经验之谈如何更好的接待来看厂的国外客户.docx
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经验之谈如何更好的接待来看厂的国外客户
经验之谈：
如何更好的接待来看厂的国外客户（买家/采购商/进口商/贸易商/代理商/分销商/批发商/零售商/经销商）
一、经验之谈：
外贸公司贸易人如何带客户看厂？
A
互换基本资料
01
对方主要产品或服务，姓名，职位名称，公司名称，公司地址，邮政编码，电话，传真，手机，MSN，QQ，SKYPE，公司网址；
02
我方（贸易公司或工厂）基本资料（同上），公司、网站及服务基本情况；
03
工厂名义：
基本资料（同上），员工人数，研发人数，管理认证，产品认证，主要产品，成立时间，OEM服务，工厂位置；
04
也可以互换照片，以示友好；或在线视频或音频；
05
对方基本资料最好用WORD文档来保存，像名片方式排版，易于查看编辑；
B
图样
01
要求对方拍摄产品的整体图像、局部图像、内部构造及部件图像；
02
如果对方能提供工程图纸并标明尺寸、颜色、技术参数，那就更好；
03
如果对方只能提供一个整体图样，那就要通过邮件往来了解清楚；
04
根据对方提供图样、文字说明、我方行业经验，在对方提供的图样上标注尺寸及文字说明，或制作工程图纸并标明尺寸、材料及技术参数等；
05
待对方确认图样后，可组织样品生产，并适时寄样给对方确认；
C
实样
01
手板：
是指不动用模具而制作的样板；
02
生产样板：
客商下单后，厂家生产前要求给客商确认后方可生产的样板；
03
模具：
如果客商要严格按照其图样或样品来生产，客商不接受与图样或样品相似的产品，而市面上又找不到用来生产样品的某些配件，那些这些配件就得开模生产，一般来说，开模费由买方来预付，如果买方采购量大，可在货款中扣除已收取的模具费，或者不收取模具费，前提是已经收到了买家的部分或全部货款；
04
一般情况下，寄给买方的样品，实施到付方式，也就是说买方只需支付快递费，而不需支付样品费，前提是样品价值不高，假如象价格昂贵的水晶灯的话，那就要考虑要求买方支付样品费啦；
05
实样质量检测：
有的买方需厂家内部质量检测并提供内部检测使用的设备及检测到的各项技术参数，有的买方要厂家把样品给第三方检测机构来检测，并希望能看到第三方质量检测报告，有的买方会委托其采购代理来厂对质量进行检测，最后买方会在其所在国或产品需求国再对产品质量进行检测；
06
快递公司推荐：
DHL（敦豪），FEDEX（联邦），UPS（联合包裹），TNT（天地），中国民航，EMS（邮政），大田，申通等；一般客商寄给厂家样品的快递费由厂方支付，厂家寄给客商样品的快递费由客商支付；客商到付的话，需要客商方提供在快递公司办理的帐号；
D
产品目录
01
网上目录：
公司独立网站或在其他平台上的二级网站；
02
电子目录：
主要是通过邮件方式或即时通讯工具来发送给客商；
03
多媒体光盘；
04
彩印目录：
快递方面事项与样品快递相似；
05
产品目录要及时更新；产品目录要发给真正的买家，避免发给同行；
E
报价单
01
若客商希望我们成为其采购代理的话，那还要考虑到佣金事宜，一般帮外商找厂、找产品等采购代理事宜，客商需支付给我方的佣金为2%，国内厂方需支付给我方的佣金在5-30%左右；这种情况下，厂方一般提供出厂价，我方可再联系进出口公司完成出口报关全过程，我方再向国外客商报FOB价；
02
向厂家询价可发送《商务中心采购询价单》（Excel或Word格式）；
03
报价单（厂家基本信息）：
Logo，报价日期，工厂名称，工厂地址，联系人名，产品认证，电话号码，传真号码，小灵通，手机号码，MSN、QQ、Skype等即时通讯工具，邮箱地址，公司网址，成立时间，贴牌加工，员工人数，研发人数，主要品牌等；
04
报价单（商品信息）：
货号、品名及产品描述（材料及技术参数等）、产品图片、产品规格、FOB美元价格、每箱数量、内包装中的数量、外箱尺寸、毛重、净重；
05
报价单（交易条款）：
