货代报关管理规章制度.docx

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货代报关管理规章制度

货代部报关管理规章制度

引言：

为加强本公司的报关员管理，规范和监督公司报关员的报关行为，提高其守法意识、业务水平和服务素质，依据ISO9001质量管理体系要求，并根据《中华人民共和国海关法》及有关法律、法规和本公司章程制定本制度。

实施本规章有助于：

　　──规范报关服务质量，明确报关服务质量的要求；

　　──加强报关人员的自律，提高报关服务的整体水平；

规章实施细则请按照《海关业务标准化规范》（2011版）和HS/T32—2010《报关服务作业规范》互补，共同为提高报关质量、服务水平，优化通关环境和提高通关效率服务。

1．范围

本制度适用于本公司所有注册报关员及报关业务相关人员以及公司相关的报关活动。

2．内容

本规章制度规定了报关服务的质量保证体系以及服务环节的质量要求、质量评价、质量监督和质量改进措施。

3．引用文件

－报关服务作业规范

－中华人民共和国海关总署公告2005年第12号《关于正式启用修订后的<代理报关委托书/委托报关协议>》

《中华人民共和国海关进出口货物报关单填制规范》

《中华人民共和国海关进出口商品规范申报目录》

《报关员国家职业标准》（试行）

《海关业务标准化规范（2011版）》

4．术语和定义

报关企业customsbroker

　　按照规定经海关准予注册登记，接受进出口货物收发货人的委托，以进出口货物收发货人或以自己的名义，向海关办理代理报关业务，从事报关服务的境内企业法人。

代理报关customsbrokerage

报关企业接受进出口货物收发货人的委托，以进出口货物收发货人或以自己的名义，办理海关手续的行为。

服务质量要求requirementsofservicequality

对服务需要的表述或将需要转化为定量或定性的规定要求，以使其实现并进行考核。

通关作业无纸化paperlessclearance

海关运用信息化技术改变海关验核进出口企业递交纸质报关单及随附单证办理通关手续的做法，直接对企业通过中国电子口岸录入申报的报关单及随附单证的电子数据进行无纸审核、验放处理的通关作业方式。

5．服务质量保证体系

服务质量方针

报关服务应以“诚信守法、崇尚专业、自律规范、务实创新”为服务质量方针。

管理和理念

5.2.1经营管理

报关企业应具有健全的管理制度、严谨的组织架构、明确的岗位职责、严格的操作规则、公平的考评和晋升制度。

5.2.2服务理念

应当树立服务企业的理念，并将公司的愿景，使命和价值观传递给每位员工。

报关服务人员应当具备良好的职业道德修养和文明礼貌、耐心细致的工作作风。

部门应通过监督及跟踪每个环节的服务质量，及时做出优化及改进，不断提高服务质

量。

无论是报关员个人还是公司都要以维护客户利益为先，在报关报检活动中既要如实准确申报，也要维护客户权益。

6．资质要求

报关服务人员应具备满足相应岗位要求的专业技能，包括报关、报检、管理、法律、外

贸、国际货运、财经和计算机等知识和技能。

报关员取得报关员资格证书并经海关注册持有报关员证.

报关业务负责人、报关员不得有走私记录.

