施工项目信息文档管理与控制.docx
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施工项目信息文档管理与控制
项目信息、文档管理与控制
根据招标文件我们编制了项LI信息、文档管理方案，建立了信息编码系统、确定了信息管理流程。
明确了项口文档编码规则，实现对文档处理、控制、保管和存档有效管理，确保项目文档的完整性和规范性。
联合体根据以往EPC项U信息、文档管理经验，结合本标段工程特点，建立工程建设信息系统，达到与业主、调控中心单位良好的信息沟通协调。
1项目信息管理
信息管理界面一览表
控制项目或活动
EPC项目部项目总工程师
监理
项目部
项目经理部
1
信息管理系统建设
参加
参加
参加
组织
2
建立信息编码系统
参加
编制
审批
—
3
确定信息管理流程
参加
编制
审批
—
4
信息数据采集和收集
编制
审査
审批
备案
5
信息数据的分析整理
编制
■fur
审批
备案
6
沟通管理
参加
参加
组织
参加
信息管理系统
（1）信息管理系统工作内容
信息管理系统包括项U各方面工作管理的信息系统和竣丄数据采集系统，其工作一般包含以下内容：
1）施工计划的编制和上报以及执行情况的监控；
2）对工区的监督检查工作信息收集及对各工区不符合工程的整改情况监控；
3）工程质量管理计划的编制及执行情况的信息收集；
4）项目质量、HSE工作各种报表的审核工作；
5）外协工作计划的编制以及外协工作报表的编制及收集、上报；
6）采办工作各种信息的收集、整理、录入及上报。
7）设计工作各种信息（设计资料、图纸）的收集、整理、录入及上报。
8）竣工资料信息数据的采集、录入及整理上报，督促各工区按要求上报。
9）工程竣工资料的编制、整理、录入及上报。
）信息系统组织机构及岗位设置、岗位职责2（.
为保证西气东输三线管道东段隧道工程EPC总承包第2标段的信息化建设的顺利,保证工程设计资料、图纸的录入和竣工管道数据采集、整理、汇总和准确、及时上报，保证项L1其他各项管理工作信息的及时收集和整理，EPC项口部山工程管理部兼管丄程建设管理信息系统建设的组织协调工作，在EPC项LI部工程管理部设信息采集工程师，负责工程建设系统工作的具体实施，负责信息系统的日常监管和维护、数据收集、整理及对其它各管理系统进行技术支持。
信息文控部设文
控管理工程师进行项LI部文件往来的收发、保存等工作。
信息釆集工程师文控管理工程师
工区数据采集员信息录入员
设计系统信息员员施工系统信息员采办系统信息员
工区信息录入员
设计各专业信息录入员
各中转站信息录入员
工区采办信息录入员
2）EPC项□部信息管理系统岗位设置
1
单位
岗位设置
人数
备注
1
项目部决策层
项目技术负责人（兼管）
1
负资组织协调工作
2
工程管理部
工程管理部经理
1
具体信息的管理工作
3
信息采集工程师
1
负责信息管理系统的建立和维护
4
信息文控部
信息文控部经理
1
负责文件信息的管理与控制
5
文控管理工程师
1
负责文件信息的管理
6
设计系统
设计部经理
1
负责设计工作的信息管理
7
信息文控员
1
负责设计信息收集、整理及录入及上报工作
8
各专业信息录入员
1
收息的信的业专各计设责负集、整理和录入
9
采办系统
采办部经理
1
负责采办信息管理工作
10
信息文控员（兼）
1
负贵采办信息的收集、录入及整理、上报工作
11
中转站信息录入员
1
负贵中转站信息的收集、录入及整理、上报工作
12
工区采办信息录入员
1
负贵工区的采办信息的录入、上报
13
施工系统
工程管理部、控制部、部、综合HSE质量部、管理部、外协部等部门.