付款方式，包装方式（单包装、内包装、外包装的方式、材料、尺寸），每个20'、40'、40'HQ、45'HQ中的箱数及产品个数，交货期，其他条款；
F
找厂
01
整理采购商的采购需求、对供应商的要求和详细联系方式；
02
利用我们积累下来的厂家资料、QQ、MSN上的厂家资料，找相应的供应商，并通过电话、邮件或即时通讯加以询问、核实和确认；
03
在找厂的过程中要向厂商强调我们网站的网址及主要业务；
04
避免通过贸易商来帮我们找厂，因为这样会势必影响我们工作的针对性和影响力，我们只有大幅度、大范围与厂家开展联系，才能提高我们网站及服务的影响力，同时也能更贴切的了解厂家的产品、外贸能力、信用程度等；
05
重点的找几个关联性非常高的网站上发布采购信息，如买家要采购灯饰用的配件铝板，我们就可以到铝板专业网站上去同时发布，买家要采购灯饰用的塑胶配件，我们就可以到塑胶、塑料网站上去同时发布；
06
与工厂生产部、工程部、质检部等相关部门密切联系；
07
避免在找厂的过程中无偿透露买家的资料，特别是国外买家资料，我钔贸易公司要肩负起订单全程跟进的责任，这样才能更大程度的提高我们在客商心目中的实力和诚信度；
G
看厂
01
如果客商是要先来我们公司的，要事先了解清楚客商的采购行程，要确定客商大概在什么时候来到达我司，同时通知事先约好的厂家派车来接；要作好相关准备：
整理好与客商间之前的邮件往来函电内容、聊天记录、电话交谈主要内容，特别是一些表格、单据、文件等，最好先打印出来；准备好椅子、杯子、名片、相机、录音用MP3设备、公司及服务宣传资料、网站及服务宣传资料，另外在客商允许的前提下；客商手机或房间分机号码；所推荐厂家的基本资料；客商来自国家地区及饮食习惯、生意习惯和宗教习俗；
02
客商来了之后，要做好接待工作：
互换名片，安排座位、水，提供公司、网站及服务推广资料，拿出一些相关业务联系资料来面洽，向客商介绍推荐工厂及产品情况，带客商参观公司主要部门并作简要介绍，合影留念，通知客商厂车大概到达时间，催促厂车及时到达；
03
如果客商在酒店宾馆下塌，那就要预计我们从公司到酒店所需时间，同时通知工厂派车去酒店宾馆接；出差之前要知会直属上司，并在前台做好登记，出差过程中，要保留好出差好用的车票，记住来回的路线，以备报销时需；
04
在看厂之前，要准备好包、名片、纸巾、口香糖、木糖醇、MP3、手机、数码相机、纸、笔、零钱等；另外最好记好厂方相关负责人（外贸人员、工程技术人员、司机等）的联系电话、手机号码、公司名称、工厂地址等资料并打印出来；
05
如果客商在酒店宾馆，要在途中适时知会大约到达时间，会见客商的有哪些人及这些人的职位名称及所属的公司或工厂；到达酒店后可通过酒店服务台打房间分机加以联系，或直接坐电梯到客商所在的房间处；
06
与外商合影最好选择有代表性的场所，如在商贸部办公室里，客商正在坐在电脑旁并操作灯饰网时，客商正坐在办公室里与商务中心人员洽谈时，与客商在一楼前台处合影，与客商在其下塌的酒店宾馆合影，与客商在厂家的门口、样品房、模具房、洽谈室、生产线、工程部、质检室等现场合影；另外在工厂里面拍照的时候，只要有产品样品的地方，在拍照的时候，要尽量避免拍摄工厂样品架上的样品，除非已经征得厂方的同意；
07
避免在看厂的过程中无偿透露买家的资料，特别是国外买家资料，我们贸易公司要肩负起订单全程跟进的责任，这样才能更大程度的提高我们在客商心目中的实力和诚信度；
08
客商在看厂时，最注意如下方面：
工厂是否有这种产品的生产线、生产经验和生产能力；工厂产品样品检测过程的观摩；产品获得的认证；产品的性价比；往往需要工程技术人员在一旁对样品进行现场检测，并打印出产品检测的技术参数，并加以解释；因此所用的检测设备，产品的性能及技术参数是客商要关注的一个重点；样品的外表美观程度和内部构造及部件的质量；产品的性价比；工厂的模具开发能力；交货的及时性；工厂的规模；工厂的生产经验及历史；产品的OEM加工；货柜的装货数量；单个包装、内外包装；付款方式；
09
就餐时间时，应提醒客商就餐；另外用餐时要尊重客商的宗教信仰和饮食习惯，如：
