Project操作手册文档在线提供1.docx
《Project操作手册文档在线提供1.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Project操作手册文档在线提供1.docx（75页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
Project操作手册文档在线提供1
文件编号：
Project2003操作手册（基础篇）
拟制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
序号
日期
版本号
描述
作者
1
2005-5
初版
刘艺
2
3
4
5
6
目录
目录3
1Project2003简明使用教程5
1.1利用模板方式进行部署5
1.21分钟快速利用Project2003来制作项目10
2项目基础设定23
2.1项目信息23
2.2定义项目工作时间25
2.2.1利用〔项目快速入门〕的向导引导下进行设定25
2.2.2直接由菜单中进行设定31
3工作的安排与设定（时间管理—基础篇）35
3.1项目任务的输入36
3.1.1直接输入36
3.1.2读取来至Excel的数据36
3.1.3周期性任务47
3.2设定任务工期48
3.3调整任务的阶层51
3.4设定任务间的关联性53
4项目工作分配与设定（资源管理）57
4.1建立项目所需的资源58
4.1.1手动输入资源59
4.1.2读取来至邮件通讯名单62
4.2为资源定义相关信息65
4.3将资源分配到任务中69
4.3.1资源任务分配69
4.3.2利用图表掌握工作负载情形72
4.4掌握资源分配状况73
4.5资源抚平75
∙
1Project2003简明使用教程
MicrosoftProject是一个功能强大而且可以灵活运用的项目管理工具，我们可以利用Project来控制简单或复杂的项目。
它可以用来安排和追踪所有的活动，让我们对活动的项目进度了若指掌。
制作一个项目首先便是制定项目计划时，MicrosoftProject将根据我们所提供的信息（包括预计完成的任务、执行这些任务的人员、用来完成任务的设备和材料以及相关的成本）计算并建立一个工作计划。
实际上要开始进行一个项目，我们可以由以下几种方式开始：
●利用模板方式进行部署。
●利用现成的文件档案快速更改成自己的部署计划。
下面我们将逐一说明如何进行一个项目。
1.1利用模板方式进行部署
由于公司快速的成长面临了企业快速更改的挑战，公司决定全方位导入知识管理系统，实际上，在原本传统的作业下，总是老业务带领着新业务，而知识都只是藏在老业务的脑海中，而一旦老业务离职或者是高升时，这些知识也就随着老业务的离职而消失。
最近，公司决定不如数字化工作环境，于是也决定导入MicrosoftProject2003以便能够好好将知识传承下去，而你便是这项工作的执行者，我们要做的第一道工作便是了解如何快速进行MicrosoftProject2003部署计划，并告知老板知道。
这项计划老板要求能够在两个月内完成，此时，我们应该怎么办呢？
正所谓前人种树，后人乘凉，直接套用范本是最快而最有效率的方式，所幸，MicrosoftProject提供我们许多模板供我们直接套用，只需选择适合我们使用的模板再将项目的时间与日历更改好，这样，项目便几乎规划完成了。
要进行这项工作其方法为：
1.开启MicrosoftProject；
2.由菜单中选择〔文件/新建/在我的计算机上〕
3.最后选取〔Project范本〕
4.此时便会出现许多模板供我们选择，由模板中选择ProjectOffice〔项目办公室〕。
注意：