6
负责分管系统的信息管理工作
序号资料类别资料名称资料形式
格式
PDF及WORD评估
单位
岗位设置
人数
备注
程测量成果格式线路走向图（横版）格式TIF格式伴行路走向图
（横版）TIFWORDPDF格式及设计资料初步设计说明书及施工图设计技术总说明PDF格式WORD其他设计资料WORDPDF格式及
经理
14
信息文控员（兼职）
2
各部室相关人员兼职。
负贾各自系统的信息收集及录入工作
15
各工区信息录入员
1
负贵工区施工信息的录入工作
16
工区数据采集员
11
负责施工区的数据采集工作
总计
32
3）信息管理系统各部门人员岗位职责
乳项目技术负责人（兼管）
1负责项LI信息管理系统建立和维护所需资源以及相关组织协调匸作；
2负责项目信息与沟通计划的审批及最终结果的审批；
3负责协调项U实施过程中IT系统建设的事宜，批准项L1部讣算机管理规定。
b.工程管理部经理
1负责组织信息管理系统的建立和维护；
2负责组织编制项LI信息沟通讣划并进行监督检查。
c•信息文控部经理
1负责项U部内外信息的处理及客户投诉；
2负责项H信息的对外联系和协调。
d信息采隼1程师
1遏话谥山信息系统的建立、运行及日常维护，实施和管理项LI的IT系统；
2根据项目需要，编制满足相关方所需的IT文件；
3建立维护信息平台的权限及用户系统，保证项U部与管道局及项U参建各方的信息畅通。
4负责建立项H部管理文件、图纸、会议记录、传真、电子邮件等信息的检索系统；
5负责指导项目成员保证项目信息在传递过程中的安全性；
配合有关部门⑥负责项U结束时整理项U电子文档并按有关规定进行备份，进行项目电子文档的归档。
⑦负责竣丄数据采集系统的运行维护和管理工作。
e.文控管理工程师
1负责项U部与业主、监理及当地政府部门的文件传送及接收、处理和分发管理工作，负责项目部内部的文件发放及接收工作；
2负责会议纪要的记录、整理和追踪，对项H部接收的传真、文件、电子邮件统一管理、归档。
3负责在项目部建立严格的文件控制制度，规范收发文程序。
4针对隧道建设的实际情况和具体工序建立工程管理的报表系统，包括匸程日报、周报、月报，实现自下而上的上报、审核、汇总。
f•信息维护和录入员
1负责编制竣工数据采集基础数据填报流程及项LI竣工数据采集检查计划和竣工数据采集工作奖惩办法。
2负责日常数据收集、整理、审核、录入和备份，并按照竣工数据采集的技术要求，及时填报竣工数据采集系统和物资采办相关的各种数据，并对数据的真实性、准确性、完整性、及时性和安全性负责；
3指导、监督和协调竣工数据采集管理人员工作，并提供技术支持。
4利用竣工数据采集平台，查询有关施工数据指导现场施工。
g.数据采集员
1接受各工区项口部领导，负责本工区信息文控及竣工数据采集信息收集丄作。
2接受竣工数据采集管理人员的指令并及时反馈竣工数据采集信息。
3根据现场施工情况，采集数字化相关数据，据实整理、填报数字化信息；及时、准确上传数据；积极报道竣工数据采集信息，配合数字化宣传工作。
4遵守保密原则，接受项目部检查和指导。
（3）信息管理系统对参建各方的工作要求
1）工程建设管理信息系统对设计部的要求
a.工程建设管理信息系统要求设计部承担的工作内容：
①设计资料、图纸的录入。
.
2基础数据编码或编码规则的制定。
3工程建设过程中对工程建设管理信息系统建设的支持和服务。
4其他工程建设管理信息系统要求的支持和服务。
b•工程建设管理信息系统要求设计部配合的工作内容
①设计资料、图纸的录入
按照工程建设管理信息系统的要求提供初步设计和施工图设计的成果资料和重要的过程资料的电子版，并将其电子数据录入到信息系统内，需要提供的资料如下：
.
格式总分目录PDFWORD及格式设计说明PDF及WORD格式PDF隧道工程施工图及CAD设计资料及伴行路工程施工图CADPDF格式格式水匚保护工程施匸图及CADPDF格式其他设计图纸PDF及CAD征地红线图格式PDF及CAD征地资料格式PDF及WORD征地费用预算专项报告
资料类别
资料名称
资料形式
采办技术资
其他征地资料
WORD/PDF
/CAD
设备技术规格书材料/
WORD
料
计算书、数据表及相关图纸
WORD/PDF/CAD
其他采办技术资料
WORD/PDF
/CAD
格PD格格格
C.基础数据编码和编码规则的制定
按照工程建设管理信息系统建设的要求对相关单位的数据采集所使用的基础数据编码进行统一的编排，以保证数据采集的规范性和有效性，涉及到的基础数据编码包括以下数据：
数据类别
编码名称
地貌特征
地理环境
土壤类别
地下障碍物类型
公路分类
桩型
河流分类
物资
建筑物分类
钢材类型
水泥类型
砂石料类型
外加剂类型
其他类型
隧道工程
中线成果桩
d.施工过程中设计部对工程项U建设管理信息系统的支持与服务
丄程项LI建设管理信息系统的建设需要参建各方的配合，设讣部在施工过程中要为工程项目建设管理信息系统提供以下支持与服务：
工程现场变更数据（包括变更单的电子版、变更图纸）及时反映在信息系统内，保证现场数据采集及时准确。
其他工程项LI建设管理信息系统要求的支持与服务。
.