有的客商不喜欢喝中国茶，不喜欢吃中国菜，有些客商吃猪油做的菜是个禁忌；
10
在个别词句没听懂时，要请求客商重复或放慢语速，或者用笔写出来，或者用手势示意客商等；
11
在与外商告别时，要对其行程表达谢意，并表示愿意继续提供相关帮助和服务（如预订房间、机票、兑换外汇、叫出租车等），并建立长期合作关系，并希望其下次来访中国，另外可顺便探问其下面的行程，并估计其到达目的地的时间，适时加以联系，并加以问候，并将合影发到其邮箱中；
12
通过初次的见面和采购行程，一般来说，客商都会比较信任我们及我们的服务了，因此下一步就是如何跟紧客商的询盘、订单意向或订单啦；
13
看厂回程后需要及时整理整个行程的经历、思绪和感想，再加上一些合影，及时整理出一篇资讯报道，并发布到公司网站上，加以推广；另外整理一些费用单据找直属上司、部门经理、部门总经理、行政部办理报销事宜，并等待出纳通知拿报销款。
二、客户来看厂时要注意哪些细节方面的问题？
01，一定要注意卫生整洁。
参观的当天多注意一下；
02，客户肯来看厂就表示下单的意思比较强，要足够的自信，不要老是觉得自己工厂里
生产环境、工艺技术、管理规范等方面都不够出色，担心给客户看厂之后，目前仅做的一点
点儿生意都没了！
想让客户下次再看，给多几个月时间工厂进行整顿；
03，一般来说客户来看厂期间，对客户关注的每一个细节，提出的每一个问题，都要有
快速而又敏捷的反应和应答，因此至少要有技术骨干和具有决策权的高层人士陪伴在客户和
外贸业务人员的旁边；
04，一般情况下因为单子大或者是连续性的要用此产品客户才会来考察工厂。
客人来考
察厂，他有可能不仅仅是考察你一个工厂，他或许有几个同类厂家要前来一起考察，有时候他们心中有个重点考察的厂家，然后再附带几个厂家做比较，这种情况下如果你是他们的重点考察厂家那你应该有感觉才对，他比较会隆重的告诉你他们要来考察，并且在之前的联系中多少会透漏一些比如说这次有个什么单子大概多少金额之类的话题.....，这时候你要根据实际情况给他们以适当的接待，接待费用我认为在没十分把握的情况下不必铺张。
假如你们只是他们的附带考察的厂家，他们一般到达地点后或者考察完他认为重点的厂家后才通知你们他要来你厂，但也不排除在出发前通知，一般他也不愿多打扰你们或者让你们破费。
有时候客人考察也没有重点而是同时几家厂家考察后再做决定是购买哪家产品，这种情况下，我认为也不必破费接待，厂家和产品本身的实力才最主要，然后跟踪在这种情况下也非常重要。
希望能给你点启发；
05，至少保留12个月的考勤记录；
06，每个宿舍最多不超过12人；
三、客户验厂时容易出现的一些不符点：
欧美大客户在选择新供应商时都有验厂这一环节，验厂不通过，不会下订单，验厂工作
大多是委托一些专业的检验公司如SGS等来进行的。
欧美客户的验厂是从保证产品质量、
交期这方面考虑的，但是对提高国内工厂管理水平，保证工人合理待遇可以起到很好的促进
作用。
本文罗列了一些国内工厂在验厂时容易出现的不符点，供大家参考。
工厂和宿舍安全出口不足，且无明确标识，无逃生图，灭火器或消防栓被锁住了，工厂
没有足够的通风口，工厂的清洁卫生搞得很差，工人宿舍过于拥挤，宿舍中有人使用大功率电器。
工厂急救箱不足，工人没有经过急救训练，没有给工人提供个人保护装置（口罩、/眼罩）。
工人工资表没有详细记录，无法知道工资适当与否，员工工资没有按时发放，员工不清楚薪金构成和扣除，工厂向工人收取了工资押金，工厂没有打卡系统，一线工人都没有工作时间记录，工厂没有员工岗位说明，员工也没有一份自己的劳动合同副本，部分员工的薪资低过当地的标准线。
工厂对利体工具（剪刀、缝纫针等）的使用没有控制措施，有些工人使用2、3把剪刀和5、6根针，产品中有混入断针的危险，车间、仓库的玻璃窗、日光灯管都没有防玻璃破碎，碎片混入产品的装置。
一些生产设备如冲床、液化气瓶的使用没有考虑对操作工人的安全保护，厂区里配电盒盖子大多是打开的，并随意向外拉线，吊车没有最大允许起吊重量标识。
工厂没有产品质量手册。
计量器具没有使用和校准记录。
