EXCEL图表处理.docx

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EXCEL图表处理

EXCEL图表处理

Excel具有完整的图表功能，它不仅可以生成诸如条形图、折线图、饼图等标准图表，还可以生成较为复杂的三维立体图表。

对各种财务数据进行图表处理，可以更直观地进行财务分析，找出工作表格不容易发现的问题，使得财务管理工作更为有效。

2.2.1 图表类型

Excel提供了约14种标准图表类型，如面积图、柱形图、条形图、折线图、饼图、圆环图、气泡图、雷达图、股价图、曲面图、散点图、锥形图、圆柱图、棱锥图等，每种图表类型又都有几种不同的子类型。

此外，Excel还提供了约20种自定义图表类型，用户可根据不同的需要选用适当的图表类型。

关于各种图表类型的具体情况，可单击工具栏上的【图表向导】按钮

，或单击【插入】菜单，选择【图表】项，即可查看各种图表。

2.2.2 图表的建立

建立图表的过程非常简单，只要按照【图表向导】的有关说明，一步一步地进行操作，即可完成图表的制作。

下面结合实例进行说明。

【例2-8】某企业2002年12个月的销售量与销售费用的有关数据如图2-19所示，绘制各月销售额与销售费用之间关系的图表的步骤如下：

图2-19 销售额与销售费用有关数据

（1）选取单元格区域A2：

M3，单击工具栏上的【图表向导】按钮，或单击【插入】菜单，选择【图表】项，出现【图表向导－4步骤之1－图表类型】对话框，如图2-20所示，在【图表类型】中选【折线图】，在【子图表类型】中选【数据点折线图】，单击【下一步】按钮，出现【图表向导－4步骤之2－图表数据源】对话框，如图2-21所示。

图2-20 【图表向导－4步骤之1－图表类型】对话框

图2-21 【图表向导－4步骤之2－图表源数据】对话框

（2）在【图表向导－4步骤之2－图表源数据】对话框中，单击【系列】，在【分类（X）轴标志】栏中填入“=Sheet1!

$B$1:

$M$1”，单击【下一步】按钮，出现【图表向导－4步骤之3－图表选项】对话框，如图2-22所示。

图2-22 【图表向导-4步骤之3-图表选项】对话框

（3）在【图表向导－4步骤之3－图表选项】对话框中，对【标题】的各项进行输入，即在【图表标题】栏中填入“销售额和销售费用的变化图”，在【数值X轴】栏中填入“月份”，在【数值Y轴】栏中填入“金额（千元）”，单击【下一步】按钮，出现【图表向导－4步骤之4－图表位置】如图2-23所示。

图2-23 【图表向导-4步骤之4-图表位置】对话框

（4）在【图表向导－4步骤之4－图表位置】对话框中，若要建立嵌入式图表，即图表嵌入在本工作表中，则选择“作为其中的对象插入”；若要建立工作表图表，则选择“作为新工作表插入”。

这里选择“作为其中的对象插入”；然后单击【完成】按钮，即得到需要的图表，如图2-24所示。

图2-24 销售额与销售费用变化图

2.2.3 图表的编辑、修改及格式化

通过图表向导建立的图表可能不尽人意，如标题太大或太小、坐标系列太多、图表尺寸太小、漏掉了数据系列、需要添加数据标志等等，这时就需要对图表进行修改和格式化。

1．设置坐标、标题、图例等的格式

设置坐标、标题、图例等的格式的方法非常简单，可将鼠标移到坐标、标题、图例等上，单击右键，在快捷菜单上选择相应的项目即可。

例如要改变X坐标大小，单击右键，出现快捷菜单，选择【坐标轴格式】项，就会弹出【坐标轴格式】对话框，如图2-25所示，选择需要修改的项目，进行设置即可。

图2-25 【坐标轴格式】对话框

2．改变图表大小

单击图表区域，将它激活，图表边框出现8个操作柄，用鼠标指向某个操作柄，当鼠标指针呈现双箭头时，按住左键不放，拖动操作柄到需要的位置上，然后放开鼠标左键，即可完成。