如果MicrosoftProject2003没有完全安装这些范本将不会出现。
5.接着，按下〔确定〕，一个初具原型的项目计划就会出现在我们面前了，
6.在这份项目资料中，许多步骤MicrosoftProject2003已经为我们想到了。
我们只要轻松的加以修改，便可以轻易的创造出属于自己的项目
7.接着，我们可以针对每项任务中的工作进行修改，其中，像是利用鼠标的右键在适当的工作字段中按下右键，或是由〔插入／新任务〕，或是〔编辑／删除任务〕
3-3.tif
8.此外，针对原来任务中所设定的任务名称或是工期也可以加以输入或是修改
3-4.tif
9.接着，我们需要设定项目的日程排定方式，由项目开始之日起或是由项目完成之日起。
10.项目进行时的日历。
由〔项目〕菜单选取〔项目信息〕，以便进行上述信息调整。
11.在这个练习中，我们假设老板要求能够在两个月内完成，因此我们在〔排程从〕中设定〔由项目完成日起排程〕安排我们的计划。
3-5.tif
12.接着在〔完成日期〕中输入为二个月后，其中，有红色圆圈的地方按一下可以跳到今天的日期。
3-6.tif
13.接着，在〔日历〕中设定自己公司的日历。
14.最后，按下〔确定〕
15.这时，你会发现我们的项目办公室计划已经变成我们所需的时间了。
3-7.tif
16.可是，如果这样的时间是老板不能接受的该怎么办呢？
17.不要紧，试着改变自己在运作上真正的时间，同时把不要的工作任务删除，我们便会发觉，Project便会再自动的帮我们计算最终的结果。
18.试着利用鼠标拖曳不要的任务，再按下右建后，选择〔删除任务〕。
19.所需的工作时间又会重新计算了。
20.当然，如果改变工期同样也会重新计算的。
21.此外，藉由〔工具／更改工作时间〕，我们也可以适当的调整哪几天原定休息的时间更改为上班
3-8.tif
22.欲调整工作时间，只要选择欲加班的日期，接着由〔设定选取日期为〕更改为〔非预设工作时间〕
23.再设定上班的时间即可
24.利用如此方式便能快速制作出一份真正属于自己公司的项目管理办公室建立计划了！
1.21分钟快速利用Project2003来制作项目
如果正巧这个项目从没有人进行过，而模板也没有类似的项目，这时，我们只好从零开始了！
但是不用担心，MicrosoftProject2003有一个非常激动人心的新的交互式工具：
〔项目快速入门〕，它将帮助我们更加快速更加有效的开始你的项目计划编制。
〔项目快速入门〕将会一直贴心的停留在左窗格中，帮助我们建立一个新的项目、管理任务和资源、跟踪你的项目和报告项目信息。
好了，让我们白手起家，开始产生并建立一个全新的项目吧！
1.开启MicrosoftProject。
2.试着在〔工作窗格〕中找到并按下〔显示/隐藏项目向导〕图示。
3.这时，〔项目快速入门〕就会出现在左窗格处。
3-10.tif
4.那么，我们就按照〔项目快速入门〕的提示开始〔定义项目〕。
既然希望越早开始越好，项目开始时间就确定在今天正式开始。
定义好项目估计开始的日期之后，按一下〔保存并前往第2步〕。
3-11.tif
5.接着，〔项目快速入门〕会询问我们是否将建立好的项目直接保存在ProjectServer中。
如果你没有在服务器上安装MicrosoftProjectServer，或者目前你不希望发布你的项目信息，那么就请选择〔否〕，反之，则选择〔是〕。
3-12.tif
6.接下来要做的就是保存我们设定好的项目。
7.选择〔保存〕。
接着，在对话框中，我们输入项目名称。
3-13.tif
8.现在，我们可以开始输入项目的详细资料。
最后，按一下〔保存并完成〕以便再回到〔项目快速入门〕中。
9.接着，我们需要更进一步的设定此项目的更多基本信息
