出差外派工作管理制度.docx

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出差外派工作管理制度

出差外派工作管理制度

出差与外派工作管理制度

一、出差管理

（一）适用范围

适用于总公司、各分公司员工因公出差人员。

（二）出差定义

1.因处理公务或参加培训须离开工作所在地一日（含）以上，视为出差。

出差可分为国内出差及国外出差两种。

2.国内出差分为：

1）短途出差：

因公赴工作所在地近邻，时间在1日内返回的出差。

2）短期出差：

因公赴国内地区，时间在3日内的出差。

3）长期出差：

因公赴国内地区，时间在15日以内的出差。

3.国外出差需要提前一个月单独申报，一律由董事长进行个别审批。

（三）出差管理要求

1.出差要有预见性，要进行有计划的安排，且经过审核工作的流程。

员工出差前，应提前填写《出差申请单》。

出差期限由直接主管视工作需要，事先予以核定。

2.出差需预支差旅费者，应在《出差申请单》上填写差旅费用概算。

并向财务部门办理预支手续。

未提前办理出差审批手续者，财务部可拒绝为其办理差旅费预支手续。

3.未经批准的出差人员，不予报销差旅费，按旷工处理。

4.出差人员应及时认真完成公司安排的出差任务，遇到问题应主动与公司以电话、传真、电子邮件等方式联系。

5.出差途中因患病、遇不可抗力或工作实际，需要延长出差时间、临时变更出差目的地时，必须向直接领导报告，经批准后方可执行，并及时将结果告知办公室备案。

6.员工应于出差返回公司后的五个工作日内填写《差旅费报销单》，并至办公室领回《出差申请单》作为销差报销的附件，根据财务报销流程进行报销或结清差旅暂借款。

7.逾期不办理销差手续以及不补全出差单据者，财务部有权对员工进行催告，催告后七个工作日仍未补正，可先自员工个人薪资中扣除预支款，该次出差费用可不予报销。

8.出差人员有对其出差工作做详细报告的责任，且出差期间不得从事与工作无关的商业行为。

9.出差人员有对支出费用索取凭证（指有效发票等票据）的义务。

（四）出差审核

1.一般员工出差由直接部门负责人核准，报总经理核准。

2.部门负责人出差一律由总经理核准，报董事长备案。

（五）交通工具标准及报销规定

1.出差的交通工具：

短途（8小时以内）以利用火车、汽车为原则，长途（8小时以上）公司允许乘坐飞机；特殊情况需经总经理批准。

2.以火车为交通工具的，原则上以硬座（动车、高铁为二等座）为标准；若需在车上过夜的，可选择硬卧。

特殊情况需超标的，应向总经理请示，未经批准的超标部分由个人自理。

3.以飞机为交通工具的，报销标准为经济舱。

特殊情况需超标的，应向总经理请示，未经批准的超标部分由个人自理。

4.乘坐长途汽车的实报实销。

5.搭乘公司交通工具者，不予报销交通费。

6.订票费、建设费、燃油附加等附加费用实报实销。

因公或特殊原因发生的退票费由公司承担，因个人原因造成退票的，损失由个人承担。

（六）出差生活补助、住宿、市内交通费用标准及报销规定

1.员工出差的住宿费、生活补助、市内交通费每人每天按公司规定的标准执行，详见《出差/外派标准一览表》。

2.出差期间住宿标准与生活补助标准可根据实际情况统筹使用，报销总额不得超过标准总额。

3.2人以上人员至同一地点出差的，原则上同性别2人同住一间。

同住的住宿报销标准为一人报销标准，不可多人重复报销。

4.在任何情况下，宾馆客房内的收费项目均不得报销。

5.短途（当天往返）出差人员，除按实报销往返、市内交通费外，不再享受出差补贴标准。

6.在出差过程中产生市内交通费的，在填制《差旅费报销单》时，需要提供真实有效的交通发票，并且在发票背面注明往返地点和事由。

7.遇特殊情况，经办人须报部门主管、副总经理，经总经理同意后方可执行。

（七）出差费用的审核流程

1.员工在办理完出差审批手续后，须将《出差申请表》交至综合办公室，作为考勤依据。

如因不及时提交而引起的考勤缺失，则由员工本人承担。

2.员工在报销出差相关费用时，应先凭《出差申请表》、《差旅费报销单》、有效票据至综合办公室，由综合办公室负责根据《出差管理制度》进行费用审核、签字。

3.员工凭经过审核的《差旅费报销单》按照公司财务报销流程，履行报销手续。

财务部出纳对《差旅费报销单》的程序性、票据真伪进行复核,无误后方可报销相关费用。

如发现报销员工的手续不完备，可以要求其完成手续再行报销。

4.差旅费据实填报核发，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。

（八）出差期间，如双休日或法定节假日，员工滞留常驻地以外地区，不视为加班。

二、外派管理

（一）适用范围

适用于总公司、各分公司员工因工作需要派驻在外地从事日常工作的人员。

