中铁集团合同管理程序.docx
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中铁集团合同管理程序
中铁集团合同管理程序
0目的
对每份招标文件中顾客要求、合同条款进行评审，确保集团公司履约能力满足合同要求。
1适用范围
适用于以集团公司资质投标、议标工程。
2定义
2.1质量术语采用GB／T19000－2000标准中的术语。
2.2资格预审文件：
由招标单位编制/委托编制、批准并发售给申请投标单位的文件。
该文件一般包括工程概况、资格预审申请人须知、合同工期、资格预审申请书格式、履约标准、标段划分以及主要工程数量等内容。
2.3招标文件:
由招标单位编制/委托编制、批准并发售给投标单位的文件。
该文件一般包括工程概况、投标人须知、合同工期、投标书格式、工程图纸、技术标准、合同条款等内容。
2.4资格预审申请书:
由申请投标单位按照资格预审文件要求编制、批准并报送给招标单位的文件。
该文件包括资格预审申请人资质情况、财务状况、同类工程业绩、拟参加的主要人员、拟投入的机械设备等内容。
该文件应对资格预审文件作出响应。
2.5投标书:
由投标单位按照招标文件的要求编制、批准并报送给招标单位的文件。
该文件一般包括报价、施工组织设计、投标保函、投标单位财务状况、资质情况、同类工程业绩、拟参加的主要人员、拟投入的机械设备等内容。
该文件应对招标文件做出响应。
2.6投标责任单位：
以集团公司资质投标的单位、部门。
3职责
3.1董事长
3.1.1负责资格预审申请书、投标书、合同签订、合同的执行；
3.1.2可授权其合法委托人执行3.1.1。
3.2总经济师
3.2.1负责主持工程信息评审，招标文件中顾客要求、合同条款的评审，投标书的审核，合同修订的批准；
3.2.2可授权其合法委托人执行3.2.1。
3.3经营部
3.3.1负责集团公司工程项目经营信息的收集、筛选和评审；
3.3.2负责组织并参与经营部组织的集团公司工程项目的资格预审、投标文件中顾客要求、合同条款的评审、投标书编制、递交、信息跟踪、出席标前会、开标会;
3.3.3负责集团公司中标工程合同分劈、验工计价业务指导和归口管理、参与合同末次验工计价。
3.4总部相关部门
参与招标文件中顾客要求、合同条款的评审、投标书的施工组织设计的编制。
3.5片区指挥部
负责片区内经营开发管理工作。
3.6项目部
负责项目施工管理，施工合同的执行，并负责合同修改的提出和授权范围内的评审。
4工作程序
4.1信息追踪：
投标责任单位负责工程信息的追踪。
4.2信息评审：
由片区指挥部管辖范围内的工程项目，经片区指挥部签署意见，报经营部；经营部负责收集并整理筛选工程信息，报总经济师进行信息评审；经过评审，确定操作单位。
4.3资格预审
4.3.1总经济师同意追踪的需进行资格预审的项目,由投标责任单位负责购买资格预审文件；
4.3.2投标责任单位按照资格预审文件的要求和格式编制资格预审申请书,经董事长/委托人批准后按时递交，同时跟踪资格预审结果；
4.3.3当资格预审未通过时，执行4.10。
资格预审通过时,进行下面的工作。
4.4投标书
4.4.1投标责任单位负责购买通过资格预审的工程项目或邀请投标的工程项目的招标文件；
4.4.2由总经济师/委托人主持，投标责任单位组织相关部门人员，对招标文件中顾客要求、合同条款进行评审，以便合理编制投标书，确保满足顾客要求和维护企业利益；
4.4.3投标责任单位负责与顾客保持联络，提出对招标文件的疑问，并收集有关招标补遗资料，使得招标文件中有关疑问得到澄清，以便能准确把握顾客意图，满足招标文件要求；
4.4.4投标责任单位填写“合同评审记录”,报总经济师/委托人批准；
4.4.5投标责任单位将总经济师/委托人批准的“合同评审记录”报经营部；
4.4.6根据招标文件和补遗资料要求，由总经济师/委托人主持，投标责任单位组织相关部门人员编制投标书，对投标书进行审核；
a）投标责任单位负责商务、报价部分的编制;
b）相关部门配合投标责任单位进行编标工作;
c）投标责任单位组织相关专家对标书的响应性进行审查，并根据审查意见修正投标书。
4.4.7董事长／委托人负责最终报价和整个投标书的批准。