3．移动或复制图表

移动：

单击图表区域，将它激活，图表边框出现8个操作柄，在图表区域按住鼠标左键不放，拖动鼠标将图表移到需要的地方。

复制：

单击图表区域，将它激活，图表边框出现8个操作柄，在图表区域按住鼠标左键不放，拖动鼠标将图表移到需要的地方，按Ctrl键，然后放开鼠标。

若需要将图表复制到其他工作表或其他文件中，可选中图表，按“Ctrl+C”键，再在需要安置图表的工作表或其他文件的适当位置，按“Ctrl+V”键

4.5Excel图表的使用

建立图表

　　图表在数据统计中用途很大。

我们拿一个例子来讲吧：

这是一个市场调查表，显示了几种品牌的饮料在各个季度的销量百分比。

　　我们来做一个表示第二季度的几种商品所占比例的饼图，打开“插入”菜单，单击“图表”命令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择“饼图”，从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个，单击“下一步”按钮。

　　出现步骤2的对话框，这个对话框中要为饼图选择一个数据区域：

单击“数据区域”输入框中的拾取按钮，对话框缩成了一个横条，选中“二季度”下面的这些数值，然后单击“图表向导”对话框中的返回按钮，回到原来的“图表向导”对话框，从预览框中可以看到我们设置的饼图就已经有了一个大概的样子了，单击“下一步”按钮。

　　现在要设置图表的各项标题，因为饼图没有X、Y轴，所以只能设置它的标题，设置它的标题为“二季度”，单击“下一步”按钮。

　　这一步是选择生成的图表放置的位置，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮；饼图就完成了。

　　这样一张图表就做好了。

自定义图表类型

　　如果你总是设置同样一种类型的图表的话，完全可以自定义一个图表类型，到时候直接套用就行了：

在这个图表的空白区域单击右键，从菜单中选择“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框，单击“自定义类型”选项卡，在“选自”栏中选择“自定义”项，单击“添加”按钮，打开“添加自定义类型”对话框，在“名称”输入框中填上我们定义的图表类型名“季度饼图”，单击“确定”按钮返回“图表类型”对话框，这样我们就建立了一个自定义的图表类型。

　　单击“取消”按钮，回到编辑状态；我们再来插入一个图表：

打开“插入”菜单，单击“图表”命令，在“图表类型”对话框中，选择类型为我们刚才定义的“季度饼图”，直接单击“完成”按钮，我们就可以插入一个和上面一模一样的饼图了。

　　不信，自己就试试吧！

图表的修改

　　我们经常可以看到那种有一部分同其它的部分分离的饼图，这种图的做法是：

单击这个圆饼，在饼的周围出现了一些句柄，再单击其中的某一色块，句柄到了该色块的周围，这时向外拖动此色块，就可以把这个色块拖动出来了；同样的方法可以把其他各个部分分离出来。

　　把它们合起来的方法是：

先单击图表的空白区域，取消对圆饼的选取，再单击任意一个圆饼的色块，选中整个圆饼，按下左键向里拖动鼠标，就可以把这个圆饼合并到一起了。

　　我们还经常可以见到这样的饼图：

把占总量比较少的部分单独拿出来做了一个小饼以便看清楚，做这种图的方法：

打开“图表”菜单，单击“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框，单击“标准类型”选项卡，从“子图表类型”列表中选择“复合饼图”，单击“确定”按钮，图表就生成了。

如果图中各个部分的位置不太符合要求，来调整一下：

首先把图的大小调整一下，然后把右边小饼图中的份额较大的拖动到左边，同时把左边份额小的拖到右边，饼图就完成了。

　　有一种三维的饼图也经常会用到，我们还是用这个图来改变一下：

打开它的“图表类型”对话框，在“子图表类型”列表中选择“三维饼图”，单击“确定”按钮就行了。

如果觉得生成的图表不好看，可以适当修改：

打开“图表”菜单，单击“设置三维视图格式”命令，打开“设置三维视图格式”对话框。

　　在这里，可以修改三维图形的仰角，旋转角度以及高度，直到你满意。

柱形图的生成

　　柱形图是一种较常用的图形。

　　我们还用第一节的例子，先选中一个数据单元格，然后单击工具栏上的“图表向导”按钮，打开“图表向导”对话框，选择要建立的图表类型为“柱形图”的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮，现在选取数据区，这里Excel所默认选择的数据区是正确的；从预览框中可以看出现在的图表适合查看同一产品在几个季度中所占份额的对比，而我们希望看到的是一个季度中几种产品的数据对比，于是我们将“序列产生在”选择为“行”；单击“下一步”按钮；输入图表的标题为“各产品在不同季度所占份额统计”，分类X轴为“季度”，分类Y轴为“比率”，单击“下一步”按钮，这次我们选择“作为新工作表插入”项，后面的输入框中的内容改为“柱形图对比”，单击“完成”按钮，在工作簿中就多出了一个“柱形图对比”工作表，在这个工作表中保存着我们刚才生成的图表。

