如何对科技档案进行鉴定.docx

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如何对科技档案进行鉴定

如何对科技档案进行鉴定？

科技档案的鉴定，是对科技档案的价值进行鉴别，对科技档案的质量进行核查，根据科技档案价值大小来确定其保管期限，将有价值的档案加以妥善保存，将失去保存价值或保存价值不大的档案剔除销毁。

（一）科技档案鉴定工作的内容与特点

1.科技档案鉴定工作的内容

科技档案的鉴定不是一次完成的，而是分阶段进行的，每个阶段的鉴定工作有不同的内容：

（1） 归档时的鉴定。

这是指在一个科技、生产项目最终完成或阶段性地完成任务之后，对相关科技文件材料的归档时所作的鉴定工作。

其任务是对归档材料进行鉴别、核查和筛选，初步划定其保管期限。

主要内容包括：

核查归档材料的完整性和准确性，保证归档的科技文件材料的质量；决定科技文件材料的取舍，剔除无保存价值的科技文件材料；根据有关规定和要求，判定科技文件材料价值大小，确定其保管期限。

归档时的鉴定完成了初步的也是最重要的筛选工作，为以后的鉴定工作奠定了基础。

（2）结合业务整顿或技术普查进行的鉴定。

这是在科技档案形成单位进行业务整顿或技术普查所作的核查工作。

主要内容包括：

清理库存的档案，对尚未确定保管期限的进行鉴定；对已经鉴定的进行核查，重新审定其保管期限；剔除某些保管期限已满，完全失去了保存价值的科技档案。

（3）进馆后的再鉴定。

这是在科技档案进馆后进行的定期的重新鉴定工作。

其任务是对已经确定保管期限的科技档案进行定期复查，重新审定其保存价值。

主要内容包括：

对已过保管期限的科技档案进行审查，将确实再无保存价值的档案剔除销毁；对仍有保存必要的科技档案，予以延长保管期限；对保管期限划分不当的科技档案，重新划定保管期限，酌情延长或缩短原定的保管期限。

通过上述各个阶段的鉴定工作，进行层层筛选，使得科技档案的质量得到保证。

2.科技档案工作的特点

科技档案鉴定工作，与文书档案相比，有自己的特点，表现在如下几个方面：

（1）鉴定单位。

文书档案一般以单份文件为单位进行鉴定，而科技档案往往以一个科技档案保管单位、一个产品、一项工程、一个课题、一套设备的档案为单位进行总体价值鉴定。

（2）鉴定要素。

文书档案鉴定时考虑的主要是文件的来源及其内容，是从文件本身来判断档案的价值，而科技档案价值鉴定的首要因素是科技档案所反映的项目的性质，如项目的级别、技术水平、项目的社会效益和经济效益等。

（3）保管期限。

文书档案的保管期限根据其价值的大小总体上划分为永久和定期两种，定期保管又分为10年和30年两种期限。

而科技档案中有相当一部分难以用具体的年限界定其保管期限，如产品档案、基建档案、设备档案等，直接与实物相对应，只要实物尚存，档案就应随之保存。

对于这一部分档案，其保管期限的确定没有统一的标准，应视具体情况对待。

（4）鉴定人员。

一般的文书档案，由文书人员和档案人员鉴定即可。

而科技档案专业性、技术性很强，内容复杂，牵涉面广，一般的档案人员难以胜任其鉴定工作，必须在总工程师或科研负责人的领导下，组建专门的鉴定小组进行科技档案的鉴定工作。

