湖北地标《湖北省建设工程电子文件归档与管理技术规范》征求意见稿.docx

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湖北地标《湖北省建设工程电子文件归档与管理技术规范》征求意见稿

DBXX

湖北省地方标准

DBXX/XXX—XXXX

湖北省建设工程电子文件管理技术规范

（征求意见稿）

TechnicalSpecificationforConstructionProject

ElectronicRecordsManagementinHubeiprovince

XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

湖北省住房和城乡建设厅

发布

目次

附录A　建设工程电子档案案卷目录表12

附录B　建设工程电子文件目录表13

附录C　建设工程项目级概况表14

附录C　建设工程项目级概况表15

附录E　建设工程电子文件归档登记表（首页）16

附录F　建设工程电子文件元数据表18

附录G　建设工程归档电子文件移交、接收登记表20

附录H　建设工程电子文件更改记录表21

附录I　归档电子文件的载体标签22

附录J　建设工程电子档案迁移登记表23

附录K　建设工程电子文件销毁登记表24

附录L　建设工程电子文件载体封面25

前言

本规范是根据国家档案局颁布的档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、国家建设部颁布的行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）等相关文件精神，编制组广泛调查研究、认真总结工程实践经验和研究成果，依据有关法律法规和国家有关标准，并在广泛征求意见的基础上，制定本标准。

本标准共有9个章节和12个附录。

主要内容包括：

1、总则；2、术语；3、基本规定；4、电子文件的代码标识、格式与载体；5、建设工程电子文件的收集与积累；6、建设工程电子文件的整理；7、建设工程电子文件的归档；8、建设工程电子文件的管理；9、安全体系建设等。

本标准由湖北省住房和城乡建设厅负责管理，由武汉市城市建设档案馆负责具体技术内容的解释。

本标准在执行过程中，如有意见和建议请随时反馈给湖北省城乡建设发展中心（地址：

武汉市武昌区中南路12号，邮编：

430071）和武汉市城市建设档案馆（地址：

武汉市江岸区台北路181号，邮编：

430015），以供今后修订时参考。

本标准主编单位：

湖北省城乡建设发展中心

武汉市城市建设档案馆

本标准参编单位：

襄阳市城建档案馆

宜昌市城建档案馆

荆门市城建档案馆

深圳市世纪伟图科技开发有限公司

本标准主要起草人：

何倩、沈东辉、郭艳平、章鸿、崔丽梅

本标准主要审查人：

湖北省建设工程电子文件管理规范

1　总则

1.1　本规范适用于湖北省建设工程电子文件管理工作。

1.2　为适应建设工程领域信息化工作的发展，规范湖北省建设工程电子文件的归档与管理，保障湖北省建设工程电子文件的安全保管与有效开发利用，制定本规范。

1.3　符合《电子签名法》等相关法律、法规，按照本规范要求生成的归档建设工程电子文件，与纸质文件具备同等的法律效力。

1.4　湖北省建设工程电子文件管理除执行本规范外，尚应执行现行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》以及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）、《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与保管期限表》、《城市建设档案著录规范》等规范或文件的规定。

2　术语

2.1　建设工程constructionproject

建设工程是指为人类生活、生产提供物质技术基础的各类建筑物和工程设施的统称，是人类有组织、有目的、大规模的经济活动。

建设工程按照自然属性可分为建筑工程、土木工程和机电工程三类。

2.2　单位工程　unitconstruction

单位工程是具有独立的设计文件，具备独立施工条件并能形成独立使用功能，但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程，是构成单项工程的组成部分。

2.3　电子文件　electronicrecords

指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2.4　建设工程电子文件　projectelectronicrecords

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数字形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工阶段电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

2.5　归档建设工程电子文件archivalprojectelectronicrecords

经鉴定具有参考和利用价值并作为档案保存的建设工程电子文件。

2.6　真实性authenticity

电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。

2.7　完整性integrity

电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。

2.8　有效性　utility

电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2.9　背景信息　context

指描述生成建设工程电子文件的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.10　元数据　metadata

描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

2.11　逻辑归档logicalfiling

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将建设工程电子文件的管理权限向城建档案管理机构移交的过程。