原材料仓库的某些原材料没有标识，没有专门的化学品原材料仓库。
没有过去一年的生产和出货记录，没有客户投诉和产品召回的记录。
四、SOHO如何应付国外客户看厂要求？
作为SOHO，没有自己的工厂，也没有自己的展厅。
所以，在面对客户要求看厂时，自然是十分头疼和左右为难了。
在实践中，我摸索出来了一点既有效果，还能减少成本的应对方法，拿出来与大家分享一下吧，希望能对大家有用。
拒绝客户看厂显然是不明智的，客户大老远的来中国与你见面，显然说明有诚意做生意。
最开始，有客户要求来看厂，我就傻乎乎的一个个找工厂，领客户去工厂。
因为工厂大都在郊区，离机场或者车站很远，所以，打车，就成了一个很重要的交通成本。
辛辛苦苦把客户带到工厂后，却还面临着很多不可预见的风险。
工厂规模小了吧，环境差，生产能力低，连个象样的展厅、接待室都没有；工厂规模大的，很容易被客户看出破绽，到处都有公司的LOGO，就连公司名称都很明显能看到。
而且，还存在客户或者工厂绕开你直接联系的可能性。
但当时，也没想到好办法，还是每次有客户来都带客户去工厂，每次下来，打车、吃饭花费数百上千的，却没有任何成效；客户回到国内了就把你扔下了，非常没有成就感。
于是，就开始寻找更好的解决途径。
后来，再有客户来看厂，我就直接领他们到了市区的一个专业性批发市场里，我找了一家比较熟的店铺，说那是我们工厂的批发店铺WHOLESALESHOP，也是我们的一个SHOWROOM，而工厂在郊区或者另一个偏远的乡镇，可能需要N小时，需要坐火车，然后还要换乘BUS等等，大半天时间才能到。
来回可能需要1天多的时间等等。
同时告诉客户，大部分的货物和样品都在店铺里面，这样一说，所有客户都乐于接受直接到店铺里面看货。
因为对他们来说，时间就是金钱，而且，他们住的酒店多住一天就多付好几百美金的房费。
对他们来说，何乐而不为？
而对于店铺这边，因为曾经在她们那里拿过货，所以，他们也都很配合。
即使曾经没有过合作，只要和他们说清楚，大多也乐意配合。
因为本身对他们也没损失，很多客户还会直接购买几十、几百美金的样品，还会增加他们的销售额。
对于SOHO这边，可以省去了很大一笔打车钱，甚至吃饭钱。
而且还可以避免客户见工厂存在的一系列潜在问题。
我采用这个办法，很明显的感觉就是：
一，接待客户的成本降低了。
以前200元钱以下是不可能搞得定的事情，现在只需要10元左右（市区地铁交通费或者打车费）就可以搞定了。
偶尔和客户喝点咖啡之类的，他们还抢着付钱。
二，客户的回头率和信任程度加深了。
一个以色列的客户，在店铺看完产品，回国后半个月内就下了第一笔定单。
而当时这个客户上自己打车来，自己打车走，非常利索，也不需要我接送。
上星期见过的希腊客户，回国后马上就跟我联系，表达了建立长期合作关系的意愿。
相信不久后就会有定单了。
另外呢，就是和客户在一起的费用，也不要太要面子了，什么费用都自己担，咱SOHO财力有限；客户要出钱的地方，就让他出吧，因为他们的货币大多更值钱，他们也有钱。
我开始也是太实在，打车，吃饭，一路上都是我在花钱，后来，发现来的客户多了，有点承担不起了。
而且，更可气的是，你为他花了这么多钱，有些客户回国后就不再理你，根本不领情，也让我很受伤害。
后来，和老外在一起，我也学聪明了。
只要他们提出付钱的地方，就让他们付钱吧。
只是前几天一个美国的客户身上的RMB不多了，当时准备找银行兑换的，时间仓促，也没换，买车票的时候，他要为我买，我没让，反倒我替他买了。
出门在外也不容易啊。
另外呢，在找这样的批发店铺时，应该注意以下几点：
1、每个大城市几乎都有一些专业性的批发市场，找那些交通方便，环境好的批发市场。
2、找店铺的时候，找那些产品比较齐全，质量和价格都比较合理的店铺，最好是工厂直接开设的批发店铺。
3、店铺店员最好是年轻MM。
我找的那家店铺，店员正好是两个漂亮的湖南MM，每次带老外去，都介绍她们是我们的SalesRepresentative。
老外都很惊艳。
哈哈，也让客户知道，我们公司虽然不大，可吸引的都是年轻才俊啊。