2）对工区的要求
1）工区为配合业主和EPC项H部工程建设管理信息系统的建设，必须完成以下儿方面工作内容：
1按照要求参与系统培训和配合相关各方组织的检查工作；
2施工数据的现场采集和上报；
3遵守工程建设管理信息系统的信息保密制度；
4严格遵守物资的领用计划，并及时填报实际的领用数量；
5按业主确定的模版，及时、准确的编写竣丄资料并上传到系统中；
6配合监理对施工进度及质量的抽检过程；
b.需采集数据范围
①工程项H管理部分
i级分类
二级分类数据名称
施工控制总体计划
施工控制月计划
施工控制周计划
物资需求计划
设计计划
进度计划隧道工程
进度管理进度综合分析
外事协调控制计划
施工控制月计划
物资需求计划
设计计划
外事协调计划
计划进度对比分析
工程工序进度对比分析
质量分析质虽管理质量目标质量报农.
工程进度与工程目标对比分析
工程质量综合分析
工程质量目标完成情况分析
工程质量目标及预警指标
质量目标完成情况
i级分类
二级分类
数据名称
质量问题质虽报告事故报告
质量目标完成情况报液
工程质量
工程质量报农
重大不符合项
政府监督
质量、HSE监理日/周/月报
监理会议纪要
飞行检测报告
事故情况填报
工程事故报农
HSE管理
HSE检查社会依托
HSE检查情况填报
HSE检查情况报农
社会依托机构
健康管理
健康情况填报
健康情况周报
传染病报告卡
②技术数据管理部分
i级分类
二级分类
数据名称
中线成果桩信息中线成果设计交桩记录
测量放线记录
隧道开挖记录
钢架安装记录
隧道工程
隧道工程锚杆施做记录
喷射混凝土记录
超前注浆记录
混凝土施工记录
监控虽测记录.
i级分类
二级分类
数据名称
基本信息
水工保护工程
原材进场记录
原材检验试验记录
防护工程信息记录表
r.ix
工区信息
人员
人员信息
1.2沟通管理
（1）本工程的项LI沟通包括项LI内部沟通和外部沟通，内部沟通即项口部与业主项□部之间，项H部与监理、第三方质量监督.工区、供应商等工程参建各方之间的沟通。
外部沟通指项口部与管道沿线地方政府企业、调控中心之间的沟通。
本节所述内容指内部沟通。
（2）主要沟通形式和方式
1）书面形式：
通知、指令、请示、文件、报告、会议纪要等。
2）传递方式：
信息系统填报、面谈、会议、电话、传真、邮件、邮递等。
3）视频方式：
在开工一个月内，建立与业主西三线项H部相匹配的视频会议系统。
（3）沟通管理要求
1）EPC项部设立固定办公场所，办公场所内具备电话、传真、计算机以及互联网。
2）进驻现场后，及时向项LI部、监理提供完整的通讯录，包括单位名称、办公地址、邮政编码、电话、传真、邮件地址，以及项U负责人和主要人员的座机电话和手机电话。
3）EPC项口部负责人和主要联系人在项目工作期间，手机每天24小时处于开通状态。
当联系方式岀现变更时，在24小时内通知业主项目部。
4）将工程建设过程中的项口信息及时通过以上传递方式传递到项口部、监理，并确保数据的准确性和完整性。
2项目信息、文档管理与控制
项U文档管理以确保项U文档的完整性和规范性为总U标。
通过明确项U文档编码规则，对文档处理、控制、保管和存档进行有效管理，确保项L1文档管理.目标的实现。
2.1文档管理内容
项LI文档是指在项LI建设过程中，业主项LI部、监理、EPC项目部、物资供应商及其它相关方相互往来的工作文件和记录文件。
各种文件按照业主项U部统一模板进行填报，具体包括项□管理文件、设计文件、技术文件、招投标及合同管理文件、投资管理文件、进度计划管理文件、质量管理文件、HSE管理文件、外协文件、现场记录文件、变更文件、竣工档案、交接手续文件.考核评价文件.会议纪要、工作报告，以及需要存档的其它文件。
文档管理工作界面一览表
序号
项目部EPC文档名称
业主项目项目经理监理
施工图设计方
案12
上报
部部
审査审查审批
上报专项管理方案
审查备案审批
3EPC4
体系管理文件上报
-审査审批
施工组织设计上报
-审査审批
重大工程技术方案及方案变备案审批审批审查审査上报5//更存档审查审査编制竣工档案6
项目文件的报批.审查和批准2.2
（1）项LI的报批文件
1）需要报业主的EPC项口部工作文件：
开工报告、设计文件（施工图、技术标准规范、技术规格书、数据单、计算书等）、EPC项口总体管理方案、质量、HSE管理文件、重大施工方案和业主要求EPC项目部上报的文件。
2）需要报监理的EPC项口部工作文件：
上述需报业主的文件（除设计文件外）、工程开工报告、质量、HSE管理作业文件、施工方案、施工管理文件等。
（2）提交文件的要求
按要求的时间、数量和形式向业主或监理提交报批文件。
管理文件执行前要得到监理、业主的批准。
）项目文件的发放与控制3（.
