商务物资管理手册.docx
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商务物资管理手册
商务物资管理手册
第一章投标期与项目前期物资治理．．．．．．．．．．．．．...．2
第二章物资供应商治理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3
第三章物资采购治理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6
第四章物资合同治理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．..13
第五章现场物资治理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．..16
第六章物资核算与存货治理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24
第七章废旧物资治理方法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．29
第八章内部调拨物资治理方法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．31
第九章附件…………………………………………………32
第一章投标期与项目前期物资治理
1投标期物资询价
1.1物资询价依据：
工程概况、业主招标文件、答疑文件、图纸、相关技术要求、待询价物资工程量等。
1.2投标组织单位提供给公司物资治理部门、分公司〔区域公司〕物资治理职能部门〔以下统一简称物资治理部门〕物资询价清单和1.1条相关资料并进行相应的询价交底。
1.3物资治理部门询价治理职能部门依照投标总体进度安排制定物资询价策划，询价策划要重点策划要紧物资的品牌、档次。
1.4参考公司«合格分供方名册»、«供应商资源库»、«要紧物资价格资源库»等信息，确定参与报价的供应商名单并进行询价。
对生疏外埠市场能够实地进行调研，调研结果进行归档并纳入相应资源库。
1.5重要物资、设备及大额物资的要进行书面询价，询价时附带相应的标准合同。
不同的合同条款、付款比例所询的价格会有专门大差异。
1.６物资治理部门依照供应商的产品质量、品牌档次、保证能力、生产供应能力、经营治理能力、综合信誉及其他各项治理情形对供应商的报价进行排分析，和投标组织单位协商确定投标价。
1.7物资治理部门询价人员将所询价物资的相关报价资料进行归档，依照需要录入相应数据库。
２、项目前期物资治理
2.1项目开盘后３０日内，由项目经理和公司主管部门协商组建项目物资治理团队，以书面形式报公司物资主管部门，经物资主管部门审批后上报人力资源部备案。
分公司〔区域公司〕的物资人员经分公司经理〔区域公司经理〕书面任命后报公司物资主管部门审核，在人力资源部备案。
２.2项目部在工程开盘３０日内应成立物资招标小组和废旧物资处理小组，报公司物资主管部门备案。
物资招标小组成员必须包括：
项目物资主管、项目总工〔技术负责人〕；废旧物资处理小组成员必须包括项目物资主管。
2.３项目开盘后，物资主管部门依照相关部门的主合同交底，按«项目治理策划书»模式进行书面物资治理交底，明确采购供应权限及项目物资治理要点，必要时物资部门可去项目现场进行交底。
2.4项目部商务经理在项目开盘一月内组织工长、技术人员、商务人员认真熟悉图纸和招〔投〕标文件，列出要紧物资清单；对暂估价物资、甲供物资、分包供应的要紧物资、公司集中供应物资，分别列项。
依照项目的总进度打算，编制«要紧物资招标〔采购〕打算书»，用于指导项目全管过程的物资采购、供应。
3、记录表格
3.1«要紧物资招标〔采购〕打算»〔表格模板〕
第二章物资供应商治理
1、供应商来源及供应商资源库治理
1、1供应商来源
1.1.1公司商务中心物资部直截了当猎取供方信息
