行政部上墙资料.docx

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行政部上墙资料

行政部概述

行政部是酒店人力资源管理、劳动工资管理、培训管理、督导检查管理的职能部门。

在酒店经营管理中，行政部承担着人力资源开发、协调酒店内部人事关系和组织酒店开展培训工作，降低人工成本以及为酒店员工努力创造良好的工作环境的重任。

行政部的工作重点是为酒店经营管理和业务发展提供人力资源保证，确保酒店经营管理的正常运行和持续发展。

酒店行政部的主要职责是：

坚持“以市场为导向，以成本为中心，以质量为生命”的经营管理方针和“以客人的需求为我们的目标”的服务宗旨，严格遵守国家、地方和上级有关部门的法规、政策和规定，制定适合酒店人力资源管理的政策和规章制度，并组织实施；根据酒店总经理的工作指令和经营管理工作的需要，加强酒店人力资源工作的科学化和规范化的管理，有效地开发和配置酒店人力资源，努力造就一支具有良好政治、业务素质的员工队伍和一批不同层次的优秀后备人才。

一、行政部组织结构和岗位设置

（一）组织结构图

行政部

人力资源管理

员工工资管理

质量检查管理

培训管理

（二）岗位设置图

行政部主任

人事

文员

行政

文员

（一）行政部主任

[管理层级关系]

直接上级：

总经理

直接下级：

人事文员、行政文员

[岗位职责]

1、执行酒店总经理的工作指令，向总经理负责并报告工作。

2、贯彻执行国家、人事、劳动的方针、政策和法规，全面负责酒店劳动定员定编、制定酒店人事管理、工资福利分配政策，制定和完善培训、考核、晋升、奖励等各项制度。

3、根据酒店经营目标和工作需要，组织本部工作人员编制人力资源年度工作计划、长远规划与人工成本、培训费用核算，并组织实施和监控。

4、主持本部门工作例会，听取、汇报、督促工作进度，协调和解决工作中的问题，提出阶段性工作计划和要求，并督促执行和落实。

5、组织搜集人才（劳动力）市场信息，随时掌握员工需求、人事调配、劳动工资、人员培训等方面的动态，负责组织和合理有效运用酒店的人力资源。

6、负责协调和指导酒店各部门制订人力资源需求计划，掌握和控制酒店的人员编制总量，组织制定劳动定员定编方案，按编制合理安排和调配余、缺人员，做好员工录用、调动、晋级、辞退等工作事宜。

7、掌握劳动力市场价格和同行业人均分配水平等信息，根据酒店经济效益和工资总额情况，组织制定劳动工资管理办法和分配方案，并适时提出酒店员工工资调整方案；负责会同酒店财务部制订各营业、管理部门的奖金分配方案以及制定相关的福利政策并监督实施。

8、负责人才的开发、引进和培训。

在酒店内建立分层次的培训网络，负责制订培训计划和培训管理制度。

重视新员工的系列培训，教育和督促员工执行酒店的各项规章制度；加强员工的职能培训，不断提高员工的业务技能和外语水平。

9、负责酒店主管以上管理人员的考核、考察、聘任呈报工作和本部门员工的工作考察评估工作。

10、负责建立和完善劳动用工规章制度，严格依法用工，切实保障员工的合理权益，减少劳动争议的发生，针对员工提出正当合理的要求，认真、妥善处理和解决；努力改善员工的工作环境和生活条件，不断增强企业的凝聚力。

11、努力提高员工的素质，关心员工生活，做好政治思想工作，抓好文明建设和计划生育工作。

（二）行政部人事文员

[管理层级关系]

直接上级：

行政部主任

[岗位职责]

1.根据酒店的基础设施、接待规模、经营项目、服务方式等经营管理之需要，负责提出本酒店的机构设置和各部门的人员编制。

2.与当地人力资源市场如：

旅游学校、劳动就业中心等建立良好关系以确保人才的供应。

3.根据工作需要及部门提出的人力需求计划，招聘面试合格人选，并提出合理建议。

4.审核各部门工资、奖金，并对各种津贴的发放进行审查。

5.与上级管辖部门如：

劳动和社会福利保障部门保持良好关系，完成下达的任务。

6.负责本部门员工的聘用、考评、奖惩。

7.审批员工奖惩事项，并负责对有关员工劳动人事方面的投诉进行核查、处理。

8.负责酒店员工福利及劳动保护工作；负责填写每月考勤卡并协助检查员工的工卡。

9.负责酒店员工用工关系的审核工作，并保证相应种类合同的签订及鉴证工作。

10.负责酒店人员入职体检及办理就业证、居留证等。

11.生日会及其他员工活动的照像工作；定期更换员工宣传栏的内容。

12.统筹安排、办理各类证件：

员工证、各类培训合格证、体检合格证、上岗证、名牌、并办理证件的遗失补办手续。

13.处理员工入、离职的有关手续：

验证（身份证、毕业证、待业证、职称证等）、入职培训时间、离职证明等。

14.负责酒店员工的人事档案的整理，做好员工婚姻状况、家庭住址等变更记录，并及时在电脑中输入调整有关人事资料，做到资料、档案完备准确；提前向行政部主任提供合同到期人员名单。