报关员在无锡海关关区办理公司授权承办的业务；报关员应持有效的报关员证件办理报

关业务；报关员在办理报关业务时，应对本公司负责，接受遵守国家有关法律、法规和海关规章及公司各项制度以及海关的指导和监督，并履行相关义务。

7．保密要求

报关企业全体员工应具有安全保密的意识。

报关企业应与员工签订保密协议，协议中应包括但不限于：

　　──不得将报关服务委托方的委托事项所涉内容透露给第三方（法律另有规定的除外）；

　　──不得将委托方商业信息泄露给其他组织和个人。

运用信息管理系统进行业务操作的报关企业，可根据岗位设置不同的登录权限，凭密码登录操作。

保密范围　

　　要覆盖、贯穿业务管理的全过程，包括委托方管理、合同管理、作业流程管理、单证管理、财务管理和信用管理等。

8．档案管理

报关服务过程中形成的各种记录、报关单证、进出口单证、合同以及与进出口业务直接有关的其他资料应按照统一的原则进行分类、汇总、储存，形成档案并妥善管理。

报关部门制定档案管理制度，指定专人负责

通关档案应自进出口货物在办结海关手续之日起保存3年以上，财务档案保存期限按国家相关法规执行。

9．社会责任

9.1.1倡导绿色的办公行为，控制成本，提高有限资源的利用效率。

9.1.2应以人为本，致力于员工发展，通过培训、职业生涯规划、员工激励和奖励以及有效的人才沟通、管理等多种途径来加强员工敬业度，提高员工满意度，最大可能实现员工和公司的共同发展。

9.1.3加入行业自律组织，成为中国报关协会或地方报关协会的单位会员，履行会员的权利和义务。

9.1.4参与海关和报关协会的信用评价活动，提升企业管理水平，提高在海关等主管部门的信用等级，获得相应通关便利。

参加行业组织的各类评比、评定，争取企业荣誉。

9.1.5将工作中遇到的问题、困难及时与主管部门和行业组织进行交流沟通，以取得更有效的方法及支持，同时将政府相关精神及指示和行业自律组织的相关要求及时传达至企业内部。