她们虽然不会说英语，不过，每次她们开口，老外都很有兴趣的听，然后问我她们说什么。
呵呵，还有人主动要求合影。
质疑：
你这种方法对小型批发客户来说或许有用。
专业的大客户都是要看整个生产流层的。
回答：
是啊，是有一定的局限性。
因为有一些产品连批发市场都找不到呢。
呵呵，不过，SOHO大都做的也是那些中小型批发商吧。
能做下专业大客户的也不是一般SOHO，估计自有他们的办法了。
附：
欧美客户验厂细则
公司基本情况
一、公司基本情况
1、 名称:
xx（xx）制衣有限公司
2、 地址:
xxxxxxxxxxxx
3、 电话：
xxxxxxxxx
4、 传真：
86-7xx-xxxx
5、 E-MAIL地址：
6、 公司成立时间：
xx年xx月xx日
7、 是否有登记执照？
（必要时请复印） 有□ 无□
8、 是否有自营进出口权？
有□ 无□
二、司保障人权、遵守法律的状况
政策法规
10、新版本的地方/国家劳动法例书 有□ 无□
11、最新版本的地方/国家健康卫生及工业安全条例 有□ 无□
12、最新版本的地方/国家环保法规书 有□ 无□
15、13、止强迫性劳动；禁止雇佣童工； 是□ 否□
14、按国家法律或地方法规规定付给员工工资，并高于最低生活保障。
是□ 否□
工时工资
16、三个月所有员工的工资记录 有□ 无□
17、近三个月所有员工的工卡记录 有□ 无□
18、所有员的人事记录（包含相片及身份证复印件） 有□ 无□
19、职工最小年龄是多大？
____________岁
20、职工的最低工资是多少？
_____________元
21、每周/每天的工作时间是多少？
_________ 天/每周 _________小时/每天
三、工作场所的安全防范与卫生健康
22、供电，供水是否有困难？
是□ 否□
23、工厂有无用电保护？
车间内的温、湿度可否进行调节?
有□无□ 可调□ 不可调□
24、有效的消防设备及逃生防护设备 是□ 否□
25、有紧急疏散指示灯及应急照明灯的？
是□ 否□
26、是否安全存放易燃易爆品？
是□ 否□
27、最近一年期限内由消防部门颁发的消防审核登书或检查意见书 有□ 无□
28、是否每五千平方英尺最少有3名标准培训灭火人员,且有名单及有效登证书吗?
是□ 否□
29、过往六个月的内的走火警演习记录（最好有照片提供） 有□ 无□
30、工厂每层楼两端是否都各有一不上锁的紧急逃生出口 是□ 否□
31、是否按每100人中至少要有2人应接受急救训练?
且附有名单及有效的证书?
是□ 否□
32、全部灭火器必须未过有效期,且将会检查至少3个减火器,抽看是否在有效期内?
是□ 否□
33、是否所有走通道保持畅通未未受阻塞？
（所有通道应保持最少两英尺之宽度） 是□ 否□
34、是否在每车间装有烟雾探测报警器？
是□ 否□
35、是否按每5000平方英尺的标准配置至少一个灭火器？
是□ 否□
36、是否每25-35人有一个廁所所使用 是□ 否□
37、工厂是否干净清洁？
是□ 否□
38、工厂是否有足够的通风？
是□ 否□
39、工厂有无经过训练的医务人员？
有□ 无□
40、每个部门，楼层是否配有一个急救药箱？
有□ 无□
41、过往六个月的工伤意外记录 有□ 无□
42、全厂噪音是否低于90分贝？
若高出标准，是否向工人免费提供护耳罩等防护设备？
是□ 否□ 有□ 无□
43、厂建筑面积是多少？
建筑结构是木结构/钢筋混凝土结构/钢结构？
占地面积有多少？
建筑面积____________；建筑结构__________；占地面积____________
宿舍
44、公司是否提供一定数量的职工集体宿舍？
是□ 否□
45、是否每个工人至少有50平方英尺的生活空间？
是□ 否□
46、是否每10-12人有一个廁所所使用？
（宿舍） 是□ 否□
47、是否每10-12人有一独立淋浴间使用？
（宿舍） 是□ 否□
48、是否在每个房间装有烟雾探测报警器？
是□ 否□
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