行政秘书档案管理.ppt
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行政秘书档案管理讲师:
李革增,档案:
是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、什么是档案管理,文档管理:
文档管理是以管理规范为主,对文档进行有效管理的解决手段。
它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。
1、什么是档案管理,1、分类原则:
方便使用;操作简单;设置合理方法:
按工作的主要内容分,例如:
申请、报告、合约、产品开发、通知等,类别下面再划分次类别。
公司部门分,例如:
人事部、财务部、生产部等,类别下面再划分次类别。
按事件的处理状态分,如:
已完成文档、未完成文档、办理中文档,如何管理你的文档,2、整理原则:
以时间顺序为主,以档案的重要性为辅,兼顾档案的分类。
先发生的档案存档在前,后发生的档案存档在后;,方法:
(1)根据使用的频率来整理文件。
最常用的东西应该在你的手边,随手可取。
(2)把暂时不用的文件移走。
(3)建立文档编号,一部分编号0112,代表每年的每一个月;另一部分编号0131号,代表一个月的每一天。
(4)一般归档一份(原件),重要和经常使用的可酌加副本。
(5)文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。
3、存储普通文件:
文件柜、箱电子文件:
硬盘光盘原则:
分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放;保证安全;档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存,这些档案用具应适当标识。
案卷封面标题应简明、准确,左上角应有档号、档案箱号、缩微号,封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。
4、更新和使用定期整理、更新,三个月内不用的文档丢弃。
(国家规定的除外),让你的档案更加有效的小秘诀:
(1)使用大写、清楚的字母标示档案。
(2)使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。
(3)将类别与次类别标签排成一列,类别与次类别用不同颜色标示。
(4)为大型的资料建立索引。
三、信息、情报管理,1、信息的概念及其特征概念信息是客观事物的特征和变化的最新反映,包括自然信息和社会信息,三、信息、情报管理,2信息在企业工作中的作用战略决策企业经营市场销售3、企业信息的分类(技术、生产、市场),在今天的世界上,只要你打个瞌睡,机会就消失了。
情报是防止你打瞌睡的闹钟。
-TI公司的全球营销副总裁,
(1)相关行业的报纸、杂志、图书
(2)图书馆、互联网(3)从相关部门、企业购买(4)通过同行业索要、交换(5)从广播、电影、电视中获取,信息情报的收集来源,(6)通过专利机构咨询(7)通过工商主管机构了解(8)通过咨询公司了解(9)通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员(10)向有关国家和部门了解,信息情报的收集来源,4行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求工作原则追踪原则、超前原则、选优原则行政文秘信息工作的基本要求及时、全面、适用,5信息资料的收集和处理采集、交换、索取、购买信息的处理整理加工、储存、使用,6、信息情报的分析7信息情报整料的贮存和使用信息情报资料的科学贮存分类、建立贮存检索系统、保存信息情报资料的使用决策支持分级使用保密及时更新,“教育是为美好生活作准备!
”斯宾塞,Thanks!