财务档案管理操作指引.docx

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财务档案管理操作指引

财务档案管理操作指引

1.总则

1.1制定目的：

财务档案是记录和反映公司经营全过程的重要经济史料和凭证，是公司档案的重要组成部分。

为加强财务部财务档案的管理，规范财务档案管理过程中所涉及环节，妥善管理财务档案，避免由于管理不善而导致公司遭受损失，特制定本指引。

1.2适用范围：

本指引适用于华人置业集团在成都成立的公司，包括但不限于：

爱美高房地产（成都）有限公司、四川爱美高房地产有限公司、爱美高实业（成都）有限公司、四川忠信物业管理有限公司、成都市旺权投资有限公司。

1.3管理部门：

由财务部设财务档案管理员，集中统一管理财务部财务档案。

1.4财务档案的定义：

本指引所称档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，以及其它记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。

上述资料除特殊说明外均指原件。

2.财务档案的范围及分类

2.1会计凭证：

含会计原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他会计凭证；

2.2会计账簿：

含日记账（包括现金和银行存款日记账）、总分类账、科目明细账、往来明细账、成本费用明细账、台账及其他辅助账等；

2.3会计报表：

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;

2.4统计报表：

对外部单位报送的相关统计报表；

2.5经济合同：

含工程施工合同（含结算资料）、加工承揽合同、土地出让合同、投（融）资合同、设计合同、广告合同、销售合同及各种购销合同等；

2.6收据、发票：

含公司所有收据、发票，税务机关颁发的发票领购簿、以及自制的收据、发票领用登记簿。

2.7纳税资料：

纳税申报表，及其他报送税务局的相关资料；

2.8电子资料存储介质：

含账套备份数据及各种电子文档、电子表格等。

2.9其他类：

审计报告、验资报告、银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表、债权债务确认单（内、外部单位往来和个人往来）、银行开户资料、证件如税务登记证等、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册、其他应当保存的会计核算专业资料。