2.12　物理归档physicalfiling

指把建设工程电子文件通过计算机网络或下载到可脱机保存的载体上，向城建档案管理机构移交的过程。

包括在线式归档和离线式归档两种方式。

2.13　在线式归档on-linefiling

通过计算机网络，将建设工程电子文件及相关数据向城建档案部门移交的过程。

2.14　离线式归档off-linefiling

将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。

2.15　捕获capture

指对建设工程电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

2.16　固化fixing

为避免建设工程电子文件因动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。

2.17　迁移migration

将原系统中的建设工程电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。

2.18　备份backup

为应付文件、数据丢失或损坏等可能出现的意外情况，将应用主机存储设备中的数据复制到其他存储介质的过程。

2.19　全备份fullbackup

备份的一个类型，是指对某一个时间点上的所有数据或应用进行的一个完全备份。

2.20　增量备份incrementalbackup

备份的一个类型，备份上一次备份后的所有增加的文件。

2.21　建设工程电子文件归档与管理系统filingandmanagementsystemofprojectelectronicrecords

对建设工程电子文件进行整理归档及管理的信息系统，具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用、数据交换及向城建档案管理机构物理归档等功能。

2.22　城建档案管理系统managementsystemofprojectelectronicarchives

依靠信息技术接收、管理建设工程电子档案，并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。

具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。

2.23　电子签章electronicseal

符合《电子签名法》等相关法律、法规要求的电子个人签名、电子单位印章、电子项目印章的统称。

泛指所有以电子形式存在，符合公共交互平台要求的依附在电子文件并与其逻辑关联，可用以辩识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实内容的数据。

3　基本规定

3.1　建设单位应加强对建设工程电子文件的管理，将电子文件的形成、收集、整理和归档纳入工程建设管理工作的各个环节，明确责任岗位，指定专人管理。

3.2　各地城建档案管理机构负责监督、检查、指导建设工程电子文件的收集和归档工作；负责建设工程电子文件的预验收、验收、接收、管理和利用工作。

3.3　建设、勘察、设计、施工、监理等建设工程电子文件形成单位应采取措施，保证建设工程电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。

3.3.1　应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设工程电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设工程电子文件的生成和处理过程符合规范。

3.3.2　应采取安全防护技术措施，保证建设工程电子文件的真实性；

3.3.3　应建立建设工程电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

3.3.4　应建立建设工程电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

3.3.5　应对建设工程电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。

建立建设工程电子文件归档与管理系统，实现建设工程电子文件自形成到归档过程中建设工程电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。

3.3.6　建设工程电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

3.3.7　工程资料管理人员应经过建设工程电子文件归档整理的专业培训。

3.3.8　工程项目实时形成的建设工程电子文件、汇总资料应满足建设行政主管部门及工程质量安全监督机构监督检查的要求。

3.4 在建设工程电子文件的整理归档与验收移交工作中，建设单位的职责

3.4.1　在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对归集的建设工程电子文件的范围、套数、质量、保密等级、移交时间等提出明确要求。

3.4.2　收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档。

3.4.3　组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位建设工程电子文件的形成和整理归档工作。

3.4.4　收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的归档建设工程电子文件。

3.4.5　在组织工程竣工验收前，提请当地城建档案管理机构对建设工程纸质档案及建设工程电子文件进行预验收。

3.4.6　对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，按规定向当地城建档案管理机构移交建设工程电子文件。

3.5　勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的建设工程电子文件整理归档后向建设单位移交。

3.6　建设工程质量检测机构（单位）在进行质量检测时，除提交纸质质量检测文件外，宜同时提供电子文件，由施工单位进行立卷归档。

3.7　凡属于城建档案管理机构保存的具有长期或永久保存价值的建设电子文件，如没有纸质拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。