（二）科技档案价值鉴定的要素

影响科技档案价值鉴定的首要因素是科技档案所反映的项目的性质，其次是科技档案自身的特点和状况，以及科技档案的利用需要与利用率、所反映的实物状况等。

1.项目性质

科技档案是围绕一定的科技项目产生的，是特定项目生产与科技活动的历史记录和成果反映，因此，项目性质就成为影响科技档案价值的主要因素。

项目的性质可从如下几个方面分析：

（1）项目的技术水平。

项目的技术水平是影响科技档案价值的决定性因素，技术水平越高，围绕该项目产生的科技档案价值就越大。

项目的技术水平包括国际（国内）领先、国内首创、国内一般水平等级别。

（2）项目的级别。

项目有重点项目和非重点项目之分，重点项目按其重要程度又分为国家级、地区级和部门级等。

与项目的重点级别相对应，项目成果鉴定分为国家鉴定，中央各部、委鉴定，地区鉴定和基层鉴定四级。

项目级别越高，其档案的价值就越大。

（3）项目的社会影响。

项目的社会影响在很大程度上反映了项目意义的大小，项目的社会影响可从项目的典型性、代表性，项目获奖、或专利情况以及项目的交流范围来考察。

项目是否具有典型性、代表性，是否获奖以及获哪种等级的奖励，是否申请并获得专利，项目交流范围的大小等体现了项目所代表的科学技术水平，可以作为判断档案价值的重要指标。

（4）项目的经济指标。

项目的经济指标体现在三个方面：

一是价格因素，表现为与产品档案相对应的产品的出厂价格、批发价格、零售价格，与设备档案相对应的设备的购入价格，等等；二是投资总额，它与项目的重要性和难易程度成正比；三是经济效益，这是判断项目意义及与之所对应的科技档案价值的最重要的经济指标。

一般来说，科技档案所产生的经济效益与其相应的科技档案价值成正比。

2.档案自身的特点和状况

（1）档案内容。

项目性质、意义及其所达到的技术水平都会在科技档案内容中得到反映，因此，科技档案的内容是决定其价值的重要因素。

凡是反映科技、生产活动的主要过程、基本面貌和重要成果，记录了某种事实的各种技术报告、设计文件、工艺文件、依据性文件和原始性文件，都具有重要的保存价值。

在从档案内容角度分析科技档案价值时，应注意档案信息内容的重复问题，当一份科技档案内容被其他档案所包括或出现重份文件时，其价值就会降低或不具备保存价值。

（2）档案形成时间。

从历史研究价值来看，年代越久远的科技档案，其价值就越大。

比如，水文、气象、地质档案以及代表一定历史时期科学技术成就的档案等，其形成时间越早，历史价值就越大。

但从现实利用角度来看，形成时间越晚的科技档案，其现实利用价值就越大，因为它记述了同时代先进的技术、方法；反之，如果形成时间越早，其反映的技术、方法已经淘汰，它的现实参考价值就会大大降低。

因此，分析时间因素对科技档案的影响，要从科技档案的性质、种类及利用需求等方面综合考虑。

（3）档案来源。

它是指科技档案的形成者对价值的影响。

档案形成者的科学成就、知名度、形成单位的地位和性质都是影响科技档案价值的重要因素。

就个人形成者而言，某些著名专家、学者所绘制的图纸，演算过的数据和公式等，就比普通技术人员所形成的档案价值要大。

而对于单位形成者，现代大型企业形成的工业档案、设备档案比技术、设备落后的小厂形成的档案价值要大。

（4）档案的质量状况。

科技档案的质量要求是：

科技文件材料完整、准确，书写材料优良、字迹工整、图样清晰，签署手续完备，外形完好，等等。

科技档案的质量状况对其价值有重要影响，有的科技档案从内容上看反映了较高的技术水平，但数据不够准确，或图样已经破损，字迹模糊不清，其价值就会降低。

3.档案的利用需要与利用率

不同的科技档案所具有的功能不同，社会利用需要不同，对其价值大小起制约作用。

有的科技档案所反映的科技对象技术水平已经落后或早已被淘汰，但它代表了科学技术在特定历史阶段的发展水平，具有典型性，有显著的历史研究价值；有的科技档案记述了先进的技术和方法，具有很大的现实参考价值，可以直接为后来的科技、生产活动所采用；有的科技档案的基本功能是为以后的工作提供依据，如设备档案和竣工档案就是为将来的使用、维修、改造等提供依据。

此外，科技档案在保存期间的利用率也可以作为鉴定科技档案价值的一个标准。

一般情况下，科技档案的利用率越高，其保存价值就越大。

但不能仅仅据此就销毁那些利用率很低而具有潜在价值的科技档案。

4.实物状况

一部分科技档案如产品档案、基建档案、设备档案等保存价值在很大程度上依赖于其实物对象的状况。

实物处于正常运转、使用阶段时，其档案的现实利用价值就高；若实物损毁或废弃不用，其档案的现实利用价值就会受到很大影响，需要对这些档案的查考利用价值进行分析，决定其存毁。