15.负责登记办理员工升迁、调动之变更通知工作，并负责员工名册。

16.负责每月月底做好入、离职员工统计表，并上报人力资源经理。

17.在员工招聘过程中负责通知应聘人，以确保招聘工作的顺利进行。

18.建立健全人事档案制度，做好人事档案的保管与使用负责人事档案及任何更新变化输入电脑。

19.与市区劳动机构保持联系，办理员工劳动合同的鉴定，鉴证等项工作。

20.负责员工养老保险、医疗保险、失业保险等各项福利费用的填报、审核、管理、缴纳工作。

21.完成上司交办的其他任务。

（三）行政部行政文员

[管理层级关系]

直接上级：

行政部主任

[岗位职责]

1.为酒店召开的会议做记录。

做好部门或部门经理召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，掌握会议决定的落实情况。

2.起草人力资源经理所布置的通知、报告、计划等文书文件。

3.负责上级下发文件的签收及本部门发文的传送工作。

4.负责各类收、发文件的分类、整理、立卷及归档工作。

5.准确了解酒店各项政策及国家人事政策以便处理员工的咨询及投诉的受理。

6.负责各部门往来人事报表的审核。

7.负责本部门员工医疗证、体检证的保管。

8.负责本部门每月的出勤统计，并及时上报行政部主任；检查并完成酒店每月考勤统计及每月酒店岗位工资的审报工作。

9.负责本部门物品采购申领计划。

10.负责管理行政部公章，并对员工需加盖人事章的材料进行审核登记。

11.负责本部门各项费用的请款、报销及发放。

12.保管外聘人员合同并掌握合同条款及期限。

13.协助行政部主任制定培训规划与培训管理制度。

14.负责新员工的入职培训及客人满意标准等培训。

15.根据酒店经营管理需要及员工状况制定培训计划，做好培训费用预算，并保证其实施。

16.负责制定各项培训的大纲，设计培训项目。

17.指导、督促各部门开展岗位培训，安排酒店内部交叉培训事宜，并对其执行情况进行检查、评估。

18.负责选拔业务精、语言表达能力强的管理人员担任培训员。

19.定期向行政部主任提交培训工作报告。

20.与店外教育培训机构保持联系，监督员工在外所学培训课程的有效性。

21.做好办公室的日常清洁卫生工作，并负责清洁整理培训室。

22.会同各部门做好员工违纪处分或处理，做到事实清楚，适用条款合理。

（一）员工招聘工作流程

部门书面申请补充员工

行政部根据部门人员编制及实际需要审核

归档

报总经理审批

否

确定员工来源

各类学校

人才交流中心

人才库

其

它

招聘洽谈会

推

荐

筛选材料

筛选招聘材料

否

发面试通知：

时间、地点、需带材料

填写“应聘人员情况表”