10．报关工作制度

诚信守法

10.1.1报关服务的全过程应遵守国家相关法律规定。

10.1.2熟悉国家有关进出口业务的法律、法规、政策和有关规定

10.1.3主动配合海关、检验检疫等行政执法机关依法执行公务。

10.1.4不得接受各种形式的挂靠，不得以任何形式出让名义，供他人办理报关业务。

10.1.5不得违法滥用报关权，不得伪造、涂改委托方单证或以委托方名义出具情况说明。

抵制、揭发伪报、瞒报行为，不参与逃避进出口贸易管制、侵犯知识产权和偷逃税等违法行为。

10.1.6诚信服务，严守职业道德，保守商业秘密，不得随意扣押委托方单证，不得乱收费。

10.1.7坚持公平竞争，不采取商业贿赂或其他不正当竞争行为承揽业务。

不行贿、不受贿树立企业的良好形象，维护行业风气。

流程

10.2.1报关作业流程

公司注册报关员及相关业务人员需要熟悉报关作业流程和规章制度，并严格按照相关制度进行操作。

报关流程分16个报关环节，具体请见下图。

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业务承接　→　初审单据　→　复审单据　→　

→签订委托书及协议→填报关单→　接单、审单→

→　电子报关→报捡申报、报关申报→

→办理纳税事宜→验货放行→客户办理提货手续→

→财务结算→审核签章→申领结汇、退税用报关单→

　→单证装订成册→单证存档

10.2.2初审、复核操作规程

－为了规范企业报关单审核管理，根据《中华人民共和国进出口货物报关单填制规范》和《中

华人民共和国进出口货物申报管理规定》，制定本操作规程。

－报关单初审、复审应掌握的三原则：

一是符合海关报关单填制规范的要求；二是客观反映

进出口货物实际；三是客观反映进出口贸易性质。

－审核填制的报关单应抓住重点，紧紧围绕涉及许可证、贸易方式、征免性质等，对所填数

据进行合法性和逻辑性综合审核。

－审核备案号、许可证号、合同协议号、提运单号、批准文号、随附单据是否正确。

－审核经营单位、收/发货单位、申报单位是否正确。

－审核进/出口日期、进/出口口岸是否正确。

－审核运输方式、运输工具名称、集装箱号是否准确。

－审核进口货物的起运国（地区）、原产地、境内目的地、装货港和出口货物的运抵国（地

区）、境内货源地、指运港、最终目的国是否正确。

－审核贸易方式（监管方式）、征免性质、征税比例/结汇方式、征免是否准确。

－审核成交方式、运费、保费、杂费单价、总价、币制是否合理。

－审核申报货物毛重、净重、件数、包装种类、标记唛码及备注是否正确。

－审核进/出口货物商品编码、商品名称、规格型号是否正确。

－审核法定计量单位和数量、申报计量单位和数量、成交计量单位和数量是否正确。

－审核是否加盖报关专用章及责任报关员签字。

－报关单发生差错的，根据海关要求及时修改报关单，并按本规程重新审核报关单。

岗位职责

10.3.1部门经理岗位职责

－掌握国家有关法律、法规、熟悉报关业务，在业务报关环节上严格把关。

－负责领导本企业员工完成代理报关、报检、电子预录入及有关进出口贸易的咨询服务。

－抓好本企业的管理和思想政治工作。

组织员工学政治、学法律、学业务。

－不违规代理他人报关及超经营范围报关。

－严格执行报关行业服务收费标准。

－组织员工参加海关召开的有关报关业务会议和报关协会举办的报关员业务培训活动。

－不参与走私违法活动，不向执法人员行贿。

－配合海关等执法部门对走私、违规案件的调查，自觉接受海关稽查和工商税务部门的审计

检查。

－组织并不断完善部门报关流程优化，通过各项活动提高部门报关质量。

－对本企业报关代理申报行为，依法承担相应的法律责任。

10.3.2报关信息录入和单证登记

－业务单证往来需要做到登记和备案，日常接单情况需要每日汇报给报关经理。

－由客服人员建立最初系统信息，在报关单生成和放行后，需要由专人录入系统，并确保信

息准确。

10.3.3报关初审岗位职责

－熟悉国家有关进出口贸易的法律和海关规定，掌握商品知识和审单技能。

－认真审查委托报关的单证票据的合法性及有效性。

－认真审核各种委托报关业务手续的合法性及完整性，有关数据间的逻辑关系正常。

－认真审查收发货人的法定代表及提供的有效证明文件。

－通过审查委托报关的单证票据，及时发现问题，及时纠正。

－坚持双人审核制度，不得擅自涂改数据。

10.3.4报关复核岗位职责

－为了减少报关差错，提高通关速度，根据《中华人民共和国进出口货物报关单填制规范》

和《中华人民共和国进出口货物申报管理规定》，公司设立复审岗位。

－复审岗位人员应熟悉国家有关进出口的法律、法规，掌握商品知识和审单技能。

并对工作

认真、负责。

－对进出口报关单进行全面审核，确认报关单填制是否规范、准确。

委托报关的委托书、单

证、票据是否齐全。

－根据海关政策、法规要求，对进出口报关单数据的正确性、合法性和逻辑性进行综合审核，

确认报关单数据正确、合法，有关数据间的逻辑关系正常。

－审核商品归类、税率、完税价格、原产地等征免税要素，确认计算的税费正确。

－通过审核报关单的填制，及时发现问题，及时纠正。

－通过审核报关单，应适时对报关单差错进行分析、登记。

并将差错分析情况向公司汇报。

－不参与走私违法活动和违反海关规定行为。

－完整保留各种报关单证、票据及资料。

10.3.5报关现场岗位职责