10.试着在〔项目快速入门〕中按下〔定义常规工作时间〕
3-15.tif
11.选择日历模板，这里我们选择〔标准〕的日历模板
12.按下〔保存并前往第2步〕，接着，定义每周的工作天数
3-16.tif
13.利用勾选的方式可以设定每周的哪几天需要工作，这里我们先不做任何调整，按下〔保存并前往第3步〕，继续接着的设定
3-17.tif
14.接着设定项目中的假日以及休息日，在一般状况下是不需要修改的，如欲修改，我们将会在后续的章节中讨论
3-18.tif
15.接着，我们需要定义项目的工作时间，预设状况下，每天8小时，每个月20天，同样的，如果需要修改也可以在此对话框中进行
3-19.tif
16.我们已经定义好这个项目的日历了！
当然，如果需要定义其它项目的特殊日历，也可以在此对话框中进行设定，在此，我们不做任何设定，直接按下〔保存并完成〕
17.接着，又回到〔项目快速入门〕，我们试着按下〔列出项目中的任务〕
3-20.tif
18.在此对话框中我们可以利用Project所提供的〔从Excel汇入任务〕的方式把之前建立过的任务数据转换到Project中，当然，我们也可以自行输入
19.假设某个开发案，我们试着输入以下数据：
任务名称
工期
成立项目
7d
策划
5d
研发和工程化
25d
模具开发
25d
PCB开发
15d
软件开发
15d
质量评测
10d
量产
10d
产品上市
2d
20.此时在画面右方的条形图便会自动变长。
3-14.tif
21.输入完毕任务数据后，按一下〔完成〕图示，以便回到〔项目快速入门〕，接着，我们再试着按下〔将任务分成阶段〕
3-21.tif
22.Project项目快速入门告诉我们，接着的工作便是把整合工作变得更加结构化
23.选择任务4–6也就是，〔模具开发〕、〔PCB开发〕、〔软件开发〕按下〔缩排〕
图标，使整个项目结构变得更有结构性。
24.此时整个条形图将更改成如下图所示：
25.为了能够让项目经理以及老板们看见项目的整体情况，我们还可以在菜单中选择〔工具/选项〕，接着，在对话框中选择〔视图〕。
3-23.tif
26.接着，在〔视图〕对话框中勾选〔显示项目摘要任务〕，此时，我们将会发现可以在画面中掌握项目的情况总览。
3-24.tif
27.接着，我们按一下〔完成〕图示，以便回到〔项目快速入门〕
28.然后，我们再试着按下〔排定任务日程〕
29.我们接着要做的工作便是把有顺序的任务加以连结，举例而言，地基建设好了才能盖房子，同样的，由于开发某个新产品，首先要做的是〔成立项目〕，成立小组成员来进行初步的市场研究等，然后才进行项目具体行动的策划工作，因此，我们选择〔成立项目〕以及〔策划〕两项任务。
30.按一下〔完成后即开始〕连结。
即工具栏中的〔连接任务〕
图示。
31.此时在甘特图中出现一个连接线代表所选择的第一个任务完毕后才会进行第二选取的任务，同时，这两个任务的时间也会相应的进行自动调整。
3-26.tif
32.重复之前的步骤并加以设定，很快一份完美的计划就呈现在辉洲的面前。
包括项目的总工期，开始和完成时间都自动计算出来了！
3-27.tif
33.进行一个项目计划工作就是这么容易，不难吧！
2项目基础设定
有稳健的基础架构，才有往上发展的空间。
在Project环境中先将完整的项目基础架构建设完毕是十分重要的，在全新的Project2003中我们可以透过〔项目快速入门〕的引导方式顺利将项目的基础架构设定完毕，然而，对于一些更为复杂的项目，我们便得在项目进行之前仔细的设定每个项目信息，如此一来，在建立项目规划时才不会造成太大的误差，接着，我们便针对项目基础设定来做更进一步的说明。
2.1项目信息
