公文格式的汇报.docx

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公文格式的汇报

公文格式的各要素编排规则

公文格式主要体现在它各个要素的编排讲究一定的规则。

公文的要素主要分布在公文的版心内，只有页码位于版心外。

公文的版心又分为版头、主体、版记三部分。

版头指公文首页红色分隔线（0.5mm）以上的部分。

版头位于公文之首，位置相对固定，与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分相对应。

一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素。

主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

主体的篇幅不固定，依据公文内容的长短而变化，公文实质性的内容均在此部分。

一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等9个要素。

版记指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

版记位于公文之尾，位置相对固定。

一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

一、版头部分的公文要素

（一）份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。

（注意：

份号的字体未作统一）

解读：

份号同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。

标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、借阅和销毁。

并不是所有公文都需要编制份号。

涉密公文一定要标注份号。

如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。

（二）密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

解读：

涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

标注了密级而未标注保密期限的公文，则按《国家秘密保密期限的规定》执行：

凡未标注保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年，机密级事项20年，秘密级事项10年认定。

或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。

（三）紧急程度

如需标注紧急程序，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

解读：

紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

如果公文中未标注紧急程度，发文机关不得在公文处理中按紧急公文催办。

▲为什么将份号、密级和保密期限、紧急程度统一编排在公文首页左上角？

如果在右上角，领导的批示容易与之相互遮盖，造成不易辨识。

移到左上角后，右边从发文机关标志到天头的大片区域都是空白区域，这样更加方便公文处理。

（四）发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。

（⊙原为：

发文机关标志上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标志上边缘至版心上边缘为80mm。

）

发文机关标志推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。

解读：

发文机关标志是公文版头部分的核心，即人们通常所说的“红头”，用套红大字居中印在公文首页上半部。

字体推荐使用小标宋体字。

（▲因为小标宋体字显得庄重。

其他字体如楷体、隶书、魏碑等带有某些书法艺术的成分，不适于标识党政机关。

）

要大小、疏密适度。

以不大于上级机关为原则自行酌定大小，发文机关标志的文字少时要尽量拉宽字间距，文字多时尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度。

▲以前党的机关常用的在发文机关全称或规范化简称后加文种“（××）”的形式，因此也取消。

（五）发文字号

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。

上报公文的发文字号居左空1字编排。

解读：

发文字号是党政机关制发公文的编号，通俗一点说就是公文的“身份标识”。

标注发文字号，一是可表明该公文出自什么单位，二是可表明该公文的形成的年度及顺序，便于公文的管理和统计，并可有效地用以查询检索，三是方便公文的引用。

发文机关代字要求准确、规范、精炼，无歧义，并固定使用，并注意避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。

年份用阿拉伯数字表示，应标全称，要用四位年代号，不应简化，如“1998”不能“98”，“2012”不能“12”，用六角括号“〔〕”括入，如〔2012〕。

注意，六角括号不是数学公式的中括号，也不是圆括号。

发文顺序号是一年内的发文流水号，用阿拉伯数字表示，后面加一个“号”字。

发文顺序号不加“第”字，不编虚位号（即1不编为01）。

（六）签发人

上行文应当标注签发人姓名。

签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，两个签发人姓名中间空1字。

回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

为与三个字的人名对齐，两个字的人名中间空1字。

最后一行签发人姓名应与发文字号处在同一行。

解读：

上报公文标注签发人姓名，体现机关负责人应当对所签发的公文负责，严格把关，确保公文质量。

标注签发人应当注意：

一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，须标明所有联署机关签发人姓名；三是签发人为发文机关的主要负责人或主持工作的负责人，不是任何副职都可作为签发人。

（七）版头中的分隔线

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色分隔线。

其高度一般为0.5mm。

二、主体部分的公文要素

（一）标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置，分1行或多行居中排布。

回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。

解读：

1．标题的组成。

标题由发文机关名称、事由和文种组成。

标题应当准确精炼概括公文的主要内容，又要选准文种。

发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称，三个或三个以下机关联合发文时，应列出所有发文机关的名称，四个及四个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。