归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。

3.8　没有形成建设工程电子文件或无法收集建设工程电子文件的，由建设、勘察、设计、施工、监理单位将纸质文件进行扫描，并将扫描获得的建设工程电子文件进行立卷归档。

3.9　城建档案管理机构应根据建设行业信息化现状，及时提出建设工程电子文件归档的技术性指导意见。

建设工程电子文件形成单位据此明确规定建设工程电子文件归档的具体要求，保证归档质量。

4电子文件的代码标识、格式与载体 

4.1　电子文件的代码应包括稿本代码和类别代码。

1　稿本代码应按表4.1-1标识。

表4.1-1稿本代码

稿本

代码

草稿性电子文件

M

非正式电子文件

U

正式电子文件

F

2　类别代码应按表4.1-2标识。

表4.1-2类别代码

文件类别

代码

文本文件（Text）

T

图像文件（Image）

I

图形文件（Graphics）

G

影像文件（Video）

V

声音文件（Audio）

A

程序文件（Program）

P

数据文件（Data）

D

4.2　不同类别电子文件的存储应采用通用格式。

通用格式应符合表4.2的规定。

专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式的电子文件存储。

表4.2电子文件的通用格式

文件类别

格式

文本（表格）文件

OFD、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PDF/A、XML、TXT

图像文件

JEPG、TIFF、PDF/A

图形文件

DWG、PDF/A、SVG

影像文件

AVS、MPEG2、MPEG4、AVI

声音文件

AVS、WAV、AIF、MID、MP3

数据库文件

SQL、DDL、DBF、MDB、ORA

虚拟现实/3D图像文件

WRL、3DS、VRML、X3D、IFC、RVT、DGN

地理信息数据文件

DXF、SHP、SDB

4.3 脱机存储电子文件的载体应按照保存寿命的长短和可靠度的强弱，依次为一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子文件长期保存的载体。

5　建设工程电子文件的收集

5.1收集的范围 

5.1.1　凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件及其支持软件和相关数据等都属于建设工程电子文件的收集范围。

各类建设工程电子文件的具体收集范围与纸质城建档案接收范围相同，具体收集范围应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）规定。

5.1.2　与建设工程电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息必须与建设工程电子文件一同归档。

5.1.3　计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与建设工程电子文件处理有关的著录数据、元数据等必须与建设工程电子文件一同归档。

元数据应符合《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）的规定。

5.1.4　对通用软件产生的建设工程电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的建设工程电子文件应转换成通用型建设工程电子文件。

5.1.5　对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建设工程电子文件，链接的电子文件或数据必须一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。

5.2收集的要求 

5.2.1　建设工程电子文件形成单位必须做好建设工程电子文件的收集工作。

5.2.2　建设工程电子文件的内容必须真实、完整、准确、系统。

文件内容必须与工程实际相符合，能够反映建设活动的全过程，且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。

5.2.3　建设工程电子文件应包含有效的、完整的、可读的电子签章，若不存在，应收集纸质文件的扫描件。

5.2.4　建设工程电子文件与纸质文件的内容要一致并建立相应的对应关系。

5.2.5　凡是属于收集积累范围的建设工程电子文件，收集积累时均需进行登记，并填写《建设工程电子文件归档登记表》（附录E）。

5.2.6　应采取严密的安全措施，保证建设工程电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。

积累过程中更改建设工程电子文件应按本规范附录H的要求，填写《建设工程电子文件更改记录表》（附录H）。

5.2.7　建设工程电子文件的格式

1　可输出打印型电子文件，宜采用PDF/A格式保存。

2　纸质文件扫描建设工程电子文件保存采用PDF/A格式。

3　声像建设工程电子文件按声像档案管理规范进行。

5.2.8　纸质文件扫描的建设工程电子文件质量参照《湖北省纸质城建档案数字化规范》要求。

5.3　收集的程序

5.3.1　建设单位在签订《建设工程档案报送责任书》的同时，填写“项目登记卡”，并从城建档案管理机构获取项目编号。

5.3.2　建设单位应指定城建档案专职人员做好纸质档案、建设工程电子文件的收集、整理、移交工作。

5.3.3　收集建设工程电子文件进行登记的规定

1　工作人员应按建设工程电子文件归档范围和保管期限的规定，从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记。

2　应运用建设工程电子文件归档与管理系统对每份建设工程电子文件进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4　建设工程电子文件归档与管理系统是工程项目建设过程中收集建设工程电子文件和归档建设工程电子文件应使用的工具。

1　适用于建设、勘察、设计、施工、监理、检测、检验等单位建设工程电子文件的制作、归档、验收及移交。

2　省城建档案工作管理部门负责全省建设工程电子文件归档与管理系统软件开发标准和存储的建设工程电子文件命名规则的制定等工作。

3　省城建档案工作管理部门和各地城建档案管理机构可根据标准开发建设工程电子文件归档与管理系统推荐建设单位使用，建设单位根据自身需求可选用符合标准的第三方管理系统。

4　建设工程电子文件归档与管理系统实行项目注册管理。

工程项目办理《建设工程施工许可证》《建设工程规划许可证》前，建设单位须到城建档案管理机构办理项目注册，以工程项目名称和单位工程名称注册。

5.3.5　建设工程电子文件形成单位工作人员应按本单位文件归档和保管期限的规定，从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记；应对每份归档建设工程电子文件进行登记，并填写《建设工程电子文件归档登记表》（附录E）。