1.1．2总部相关部门、项目经理部、外部单位向物资部举荐。
1.1．3上级单位公布的合格供应商信息。
1.2、供应商资源库治理
1.2.1供应商资源库的主管部门为商务治理中心物资部。
1.2．2物资部对收集到的供应商资源进行分类整理，建立«供应商资源库»。
1.2.3物资部对«供应商资源库»里的供应商进行甄别、评判，经评审合格的供应商进入«合格分供方名册»定期进行公布。
1.2.4本公司范畴内的物资询价、采购供应商的要紧来源是«合格分供方名册»。
2、合格供应商评定程序
2.1公司物资主管部门依照供应商提供的资料、样品等对供应商进行评判，必要时对供方生产厂、产品使用情形、样品进行考查。
填写«供方考察表»
2.2供应商应按«物资供应商预审表»来填写差不多信息。
项目紧急举荐要入围«合格分供方名册»的供应商差不多信息由项目部负责填写，分公司〔区域公司〕需要评审的供应商由所属的分公司〔区域公司〕物资治理职能部门负责填写。
2.3供应商的评判资料
2.3.1初次进入«合格分供方名册»的供应商应尽可能提供如下要紧资料进行评判。
评审内容
供应商提供评判的相关资料
生产经营证明
a.营业执照〔年检有效期内〕、税务登记证
b.生产许可证/经销代理证明
c.法人托付书
d.最新的价格表、书面优待承诺、可同意的付款条件。
产品质量保证能力
a.质量体系文件〔重要物资的生产厂家〕
b.质量标准、环保标准、产品合格证明、检测证明及认证证书〔重要物资的生产厂家〕
c.产品的权威部门检测报告及各类资格及荣誉证明〔重要物资的生产厂家〕
环境、职业安全
健康治理情形
a.环境治理体系文件、方针与打算等〔重要物资的生产厂家〕
b．质量、环保、职业安全健康认证证明〔重要物资的生产厂家〕
经营治理能力
及信誉证明
a.单位简介、组织机构职能设置、经营治理业绩、资信证明资料〔重要物资的生产厂家〕
b.用户使用情形反映书面证明〔重要物资的生产厂家〕
c.重要合作伙伴名录
2.3.2年度重新评定的评判资料
a.营业执照〔年检有效期内〕、税务登记证
b.生产许可证/经销代理证明
c.法人托付书
d．«供料质量记录»，由上年度供应物资的项目部提供。
2.3.3关于国家实施工业产品生产许可证治理的生产厂商，应在国家质量监督检验检疫总局的官方网站上查询是否具备相应条件〔查询网址〕。
2.3.4关于国家实施强制性产品认证〔简称CCC、或3C认证〕治理的生产企业，应在国家认证委的官方网站或中国强制性产品认证官方网站查询是否取得«中国国家强制性认证证书»〔查询网址或〕。
2.3.5关于重要劳动防护用品〔如安全网、安全带、安全帽、临电用配电箱和开关箱、临电电缆、漏电断路器等〕，合格供应商应为集团公司指定的名册范畴内。
2.3.6上述要求供应商提供的书面资料，假设提供复印件必须加盖公章，经销商或代理商提供的生产厂家资料复印件可加盖生产厂家公章，也可加盖经销代理单位公章。
2.4、评定准那么
2.4.1属于生产厂家的供方，重点评定其经营生产资质，质量保证与供货能力、产品环保与安全技术指标、企业业绩、服务质量等；
2.4.2属于经销单位的供方，重点评定其经营的资质、品种、品牌、供货能力、产品环保与安全技术指标、供应业绩及服务质量等。
2.4.3、供方供料情形评定采纳«供料质量记录»表的形式，由项目部对供方进货质量及服务质量进行评定，每年度评判一次，年底返回公司物资部备案。
2.4.4«供料质量记录»作为供应商进入下一年度«合格分供方名册»的要紧依据。
2.4.5凡供货有不良记录，被公司物资部门列入«不合格分供方名册»或起诉过公司的供应商，三年内不得再进入«合格分供方名册»，各项目部也不得再使用。
3、合格供应商重新评定
«合格分供方名册»中供应商每年一季度重新评定一次，依照评判形成的评定意见编制公司新的年度«合格物资供应商名册»，由公司物资部门公布。
年度评定物资部门填写«物资供应商〔〕年度考评表»
4、合格供应商除名