　　这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴，分别是X轴和Y轴；我们经常看到的Y轴坐标经常是在两个大的标记之间会有一些小的间距标记，这里我们也可以设置：

双击Y轴，打开“坐标轴格式”对话框，单击“刻度”选项卡，去掉“次要刻度单位”前面的复选框，在后面的输入框中输入0.005，把次要刻度的间距设置为0.005；然后单击“图案”选项卡，在“次要刻度线类型”栏中选择次要刻度线的类型为“内部”，单击“确定”按钮。

　　现在左边的坐标线是不是变成我们刚才说的那种格式了？

柱形图表的格式设置

　　现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下，使我们的图表更漂亮：

在中间的方形区域中单击右键，单击“图形区格式”项，打开“图形区格式”对话框，选择颜色为“绿色”，单击“确定”按钮。

在图形区的外面单击右键，单击弹出菜单中的“图表区格式”命令，单击“填充效果”按钮，选择“单色”，将下面的滑块向右滑动到大约三分之二处，单击“颜色”下拉列表框，从中选择“浅黄”，单击“确定”按钮，选中“阴影”前的复选框，单击“确定”按钮，图表的底纹就设置好了；同样把图例的底纹像前面一样设置好，这样，这个图表就漂亮多了。

　　我们还可以把这里的坐标线换个颜色，选中Y轴，打开它的“坐标轴格式”对话框，单击“图案”选项卡，在“坐标轴”一栏中选择“自定义”，选择颜色为“桔红”，选择一种较粗的线，并把主要刻度线类型设置为“交叉”，然后单击“确定”按钮，现在这条线就设置成了这个样子；同样可以把网格线也设置好，方法是：

选中网格线，打开格式菜单，单击网格线格式命令打开对话框，依次进行设置就可以了。

添加系列

　　如果我们得到了第四季度的统计数据，需要把它加入到这个表中，我们希望在加入到表格中后在图表中也看到第四季度的数据。

　　方法如下：

首先把数据添加进去，然后转换到前面建立的“柱形图对比”工作表中。

打开“图表”菜单，单击“数据源”命令，打开“源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡，把“系列产生在”选择为“列”，然后再单击“系列”选项卡，单击“系列”列表框下面的“添加”按钮，添加一个系列，现在“系列”列表中选中的就是新添加的系列，单击“名称”输入框中的拾取按钮，对话框变成了一个长方形的条，

单击标签栏中的“产品信息”标签，从这个工作表中选择“四季度”这个单元格，单击“源数据--名称”对话框中的返回按钮，回到“源数据”对话框，单击“值”输入框中的拾取按钮，选择“产品信息”工作表中的“四季度”单元格下面的数据单元格，返回“源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡，再把“系列产生在”选择为“行”，从预览框中可以看到这正是我们想要的结果，单击“确定”按钮就可以完成这个序列的加入了。

　　在这里我们转了个弯，因为对同一个图表来说，数据产生在行或列所对应的系列是不同的，因此我们在增加这个第四季度的系列时多了一步数据产生的行、列转换。

　　讲起来很繁琐，其实这些图表的插入都是很简单的，都是那么几步，只是不同的图表要用在不同的地方而已，如果需要，我们还可以随时把完成的工作转换成其它的图表形式表现出来，自己多练习练习，就会找到规律合计桥、和技巧。