EPC项目部配备专职文控管理人员。
EPC项L1部按经监理审批后的文件发放程序进行项U文件的发放与控制。
文件传送可以通过0A系统、传真、E-MAIL.邮寄或托运进行。
（4）项目文件的保管与存档
项U实施期间，与项H有关的全部硕拷贝文件和电子版文件办理完毕，按照文件编码分类保管，并严格做好保密工作。
项口竣工后，负责竣工文件的立卷归档，经监理审核合格后提交项口部。
（5）项目报告管理要求
1）在项口实施过程中，严格按照项口管理要求在工程设计管理、物资采办、外协、工程进度计划.工程投资等方面对于工程相关信息的填报格式及时间的要求定期或不定期上报工程建设相关信息。
项目报告一览表
序号
报告类型报告内容
报告周期及上报时间
报告形式
每周四
12点前、
日24每月
1
设计施工图设计周、月报
12
点前向工程技术处提交
E-MAIL
施工图设计周、月报
每周四中午
12
点前，通过
《物资采办计划及执行动
项目部向物资采办处报送《物资釆办计划及执行动
2
态•览农》采办《物资采购合
同
态一览农》
:
合同签订后
3
E-MAIL
信息》天内，通过项目部向物资采办处报送《物资釆购合同信息》
信息系统填工程建设实体的完成情况统计前…日进度信息，每日、0A进度日报工程报、3和重大事项8上午点前上报E-MAIL
填统系对照综合进度计划，反映息信统计周期为上周四至本周进度周报4
、0A工程报、点前上12三，每周四中午工程设计、物资采办、对.
序号
报告类型
报告内容
报告周期及上报时间
报告形式
外协调、工程施匚等业务沾动的计划执行情况，以及进度滞后所采取的纠偏
报
E-MAIL
5
进度月报
措施对照综合进度计划，全血反映当月工程进度计划执行和控制情况，提出下月进度执行计划安扌|卡，分析工程建设工期风险项目建设中遇到的突发事
日至本26统计周期为上月12日中午27日，25月每月点前上报
填信统息系报、工程0A、E-MAIL填系统息信
6
&项报告
件或重大事项或根据上级指示或要求需要汇报的事项
相关通知要求
、0A工程报、
E-MAIL
7
设计交底会
议纪要
参加会议各方、主要问题和处理办法
日内7设计交底会完成后
传真
项目部EPC开工报告.传真EPC包括监理审批恿见、、E-MAIL施匸组织、邮8
（紧急）根据项目部要求项目部的申请和具体文件技术设计、寄（原件）内容方案和协调手册填息系统信工程月进、E-MAIL报、前9:
00AM9
日25每月项目部下月施工计划EPC度计划传真（紧急）传真、E-MAIL项目部EPCEPC包扌舌监理审核意见和每月1010
日项目部付款申请付款申请（紧急〉报头口话电及时施工现场所发生的紧急事紧急报告11
序
号
报告类型
报告内容
报告周期及上报时间
报告形式
件
书后再做告
面报吿
2）接受业主在项LI建设过程中对报告格W
t、数据采集内容的调整。
3）及时、准确、规范报告信息，避免出现迟报、错报、漏报、隐瞒不报及报表质量不合格等问题出现。
如业主发现报告信息存在迟报、错报、漏报、隐瞒不报及报表质量不合格等问题发生，
（6）项目管理总结
本工程项L1结束时，编制项L1管理总结，包括以下内容：
1）建设工程项目概况；
2）工程项H管理的组织机构、管理体系、管理控制程序；
3）工程项H管理各项经济技术指标完成情况及考核评价；
4）工程项H管理的主要经验及问题处理建议；
5）工程项目管理总结的附件等。
（7）竣工档案管理
1）根据国家、公司和业主下发的竣工档案管理相关规定，编制竣工档案管理程序和工作计划，报监理批准后严格实施。
2）工程管理部经理为竣工档案负责人，竣工档案具体责任人应为专业技术人员，若人员更换将书面报业主批准同意。
3）接受业主组织的竣工档案培训和业务指导，并负责对所辖工程服务商的竣工档案工作进行协调、培训、业务指导、监督检查，实施全过程跟踪与控制，保证竣工档案的收集、整理与工程建设同步。
4）在工程变更完成后1周内，完成施工图的修改；在工程试运投产结束后1个月内，完成所有竣工图的修改、绘制出版：
在工程投产运行结束后3个月内，经自检合格的工程竣工档案通过监理和业主项U部审查合格后提交给项U经理部检查验收。
5）每周对竣工档案（包括竣工图）的收集、整理进行检查，确保竣工档案的及时性、真实性、准确性、完整性、规范性，并在周例会上通报检查结果。
.
