Excel的基本概念.docx
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Excel的基本概念
Excel的基本概念
1、工作簿
在Excel中创建的文件就叫工作簿，工作簿是由一个或多个独立的工作表组成，工作表最多可有255个。
新建的工作簿，系统自动取名为“BOOK1”,其扩展名为.xls。
当启动EXCEL时，系统就自动打开了工作簿，同时也打开了工作表。
2、工作表
工作表就是常说的电子表格，当新建一个工作簿时系统默认3个工作表：
sheet1、sheet2、sheet3。
工作表是由许多横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列，网格称为单元格，一个工作表最多有65536行和256列。
3、行号
工作表由65536行组成，每行用一个数字标示。
单击行号可选取整行单元格。
若用鼠标右键单击行号，则出现相应的快捷键，可对该行进行相应的设置及编辑。
（台账模板中存在的问题）
4、列标
工作表由256列组成，每列分别用字母A、B…AA、BB…来表示，单击列标可选取整列单元格。
若用鼠标右键单击列标，则出现相应的快捷键，可对该行进行相应的设置及编辑。
5、单元格
单元格是工作表的最小单位，由它所在的行号和列标所确定的坐标来标示和引用，在标示或引用单元格时，列标在前，行号在后，如A1表示该单元格在第A列的第一行。
6、公式
公式是对工作表数据进行运算的表达式，可以进行数学运算、比较工作表数据或合并文本等。
在公式中可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿的不同工作表的单元格、或不同工作簿的工作表的单元格。
输入公式时，公式前面要有“＝”号。
技巧：
1、插入、删除工作表、输入数据
2、F4的妙用
插入行列、单元格及转置、行列调整
选定表格需要互换的区域，选择性粘贴，选择“转置”，即可完成横竖互换。
3、三板斧：
1）、快速输入日期、数据（分数）：
2）、输入身份证号码
3）、特殊字符的输入（利用小键盘）alt＋41420；alt＋41409；alt＋178；alt＋179
4、打印
快速选定打印区域、设置打印
A、范围的选定：
光标停留在需要打印范围的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要调整则用Shift+↓/→来增加没有文字区域的行或列。
B、将该范围定义为打印区域：
连续按ALT+F，T，S。
（免用鼠标）
C、设置打印页数和自动调整比例：
打印预览，设置、页面设置、设置为1页宽？
页高。
页边距，水平居中。
D、将表头设置为每页打印：
Alt+F，U，工作表，顶端标题行选表头的行标识。
E、宽度超宽的Excel文档的打印设置，可能遇到需将左边两列设置为固定格式的情况，可以在页面设置中将顶端行和左边列同时设定，将文档定义为多页宽，一页高，就可以打印出漂亮的宽文档了。
F、打印不连续区域：
利用照相机完成
5、查找与替换
1）模糊查找与精确查找
2）高级查找与替换
3）批量删除换行符
强制换行：
光标放到编辑栏，按ALT+ENTER;
删除强制换行符：
ALT+10（小键盘），替换为空
6、引用
相对引用、绝对引用、混合引用
7、常用函数sum，sumif、average，rank，if，vlookup
1）sum函数
是一个求和函数，可以对一个区域、一列，一行进行求和，如SUM（A2:
B8）,SUM（A2:
A8），SUM（A2:
G2）也可以与其它函数组合起来用，如SUM（LARGE（A2:
A8，{1,2,3,4}））即对A2:
A8中最大的4个数求和；
注意事项：
如果数据区域中有文本型字段，sum函数不能对文本进行求和，必须将文本转换为数值才可以用函数，实践中有人遇到用＋号连加得到的结果与用sum函数求和结果不一致的情况就是因为数据区域有文本型单元格造成。
使用技巧：
如果要对A2:
A8进行求和，鼠标停留在A9单元格，按ALT+＝可以快速录入求和函数；将A2:
A8区域选定或者将A2:
A9区域选定按ALT+=快捷键也可以实现；直接按工具栏的∑当然也是一种快捷方式。
2）average求平均值函数
函数功能：
返回参数的平均值（算术平均值）
选定区域可以是用逗号隔开的30个以内的数值，也可以是一个数据区域
注意：
如果数组或引用参数包含文本、逻辑值或空白单元格，则这些值将被忽略；但包含零值的单元格将计算在内
3）rank排序函数
函数功能：
返回一个数字/单元格数值在多个数据中或者数字列表中的排位。
数字/单元格数值的排位是该数字在多个数据或者数字列表中排名（次序）。
使用及技巧：
RANK（number，ref，order），number也可以是活动单元格，如将b2：
b40的数据进行排名，则公式为“＝rank（b2，$b$2:
$b$40，0）”如果是升序排列则“＝rank（b2，$b$2:
$b$40）”也是一样的效果。
如果order为0（零）或省略，MicrosoftExcel对数字的排位是基于ref为按照降序排列的列表。
如果order不为零，MicrosoftExcel对数字的排位是基于ref为按照升序排列的列表。
*技巧：
快速将选定区域转换为绝对引用，选定b2:
b40区域，按F4键，可变为绝对引用，每多按一次会有不同，别忘了ctrl+向下键一起使用哟。
4）if函数
执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。
可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。
语法：
IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）
5）VLOOKUP函数
VLOOKUP（查找值，数据表，列序号，匹配条件），在表格数组的首列查找指定列的值，并由此返回表格数组满足行条件的指定列的值。
（非常不好描述，即使看不懂也没关系）。
假设有一张成绩表，第一列为学号，第二列为姓名，第三列之后为各科成绩，第二行开始有学生的成绩信息，信息区域为A2:
A9我需要找出指定学号（放置在一个新工作表的A2:
A10）的几个人的数学成绩（假设在第3列）
在新工作薄b2录入“＝vlookup（A2,成绩表$A$2:
$A$9,3,0）”,假设A2学号为S008，函数会将成绩表里的S008找到并将第3列的数学成绩返回
6）count、countif、counta、subtotal函数
Count函数用来统计包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数，COUNT（value1,value2,...），Value1,value2,... 为包含或引用各种类型数据的参数（1到30个），但只有数字类型的数据才被计算。
Countif函数用来统计计算区域中满足给定条件的单元格的个数，COUNTIF（range,criteria）
Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。
Counta函数返回参数列表中非空值的单元格个数。
利用函数COUNTA可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。
COUNTA（value1,value2,...），Value1,value2,... 为所要计算的值，参数个数为1到30个。
在这种情况下，参数值可以是任何类型，它们可以包括空字符（""），但不包括空白单元格。
如果参数是数组或单元格引用，则数组或引用中的空白单元格将被忽略。
如果不需要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数COUNT
Subtotal函数，SUBTOTAL（function_num,ref1,ref2,...），Function_num 为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字，指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。
Function_num
（包含隐藏值）
Function_num
（忽略隐藏值）
函数
1
101
AVERAGE
2
102
COUNT
3
103
COUNTA
4
104
MAX
5
105
MIN
6
106
PRODUCT
7
107
STDEV
8
108
STDEVP
9
109
SUM
10
110
VAR
11
111
VARP
Ref1,ref2, 为要进行分类汇总计算的1到29个区域或引用。
其他
1、双击的妙用
A、对某一选定的单元格，依次双击该单元格的四个边（上下左右），可以迅速转到有连续数据的顶部、底部、最左和最右。
等同功能健为：
Ctrl+↑↓←→。
B、输出的数据一般情况都会有单元格宽度不够的情况。
要快速使所有的列数据都能完整地显示，可以做以下操作：
选定需要调整的列，比如选定A列到G列，在已选定区域的任意一列的右边沿双击。
C、公式纵向填充：
如F2=D2*E2，需要将公式从F2填充到F20，在F2单元格输入公式后，选定该单元格，鼠标指针停在该单元格的右下角时指针显示为一个小的十字，双击！
等同功能的操作有：
选定F2：
F20，在F2输入公式后按Ctrl+Enter，则公式往下填充（在F2：
F20区间的任意一格输入公式，都一样可以实现填充）。
另一等同功能健为：
选定F2：
F20，在F2输入公式后如果不小心敲了Enter，光标停留在F3，此时用Ctrl+Enter不能实现向下填充，此时按Ctrl+D一样可以实现公式快速填充。
D、不用双击：
如果需要改一个单元格的数据，一般情况都会双击该单元格转入编辑状态，或者将鼠标直接放在编辑栏的单元格内容处后修改。
快捷健为F2，停留在需要修改的单元格，按F2后直接可以转入编辑状态。
2、巧妙将数字转换成为货币大写
假设F5单元格数值为18.21，按照以下步骤可以成功将它转化为货币金额大写
在单元格E6输入公式"=int（F5）"
设置单元格E6,在“数字”下选择“特殊”－“中文大写数字”
设置单元格E6,在“数字”下选择“自定义”－[DBNum2][$-804]G/通用格式，在后加“圆”，即：
[DBNum2][$-804]G/通用格式圆，上方显示“壹拾捌圆”
在F6单元格录入“＝（F5-E6）*100”,得到值21，
设置单元格F6,第一步设置同E6,
设置单元格F6,在“数字”下选择“自定义”－修改为：
[DBNum2][$-804]0角0分，上方显示贰角壹分。
3、打开文件提示的日期为当天（时间）
在单元格录入“＝today（）”则显示为当天的日期，在单元格录入“＝now（）”则显示当天的日期和时间
4、ROUND四舍五入与以显示值为准的用法（排除计算出现的误差）
问题：
用EXCEL制作的工资表和其它一些表格往往会涉及到公式计算的结果，由于计算的结果一般显示为两位小数，而将单个数据相加与合计数相差1-2分。
对策1：
凡是涉及公式计算的数据，用round函数将其四舍五入，如函数“＝round（A2*B2,2）”就是将A2*B2的结果保留两位小数。
对策2：
将工作表设定为以显示值为准（即数据后面的小数位没有显示的系统默认为零）。
ALT+T（工具）－O（选项）－重新计算－工作薄选项－以显示值为准/以显示精度为准（高级版本excel的术语）
*建议使用round函数。
5、CTRL相关的快捷键用法一二
用法1：
将上方公式的值复制成为数值：
CTRL+SHIFT+”（双引号）
用法2：
将显示公式切换为显示数值CTRL+’（单引号）
6、快速选定有连续文字区域用ctrl+shift+空格
当遇到需要打印一个很大的工作表时候，用鼠标选定有文字区域不是很方便，改用快捷键。
7、不统计隐藏单元格的方法
如果是人工隐藏的话，且是2000版以上的可以用=SUBTOTAL（103,A:
A），2000版及以下的只能用VBA。
如果是自动筛选隐藏的，可以用=SUBTOTAL（3,A:
A） 。
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