（二）外派分类

按照时间长短，可以分为长期外派、短期外派。

长期外派：

因工作需要，到外地门店工作一个月以上者；

短期外派：

因工作需要，到外地门店工作不超过一个月者。

（三）外派管理要求

1.全面完成公司交办的外派任务和工作指标； 

2.维护公司总部的整体利益和公司形象；  

3.严格遵守外派协议规定的各项要求；  

4.遵守职业道德，保守公司机密； 

5.不能以公司的名义开展任何与完成约定的工作任务无关的业务、活动或者从事违法犯罪活动。

（四）外派人员福利待遇和报销规定

1.外派人员的基本工资和福利待遇按原所在岗位执行；

2.外派人员的交通报销标准按出差相关标准报销；

3.外派人员住宿优先考虑在工作地址周边租房，但须向直接部门负责人报批，并经总经理核准；

4.如因工作周期短或无法在周边租到房屋，则按出差标准住宿；

5.外派人员生活补助参照《出差/外派标准一览表》。

（五）外派审核

1.一般员工外派由直接部门负责人批准，报总经理核准。

2.部门负责人出差一律由总经理核准，报董事长备案。

（六）交通工具标准及报销规定

外派的交通工具标准及报销规定同“出差”标准

（七）外派费用的审核流程

外派费用的审核流程同“出差”标准

（八）外派工作期间，如双休日或法定节假日，员工滞留常驻地以外地区，不视为加班。

三、出差、外派的工作报告

1.出差期间应严格遵守公司各项管理规定，每天应以出差日志的形式通过邮件向直接领导汇报工作进展情况和遇到的问题，并抄送总经理和董事长。

2.出差人员应于返回二天内向直接领导提交出差总结报告（包括行程、工作及费用支出情况等内容），并抄送总经理和董事长。

《出差总结报告》格式参见附表2。

3.外派工作人员，应以工作周报的形式通过邮件向直接领导汇报每周工作进展情况和遇到的问题，并抄送总经理和董事长。

4.出差和外派工作期间涉及向公司客户赠送礼品的，需要在出差前办理礼品领用登记，并在出差结束后提交出差总结报告的同时另附表，罗列礼品使用明细（包括时间、送礼对象、礼品名称、数量等要素）。

四、责任处理

有以下行为出差、外派费用不予报销，且情节严重者处予通报批评：

1.未执行出差审批流程；

2.未执行《出差申请表》中的行程、路线、时间的出差计划，且更改行程、变更路线时未呈报直接领导、未经直接领导批准。

3.未及时汇报工作，导致延误工作任务，甚至无法完成任务的。

4.未按时呈报出差日志、出差总结报告、外派工作周报的，给予警告，并罚款100元。

五、附则

1.本制度为综合办公室起草，经公司领导核定、批准后发布施行，综合办公室负有解释权，修改时亦同。

2.本制度如有未尽事宜由综合办公室负责修订。

综合办公室

2013年9月17日

附表1

公司员工出差申请表

填表日期：

年月日

姓名

部门

职务

随行

人员姓名

预计

出差日期

自年月日时起至年月日时止

（共计：

天）

出差

事由

行程

计划

暂支

差旅费

万仟佰拾元整（￥：

元）

暂支差旅费需经财务借款流程

往返拟乘交通工具

□飞机□火车□汽车□轮船□其他

是否需要订购车票：

□是□否

部门主管/负责人

分管副总

综合

办公室

财务部

总经理

董事长

返回销假

年月日时（由考勤人员填写）

★请交综合办公室存档，出差人员应于出差前填写《出差申请表》，办理出差登记手续和工作交接手续，凡过期或未填写出差申请表者视为旷工处理，不予报销出差费用，特殊情况须报董事长审批。

附表2

出差/外派标准一览表

职级

报销标准

经理级以上

（含经理级）

经理级以下

住宿标准

（出差）

一级城市

300元/天

300元/天

二级城市

200元/天

200元/天

生活补助标准

（出差、外派）

150元/天

100元/天

往返及出差地交通费

实报

实报

●一级城市：

北京、上海、广州、深圳；二级城市：

除一级以外其他城市。

●2人同行住宿费用按1人报销。

附表3

出差总结报告

出差地点

××××××

出差时间

×月×日~×月×日

出差人员

×××、×××……

出差目的

1.×××××××××

2.×××××××××

3.×××××××××

……

出差时间安排

×月×日，××××××××××××；

×月×日，××××××××××××；

……

完成情况

1.×××××××××

2.×××××××××

3.×××××××××

……

费用管理

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

工作总结

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

出差报告人：

×××

日期：

×月×日