4.1在考核中有以下情形之一的供方应考虑从«合格物资供方名册»中除名，视为不合格供应商：
a.物资供应因违约而严峻阻碍工期的；
b.一年内两次供应物资达不到所规定质量标准、环保要求或安全不符合项；
c.差不多或可能造成重大环境污染或存在重大安全隐患并拒不整改的；
d.服务质量低下的；
e.由商务中心认定供应过程中显现重大质量问题的；
f.发觉有损于集团利益如行贿、串标等行为；
g.被政府相关部门通报、处罚；
h.不能完整履行合同义务,给我公司造成专门大缺失的；
i.为集团内其他公司供货过程中有严峻违约行为；
j.没有或未通过年度考评；
k.有恶意诉讼行为或有提供虚假发票行为；
4.2被除名的供应方，三年内不能再次进入公司«合格物资供方名册»。
5、«合格分供方名册»公布
5.1年度«合格分供方名册»由公司商务中心物资部在每年的一季度内公布。
5.2公司商务中心物资部每季度公布«合格供应商增加或删除名册»。
5.3各专业公司的供应商评判由各专业公司自行进行，资料储存在各专业公司，合格供应商名单报往公司物资主管部门按期统一公布。
6.记录表格
6.1«物资采购供应商评审表»
6.2«物资采购供应商〔〕年度考评表»
6.3«供料质量记录»
第三章物资采购治理
1、物资打算治理
1.1要紧物资需用总打算
1.1、1«要紧物资需用总打算»由生产经理负责组织生产、技术、商务等部门负责人编制，要紧内容包括物资名称、规格型号、计量单位、数量、进场时刻等，它是物资采购供应前期策划、编制资金打算、进行总体操纵的依据。
项目经理要审核生产经理编制的«要紧物资需用总打算»，并在打算上签名确认。
1.1.2本打算由项目部、分包单位对各自负责采购的物资分别编制。
是对«要紧物资招标〔采购〕打算书»的补充。
项目部应在公司施工部署会规定的时刻内完成，报送公司物资部一份。
项目分包单位进场后10日内应向总包项目部报送，由总包单位统一会总整理，下发项目部各个主控部门。
1.2月度物资需用打算
项目部责任工程师依照月度施工生产打算及«要紧物资需用总打算»在每月25日前编制下月或下几个月的«月度物资需用打算»，打算必须注明物资名称、规格型号、单位、数量、进场时刻、质量要求、技术标准等。
本打算的编制应符合以下规定：
1.2.1对各类物资进场时刻提出明确要求。
需外委加工的物资，专门是非标准的各类构件、制品及工程设备，其需用打算均应考虑加工周期提早编报。
1.2.2月度需用打算中的物资规格、型号要明确。
顾客有专门要求的，要注明顾客提出的专门要求；关于装饰材料、工程设备等，应详细标注要求。
1.2.3工程竣工收尾时期及专门专用物资的需用打算，在编制时应专门慎重，严格操纵打算数量，幸免发生物资积压缺失。
1.2.4打算要及时报送生产经理审核、汇总，经项目经理审批签字后必须于每月25日前下达到项目物资部及项目合约部进行采购、供货。
1.2.5项目物资部门依照生产经理审批的«月度物资需用打算»、«要紧物资需用总打算»和«要紧物资招标〔采购〕打算书»编制本月的«月度物资采购打算»，明确采购招标时刻和合同签定时刻并督促相关部门和人员按期进行招标采购签定合同，严格操纵未签合同先行组织物资进场。
关于已签定合同的，明确供应时刻和供应商。
1.2.6涉及到公司集中供应的由项目物资部每月25日前报往公司物资主管部门。
1.3打算治理要求
1.3.1各类物资打算由项目物资部统一编号、按月装订存档。
要按时刻先后顺序统一编号，且各项内容完整，签字齐全。
编号规定在打算的右上角，编号统一形式为：
〔项目名称〕/年/月/〔编号〕。
1.3.1公司物资部依据工程进度及施工具体情形对项目部的物资打算进行检查。
1.3.2项目部物资核算人员依照«月度物资需用打算»中的数量对送货单进行核查，发觉重大偏离要及时上报项目经理。
1.3.3工程竣工后，项目物资部将«月度物资需用打算»、«要紧物资需用总打算»统一装订成册，报公司物资部存档。
1.3.4公司物资部每月汇总各项目部上报的集中供应«月度物资需用打算»，形成公司层面的«月度物资采购打算»，由总经济师和生产副总签字执行。