3.财务档案的整理

应遵循财务工作的规范，定期按照财务档案整理的要求对会计凭证、会计账簿、会计报表等进行整理，形成公司财务档案。

财务档案可暂由财务部会计人员保管（出纳人员不得兼任），年度终了后，会计人员造册移交给财务档案管理员并由公司财务部负责人监交，一般要求在每年六月底前交接完毕。

3.1财务档案整理原则

财务档案的整理原则是“分类、有序、装订成册、分类存档”即档案按类别、时间顺序整理好后填制封面装订成册，将装订成册的档案分类归档。

3.2各类财务档案整理要点

由于财务档案种类不同，整理要点略有不同：

类别

整理要点

封面

备注

会计凭证

1、检查日期、编号是否齐全

2、摘除凭证内的金属物

3、建议用“三针引线法”装订，装订厚度一般4厘米。

凭证封面及侧面

（附表1）

会计帐薄

1、建议用A4纸横向打印

2、编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账

3、账本封口外要加盖有关印章

4、整理后贴印花税票并注销，注销标记应骑缝

会计帐薄封面

（附表2）

会计报表

1、每期会计报表顺序按照会计报表报送要求顺序排列

2、整理后装订成册装入文件盒

文件盒封面及侧面（附表3）

经济合同

1、整理后装入文件盒内

2、填制经济合同卷内目录（附表4）

3、工程合同涉及决算应将决算资料附在合同后面一并归档

文件盒封面及侧面（附表3）

收据发票

1、按《票据管理操作指引》的规定填制封面

2、交财务部收据、发票管理员核销

纳税资料

1、分主管税务机关（国、地税分开，各税务局或所分开）

2、整理后装订成册装入文件盒

3、填制资料卷内目录（附表5）

文件盒封面及侧面（附表3）

电子资料储存介质

1、财务软件账套数据由资讯科技部定期备份

银行对账单和余额调节表及现金盘点表

1、附在每月记账凭证后统一装订成册

其它资料

1、财务移交清册、财务档案保管及销毁清册、永久保管的财务档案要单独组卷

2、整理后装订成册装入文件盒

3、填制资料卷内目录（附表5）

文件盒封面及侧面（附表3）

4.财务档案的保管

4.1财务档案的保管

4.1.1财务档案的保管应采用专用库房、专用箱柜，库房要上锁，不得随意乱放。

发现问题，及时报告财务负责人进行处理。

4.1.2财务档案要系统管理，做到存放有序、整齐、系统排列。

4.1.3在档案保存期间，要做好防火、防水、防盗、防潮、防虫、防霉等工作；严防毁损、散失和泄密。

发观问题及时采取补救措施，确保档案资料安全。

妥善保管存有财务信息的磁性介质或其他介质，注意防磁防潮。

4.1.4机构变动或档案管理人员调动时，都应办理手续。

由原管理人员编制财务档案移交清册，将全部档案逐一点交，接管人员接收，双方及监交人在清册上签字。

4.2财务档案保管期限

会计档案保管期限表

序 号

档 案 名 称

保 管期 限

备        注

一

会计凭证类

1.1

原始凭证

15年

1.2

记帐凭证

15年

1.3

汇总凭证

15年

1.4

涉及外事的凭证

永久

二

会计帐簿类

2.1

总帐

15年

包括日记总帐

2.2

明细帐

15年

2.3

日记帐

15年

现金和银行存款日记账保管25年

2.4

固定资产帐

永久

2.5

固定资产卡片

固定资产投资清理后保管5年

2.6

辅助帐簿

15年

三

财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告

3.1

月度财务报告

3年

包括文字分析

3.2

年度财务报告（决算）

永久

包括文字分析

四

其他类

4.1

会计移交清册

15年

4.2

会计档案保管清册

永久

4.3

会计档案销毁清册

永久

4.4

银行余额调节表

15年

4.5

银行对帐单

15年

4.6

各类经济合同、纳税资料

15年

4.7

财务软件账套备份数据

15年

至该系统停止使用或有重大修改后的15年

4.8

其它电子资料

15年

5.财务档案的借阅

5.1公司内部人员需查阅财务档案时，要经财务负责人同意并由档案管理人员陪同查阅。

5.2外单位需查阅财务档案，要有正式介绍信，经档案公司财务负责人同意后，方可办理查阅手续。

5.3调阅财务档案资料原件外出时的要经所属公司财务负责人同意并填写“财务档案借阅\领用审批单”（附表6），在财务档案调阅登记册上登记，归还时进行注销登记。

遇特殊情况需将财务档案资料拆本使用时，必须经财务负责人批准，会计档案资料拆本使用后，财务档案员要及时装订成册。

6.财务档案的销毁

6.1财务档案的保管期限从该档案所属会计年度终了后的第一天算起。

6.2每年6月财务部应对所管档案进行清理，对达到保管期限，确已失去保留价值的财务档案资料，由财务档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（见附表7），列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并填制销毁审批表（见附表8）报财务部负责人和公司法人审批并签署意见。

6.3销毁财务档案时，财务档案员要认真核对，并会同内部稽核人员及监销人员到销毁现场监销，防止失密；销毁后，财务档案员及内部稽核人员和监销人员要在销毁清册上签名，将监销情况报告财务部负责人和公司总经理、公司法人。

6.4对应销毁财务档案中的未清债权、债务原始凭证，要单独抽取，分别立卷，由财务档案管理员保管到结清债权债务为止。

7.附则

本指引自颁发之日起开始执行。

附表1

记账凭证册

二O一一年三月三十一日

企业名称

爱美高房地产（成都）有限公司

凭证种类

记账凭证

时间

2011年3月1日起至2011年3月31日

号数

自1号至97号

记账凭证张数

附记

本月共玖册，本月第壹册

――――――――――――――――――――――――――――――――――

记账凭证册

二O一一年三月三十一日

企业名称

爱美高房地产（成都）有限公司

凭证种类

记账凭证

时间

2011年3月1日起至2011年3月31日

号数

自98号至108号

记账凭证张数

附记

本月共玖册，本月第贰册

房地产

2011年

3月

121-140号

《4》

房地产

2011年

3月

109-120号

《3》

房地产

2011年

3月

98-108号

《2》

房地产

2011年

3月

1-97号

《1》

房地产

2011年

3月

141-159号

《5》

房地产

2011年

3月

160-208号

《6》

房地产

2011年

3月

209-252号

《7》

房地产

2011年

3月

253-284号

《8》

房地产

2011年

3月

410-452号

《12》

房地产

2011年

3月

388-409号

《11》

房地产

2011年

3月

303-387号

《10》

房地产

2011年

3月

285-302号

《9》

附表2

爱美高房地产（成都）有限公司

总账

（二O一O年度）

爱美高房地产（成都）有限公司

现金

（二O一O年度）

爱美高房地产（成都）有限公司

明细账

（二O一O年度）

【I】

爱美高房地产（成都）有限公司

明细账

（二O一O年度）

【Ⅱ】

附表3

爱

美

高

房

地

产

︵

成

都

︶

有

限

公

司

财务报告

（2011年度）

爱

美

高

房

地

产

︵

成

都

︶

有

限

公

司

审计报告

验资报告

（2011年）

爱美高房地产（成都）有限公司

审计报告

验资报告

（二O一O年度）

爱美高房地产（成都）有限公司

财务报告

（二O一O年度）

附表4

经济合同卷内目录

合同性质：

序号

合同编号

对方单位

合同内容

签订日期

金额

备注

移交人：

接交人：

监交人：

年月日

附表5

资料卷内目录

资料类别:

项目名称:

序号

资料名称

备注

接交人:

监交人:

移交人：

年月日

附表6

财务档案借阅\领用审批单

申请部门

申请日期

档案类型

档案页数

档案名称

审批人

利用人

利用档案事由及天数

回收档案情况

备注

财务档案借阅\领用审批单

申请部门

申请日期

档案类型

档案页数

档案名称

审批人

利用人

利用档案事由及天数

回收档案情况

备注

附表7

XXXX公司财务档案销毁清册

序号

类别

细类

所属年度

所属月份

规定保存期限

实际保存年限

编号、册数

销毁时间

销毁人签字

监销人签字

内部稽核人签字

第页共页

附表8

会计档案销毁清册审批表

销毁内容

销毁因由

审核意见

会计凭证：

卷（册）

会计帐簿：

卷（册）

会计报表：

卷（册）

财务部负责人：

其他类：

卷（册）共计：

卷（册）

年月日

具体内容见清册

第页至第页

公司总经理：

年月日

经办人：

年月日

财务档案管理员：

公司法人：

年月日

年月日