（三）科技档案的鉴定程序和方法

1.科技档案鉴定的准备工作

（1）制订鉴定工作计划。

科技档案鉴定工作，是一项要求高、牵涉面广的工作，须制订周密的工作计划。

计划的内容包括：

本次鉴定工作的目的和要求；所要鉴定的科技档案的范围；同其他有关工作的衔接和协调；计划工作量，所需人力和时间；保管期限表的选用和编制要求，等等。

（2）成立鉴定小组。

《科学技术档案工作条例》规定：

“鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。

”应根据此要求成立鉴定小组。

（3）编制科技档案保管期限表。

科技档案保管期限表，是以表册形式列举科技档案的种类、内容、来源和形式，并注明其保管期限的一种指导性文件。

它为科技档案保管期限的划分提供了统一的标准，可以提高鉴定工作的效率。

各专业主管机关一般都编制了本专业的科技档案保管期限表，但专业系统的科技档案保管期限表原则性规定较多，各单位还需要在其框架内结合本单位的具体情况编制单位保管期限表。

单位保管期限表应包括一个单位在其工作活动中产生的全部科技档案。

编成之后，需经本单位领导批准，并报上级专业主管机关和有直接业务指导关系的当地档案业务管理部门审查。

2.科技档案保管期限的确定

科技档案的保管期限，分为永久保存和定期保存两种，其中，定期保存又可分为长期保存和短期保存。

确定科技档案保管期限的基本原则是：

（1）在工作查考、科学研究、经验总结等方面具有长远利用价值的科技档案，应永久保存。

（2）在一定时期内具有利用价值的科技档案，应定期保存。

（3）介于上述两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。

针对不同种类的科技档案，其保管期限的划分不同。

例如，对于产品档案，划分为永久保存的是代表某一历史时期技术水平，技术先进，又是长期生产的重要产品的档案；对于基建档案，凡是达到国内外先进技术水平，或是本专业某一历史时期在设计技术、工艺水平具有代表性、典型性或具有重要的政治历史意义的基本建设档案，都可以划为永久保存；对于科研档案，凡是重要的科研课题，科研成果为国内外首创，达到国内外先进技术水平，或代表本单位某一历史时期科技水平的科研档案，可划为永久保存。

科技档案的鉴定应以保管期限表为依据，直接审阅科技档案的内容，正确判断其价值，不能单纯从标题、目录或科技档案号等来判断。

鉴定科技档案价值和划定保管期限，要以一个项目的成套档案材料为基础，以一个保管单位为基本对象来进行。

以科学技术研究课题所形成的科研档案的价值鉴定为例，对于科研课题整体价值的鉴定以整套科研课题文件为单元，按照课题来源、技术水平、学术意义、获奖及效益情况分为重大、重要和一般科研课题。

重大科研课题为永久；重要科研课题为永久或长期；一般科研课题为长期或短期。

具体鉴定时，先由鉴定小组成员按分工分别审阅档案内容，提出鉴定意见，填写科技档案鉴定单。

再在此基础上，由全体鉴定小组成员对鉴定单进行逐个审查，形成集体意见，最后确定科技档案的保管期限。

科技档案鉴定单实例见下表。

表　科技档案鉴定单编号：

保管单位名称

科技档案号

项目名称

归档时间

原定保管期限

张数

鉴定意见

鉴定人：

鉴定时间：

鉴定小组意见

鉴定小组负责人：

时间：

3.科技档案的销毁

经过鉴定对无保存价值的科技档案，按规定剔除销毁。

应编制销毁档案清册，经过单位领导审定，报送上级主管机关备案。

销毁时，应指定监销人，防止失密。

科技档案销毁清册的项目包括：

销毁档案名称、档号、销毁数量、鉴定单编号、备注等。

已经销毁的科技档案，应在目录上注销。

并对排列顺序进行相应调整。