行政前台规章制度.docx

行政前台规章制度.docx

《行政前台规章制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政前台规章制度.docx（18页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

行政前台规章制度

北京国明通科技有限责任企业

前

台

及

行

政

部

规

章

制

度

序言3

一、前台人员的衣着及有关仪表要求4

二、环境卫生、办公设备的保持和检查4

三、办公用品的进出库管理4

四、平时企业订水以及统计5

五、快件、包裹、邮件、信函的收发5

六、平时的打印、复印以及有关设备的使用管理6

七、招待访客7

八、率领客人8

九、客人走开企业8

十、对内招待9

十一、电话的接听和记录9

十二、行政后勤人员出门登记10

十三、考勤统计11

十四、编写企业内部规章制度等11

十五、上司领导暂时安排的其余工作11

序言

前台是一个企业的脸面和名片。

所以，前台工作的专业、规范与适量与否，

对塑造单位形象有着特别重要的作用。

一、前台人员的衣着及有关仪表要求

1、前台人员须每日着淡妆上班。

2、头发洁净整齐，不油腻不蓬首垢面，烫染夸张的头发须扎幸亏脑后。

3、上班时期注意着装、服饰正规、整齐、完满、无污渍，扣子齐备不漏扣。

4、坐姿不得倾斜、懒散，应保持优秀的精神状态。

5、不可以佩带过多的金饰，金饰应和着装互相配合。

二、环境卫生、办公设备的保持和检查

1、每日清晨9:

00打扫前台周边卫生，整理前台物件，保持前台环境清爽整齐、

物件摆放齐整；

2、每日上午巡视公共地区的绿化状况，保证舒坦优秀的工作气氛，若有问题及

时更新；

3、每个月增补购置后勤保障用品及办公用品（卫生纸、纸杯、洁净用品、硒鼓、

墨盒、办公用品等），保障企业后勤装备；

4、每个月缴费水、电、企业座机花费，并在每个月月尾为企业职工缴纳次月挪动话

费。

5、下午下班前对办公区的巡视，查察门窗、饮水机电源、电脑电源等封闭状况。

三、办公用品的进出库管理

1、填写办公用品领用表。

2、到综合部文件柜中领取对应要领取的物件，查对表格的信息。

3、让领取人确认物件，署名。

4、月尾实时汇总，下月一号汇总达成。

四、平时企业订水以及统计

1、每次订水一般状况一次性定2—4桶，在水只剩一桶的时候实时给水站打电

话送水；

2、每次定完水后把对应的水票张数查对正确后交给水站送水人员。

3、简历表格题目—年—月订水统计表，内容包含，序号，订水时间，订水日期，

订水数目，品名，实时备档。

4、月尾实时汇总，下月一号汇总达成。

五、快件、包裹、邮件、信函的收发

（一）收快递

1、所有快递所有不同意进入工作地区，所有由前台签收。

2、准时发放，能够再正午和下午下班前一致发放，（紧迫文件除外）。

（二）发快递

1、所有的快递一致由前台与快递企业联系

2、需要供应给所需发快递职工的资料有，快递单。

快递信封。

3、职工会把整理好的文件物件包装好放到前台。

4、联系快递企业过来取件。

5、假如是个人物件，请让职工个人供应快递花费，如是企业文件由企业供应花费。

6、实时做好收发快件的登记工作。

（三）邮件信函的收发

1、纸质文件的收发

（1）前台收/发文件应实时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文

件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；

（2）前台向收/发件单位确立所收/发文件需转交对象，并要求收发件人署名；

（3）发件时要实时通知对方，如需给对方送去，应确立好送件时间、地址，并填写《文件外送单》由收件人署名后返回企业交档案管理员归档。

（4）前台依据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐备及达到；

（5）将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。

2、电子文件的收发

（1）前台需咨询所收/发文件的有关内容,文件名称，需转交对象等；

（2）在电脑上成立新文件夹，如：

“年代日_收发文件”；

（3）实时将文件转传给有关项目负责人，并确认对方收到；

（4）当日工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员；

六、平时的打印、复印以及有关设备的使用管理

1、每日清晨上班时间准时开启而且检查打印机、复印机，并实时增补所需的纸

张；

2、负责企业平时的打印、复印。

打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、

图纸使用白纸；企业内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”；

3、打印机、复印机或其余设备出现故障时，实时联系办公设备保护人员进行检

查维修；并填写《设备报修记录表》；

4、实时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

5、不得擅自打印、复印与工作没关的文件、图纸，特别状况下应见告行政主管。

节俭资源，珍爱纸张；

七、招待访客

1、访客进门时起身迎接，应当表示出热忱友善和愿意供应服务的态度。

面素来

访者点头浅笑致谢：

“您好，请问您找哪一位？

、请问您是哪家企业？

、请问贵

姓？

”假如正在打字应立刻停止，即便是在打电话也要对来客点头表示；

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和企图。

知道找谁后，请来访者

稍等，立刻帮其联系。

假如要找的人正在忙，能够请来访者稍等或引领来访者到

洽商室或会议室等待，用规范的仪态（手势引导或起身带位）引领来访者入坐，

并倒水给客人。

假如等的时间很长，要关照一下来访者并向其说明，而后再素来

访者要找的有关人员说明状况。

若来访者未预定或是首次拜见，不得将企业领导

的各样联系方式任意告诉素昧生平的人，若有事宜，尽量采用转告方式；

3、假如来访者知道找谁，但未预定来访时，不要直接回答要找的人在或不在，

而要告诉对方：

让我看看他能否在，要打电话给有关同事或领导。

XX单位XX

来访，不知道能否是方便招待，处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体办理，

即便是要找的同事或领导亲身接，都能够当成是其余人接的电话，再咨询。

这样

在来访者听来，即便电话那头没有答应招待，也不是他要找的人直接拒绝的，为

下一步的办理留下了余地。

同时委婉的咨询对方来意，假如对方没有通告姓名则

一定文明，尽量从客人的回答中充足判断可否让他与同事见面，假如客人要找的

是企业领导更应当慎重办理；

4、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户

来访登记簿》

上登记，实时通知有关人员做答复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访

登记簿》上注明；实时转告有关部门来访者的联系方式以及事由，并保证实时回

复；

5、每个月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。

八、率领客人

率领客人抵达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿势

1、方向引导方法：

招待人员在客人二三步以前与客人大概呈130度的角度，配

合步伐步伐与客人一致，让客人走在内侧。

2、会客室里引导方法：

当客人走入会客室，招待人员用手指示，请客人坐下，

等客人坐下后，行点头礼后走开。

假如客人错坐下座，应请客人改坐上座（往常

凑近门的一方为下座）

九、客人走开企业

客人走开后，应立刻将客人使用过的一次性杯子整理好，将洽商室或会议室桌椅

整理好，以便招待下一批客人。

十、对内招待

1、清晨上班主动向同事问好，下班时也主动向同事辞别。

2、有客人来访时，也要注意企业接洽人员的招待问题，比方供应茶水等。

3、前台要随时保拥有人在地点上，如遇暂时有事要走开，需主动交其余同事帮

忙接电话或招待来访客人。

4、每日检查前台桌面洁净，设备的保护和洁净整齐。

十一、电话的接听和记录

1、接听电话应热忱，使用一般话和礼貌用语。

声音要适量，并最后保持轻松愉

悦的腔调，不得在电话中和来电者耍性情、使性子甚至说粗口。

应调整好表情，

使用礼貌用语如“感谢您”“请问有什么能够帮您吗？

”“不用谢”在等电。

话响铃的第

二声和第三声的时候接起电话。

第一要说“您好，北京国明通科技有限责任企业

或简称北京国明通”要勤说“请问、请稍等”之类的谦词。

假如因故迟接，要素来电

者说“对不起，让您久等了”；

2、转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并立刻转接过去。

对方假如要求转接领

导，又知道领导的姓名，就要礼貌的咨询：

对方的姓名、单位。

假如是做广告的

或变相做广告之类的电话，应用礼貌的借口挂掉电话，或转接到有关部门；

3、在打电话和接电话过程中都应切记让客户先收线。

由于一旦先挂上电话，对

方必定会听到“嗒嗒”的声音，这会让客户感觉很不舒畅。

所以，在电话立刻结束

时，应礼貌的请客户先收线，这时再挂电话；

4、在与客户进行电话交流过程中需要做必需的文字记录，电话接听完成以前，

不要忘掉复诵一遍来电的重点，防备记录错误或许误差而带来的误解，使整个工

作的效率更高。

比如，应当见面对时间、地址、联系电话、地区号码等各方面的

信息进行核查校队，尽可能的防止错误发生；

5、对方所要找的人不在时，应咨询对方能否希望留言或留下回电号码并做记录，

切忌立刻挂断电话；

6、没有接听到的电话应依据来电显示实时回拨，第一道歉，再咨询方才来电的

目的；

7、将需要转达的内容及来电人的基本信息实时记录在《电话记录》上；

8、每个月将《电话记录》交由行政管理部档案管理员归档。

十二、行政后勤人员出门登记（前台提示敦促）

1、将文件筐中的暂时出门登记表放在前台打卡机旁边。

2、职工填写出门登记表时检查所填信息，填写的信息能否正确，不对的要对其

进行指导和更正。

3、行政后勤人员在出门前请填写《出门人员登记表》上登记出发时间、目的地、

知情人、事由等；

4、回到企业在《出门人员登记表》上登记回来时间以及做事状况；

5、特别状况，出门前未登记，需回企业后实时补登；

6、前台人员负责提示并敦促其余职工，并于每个月30/31日将出门状况汇总，与

考勤统计查对。

十三、考勤统计

1、熟习门禁考勤系统的管理，依据企业人员状况实时增添或改正考勤人员信息；

2、每个月30/31日将门禁考勤统计数据备份，并综合出门登记以及人员告假状况

统计考勤，署名后交上司领导审查署名；

3、行政部将考勤交由财务部作为薪资表的根本依照，财务达成薪资表后一同交

由总经理查阅；

十四、编写企业内部规章制度等

1、辅助拟订企业的各项规章制度和保护工作次序；

2、采集企业内部信息及情报，按期报告。

3、检查和审查部门工作计划及总结，掌握企业主要活动状况，并按期报告。

十五、上司领导暂时安排的其余工作