最详细活动策划执行模板.docx

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最详细活动策划执行模板

“XX”

活

动

策

划

操

作

手

册

一、活动前期工作………………………………………………第3页

二、活动策划组织架构…………………………………………第4页

三、架构内各板块岗位职责……………………………………第5页

四、各板块操作详细流程表……………………………………第7页

1、导演策划组操作详细流程表………………………………第7页

2、场控组操作详细流程表……………………………………第10页

3、设计制作组详细流程表……………………………………第13页

4、礼仪组操作详细流程表……………………………………第15页

5、后勤组操作详细流程表……………………………………第18页

五、当天活动流程示范表………………………………………第22页

六、注…………………………………………………………第23页

一、活动前期工作

1、活动会议地点：

2、活动用餐地点：

3、活动时间：

4、参会人员：

公司全体人员

5、活动总指挥：

6、活动总督导：

7、活动主持人：

二、活动策划组织架构

三、架构内各版块岗位职责

一、导演策划组

1、负责组织策划活动方案撰写

2、负责确定活动主题内容

3、负责确定活动时间及活动场地

4、负责活动各项内容板块划分

5、负责前期与参会人员对接事项

6、负责邀请函派发

7、负责确定活动会议路线动线设计安排

8、负责节目申报筛选、组织排练、彩排

9、负责主持人筛选及主持词编写

10、负责把控会场布置效果

11、负责把控会议期间各个环节顺利实施

12、负责协调会议期间场内各种事项

13、负责本组费用统计

14、负责活动总结

二、场控组

1、负责会场座次安排

2、负责会场布置区域规划

3、负责会场音响系统（音响、话筒、投影仪、电子显示屏等）

4、负责会议期间所有资料准备收集

5、负责摄影、摄像

6、负责本组费用统计

三、后勤组

1、负责用餐地点选定

2、负责参会人员酒店安排

3、负责接机、与会期间接送事项

4、负责会场、酒店、用餐路线规划

5、负责酒店入住接待

6、负责会场及休息区茶水

7、负责用餐接待

8、负责用餐酒水、会议用水、会议水果餐点采购

9、负责礼品选购

10、负责会议图片资料收集

11、负责财务建档

12、负责本组费用统计、各组财务费用收集

四、礼仪组

1、负责礼仪人员培训

2、负责礼仪服装选定

3、负责会议站位走位

4、负责颁奖环节礼仪路线规划

5、负责引领领导路线礼仪培训

6、负责本组费用统计

五、设计制作组

1、负责设计区域尺寸测量、数量确定

2、负责会议所需平面设计

3、负责会议所需花艺设计

4、负责会议所需导视系统设计

5、负责会场所有安装

6、负责本组费用统计

四、各板块操作详细流程表

1、导演策划组流程操作表

组长：

组员：

会前准备

序号

工作事项

负责人

协助

人员

完成

时间

重点注意事项

活动主题、目的、整体思路讨论

确定活动主题、目的、整体思路

策划案编写

负责人根据讨论主题等编写策划案，并审核，策划案最终定稿

会场查看选择

选定至少三家以上会场，供领导最终确定。

确认会场面积、可使用面积、灯光、音响设备是否齐全、会场环境与会议的搭配度、费用收取、是否可以安装等

会场动线规划及布置方案确认

导视系统、座次安排布置，根据动线有效让参会人员跟随活动流程及参观

参会人员沟通

沟通参会人员单位、人员、参会费、准备资料等与活动有关事项（主办方、承办方、协办方、支持方等）

活动经费负责对接

赞助商（冠名商）、会员会费、政府扶持等费用确定落实到位，并上报财务。

活动推广

准备资料，在联盟官网、官方微信微博、电视媒体、专业杂志、纸质媒体上全天候推广。

嘉宾领导邀请

政府领导、行业重要领导、活动确定领导。

按照策划方案确定邀请人员名单邀请。

主持人对接

对接包括主持词内容，主持人筛选确定，

节目对接审核

根据策划方案，确定节目数量，节目人员选定、节目排练节点，节目彩排时节点电确认

演讲嘉宾演讲内容