　在上一节中，我们熟悉了常用的图表类型，明白了选择恰当的图表类型对表达自己观点的重要性。

在完成实际任务的过程中，大家可能还会遇到这样一些关于图表类型的问题：

图表已经创建完成怎么修改图表类型？

一个图表可以包含两种甚至以上的图表类型吗？

可不可以对图表中的不同数据系列采用不同的坐标？

具体如何操作？

　　本小节就来解决这些问题。

　　说明：

为了方便想一起进行下面操作的读者朋友，文章末尾提供原文件（“修改图表类型（原始文件）”）供大家下载参考。

，朋友们可以先下载它到本地电脑，然后打开它和下面的步骤一同操作。

　　一、修改图表的类型

　　当图表创建完成以后，如果需要修改图表的类型，直接调用“图表类型”命令即可。

　　1.打开“修改图表类型（原始文件）”工作薄文件，进入“修改图表类型”工作表，可以看到一个已经创建好的图表，使用的类型是“柱形图”。

　　2.假设我们的目标是想把该图表的类型该为“折线图”。

用鼠标单击图表边缘，图表的四周出现了八个黑色的小方块，表示选中了图表。

｝

　　3.这时单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”命令（也可以选择菜单“图表→图表类型”命令），打开“图表类型”对话框。

在这里选择需要的图表类型和子类型，单击“确定”按钮完成修改（图1）。

　　从这个操作中可以看到，当图表创建完成后，需要修改它的图表类型是相当方便的。

　　二、在一个图表中使用两种图表类型

　　有时候，为了更好地表达自己的观点，可能需要在一个图表中使用两种或者以上的图表类型。

在这种情况下，需要理解：

使用不同的图表类型是针对不同的数据系列而言的。

因此在具体操作时，要注意选择恰当数据系列进行图表类型的修改。

下面通过实际例子中，我们希望把“实际销售量”数据系列的图表类型修改为“折线图”。

　　1.进入“组合使用图表类型”工作表，可以看到一个已经创建完成的图表，两个数据系列都使用的是柱形图表类型（图2）。

　　2.为了修改系列“实际销售量”的图表类型，下面我们要先选中系列“实际销售量”。

用鼠标单击任何一个代表实际销售量的棕色柱形图，可以看到四个棕色柱形图中间都出现了一个绿色小方块（图3），同时可以在编辑窗口左上方的名称框中看到“系列‘实际…’”（图4），表明系列“实际销售量”已经被选中。

　　说明：

在图表中进行单击选择操作后，可以通过名称框查看到底选中了图表中的什么对象。

　　3.在系列“实际销售量”被选中的情况下，把鼠标指针放在其中一个棕色柱形图上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”命令（图5），打开“图表类型”对话框。

　　4.在“图表类型”对话框中选择“折线图”图表类型，单击确定后，可以看到系列“实际销售量”的图表类型变成“折线图”（图6）。

　　5.这样，就实现了在一个图表中使用两种图表类型的目标。

　　通过这个例子，我们可以发现具体操作非常简单，关键要注意选中恰当的数据系列。

　　三、使用次坐标轴

　　有时候，一个图表中包含两个数据系列，但是它们之间的值相差很大，如果使用一个数值轴，那么另一个数据系列的差别情况可能显示得很不明显，在这种情况下，我们可以通过使用次坐标轴来改善另一个数据系列的显示情况。

　　1.进入“使用次坐标轴”工作表，可以看到系列“奖金”和系列“销售额”的数据值相差很大，所以，在使用一个数值轴的情况下，系列“奖金”的差别显示得很不明显（图7）。

　　2.下面我们决定让系列“奖金”使用次坐标轴。

用鼠标单击代表“奖金”的折线图中的红色小方块，这时三个红色小方块变成绿色，同时在“名称框”中可以看到系列“奖金”，这表示系列“奖金”已经被选中。

单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“数据系列格式”命令（图8），打开“数据系列格式”对话框。

Excel图表类型的修改技巧

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　　3.进入“坐标轴”选项卡，点选“系列绘制在”区的“次坐标”单选框，单击“确定”按钮（图9）。

　　4.返回Excel编辑窗口后，可以看到图表中出现了两个坐标轴，代表销售额的原始坐标轴位于左侧，代表奖金的新的次坐标轴位于右侧。

由于对系列“奖金”使用了次坐标轴进行绘制，图表更好地显示它们之间的差异，同时，我们可以将左侧坐标轴上的销售额数值与右侧坐标轴上的销售奖金数值进行比较（图10）。

原文件下载

　　小结：

本小节的主要内容是，解决了几个关于图表类型修改的常见问题，具体操作都非常简单。

在一个图表中两种或以上的图表类型和使用次坐标轴部分，特别要注意选中恰当的数据系列，通俗的说，即要修改什么就要先选中什么，这是关于图表修改的一个简单而重要的原则，下一节“修改图表使之个性化”中，将详细介绍选择恰当图表对象的技能。