6）配合监理每月对竣工档案（包括竣工图）的检查，对监理检查中发现的EFC项L1部未按要求进行竣工档案的收集、整理等问题，EPC项I」部将分析原因，并采取培训、增加或更换相关人员等整改措施。
7）编制的月报中将反映竣工档案月度检查中发现的问题和整改措施。
2.3项目信息的分类
（1）按级别和层次划分
上级部门的信息；
业主、监理信息；
EPC项U部的信息；
项口外部的其它信息。
（2）按信息来源戈ij分
内部信息：
EPC项H部内部各部门产生和传递的各种工程建设和管理信息。
外部信息：
指EPC项口部与上级、业主、监理、分包商、政府部门、行业相关单位之间的往来信息。
（3）按形式划分
各种书面汇报材料（包括工程总结、情况反映、施工动态、工程简报等）；
工程设计图纸；
各种工程变更单；
各种报表（包括进度、质量、费用报表等）；
各种信函、电报、传真；
各种会议纪要、记录（包括电话、会议等）；
备忘录；
其它文件。
2.4信息文控的编码
EPC项部根据其它总承包项LI的文控管理经验，结合实际情况，编制与丄程管理相适应的《文件编码程序》，包含与业主、监理、工区等各方往来文件的编码规则，确保工程建设期间所形成的各种文件编码的唯一性和可追溯性，实现项LI信息文控管理的标准化、规范化和统一化。
文件控制和管理流程2.5.
存放
不合格来文返回
各相关部门发文
不冋意文件销毁淸登报
销备
文控员检査文件完整性.淸晰度合格
文控部登记
《收发文登记表*加文控管理用表请示不合擀项目主管领&审査上报批示文控部排版后返回枝对按批示拟文或修改后并职能部门直接处理按批示交并部门处理处理完交文控文控部按《文控編码规定》分类存放文控部归档处理尚办理中己办理完跟踪.催办文件归档立卷已完归柜）临时存放区（夹/还文件借阅登记文控部催还或续借登
文件控制和管理流程图
文件销毁2.6.
文件销毁指将与本工程、本项LI关系不大、无保存价值或保存期已过之文件，按规定集中销毁的过程，但是必要时应做好文件销毁纪录等。
（1）销毁文件的范围
上级下发的文件材料，不需要归档立卷的。
文件的备份。
本部门文件、归档立卷后剩余份。
无归档立卷价值的内部刊物、资料等。
超过保存期的文件、资料或案卷等。
焚烧注意彻底烧尽，不留片纸只字，同时注意安全。
利用碎纸机粉碎，确保销毁彻底。
（2）销毁程序
清点：
文控人员对拟销毁的文件进行清点，确定是必须无保留价值的文件。
登记：
对拟销毁的文件进行登记。
签批：
将登记表报信息文控部负责人、主管领导审核、签批。
备案：
对销毁的文件必须进行备案。
（3）作废和销毁文件注意事项
无论作废任何电子文件，文件控制人员应该定期的根据文件的作废理山编制详细的作废文件清单，经过主管领导的批准后，文件控制人员必须对作废文件进行妥善归档，并备份在移动介质上（比如移动硬盘等），在必要时确保作废文件能够完整恢复。
无论采用何种方式销毁文件，都必须实行两人监督销毁。
待销毁的文件、材料，绝对不准当废纸出售给废品收购部门，确保有价值的工程信息不泄漏。
2.7文件借阅
（1）信息文控部编制内部文件传递
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