确定人员、演讲稿、演讲环节，提前通知相关人员

活动彩排

主持人、礼仪人员、演出人员、化妆人员全部到位走台彩排。

会中执行

序号

工作事项

负责人

协助

人员

完成

时间

重点注意事项

会前两小时确定

与各组组长确定大会所有准备到位情况，没想逐一核对，若有遗漏，立即解决

会前半小时

通知礼仪就位，会场保安就位、摄影师、声控师、等场控组全部就位、开始做会前最后准备，并开始播放宣传片

负责让礼仪提前对接发言人做好准备发言

再进行项目中，让礼仪提醒下一个节目发言嘉宾或者主持人。

负责与礼仪对接发言人话筒交接时间

分两种情况，若有发言台，并且发言台有固定话筒，则不需要此项。

若无话筒，导演组参照每个节目的时间节点，通知礼仪给发言嘉宾递话筒。

负责活动需要道具

提前准备好道具，确定搬运道具人员，时间已到快速在舞台上摆放道具以及收场。

负责对接场控组播放音乐以及视频资料

参照活动节目清单与场控组对接每个环节需要播放的音乐以及视频

对接主持人场上突发环节事项

如果活动中临时增加或删减节目，或者发言人未到场等，及时对接主持人修改发言稿，做到及时有效

会后工作

序号

工作事项

负责人

协助

人员

完成

时间

重点注意事项

本组活动费用整理

整理出本组每一项费用支出，按照财务给出的费用表详细列出每一项费用使用，上报财务汇总

汇总各组总结，整理出最终总结

从前期策划到会议结束之间，本组每一项工作的总结

2、场控组流程操作表

组长：

组员：

会前准备

序号

工作事项

负责人

协助

人员

完成

时间

重点注意事项

会场查看选择

确认会场面积、可使用面积、灯光、音响设备是否齐全、是否可以安装等

麦克、音响

查看会场后，根据要求准备相关设备，确定数量、效果，自己解决不了就寻找外协，谈费用

摄像、摄影师

确定人员、确定设备正常使用。

LED屏幕播放师

联系外协，根据会场舞台面积，确定LED面积，对接播放师，确保播放视频文件顺利进行

声控师

调试现场设备音效

视频音乐制作

收集相关内容，制作大会期间索要播放的视频及音乐，并在彩排当天确保音效质量全部到位

收取大会所需视频、文件、声音一切需要播放资料

包括视频宣传片、介绍内容、入场音乐、开场音乐、节目音乐等

会中执行

序号

工作事项

负责人

协助

人员

完成

时间

重点注意事项

会前两小时最后确认

音响系统、摄像师、音响师、视频播放师、大会所有音乐、视频、资料文件全部到位

会前半小时开始播放宣传片

每一个节目的内容体检准备

与导演组人员合作，对每个节目所需的音乐、视频及文件提前准备好，配合现场节目行进及时准确播放

音响师把控活动期间音量控制

音响师与导演组人员一起在必要时段，音响控制到位

摄像师及摄影师摄像拍照

选取好的镜头及场景进行拍照摄像，关键时刻拍摄到特写镜头，记录整场活动内容。

并在活动结束后进行合影拍照。

维持活动现场秩序

避免不必要人员进场、人员全部按照规划路线进出，活动期间除工作人员外其他人员尽量不让其随意走动，保持会场安静有序。

会后工作

序号

工作事项

负责人

协助

人员

完成

时间

重点注意事项

本组活动费用整理

整理出本组每一项费用支出，按照财务给出的费用表详细列出每一项费用使用，上报财务汇总

本组总结

从接到任务到会议结束之间，本组每一项工作的总结

会议收集的资料存档

会议期间各个环节的视频、音乐等文件全部交于后勤组长汇总存档

照片视频资料收集存档

会议期间拍摄的视频及图片全部收集交于后勤组存档

3、设计制作组流程操作表

组长：

组员：

会前准备

序号

工作事项

负责人

协助

人员

完成

时间

重点注意事项

会场花艺

舞台、演讲台、嘉宾席、嘉宾胸花、会场、通道、休息区、冷餐区整体花艺布置，确定种类、数量、费用，

活动LOGO

确定设计风格，测量尺寸、确定数量，分工明确。

确定初稿时间、修改时间，最终定稿时间。

打印时间、安装时间

会场保安点

宣传海报

通道指示

入门口大厅桁架

签到区

休息区

通道软装

内场软装

舞台软装

奖牌

嘉宾标志牌

邀请函

（注意派发邀请函时间）

宣传资料

手提袋

会议人员服装设计