－持报关证、卡报关。

如实申报，确保单证相符、单货相符。

－按海关有关程序和规定正确删单、改单。

－不参与走私违法活动，不向执法人员行贿。

－不非法代理他人报关及超经营范围报关，不得转让、出借报关权及印章。

－对查验货物，积极配合海关进行检查，对于查验异常货物，需要积极联系企业，共同分析

原因，按照海关要求进行删改单。

－不得以虚假宣传广告或欺诈等方法承揽报关业务。

－积极配合海关做好单证审核工作，有效发挥委托人与海关的桥梁作用。

－积极配合海关等执法部门对走私、违规案件的调查。

－对报关申报行为依法承担相应的法律责任。

10.3.6报关预录入人员岗位职责

－热爱本职工作，认真学习电脑预录入的各项业务，努力提高业务水平。

－熟悉电脑预录入工作程序，在操作过程中发现问题及时向领导反映，并及时与海关业务部

门联系解决，不能在客户面前发生推诿现象。

－在接到预录入报关单及其它单证时，认真核查每一项需要预录入的内容，发现差错应及时

通知客户更正，不得私自更改报关单及其它单据的内容。

－预录入的报关单及其它单证应做到准确、及时、无差错的录入及打印。

－在预录入工作完毕后，应及时按规定将各项内容登记造册以便随时查找及检查。

－接待客户应使用文明用语，努力做到客户满意、领导满意、个人满意。

－配合海关等执法部门对走私、违规案件的调查。

－预录入人员是报关员的，对申报行为依法承担相应的法律责任。

－按海关报关单填制规范要求制单、打单和海关的有关程序和规定正确删单、改单。

10.3.7报关退单岗位职责

－严格按照海关对于退单的管理要求，在规定时间内提交审批清单给海关打印付汇联，收汇

联，退税联等报关单。

－做好日常报关单，付汇联，收汇联，退税联及外汇核销单整理和签发登记，确保没有遗漏。

－积极配合海关相关部门做好单证整理工作。

－不得擅自涂改数据，不参与走私违法活动和违反海关规定行为。

10.3.8报关企业财务岗位职责

－严格执行国家有关财务管理规定，持《会计证》上岗。

－建立真实、准确、完整的帐册，妥善按期保管报关票据及帐册。

－不伪造、变造会计凭证、帐簿和其他会计资料。

－不作假帐、不提供虚假财务会计报告。

－严格审查有关发票，不得以“白条”入帐。

－积极配合海关稽查和工商税务部门的审计检查。

－严格执行报关行业服务收费标准。

－对会计、出纳行为承担相应的法律责任。

11．文件和印章的管理规定

委托书管理规定

11.1.1报关员必须在开始委托报关操作前，认真填写由中国报关协会监制的标准的、格式化的《代理报关委托书/委托报关协议》。

11.1.2企业签署的电子代理委托报关协议的，需要严格按照报关协会的要求操作和签署协议。

11.1.3签订《代理报关委托书/委托报关协议》,由进出口货物收发货人填写，并加盖单位行政公章和法人或被授权人签字。

报关企业由公司法人代表签印，加盖业务专用章后生效。

11.1.4委托方必须提供报关、报检单证（合同、发票、装箱单、产地证，质检书、配额、许可证，外汇核销单等）。

11.1.5《代理报关委托书/委托报关协议》必须注明报关货物的委托方、主要货物名称、HS编码、货物总价、进出口日期、提单号、贸易方式、原产地/货源地等诸要素，并注明双方所负的法律责任和义务。

11.1.6报关员负责对委托方提供的货物情况和单证的真实性、完整性进行“合理审查”。

委托项中必须单证相符、单货相符。

11.1.7根据《中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定》要求，《代理报关委托书/委托报关协议》作为代理报关时报关单的必备随附单证使用。

11.1.8《代理报关委托书/委托报关协议》签订后，双方依法承担相应的法律责任。

11.1.9《代理报关委托书/委托报关协议》签订后，按照报关单证登记、管理。

文件管理规定

11.2.1企业员工应增强保密意识，严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的各项规定。

11.2.2企业文件（包括上级党政机关下发的文件、公司文件、会议记录、归档后的各种报关单证、票据及其他重要资料——下同）由公司专人管理，并按规定期限保存。

11.2.3凡传阅的密级文件、材料，不得存放在无保密设施的办公室内。

11.2.4不得在无保密设施的场所阅读密级文件，不得携带密级文件、资料出差。

11.2.5凡定有密级的文件、材料、有关资料，未经政府保密部门批准，不得携带出境。

11.2.6涉及客户商业秘密的文件、有关资料，要严格为客户保密。

11.2.7凡定有密级的文件、材料，不得擅自复印。

确因工作需要复印，必须经上一级保密部门批准。

此复印件要按保密规定管理。

11.2.8凡复印内部材料须经总经理批准批准后，方可复印。

11.2.9违反上述规定并造成严重后果的，依法承担相应的法律责任。

报关单证管理规定

11.3.1为规范进出口报关单证管理，根据国家法律及海关有关规定，制定本操作规定。

11.3.2部门审单人员每月月底对无纸化报关单证上传扫描存档，严格按照海关总署2014年第92号公告进行操作。

11.3.3公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表及委托报关人提供的合同、发票、提单、报关单等与进出口业务有关的单证资料应真实、合法、齐全、有效。