未报月度需用打算或需用打算中没有的大额物资，必须由项目部给生产副总说明情形后物资部方可紧急供应。
1.3.5各分公司能够按公司物资打算治理的原那么，制定本单位物资打算治理的实施细那么及报送流程，但打算表格形式要和公司统一。
1.4物资打算的变更
1.4.1因顾客缘故或设计变更等因素，阻碍到已编制打算中的物资品种、规格型号、数量时，相关人员应及时以书面形式通知物资供应部门。
1.4.2由于专门缘故不能按期供应的物资，物资供应部门应及时向有关用料单位反映具体情形。
2、物资采购方式
2.1物资采购性质和形式要紧如下：
采购性质
采购形式
自行采购
常规采购
公司集中采购
招标采购
议标采购〔战略合作〕
项目采购
招标采购
议标采购
询价采购
零星采购〔现金自购〕
紧急物资采购
二手物资采购
业主参与采购
业主采购供货
不包含在我方结算额内
包含在我方结算额内
业主指定采购
业主定标我方签约
暂估价物资采购
业主定价我方采购
业主我方共同采购〔三方〕
二级市场招标采购
3、招标流程
按«公司商务物资治理方法»要求：
单向物资金额或同类物资累计金额在100万〔含〕元以上的，必须进行招标采购；单项物资金额、同类物资累计金额在100万元以下，10万元〔含〕以上的能够进行议标采购、询价采购；单项物资金额、同类物资累计金额在10万元以下，2万元以上〔含〕的，能够进行询价采购。
2万元以下的物资，能够进行零星采购，但零星采购单据必须由分公司经理〔项目经理〕在单据上签字方可入库。
3.1招标采购组织机构
3.1.1公司总部成立由公司总经济师领导下的物资采购招标小组。
成员由商务中心副主任、物资部经理、物资部主办组成。
负责要紧和大批量物资的招标、评标、决标等工作以及战略谈判工作。
招标工作的组织部门为商务中心物资部。
3.1.2各分公司〔区域公司〕、项目部成立相应的物资招标采购小组，项目部物资采购小组必须有项目物资主管参与。
3.2招标采购流程
3.2.1编制招标文件：
内部招标能够采纳公司公布的«简易物资招标文件»
3.2.2招标文件评审：
对重要的物资〔大型设备〕或技术含量高的物资〔大型设备〕，要组织相关部门或人员对招标文件进行评审，要紧评审招标文件中技术要求、商务条款。
通用物资招标或议标的物资能够不进行招标文件评审，但编制时要和相关人员沟通。
招标文件评审填写«物资招标文件评审表»。
3.2.3供应商资格预审：
公布招标要对«合格分供方名册»外的供应商进行资格预审，资格预审按合格供应商评定相关要求进行。
采纳«物资采购供应商评审表»。
«合格分供方名册»中的供应商不需要进行资格预审。
资格预审时要注意要选择同档次的供应商〔品牌〕一起进行招标。
供应商选择要符合公司«商务物资治理方法»中的要求。
公布招标供应商原那么上许多于5家。
3.2.4公布招标文件：
招标文件公布要进行登记，填写«招标文件发放记录表»。
能够组织答疑时刻，答疑文件要书面下发给所有投标单位。
3.2.5回标：
招标组织单位确定送交标书的时刻、地点，负责按时接收投标文件，检查投标文件是否密封完好。
并填写«投标文件接收记录表»。
3.2.6开标：
按招标文件约定日期、地点，通知相关负责采购人员参加开标会。
公布招标开标会一样和回标同期进行，由投标人当场宣读投标书并确认。
一样招标能够择机开标，投标单位能够不参加填写«物资采购开标记录表»，并由全部参加开标人员签字确认。
约定送样品的，招标组织单位应积极推行样品封样制度，各投标单位投标时应提供物资样品，并同时提供经国家认证的检测单位出具的试验报告。
3.2.6评标：
招标单位要组织物资、技术、商务及招标小组成员进行评标。
对投标方的产品质量、服务、承诺、价格、信誉及业绩等方面作出综合评定，排出优劣顺序，填写«物资采购评标记录表»，并需由全部参加评标人员签字。
3.2.7评标原那么：