应试

用人部门经理、行政部主任进行面试；考核语言能力、业务知识、专业技能

否否

政审（户籍地派出所）

否

体检（市卫生防疫站）

不合格

合格

否

通知录用、办理报到

（二）员工报到、工作分配流程

身份证

收取

（留存）

各类

凭证

暂住证

行政部负责

照片六张

报到

健康证

填写员工登记表

签订劳动合同

分

配

办理手续

领用工牌、餐卡、员工手册

上岗前培训

领取工服

总仓

员工分配部门

备档

财务部

领用宿舍

行政部

领用工柜钥匙

上岗培训

（三）办理员工录用手续流程

录用方式

社会招聘

一般人员

专业技术人员

提交资料：

技术等级证书

提交资料：

劳动合同、合同制工人花名册、报到证（技校学生）

办理录用手续、提取员工档案

（四）签定劳动合同流程

合同到期

新招员工

合同到期前一个月发征询意见书

部门、员工

行政部提出期限报总经理核准

行政部向员工解释合同条款内容

行政部提出

续签期限终止意见

报总经理核准

提前一个月通知员工

合同终止

双方签字、盖章

一份员工保存（签收）

一份存入员工档案

（五）办理员工离店手续流程

员工离职

员工按行政部下发的《离店通知书》，在三月之内到相关部门办理有关手续。

收回员工工具、设备用品

交接工作

员工应退缴款项

结算应收账款

交工柜钥匙

退宿舍

返还工服

清除人事电脑记录

离店员工有关手续、资料

清算当月工资通知停发下月工资

交回《员工手册》、工牌、餐卡

总仓

财务部

本部门

行政部

为职工办理失业等手续

办理停交各种保险或转移

（六）社会保险工作

核定当月缴费人员

减少人员

增加人员

终止、封存

转出

新进人员开户

转入

人员变更情况、保险应交费总额测算报总经理审批、财务审核后，领取支票。

按规定时间到社会保险事业处办理各种保险的变更、核批、交费手续。

根据保险个人扣交费比例，于当月工资中扣除个人各项交费余额。

（七）员工离店工作流程

1、终止、解除合同、协议到期

终止合同

解除合同

协议到期

由部门通知本人

合同期内一方提出解除合同，需提前一个月书面通知对方（试用期内除外）

一方提出终止合同，提前一个月书面通知对方

所在部门、行政部审批

酒店提出终止合同，应按规定确定是否支付经济补偿金

员工提出终止合同，酒店不需支付经济补偿金

酒店领导审批

酒店要求解除合同，应按合同约定与有关规定办理

员工要求解除合同，应支付违约金与执行其它赔偿条款

无劳动争议有劳动争议

劳1、双方协商解决。

动2、一方或双方向单

争位所在地仲裁机关

议申请仲裁。

3、不服仲裁方可在

15天内向法院诉

讼。

酒店

办理离店手续

诉讼

酒店

按裁决判决书执行

败诉

2、除名、辞退、开除、死亡

在职死亡

除名、辞退、开除

因工死亡

因病或非因工死亡

部门提出

行政部调查核实提出处理意见

按劳动法规条例处理

按政策和有关规定会同有关部门处理

报总经理审批

公布决定

无

劳

动

争

劳1、双方协商解决

动2、一方或双方向单

争位所在地市仲裁

议机关申请仲裁

3、不服仲裁方可在

15天内向法院

诉讼

议

按裁决判决书执行

办理离店手续

酒店胜诉

酒店

败诉

（八）员工体检工作流程

1．员工常规健康检查2.新进员工入职体检

向员工发通知：

时间、地点、需带物品和注意事项

核准当年需体检员工确切人数

与卫生防疫部门联系体检时间

员工到市、区卫生防疫站体检

带队体检

体检结果交回行政部

取回健康证

体检异常者及时通知部门

正常者健康证明归档

调离一线岗位或安排治疗

（九）办理失业工作流程

酒店与职工解除劳动合同

合同终止

行政部携带相关资料到市劳动服务公司办理职工失业手续

劳动服务公司开具失业职工参加集中教育《通知》

失业职工按《通知》参加学习并办理失业登记，领取失业证和失业保险金

要求办理挂档手续的失业职工可马上到劳动事务代理所办理手续

领班

（十）员工晋升降职流程

主管以上管理人员

部门或总经理办公会研究提名

用人部门提议推荐

行政部按照酒店组织机构限定名额确定并考核

行政部考核总经理审批

通知部门合格人员

员工被提职后若因工作不胜任该职或犯有过失,酒店可视情节轻重做出降职或免职决定,薪金调整当日执行。

更换

制服

任命下达次日薪金调整

（十一）质量检查督导工作流程

分析现状，找出问题。

根据酒店的物质需求和精神需求，主要从五个方面来提高服务工作质量，即：

服务态度和仪容仪表、设施完好程度、材料供应（包括信息材料）的保证、服务方法（包括服务方式、程序、技能技巧等，及环境（含酒店环境及工作环境）。

根据检查内容，填写检查日报表。

分析产生问题的原因。

问题发生的因素主要有：

人的因素、设施因素、环境因素、方法因素、材料因素等。

找出主要因素

制定解决问题的措施计划。

即：

（1）为什么制定这项措施。

（2）解决什么问题，达到什么目的。

（3）在什么地方采取这一措施。

（4）由谁或哪个部门执行。

（5）每项措施开始及完成时间。

（6）执行和完成措施的方式。

严格执行计划

总结经验，实行标准化。

好的规章制度要坚持，总结提高，加以推广。

失败的及时修订改正，防止同样问题再次发生。

检查计划执行情况

提出遗留问题，做出下阶段改正计划方案

（十二）编制培训计划流程

每年年底进行调查、研究、分析

总经理提出的任务和要求

酒店经营管理和发展对人才的需求

评估当年培训工作成效与不足

对员工素质现状进行抽样调查

拟定年度计划讨论稿，年度计划内容包括培训目标、培训大纲、师资、教材、措施、时间安排及经费等

根据调研结果确定培训目标并对总目标进行分解，即按不同人员分解为：

1、管理人员

2、专业技术人员

3、技术等级工和其他员工

征求各有关部门意见、汇总修改

上报行政部主任审核

上报总经理批准执行

经营理念

企业精神：

努力进取、体现团队

服务宗旨：

主动热情、耐心周到

勤劳富国富民、奋斗成就你我

诚信服务之本、开拓翠林辉煌

今天你准备好了吗？

我们一定会努力！