11.3.4会计记录应按照有关法律的规定使用记帐本位币和文字，不得作假帐，不提供虚假财务会计报告。

11.3.5代理进出口货物报关时，在登记代理收入时应将进出口货物的报关单号以附件形式附在对应的记帐凭证后。

11.3.6有关进出口单证资料或复印件，未经批准不得携带出境。

11.3.7不按规定规范帐簿、单证管理造成偷漏国家税款的，以及存在设立帐外帐、伪造变造帐簿、单证等弄虚作假行为造成国家税款流失的，视情节轻重，依照国家有关法律规定处理。

11.3.8委托报关单位的进出口报关单、协议、合同、发票、保险单据、运输单据、进出口收付汇核销单、往来函电、许可证、批件、结汇单、手册复印件及其核销结案表、其他与进出口业务直接有关的单证资料应当自进出口货物放行之日起保存三年，保税进出口货物、减免税进出口货物应当自办结海关手续之日起保存三年。

11.3.9会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料，应建立档案，妥善保管。

会计档案建档、保管期限、销毁办法等应按《会计档案管理办法》的规定进行。

11.3.10部门对报关业务相关的单证资料建立档案，装订成册，分门别类，妥善保存在专门档案柜。

报关印章管理规定

11.4.1为了管好企业的印章，避免因错用、滥用公章可能发生的风险，以维护公司的信誉和合法权益，特制定有关印章的管理规定。

11.4.2公司印章（包括行政公章、业务专用章、报关专用章和财务专用章——下同）由专人负责保管,凡使用企业印章必须按规定履行审批手续.

11.4.3行政公章用于文件、信函、介绍信、证明等,一律需经公司领导批准，否则不予办理。

11.4.4业务专用章用于代理进出口合同、《报关委托书》及有关业务协议书.按公司的管理制度审批用章。

11.4.5报关专用章用于报关单,向海关报关使用

11.4.6凡空白发票、装箱单及空白委托报关单及其它空白信笺用章，应从严掌握，特殊情况需要用章，由总经理审批。

11.4.7财务用章,由财务部门用于支付货款或申请开出信用证,不能用于签订合同、协议.