当我们在规划项目时随时都可以由〔项目信息〕中掌握与设定整个项目的相关信息，我们以之前所提到的〔开发某个新产品〕这个范例来做说明，要进行设定其方法为：
1.由菜单中选择〔项目／项目信息〕
2.此时便会出现〔项目信息〕对话框
4-1.tif
3.在这个〔项目信息〕对话框中，实际上还有许多选项供我们设定，这些选项功能有些简易的项目计划是较少使用的，接着，我们便一个一个详细说明。
〔开始日期〕：
如果项目的排定是由项目开始日来排定便可以在此输入项目开始的日期。
〔完成日期〕：
如果项目排定是由项目完成日来排定便可以在此输入项目完成日期。
〔日程排定方法〕：
设定项目是由项目开始之日来排定或是由项目完成之日来排定。
举例而言，如果老板要求我们下个月底前一定要完成某个项目，此时，便是以项目的完成日来排定，相对的，如果现在开始规划一个项目，便是以开始日排程。
〔当前日期〕：
通常指的为此Project文件档案开始建立的日期。
〔状态日期〕：
由于项目规划的初期，其所预估的时间、成本等等皆有可能根据实际的情形而需要修正，这时，项目经理除了需要适当修正外，也可能想要保留原本预估的信息以便于后期进行比较时使用，此时，我们便可以在〔状态日期〕中输入想要保留的日期，再结合Project2003的〔存储比较基准〕的功能便可以追踪比较同一个项目文件在不同时机点的规划时间、成本情形。
如果将〔状态日期〕设定为〔NA〕，那么MicrosoftProject便会将目前日期当做状态日期。
〔日历〕：
设定此项目的日历，如果需要加入更多的日历或更改其设定，我们将于下节中说明。
〔优先级〕：
MicrosoftProject2003可以轻易的整合多个项目，当多个项目同时进行时，资源的分配便可能发生不足的情形，此时，当资源在跨多个项目进行分配时，便可以在此设定优先权限，其中，我们可以输入0-1,000之间的数字；数字愈高表示任务具有较高的优先权。
MicrosoftProject会先考虑任务层级的优先级，然后再考虑项目层级的优先级。
〔统计资料〕：
可以让我们多纬度的一目了然的了解项目的开始及完成时间、工期、工时、成本以及项目完成百分比，随着项目的进展更会告知实际与计划的差异情况。
4-2.tif
2.2定义项目工作时间
在选择〔日历〕时不知大家是否有发觉，如果自己公司的日历正巧在Project中没有提供这该怎么办呢？
例如：
项目时间是4月28日－7月4日，可是公司因为五一时间放假，造成项目小组成员在这段时间都不会工作，如果以标准的日历时间来规划项目，便会发生时间上的错误，这时，我们便需要加以修改项目进行的时间
要修改项目的工作时间，其方法为：
2.2.1利用〔项目快速入门〕的向导引导下进行设定
1.开启〔项目快速入门〕
2.选择〔定义常规工作时间〕
3-15.tif
3.接着，在预设状况下，系统设定为〔标准〕的日历，其工作日设置为：
每周周一至周五8:
00-12:
00，13:
00-17:
00为工作时间。
这里我们。
按下〔保存后移至步骤2〕
4.接着，我们可以选择项目一星期中的哪几天是此项目'的平常工作日？
利用勾选的方式可以进行设定的工作
3-16.tif
5.此外，如果要调整一星期中的一天或多天的工作时间，则选择〔我要调整一星期中的一天或多天的工作时间〕
4-3.tif
6.设定完毕后按下保存便会到下一个步骤
3-17.tif
7.在这个对话框中，我们可以用来更改工作时间，如欲更改只需选择〔更改工作时间〕即可
8.接着便会出现〔更改工作时间〕对话框。
4-4.tif
9.接着，我们可以利用鼠标＋Ctrl键进行不连续选取，也可以利用鼠标＋Shift进行连续选取。
10.其实，我们让可以看到农历的部份，这个练习中，我们试着选择5/2-5/6并且再选择设定为〔非工作日〕。
4-5.tif
