会展计划书.docx
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会展计划书
展会策划书
会展预备阶段的文案
第一节会展预备阶段的文案简介
一、会展预备阶段的文案的概念：
会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。
二、会展预备阶段的文案种类：
一般来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。
第二节会展预备阶段的文案写作
一、《展会立项策划书》的写作
《展会立项策划书》主要包括以下内容：
1、办展市场环境分析：
包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。
2、提出展会的基本框架：
包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3、展会价格及初步预算方案。
4、展会工作人员分工计划。
5、展会招展计划
6、展会招商计划。
7、展会宣传推广计划。
8、展会筹备进度计划。
9、展会服务商安排计划。
10、展会开幕和现场管理计划。
11、展会期间举办的相关活动计划。
12、展会结算计划。
展会立项策划书的写作要求：
1．展会名称
展览会的名称一般包括三个方面的内容：
基本部分、限定部分和行业标识。
如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。
下面分别对这三个内容作一些说明：
?
限定部分：
用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。
办的展会一般用“年”来表示。
展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。
展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。
如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。
?
行业标识：
用来表明展览题材和展品范围。
如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。
行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。
2、展会地点
策划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容：
一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。
策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。
策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。
具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。
另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。
3、办展机构
办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。
办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。
根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：
主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。
主办单位：
拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。
主办单位在法律上拥有展会的所有权。
承办单位：
直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。
协办单位：
协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。
支持单位：
对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。
4、办展时间
办展时间是指展会计划在什么时候举办。
办展时间有三个方面的含义：
一是指举办展的具体开展日期。
二是指展会的筹展和撤展日期。
三是指展会对观众开放的日期。
展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。
有些展会的展览时间可以很长，但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是5天左右为宜。
5、展品范围
展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。
6、办展频率
办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。
从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。
办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。
我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。
产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。
7、展会规模
展会规模包括三个方面的含义：
一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。
在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。
在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。
展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。
8、展会定位
通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。
展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。
9．展会价格和展会初步预算
在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。
展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。
在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。
10、人员分工、招展招商和宣传推广计划
人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。
人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。
招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。
招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。
宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。
11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划
展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。
它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。
展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。