电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.6　鉴定

对已登记的建设工程电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入建设工程电子文件归档与管理系统。

5.3.7　著录

对经过初步鉴定的建设工程电子文件应进行著录，并将结果录入建设工程电子文件归档与管理系统。

5.3.8　存储

宜按单位工程来组织建设工程电子文件的存储。

5.3.9　建立关联

建设工程电子文件与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上应保持一致，并建立关联。

6建设工程电子文件的整理

6.1　建设工程电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。

6.2　工程项目完成后，应在收集的基础上，对该项目的电子文件进行整理。

6.3　整理应遵循建设工程电子文件的自然形成规律，保持项目内建设工程电子文件间的有机联系，便于建设工程电子文件的保管和利用。

6.4　同一个保管单元内建设工程电子文件的组织和排序应按相应的建设工程纸质文件整理要求进行。

6.5　建设工程电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行。

6.6　建设工程归档电子文件按单位工程进行整理组卷。

立卷的原则和方法、卷内文件的排列顺序按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）的要求进行。

6.7　同一个建设工程的电子文件按照按“项目”“工程”“案卷”“文件”的次序，分别建立相应的目录结构，分类组卷。

6.8　一个建设工程由多个单位工程组成时，归档电子文件应按单位工程相对集中组织存储载体。

6.9　建设工程电子文件的著录应参照《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

6.10　已整理好的归档建设工程电子文件应按顺序写入载体（一次写档案用光盘），写入的具体操作由归档单位完成。

6.11　归档载体（光盘）应进行编号标识。

归档载体的编号由分类号、项目号、光盘顺序号组成。

6.12　存储归档电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签的内容见《建设工程电子文件载体封面》（附录L）。

7　建设工程电子文件的归档

7.1　鉴定

7.1.1　鉴定工作应贯穿于建设工程电子文件归档与电子档案管理的全过程。

电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。

7.1.2　真实性、完整性和有效性鉴定

归档前应由文件形成单位按照规定的项目对建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系。

7.1.3　建设工程电子文件的归档范围、保管期限按照国家关于建设工程纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。

建设工程电子文件元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

7.2归档 

7.2.1　列入城建档案管理机构接收范围的建设工程，建设单位向当地城建档案管理机构移交建设工程纸质档案时，应同时移交对应的建设工程电子文件。

1　勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关建设工程电子文件向建设单位归档。

2　根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部分项工程通过竣工验收后进行。

7.2.2　归档的建设工程电子文件的内容必须真实、完整、有效，与工程实际相符，并与归档保存的相应的纸质或其它载体形式的文件在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.2.3　建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地城建档案部门工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对建设工程电子文件进行预验收。

7.2.4　建设工程电子文件的归档方式

1　包括在线式归档和离线式归档。

2　可根据实际情况选择其中的一种或两种方式进行建设工程电子文件的归档。

3　应与相应的建设工程纸质或其他载体形式的文件同时归档。

4　应采取物理归档，不得逻辑归档。

7.2.5　建设工程电子文件实施在线式归档步骤

1　将已整理好的建设工程电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按要求从原系统中导出。

归档内容为建设工程项目电子文件资料管理软件数据移交包和按案卷编排的PDF包两个文件。

2　对存储的建设工程电子文件进行检验，使用专业杀毒软件进行杀毒，以保证电子文件的安全。

3　应将建设工程电子文件的管理权从网络上转移至当地城建档案档案管理机构。

4　将建设工程项目电子文件资料管理软件数据移交包和按案卷编排的PDF包两个文件通过网络提交给当地城建档案管理机构。

5　应由城建档案专职人员办理移交手续，提交纸质《建设工程电子文件案卷目录表》（附录A）、《建设工程电子文件目录表》（附录B）、《建设工程项目级概况表》（附录C）、《建设工程单位工程级概况表》（附录D）、《建设工程电子文件归档登记表》（附录E）、《建设工程电子文件元数据表》（附录F）、《建设工程归档电子文件移交、接收登记表》（附录G）。

7.2.6　建设工程电子文件实施离线式归档步骤

1　将已整理好的建设工程电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按要求从原系统中导出。

归档内容为建设工程项目电子文件管理软件数据移交包和按案卷编排的PDF包两个文件。

2 对存储的建设工程电子文件进行检验，使用专业杀毒软件进行杀毒，以保证电子文件的安全。

3 将导出的建设工程电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上（一次性写档案用光盘），同一项目的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。

4　归档载体为一次性写档案用光盘，一式三套，一套建设单位保管，两套移交给城