11.设定完毕后按下〔确定〕，回到〔项目快速入门〕，按下保存
12.接着出现的就是〔定义时间单位〕，需要我们决定每个工作日的工作工时，每周的工时，每月的工时。
标准日历的设定为：
每日工时：
8小时；每周工时：
40小时＝8小时/天×5天；每月工作日：
20天。
3-18.tif
13.接着便会出现〔项目日历已设定〕的提示窗口，告诉你，一切都大功告成了！
14.此外，如果我们不希望在〔标准〕日历上作修订，也可以透过〔定义附加日历〕，创建属于你们公司的或者你们项目自己的工作日历。
一个与前面〔项目工作时间〕设置类似的向导回带领你，轻松完成附加日历的工作。
3-19.tif
2.2.2直接由菜单中进行设定
如果我们觉得利用〔项目快速入门〕的方式来设定太麻烦了，也可以直接由菜单中的选择来进行设定的工作，要进行设定其方法为：
1.在菜单中选择〔工具/更改工作时间〕，
2.同样回到〔更改工作时间〕对话框中，进行上述操作。
4-6.tif
3.值得一提的是，在这个对话框中我们可以同时设定工作时间以及新增一个属于这个项目的日历
4.要创建一个属于自己公司的或者项目的工作日历方法为：
5.按下〔新增〕
6.接着在〔建立新基准日历〕对话框中，我们可以此项目日历建立一个名称，例如：
开发某个新产品，同时选择复制来至于原来Project中的哪个日历。
按下〔确定〕按钮。
4-7.tif
7.如果想要更改工作时间可以在〔选项〕中更改。
8.按下〔选项〕后，则会出现另外一个对话框。
4-8.tif
9.在此对话框中，我们可以设定〔财政年度开始于〕、〔默认开始时间〕、〔默认结束时间〕、〔每日/每周工时〕、以及〔每月工作日〕等等信息。
10.按下〔设为默认值〕后，可以将改变更改为默认值。
11.在这儿新增的项目日历与用〔项目快速入门〕新增的项目日历相比最大的不同是：
在这儿并不是设定完毕就好了的！
我们还需将这个项目也要套用为新的日历才行。
12.由菜单中选择〔项目/项目信息〕，此时又会回到之前我们所说明的项目信息对话框。
4-1.tif
13.在〔日历〕中选择套用新的日历〔开发某个新产品〕，按下〔确定〕，这样目前开启的项目才会套用成为新的日历。
14.当然用〔项目快速入门〕建立项目日历是不用额外操作这一步的，〔项目快速入门〕会自动给我们建好的。
3工作的安排与设定（时间管理—基础篇）
假设公司最近代理了一个新产品，而由于工作的需要，您被要求负责进行这项上市活动项目，当然，为了好好表现利用计算机来管理项目是必要的，在以往，我们利用最熟悉的Excel来绘制与控管项目，虽然，Excel的报表同样也可以让我们以类似甘特图般的方式来观看项目，然而，一旦行程更改，天啊！
您能想象吗？
光是重新调整报表，我们便要花上一天的功夫来进行这项工作。
（利用Excel来绘制与控管项目？
不好吧！
）
所幸，在公司全面的改革下，公司导入了MicrosoftProject2003而我们也正好可以利用这个机会好好的重新规划新产品上市活动项目，现在，我们将一起来完成这项工作，因为老板正想了解这个上市活动您打算在何时进行？
3.1项目任务的输入
3.1.1直接输入
1.首先，我们开启一份新的Project文件
2.利用上章所描述的方法，使用〔项目快速入门〕建立新项目计划。
其中〔日程排定方法〕使用〔从项目开始之日起〕，而日历使用〔标准〕。
3.接着，移动鼠标的光标到〔任务名称〕字段中。
4.我们可以利用人工的方式一一把所需的任务输入到Project环境中的〔任务名称〕字段中。
3.1.2读取来至Excel的数据
实际上，有不少使用者在不懂Project时便是把数据建立在像是MicrosoftExcel中，一旦要调整时间进度，少者几个小时，多者甚至高达一天，便是为了重新再绘制一份项目报表，因此，学习利用正确的工具来进行项目工作将可事半功倍，效率上也会提升不少。