展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。
与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。
二、《展会项目立项可行性研究报告》的写作
《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说
明，并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。
因此，《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容：
1、市场环境分析
2、展会项目生命力分析
3、展会执行方案分析
4、展会项目财务分析
5、风险预测
6、存在的问题
7、改进建议
8、努力的方向
针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。
三、《参展说明书》的写作
（一）《参展说明书》的概念
办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的《参展说明书》了。
《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。
编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。
（二）《参展说明书》包含的主要内容及写作要求
从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。
（三）《参展说明书》的作用
《参展说明书》主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的，它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响：
1、参展说明书对参展商的指引作用。
参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明，参展商在得到参展说明书以后，就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备，如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等；在展会布展现场，参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展，避免布展期间的盲目和违规；在展览期间，参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展；展会结束后，
参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。
在参展说明书的指引下，参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。
2、参展说明书对展会现场管理的作用。
参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商提供各种服务。
参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范，有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。
3、参展说明书对观众的作用。
除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起一定的作用。
比如，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明，就对观众参观展会有较大的帮助。
观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆，在馆内服务设施分布图的指引
下可以找到自己需要的服务提供点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇．在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。
一般来说，展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。
四、编制《参展说明书》的基本原则
从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。
要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必须做到：
第一、实用。
参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。
第二、简洁明了。
参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题就行；参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体，让人看得明明白白，不能让人看不懂，更不能让人产生歧义．否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场进行管理。
第三、详细全面。
对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等，这样更有
利于展会具体操作和管理；对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏，
如对展览场地基本情况的说明中，对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明，不能遗漏，否则，现场操作就会出现问题，比如，如果没有提到展馆入口的高度和宽度，就有可能会使一些较大较长的物品进不了展馆。
第四、美观。
参展说明书的排版和制作要美观大方，印刷讲究，尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符，不能让人产生不好的联想。
第五、专业。
参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范，要使用行业熟悉的语言，所涉及的术语要规范，不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语；内容编排要符合参展商筹展的筹备程序，不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。
第六、国际化。
如果展会是国际性的展会，或者展会有向国际化方向发展的打算，那么，参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要，如除要有中文的文本外还要有外文的文本。
外文文本的参展说明书，其翻译一定要准确，因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的；如果翻译不准确，将会给他们带来极大的不便。
篇二：
会展策划书
重庆南坪艾美儿会展策划书
一、公司简介
艾美儿美容化妆有限责任公司经营产品范围包括护肤,美白,防晒,护发,精油,洁面乳,爽肤水,面膜,润肤膏,眼霜,香水,美容工具等系类的美容化妆品
二、现状分析
随着现代生活水平日趋提高，众多女性包括男性不仅注重内在精神的追求，也重视外在形象，特别是女性消费者。
在我国市面上销售的化妆品包括国货和洋货，形形色色的产品品牌让消费者很难选择，我们知道化妆品行业属于多次性消费行业，客户对于品牌建立了忠诚度之后，就会成为老客户，不断地在固定的店面购买同一品牌，并且老客户通过口碑宣传会影响她周边的消费群体，这样店面及品牌就可以得到稳定增长的销量，利润也就会稳定增长，这些老客户就成为了化妆品专营店的聚宝盆。
三、宣传工作：
1人员宣传：
传单发放，pop宣传○
3媒体宣传：
报刊发布此次会展相关信息○
四、前期准备
（1）人员培训：
礼仪、安保及服务人员的指导训练
工作人员做好指定区域的管理准备工作
（2）材料准备：
文字类：
有关艾美儿美容化妆的相关背景资料及新产品简介宣传册物品类：