4.4.8投标责任单位负责投标书的递交，并追踪投标结果；
a）总经济师/委托人主持,投标责任单位组织,相关部门配合解答顾客对投标书提出的疑问，澄清问题，与顾客达成一致意见；
b）未中标时执行4.10。
中标时，进行下面的工作。
4.5合同签订
4.5.1董事长／委托人负责合同的签订；
4.5.2经营部负责办理合同签订的相关手续。
4.6资料移交
投标责任单位负责组织投标中标的项目，由投标责任单位向项目部移交投标、合同资料，填写“投标及合同资料交接记录”并报经营部；合同协议书报经营部一份。
4.7合同执行
4.7.1项目部负责合同的执行，按与顾客商定的时间周期及时完成验工计价、合同索赔；
4.7.2经营部负责、项目部配合，组织施工单位进行合同分劈；
4.7.3项目部在合同执行过程中，及时收集顾客对工程质量、工期等意见报总部相关部门。
4.8合同修订
4.8.1项目部在职责授权的范围内与顾客商定合同修订办法，报总经济师/委托人批准后，将修订后的合同评审记录报经营部；
4.8.2合同修订后，由项目部负责及时通知并将修订后的有关资料报工程部、安质处、总工办、设物部、企划部等相关部门；
4.8.3合同执行过程中出现下列情况时,由项目部重新进行合同评审，并将评审结果报经营部，由总经济师/委托人批准：
a）工程造价的增减超过原合同的25％，并且使机械和人力资源大量调整,资源重新配置时；
b）顾客质量要求明显提高时；
c）工程工期变化要求在四个月以上时；
d）当实际工期、质量、安全、成本、严重背离合同和顾客要求时，或发生顾客投诉时；
e）当项目合同与国家建筑合同法规或国务院建设工程合同条例相违背时。
4.9末次验工计价
4.9.1工程竣工时,项目部负责竣工清算、编制竣工决算；
4.9.2工程验收交接时，项目部负责末次验工计价的评审，经项目经理批准后，将相关资料报经营部。
4.10资料保存
4.10.1投标责任单位负责保存资格预审申请书、投标书、合同资料各一份；
4.10.2合同管理过程中产生的记录执行《记录控制程序》。
5相关/支持性文件
5.1记录控制程序
5.2中华人民共和国合同法（1999年10月1日生效）
5.3FIDIC条款（第四版）
6记录
6.1工程信息评审记录。
6.2合同评审记录。
6.3投标及合同资料交接记录。
6.4修订合同评审记录表。
7附表/附录
7.1工程信息评审表。
7.2合同评审记录。
7.3投标及合同交接资料记录。
7.4修订合同评审记录。
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S/CX/JY01-1
工程信息评审表
序号
名称
内容
1
工程名称
2
工程地点
3
建设单位
4
工程概况
5
追踪负责人
6
申请单位（盖章）
领导签字
日期
7
片区指挥部
评审意见（盖章）
指挥长签字
日期
8
信息科
评审意见
签名（或盖章）
日期
9
经营部
评审意见
签名（或盖章）
日期
10
总经济师工程信息评审
是否同
意追踪
同意放弃
由哪（或哪些）家单位负责操作
签名
（或盖章）
日期
11
备注
注：
申请以集团公司资质投标的单位只填本表的1-6项内容（用仿宋体书写），其中第4项“工程概况”务必详细填写，否则不予评审批准。
S/CX/JY01-2
合同评审记录
编号：
工程类别
工程地点
工程
概况
工程名称
建设单位
设计单位
合
同
评
审
招
标
文
件
评
审
时间
地点
参加人员
质量要求
工程部:
机械设备要求能否满足
设物部:
合同条款是否合理和明确
经营部:
招标文件中疑问是否得到澄清
综合评审结果
总经济师/委托人意见
投标
书编制情况
主办部门
完成地点
是否中标
备注
S/CX/JY01-3
投标及合同交接资料记录
编号：
序号
资料名称
单位
数量
交发
接收
交发人
日期
接收人
日期
修订合同评审记录
编号：
工
程
概
况
工程类别
工程地点
工程名称
建设单位
设计单位
监理单位
施工单位
修
订
原
因
及内容
修订合同评审
时间
地点
参加人员
修订后质量要求能否满足
1．满足
2．不满足
评审最终结果
总经济师/委托人意见
备
注
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