可是如果数据早已经建立在Excel中了该怎么办呢？
重新输入数据一次，还是有更好的办法？
此时，利用Project2003我们有两种方式可以来进行：
1.便是直接利用剪贴（即复制来至Excel后贴上到Project任务名称中）或是拖曳方式，把Excel中的工作项目数据，转换到Project环境中。
（利用拖曳方式便可以把Excel中的工作项目转换到Project环境中）
（最后汇入来至Excel后的情形）
注意：
在输入任务时，除了输入每项任务外，我们可以把第一个任务视为此项目的名称
或者也可以在菜单中选择〔工具／选项〕，接着，勾选〔显示项目摘要任务〕，如此一来，Project便会将项目摘要任务设定在第一个任务名称中
5-1.tif
另外，适当的在任务中加入摘要任务以便我们可以藉由缩排的方式将项目信息以更具组织化的方式来排列
此外，在每个摘要任务后加入里程碑的任务，以便让主管人员清楚的掌握项目状况也是十分重要的。
（适当在每个阶段加入摘要任务以及里程碑，以便让项目观看更完整）
5-2.tif
2.除了利用最简单的〔复制／粘贴〕外，在全新的MicrosoftProject2003中也提供了〔汇入Excel向导〕的方式，将Excel的数据数据导入到Project环境中，不同与之前的〔复制／粘贴〕，利用这种方式最大的好处在于可以自动对应到相关的字段，接着，我们便一起来练习这项功能
1.首先，我们可以先设定一个Excel的范例数据，如下表所示：
任务名称
工期
资源名称
成本
办公室计算机化
线路规划/设置
1w
工程师A
120000
计算机采购/设置
1w
工程师A,工程师B
680000
信息系统建制
1mon
工程师A,工程师B
540000
网络设置
3w
工程师C
220000
办公室计算机化上线
0d
2.在这份Excel数据中包含了〔任务名称〕、〔工期〕、〔资源名称〕以及〔成本〕等等字段
3.接着，我们可以透过〔项目快速入门〕中，选择〔列出项目中的任务〕，此时便会找到〔从Excel导入任务〕按下〔导入向导〕，最后找到要汇入的Excel文件即可
3-20.tif
注意：
也可以由菜单中选择〔文件／打开〕，接着，在〔文件类型〕中选择〔MicrosoftExcel工作薄〕，再找到Excel的文件
5-3.tif
4.接着，便会进〔导入向导〕的对话框中
5-4.tif
5.接着，便会进入〔导入向导〕的对话框中，按下〔下一步〕以便导入相关数值
6.根据我们已经建立的Excel情况主要为任务方面的数据，故选择要导入的任务数据为〔任务〕。
有三种导入档的方式，在此我们选择〔新建映射〕。
然后按一下〔下一步〕按钮。
5-5.TIF
7.根据我们已经建立的Excel情况主要为任务方面的数据，故选择要导入的任务数据为〔任务〕。
有三种导入档的方式，在此我们选择〔作为新项目〕。
然后按一下〔下一步〕按钮。
5-6.TIF
8.接着，我们选择要导入的数据类型为〔任务〕，同时在MicrosoftExcel选项中勾选〔导入包含标题〕
5-7.TIF
9.接着，我们在〔来源工件表名称〕中，选择〔Sheet1〕，此时，由于来至Excel的字段数据，我们已经与Project字段相符合了，所以便会自动对应成功
5-8.tif
注意：
如果在〔导入向导–任务映射〕中Excel的字段数据与Project的字段数据对应错误，我们也可以以人工的方式进行修改，只需选择〔到MicrosoftProject字段〕中以下拉式的方式重新选择即可
5-9.tif
10.最后按下〔下一步〕，并且按下〔完成〕便可以轻松把
升级会员 