3.2.7.1需提供样品的招标，通过资格预审的投标单位，开标前应第一对样品进行评审，样品审核通过的供应商再进行开标、评标。
3.2.7.2样品合格的投标单位少于三家时，招标失败，不得再进行评标。
应重新招标或采取议标方式。
3.2.7.3在投标单位资格预审通过、样品符合要求的条件下，原那么上应选择最低价中标。
最低价明显背离市场价格或低于成本低价的除外。
3.2.8发中标通知书，签订合同。
中标通知书发出一周内必须签定合同，并将相关资料报公司审批。
同时公布中标通知书一周内所有投标保证金〔如收取〕全部退回，中标单位的投标保证金能够转为履约保证金，等物资全部进场后退回。
3.2.9大宗物资或重要物资的招标必须提早通知公司商务中心物资部，公司物资部门将全程监控。
4、议标、询价流程
4.1议标、询价采购可不发招标文件，但应明确需采购物资的相关技术标准、供应范畴、付款条件等具体书面要求。
能够用«简易物资招标文件»进行询价或议标采购。
4.2议标、询价采购的供应商选择必须从«合格分供方名册中»选择，议标、询价供应商许多于三家。
4.3议标、询价采购选择的供应商必须经招标采购小组所有成员同意。
填写«物资采购议标、询价记录表»，所有招标小成员签字。
5、零星采购
零星采购可通过口头询价、比价方式直截了当进行采购。
一样只限于工程辅料及应急用的小额物资。
建议从多家分散购买形式转化为固定几家集中购买形式，能够每月签定一次零星采购合同，按照合同采购形式进行结算、支付。
6、紧急采购
6.1进行紧急物资采购的前提条件
6.1.1应对突发性政府指令：
政府在面临公共安全受到严峻威逼等重大紧急情形下，指令公司在各方面条件不充分具备的条件下，限期完成相关设施建设时需进行的紧急采购。
6.1.2应对突发性自然灾难、工程事故：
公司面临突发性自然灾难、工程事故时，为保证物资迅速供应、抢险措施及时落实到位，从而缩短抢险时刻，保证企业职员生命安全，将企业缺失降至最低，而需进行的紧急采购。
6.2当发生上述情形时，项目部采购小组能够简化采购流程进行紧急采购。
7、暂估价物资采购
7.1暂估价物资采购模式依照业主方要求而确定，一样有二级市场招标、联合招标、指定供应商认价、只确认价格不指定供应商这几种情形。
7.2需要进行二级市场招标的，由项目部和招标代理机构联合起草招标文件，提早要对招标文件进行评审，按二级市场要求进行公布招标。
7.3需要和业主方联合招标的物资：
能够按公司物资招标流程和业主方协商招标、认价程序。
注意两点：
A、招标文件应由招标组织单位编制，业主与我方共同参与评审。
在满足工程与业要紧求的情形下尽可能采纳我方已有的格式化招标文件。
其中招标文件中的合同条款原那么上要按我公司要求执行。
能够签定三方合同或双方合同。
B、供应商的选择:
供应商由业主与我方共同选定，数量应在三家以上，且应满足«中建一局集团物资供应商治理制度»的要求。
假设业主选定的供应商不能满足«中建一局集团物资供应商治理制度»的要求，且业主又不改变选定意见时，我方应做好«物资订货异议备忘录»，经业主签字确认，以明确双方的责任，方可连续采购流程。
备忘录形式自行确定。
7.4关于有业主指定供应商的暂估价物资认价单，能够不通过招标、询价流程直截了当签订合同,公司必须要有10%以上的收益。
7.5关于业主认价单上没有指定供应商，只对物资价格进行确认的，必须按公司要求进行招标、询价采购。
8、代分包采购
8.1代分包采购物资条件
8.1.1在分包合同范畴内，由于分包缘故致使在工程项目实施过程中，分包对某项物资的采购不能满足项目需要，经多次协商仍无改进，我方为了项目的总体安排，应及时向分包方发出工作联系单，通过工作联系单调整物资采购模式。
8.1.2为保证工程要紧材料的质量，在分包协议中约定由我方代为采购的。
8.2代分包采购物资模式
8.2.1转为我方自行采购模式：
将此部分采购内容从分包合同范畴内调整为我方自行采购，完全按照我方自行采购的物资治理流程进行。
把分包合同内该项物资的量、价在结算时全部扣除，并同时扣除实际造成阻碍的缺失。