请柬、胸牌、水、奖品、纪念品
——作用于展览会的各种广告媒体、宣传用品、礼品、挂旗、包装袋、pop乃至书签、茶杯等设计上，对于扩大展览会的社会影响，树立展览会在社会大众心目中的形象，具有很强的识别性和记忆性）
五、活动内容
（一）活动主题
绽放美之花，活得精彩！
！
！
--该主题旨在吸引消费者的参与，引起消费者的内心共鸣吸引消费者的眼球，引起消费者的持续注意
（二）活动地点
重庆南坪会展中心
（三）活动目的：
本次活动可以树立公司的企业形象，宣传企业产品优势，构建一个畅通的客户关系沟通渠道，营造宽松、良好的交流氛围。
会展作为联系参展商和观众的桥梁，为企业公司和观众提供了一个理想的沟通和交流的平台。
而且会展拥有对企业全方位宣传、信息高度集中、联系面广、新颖性等特点，对宏观经济的作用也不可估量。
此次活动进一步从消费者感知入手，意味着是消费者各种感知手段、特点、规律以及感知过程各环节把握为前提，对该化妆美容产品外观视觉、触觉、听觉、知觉、感觉更为完善，内在使用以及销售环
境、场所以及信息传播及后续服务各个环节进行全面规划，进行组织、控制和有效管理，从而能让消费者得到更为立体、全面消费满足。
（四）活动规划
（1）展会日程
布展时间：
2011年4月17日7：
30—9：
00
展览时间：
2011年4月17日10：
—17：
00
撤展时间：
2011年4月17日下午17：
00以后
（2）预期目标
观众：
预期观众1万人次
（3）赠送礼品
访是到该展场所的观众均赠送小礼品（包括美容化妆产品试用装,印有公司logo图案的购物袋，钥匙扣等）
（五）人员安排
礼仪小姐2名——形象气质佳
接待人员5名——负责接待来参展观众
解说人员5名——主要向参展观众介绍产品信息
安保人员2名——注意维持好参展现场秩序
（六）美丽咨询
含有美容化妆最新资讯、美容知识及相关产品信息;介绍最新美丽时尚趋势，最新公司产品，与观众一起互动，让目标消费者走在美丽最前沿。
只要她们能更进一步地了解与熟悉，能感觉到此品牌的优势，体会到所享受的价值，才能提高忠诚度高。
六、现场布置
设计成富有力度的块板式来营造空间的美感感，并通过吸光和折射来传达化妆美容产品所富有的魅力
设计理念：
完美的运用灯光，灯光可以说是一个较灵活及富有情趣的设计元素，可以成为设计气氛的催化剂，是一展位的焦点及主题所在，也是加强现有装潢的层次感，更能表现灯光与展台“融入”的结合，达到了衬托暖光源的作品，是一种对比也是一种丰富。
产品展示区就是发挥灯光动感和静感的实体语言，五彩缤纷的运动光线与琳琅满目的静止光影表现了照明的全部产品。
八、活动预算
物品费用（计3700元）
1奖品：
200元×10份＝2000元○
2纪念品：
30元×50份＝1500元○
3茶水饮料：
200元○
人员费用（计1400元）
①接待人员：
5×100=500元
②礼仪小姐：
2×100＝200元
③解说人员：
5×100=500元
4安保人员：
2×100=200元○
会展场所费以及租赁设施总用6800元
总计：
11900元篇三：
会展计划书
2013常熟春季红木家具展
一.项目概况
1．项目名称：
2013常熟春季红木家具展
2．目的和意义：
为提升常熟红木家具的知名度和销售量，展示红木家具的经典，复古，高雅与魅力，常熟红木家具将与常熟市人民政府、常熟市商务局联合举办2013常熟春季红木家具展示会。
届时，我们将诚邀全国知名的家具厂家、业界人士、其他省市家具协会参加，将其办成层次高、影响广、精品汇粹的一次红木家具盛会。
本展会以“传承红木经典，创造复古新时尚”为主题，通过有效组织红木家具企业和专业客商参展，构筑常熟红木家具品牌形象、洽谈合作贸易、了解行业动态、交流业界技术、培育产品品牌、拓展优势的平台和联系供求商的金桥，是参展红木家具企业迅速占领常熟市场及苏州市场乃至全国市场、扩大知名度和美誉度的最佳平台。
3．组织单位：
主办：
常熟市人民政府
常熟市商务局
承办：
常熟市国际会展中心
二．组织机构
本次常熟春季红木家具展示会由常熟市人民政府、常熟市商务局和常熟国际会展中心共同调派精干人员组成会务组，负责展示会的组织实施：
总指挥：
***
副总指挥：
***
1.外联组（6人）
负责事项：
政府、嘉宾联系邀请；确定开幕式嘉宾；主持人确定；发放邀请函、请柬；嘉宾接送、交通；礼品发放。
2.会务组（15人）
负责事项：
会场布置安排；会刊制作；嘉宾讲话稿；主持稿；休息场地安排；商务酒会安排。
3.宣传组（10人）
负责事项：
广告投放；新闻媒体邀请；新闻稿；现场礼品安排；现场拍照；摄影；文艺演出组织；团购节组织。
4.安保组（25人）
负责事项：
会展期间的嘉宾保卫；影视明星的特别保卫；现场安全；车辆指挥。
5.布展组（12人）
负责事项：
会场现场气模、横条幅布置；户外广告（从伍家岭到浦沅桥的芙蓉路沿线布置灯箱广告牌或pop彩旗）；会展展台布置管理安。
三．活动流程
（一）新闻发布会
1.时间：
2013年03月24日（周日），上午10：
00
2.地点：
常熟国际会展中心一楼大厅
3.嘉宾：
政府领导、新闻媒体、业内人士、客户
4.主题：
正式宣布2013常熟春季红木家具展示会启动
5.现场布置要点：
①一楼大厅布置讲台，尺寸为6×3×0.3米，租用音响、话筒一套；②一楼大厅布置一个6×3米背景板，背景文字如下：
传承红木经典创造复古新时尚
2013常熟春季红木家具展示会
新闻发布会
主办：
常熟市人民政府
常熟市商务局
承办：
常熟市国际会展中心
③一楼大厅地板铺6×9米红地毯；
④市场内外布置若干气模、横幅、条幅；
6.活动流程：
①市领导致辞；
②红木家具企业领导致辞；
（二）开幕、剪彩仪式
1.时间：
2013年03月24日，上午11：
00—12：
00
2.地点：
常熟市国际会展中心
3.嘉宾：
政府领导、影视明星、参展客商、新闻媒体、公司领导
4.主题：
宣布2013常熟春季红木家具展示会开幕
5．现场布置要点：
①布置舞台一个，一个背景板，租用音响一套；
②市场内外布置若干气模、横幅、条幅。
6．活动流程：
11：
00红木家具企业领导致欢迎辞；
参展客商代表致辞；
11：
20市领导宣布2013常熟春季红木家具展示会正式开幕；
嘉宾剪彩；
11：
25嘉宾参观会展；
（三）文艺演出
1.时间：
上午场：
2013年03月24日，上午9：
30—11：
00；
下午场：
2013年03月24日，下午15：
30—16：
30；
2.地点：
常熟市国际会展中心
3.演出嘉宾：
戏曲和中国风歌舞表演
4.主题：
活跃现场气氛，渲染浓浓的文化气息。
5.活动流程：
（略）
（四）商务酒会
1.时间：
2013年03月24日，中午12：
00—13：
00
2.地点：
天铭大酒店
3.嘉宾：
政府领导、参展客商、新闻媒体
4.主题：
共同洽谈合作贸易、了解行业动态、交流业界信息
5.活动流程：
（略）
（五）明星签名、合影活动
1.时间：
2013年03月24日，下午13：
30—15：
30
2.地点：
常熟市国际会展中心
3.嘉宾：
影视明星（具体人员待定）
4.主题：
明星签名、合影
5.活动流程：
13：
30幸运顾客签名；
14：
00幸运顾客合影；
14：
30接受媒体专访；
15：
30活动结束。
（六）持续展示期
1．时间：
2013年03月24日至2013年05月30日
2013年江苏国际服装节秋艳企业参展计划书
一．活动背景和目标
1.背景
由江苏省举办的国际性“服装盛宴”——2013江苏国际服装节将于01月10日—25日举行。
届时，江苏卫视视晚会为2013江苏国际服装节隆重揭幕，开幕式与晚会合二为一。
省长，市长，市委书记，大型文艺晚会以及服装展会的有关负责人等，《扬子晚报》、《服饰导报》、《江苏商报》等20多家新闻媒体参加发布会。
目前，国内服装行业竞争激烈，大大小小的服装企业数不胜数，加上实力雄厚的国外服装品牌不断进入，中国服装市场的版图在此消彼长中不断改变。
借助服装节的契机，我公司将进一步推广企业产品，以拓展更大的市场空间，获取品牌溢价，进而跻身于全国顶级服装品牌行列。
以强势媒体为平台，整合各方资源，为品牌升级确立战略方向。
通过娱乐营销，让秋艳的品牌知名度、美誉度得到极大的提升。
2.目标:
根据2013年公司的发展推广计划，确定招商和品牌形象的宣传两个目标：
1）拓展直营店（全国二线城市的购物中心或商场）
升级会员 