11.4.8公章管理人员要坚持原则，不徇私情，履行职责，严格按公司管理制度用章。

11.4.9公章管理人员,凡不按审批手续私用和滥用公章者,将追究其责任。

12．投诉与改进

投诉处理

12.1.1建立客户对公司、报关员代理报关、服务质量等情况的投诉处理流程。

有效地处理来自客户和其他方面的投诉，给客户一个满意的处理结果。

12.1.2内外部客户的投诉，由报关主管直接负责处理。

12.1.3对客户的电话投诉，应主动、热情、耐心地询问清楚投诉内容，详细记录在《投诉意见记录表》（附件1）上。

并告之答复时间。

12.1.4部门主管负责对客户投诉的调查，并根据调查结果提出处理意见；经部门经理签署意见后，尽快答复客户。

12.1.5处理意见应填写在《投诉意见记录表》上，并按企业文件保存。

12.1.6客户的投诉，经调查核实，确因报关员的责任，并对客户造成损害，报关行在处理时，首先要果断采取措施，尽量挽回客户的损失和影响。

12.1.7如投诉方对投诉的处理有疑问或不满意时，应告知客户进一步向经理投诉。

12.1.8要尽快处理投诉，调查、处理时间原则上不超过一个星期。

总结与改进

12.2.1应建立、完善报关服务质量管理体系，掌握市场需求的变化，深入了解、分析、评价委托方的满意度和投诉反映，不断改进报关服务质量。

报关服务质量改进主要包括持续改进、纠正措施和预防措施。

12.2.2预防措施

－通过流程和岗位职责，消除潜在的报关服务质量不合格因素，防止发生报关服务质量不合格。

预防措施力度应与潜在问题的影响程度相适应。

12.2.3纠正措施

－确定报关服务质量不合格的原因；

－制定报关服务质量不合格的纠正措施及处理方式；

－确保落实执行纠正措施；

－部门经理检查纠正措施的执行效果。

12.2.4持续改进

－定期评审报关服务质量方针、目标

－定期召开报关服务质量管理体系评审会议，对体系的适宜性、充分性及有效性进行评审。

13.报关人员管理

报关员聘用及执业制度

13.1.1报关员执业应当遵守国家有关法律、行政法规、规章和海关的各项规定，遵守报关员职业道德和执业纪律，遵循执业规范，承担相应责任。

13.1.2报关企业聘用的报关员，应通过报关员资格全国统一考试，取得报关员资格证书。

聘用的报关员应与所在报关单位具有劳动合同关系或聘用合同关系。

13.1.3聘用的报关员，应品行端正、有志于从事报关工作、具有良好的团队合作精神及敬业精神。

13.1.4报关员执业应当从属一个报关单位，不得同时在两个或两个以上报关单位执业。

13.1.5报关员应当在所在报关单位授权范围内执业，不得非法代理他人报关，或者超出所属报关单位报关地域执业。

13.1.6报关员执业，应当履行报关员的权利、义务。

13.1.7报关员应当协助、配合海关落实对报关单位管理的具体措施。

13.1.8报关员应当不断提高自身业务素质和职业技能，参加海关或者海关授权组织举办的报关业务岗位考核、培训。

13.1.9报关员离职，应当主动配合所属报关单位按规定向海关办理注销等相关手续。

业务学习

13.2.1部门和报关员应当不断学习海关及对外贸易的法律、法规，学习报关业务知识，提高自身业务素质和职业技能。

13.2.2部门建立定期或不定期业务学习制度（至少每月一次学习活动）。

组织学习报关业务，开展职业道德教育方面的活动。

13.2.3公司应适时组织报关员进行报关业务综合分析，减少差错率，不断提高通关速度。

13.2.4公司组织的学习应以“集中学习为主，自学为辅”。

对学习的内容应适时考核。

13.2.5报关员应妥善安排工作，积极参加海关或者海关授权的组织举办的报关业务岗位考核、培训。

13.2.6公司对被海关累计扣分30分的报关员，组织报关业务专题分析，促使企业从业人员吸取教训，提高报关服务质量。

13.2.7报关行应响应行业号召加强同别的报关企业联系，相互学习。

13.2.8部门经理对报关员的业务学习情况、内容、笔记，应不定期检查，并作为考核报关的内容。

13.2.9报关员外出考察、学习结束，要以书面形式汇报学习情况

考核、奖惩制度

13.3.1公司报关员实行奖惩制度。

13.3.2公司对所聘用的报关员按月、季及年度进行考核。

13.3.3考核范围：

包括服务态度、服务质量、报关差错、违规等报关行为。

13.3.4部门经理经对报关员月、季及年度考核后，评出优秀员工

13.3.5公司对评出“优秀员工”应视企业情况给予一定的奖励。

13.3.6公司对报关行为中出现的差错，违规，应要求写出书面检讨、并给予警告、扣发奖金等处罚。

在从事报关业务活动中违反相关海关法律法规，为公司造成重大经济损失和恶劣影响的，一律作解聘处理，构成犯罪的，公司将积极配合各相关部门依法将其移交司法机关。

13.3.7公司对被海关累计扣分30分的报关员，应指令其写出分析材料、并给予警告。

报关员违规处理制度

13.4.1为了提高报关服务质量，更好的规范报关员的报关行为，促进报关工作顺利开展，公司建立“报关员违规处理制度”。

13.4.2报关员的报关行为中有违反有关法律法规规定的行为、违反公司和部门有关工作规章制度的行为视为违规。

13.4.3公司落实专人负责，从上至下由部门经理－报关主管－报关人员对企业报关员的日常报关行为进行监督管理。

13.4.4根据日常工作中发现的、客户投诉举报的、海关等联检单位移交的或其他途径获得的线索，认为报关员有违规行为发生的，应认真调查处理。