2．标题的排列。

多行时，标题排列应使用梯形或菱形。

不应使用上下长度一样的长方形，或上下长中间短的“沙漏形”。

建议标题三行以上时不要使用上短下长的“金字塔形”。

3．标题的标点。

标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。

注意：

一是法律、法规、规章名称全称应加书名号。

二是荣誉称号应加双引号。

三是如果事由部分出现多个机关名称、人名等并列时，机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

▲标题要尽量简短，不要占的行数太多。

如果所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况，此时可以变通，即将标题上移，只空一行或不空行，不是一定要在红色分隔线之下空二行标注。

（二）主送机关

编排于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。

解读：

主送机关是公文的主要受理机关，负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。

应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

所谓同类型机关统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。

对于上行文，原则上只能有一个主送机关，以便公文办理。

有些公文可能没有主送单位，如公告、通告。

有些公文有多个主送机关。

有多个主送机关时，各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔。

（三）正文

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。

正文中小标题层次依次可用“一、”、“

（二）”、“1.”、“

（1）”标注，第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。

解读：

正文是公文的核心所在，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文，主要是为了保证公文的严肃性、真实性，并且防止公文造假。

同时，一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

出现首页显示不了正文的可能情况有：

一是联合行文时发文机关标志过多。

二是主送机关过多。

移至版记等。

三是签发人过多。

增加每行签发人编排个数等。

（四）附件说明

如有附件，在正文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。

解读：

附件说明是公文附件的顺序号和名称。

（五）发文机关署名、成文日期和印章

1．加盖印章的公文

成文日期一般右空4字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文（或附件说明）1行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

印章之间排列整齐，互不相交或相切，每排印章两端不超出版心，首排印章顶端上距正文（或附件说明）1行之内。

2．不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

3．加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空2行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。

在签发人签名章下空1行右空2字编排成文日期。

联合行文时，应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐。

每行只编排1个机关的签发人职务、签名章。

签发人职务应标注全称，签名章一般用红色。

4．成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

5．特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

解读：

（1）发文机关署名。

发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。

公文一般以发文机关名义署名，特殊情况，如议案、令等文种，需要由签发人署名的，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。

（2）成文日期。

成文日期是公文的生效时间。

会议通过的决议、决定等，以会议正式通过的日期为准；经发文机关负责人签发生效的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发的机关负责人签发日期为准。

（3）印章。

印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。

上行文一定要加盖印章。

纪要一般不加盖印章。

联合下行文，所有联署行文机关均须加盖印章。

签发人签名章也属于印章的一种特殊形式。

（六）附注

如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。

解读：

附注是对公文印发传达范围等需要注意的事项加以说明，如“此件公开发布”、“此件发至县团级”等。

“请示”件应当在附注处标名联系人姓名和联系方式，联合上行的请示件只标注主办机关联系人。

（七）附件

附件应在另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。

附件标题自版心第3行起居中编排。

附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件序号。

解读：

公文正文中一些内容，如图表、名单、规定等，如果穿插在正文中，往往会隔断正文前后的联系而造成阅读上的不便，因此需要将其从正文中抽出来作为公文的补充单独表述，即附件。

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文正文的有机组成部分，与正文一样具有同等效力。

在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”。

需要注意的是，公文写明“报送”、“上报”、“批转”、“转发”、“印发”等字样的，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，因此在附件说明中不必标注相关内容。

将复制件作附件时，要与正文的页码连在一起编排。

三、版记部分的公文要素

版记中首条分隔线和末条分隔线用粗线（0.35mm），中间分隔线用细线（0.25mm）。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

也可理解为，版记应置于公文最后一面，版记中最后一个要素应置于版心最后一行。

（一）抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上1行、左右各空一字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。

既有主送机关又有抄送机关，应当将主送机关置于抄送机关之上1行，之间不加分隔线。

解读：

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级平级下级及不想隶属机关。

抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄，也不能错抄或漏抄。

具体排列上，对于不同级别的机关，应依先上再平后下次序排列；对于同级不同类的机关，按党政军群顺序排列；人大、政协、法院、检察院应另起一行排列；各民主党派、工商联再另起一行排列。

（二）印发机关和印发日期

一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

四、页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘线之下，数字左右各放1条一字线。

一字线上距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

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