8.2.2代分包签定合同模式：
将此部分采购内容与分包协商好需要采购的数量，由我方与分包共同进行采购，签订双方或三方合同。
分包方出具书面承诺书，对供应商、合同条款、履约风险等进行承诺。
我方在分包确认的情形下代为履约、结算、支付货款。
原那么上需要代分包采购的物资应在结算时按照实际发生额乘以一定的系数代扣分包款，以补偿对我方造成的阻碍。
9记录表格
9.1«要紧物资需用总打算»
9.2«月度物资需用打算»
9.3«月度物资采购打算»
9.5«物资招标文件评审表»
9.6«招标文件发放记录表»
9.7«投标文件接收记录表»
9.4«招标采购开标记录表»
9.5«物资招标采购评标记录表»
9.6«物资采购议标、询价记录表»
9.7附件：
«简易物资招标文件»
第四章物资合同治理
1、合同签订流程
1.1各区域公司商务经理或物资经理负责区域公司集中采购物资的合同起草和报审；各项目部的商务经理〔负责人〕或物资部门经理负责项目部物资合同的起草、报审；公司物资主管部门合约主办负责公司集中供应物资合同及战略合作合同的起草、报审。
1.2专业分公司的合同签定流程按专业分公司的制度执行，但需要盖公司或集团公司章的合同均需要报公司物资主管部门评审，经总经济师审核后方可盖章或报往集团公司。
1.3项目部合同起草负责人按«物资招标采购评标记录表»、«物资采购议标、询价记录表»、业主认价单等和供应商商谈合同具体条款，起草合同。
1.4物资合同要求必须使用公司物资主管部门公布的通用物资标准合同文本和专项物资标准文本，专业物资合同文本要使用专业分公司公布的专业物资标准合同文本。
1.5标准合同文本中的要紧条款原那么上不得改动，付款方式等如需调整需要提早和物资主管部门沟通。
1.6所有物资合同都必须单面打印、加封皮，封皮上明确项目名称、合同编号、供方名称等信息。
合同左侧装订，加盖骑缝章。
1.7公司所有物资合同内容部分均需用宋体四号字；供应商签字必须手签；地址打印详细；要留有法人单位的固定和托付代理人的手机。
2、合同评审流程
2.1合同起草完毕后应第一经区域公司或项目部要紧部门进行初步评审，参与评审人员有：
技术负责人、商务部门负责人、物资部门负责人、区域公司经理或项目经理。
填报«项目部分供合同评审表»。
2.2合同经区域公司或项目部初步评审完，报回公司总部进行最终评审、盖章。
并将合同正本保留在公司物资主管部门备案。
2.3以集团名义承接项目需要盖集团区域公司章的合同，项目部初审完毕后必须将电子版合同和«项目部分供合同评审表»〔扫描〕到公司，经公司评审后，公司将«项目部分供合同评审表»再回传区域公司或项目部方可报区域公司盖章。
盖章完的正式合同一周内必须快递回公司备案。
2.4合同报审资料
2.4.1、选择«合格分供方名册»内的供应商，合同报审资料如下，其余资料储存区域公司或项目部。
«合同»、«项目部分供合同评审表»、«物资采购评标记录表»或«物资采购议标、询价记录表»、«成本分析表〔要紧材料〕»。
2.4.2选择«合格分供方名册»外的供应商，合同报审资料如下：
其余资料储存区域公司或项目部。
«合同»、«项目部分供合同评审表»、«物资采购评标记录表»或«物资采购议标、询价记录表»、«成本分析表〔要紧材料〕»、拟选定供应商的«营业执照»、«法人托付书»、«代理托付书〔代理商〕»。
2.4.3外埠区域公司需要盖集团区域公司合同章的报审资料如下〔件或扫描件〕，其余资料储存区域公司或项目部。
«合同»〔电子版〕、«项目部分供合同评审表»、«成本分析表〔要紧材料〕»、«物资采购评标记录表»或«物资采购议标、询价记录表»、«法人托付书»。
2.5公司物资合同评审流程
2.5.1公司物资合同评审的主管部门是商务中心物资部。
物资合同审批人员是总经济师。
2.5.2商务中心物资部合约主管对
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