理、并由项目组进行检查和推进，在自由协同的实践基础上，逐步深化为成熟的定型的模板，从而实现制度表单化，管理流程化，不断提升企业的管理水平。
和讯公司承诺在秦煤实业协同办公系统深化应用阶段，仍然会给予长期的关注和技术支持。
同时，我们也会将秦煤实业做为我公司的典型用户，通过用友公司覆盖全国的营销渠道、媒体等包装宣传秦煤实业，并推广秦煤实业实施协同办公系统的成功经验。
在对秦煤实业管理信息化成果宣传的同时，为秦煤实业的市场知名度和美誉度贡献一份力量。
8系统后续服务问题
8.1响应时间和服务方式
和讯公司承诺提供正常工作日的实时故障响应。
对项目和其他用户提出的问题，公司1小时工作时间内做出电话响应服务，并做出肯定答复；对无法电话响应服务的问题，在出现系统软件及应用软件等系统故障的2小时内必须给予响应，4小时内恢复运行。
和讯公司有常年热线电话及E-MAIL、传真等联系途径，随时回答客户各种技术问题并在24小时内提出解决方案。
针对系统日常维护咨询通过电话、传真、E-mail方式。
8.2软件系统服务期限及升级
软件实施交付后，和讯公司承诺提供合同签订之日起为期一年的免费技术支持，包括电话咨询、技术问题解答、远程升级支持、网站自助服务等。
保证期后的技术支持费用由双方另行协商。
和讯公司承诺及时向秦煤实业通报软件升级情况，在软件保证期期间应免费提供软件的升级版本（仅限2.X系列）和相应的升级服务。
软件升级后，和讯公司软件的重新安装、调试、给予必须的技术支持。
在软件保证期期间，若和讯公司提交的各标准规范有任何改动，我们会免费对标准与规范的书面报告进行修改，使之符合系统运行时的实际情况。
8.3软件系统维护
系统实施交付完毕后，和讯公司会定期通过电话跟踪使用情况，及时了解存在的问题，并随时给予解决。
必要时，派遣技术人员去现场解决存在的问题。
我们承诺定期派遣技术人员现场回访，了解软件的运行情况，听取意见和建议，解决存在的问题。
9交付结论
西安和讯电子科技有限公司已按与秦煤实业有限公司所签订的合同要求，完成了秦煤实业协同办公平台的第一阶段的建设。
经过1个多月的使用，协同办公系统已经稳定运行，各项功能基本符合合同要求。
经过不断的完善和产品升级，协同办公平台的应用会越来越多、越来越深入，提高秦煤实业的办公效率。
秦煤实业通过协同办公系统的项目交付。
秦煤实业有限公司西安和讯电子科技有限公司
交付签字（盖章）：
交付签字（盖章）：
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