电话会议操作手册.docx

电话会议操作手册.docx

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电话会议操作手册

1通过网络发起呼出式会议：

适用范围：

参会者提供参会电话号码，由主持人统一召集

步骤一：

主持人登陆电话会议系统

进入后的登陆界面：

点击”电话会议“后选择“召集会议”，输入“主持人电话”，参加会议的“参会人电话号码”，选择“立即召开”，参会方默认为“可发言”状态，您可在会议开始前对参会人发言状态进行设置

如果您呼叫的是分机号码，请使用英文状态下的“逗号”分隔总机与分机号码

点击“召开会议”，会提示你是否开启会议：

点击“确定”后，系统会自动呼叫相关参会人员，待系统语音提示后，与会者会听到提示音进入会议室，参与高质量的多方电话会议系统！

点击页面右边的滑动面板，您还可以在会议进行中添加新的参会人（如下图）

点击后出现拨号面板（见下图）

您可以直接输入要添加的新参会人电话号码，也可以直接添加通讯录中的号码

会议进行中新加入的参会人系统默认为“只听”状态

2通过网络发起预约会议：

应用场景：

管理员设定电话会议召开时间，定时呼叫------预约会议

适用范围：

公司在指定时间召开的电话会议，系统到时自动发起呼叫。

步骤一：

主持人登陆电话会议系统

点击“电话会议“后选择“预约会议”，出现如下页面：

设定好预约时间，然后填写主持人，参会人的电话号码，并点击“预约会议”后，会提示您是否预约该场会议

点击“确定”，进入如下界面;

您可以向预约会议中的参会人发起邮件或短信提醒。

点击“邮件提醒”后，在出现的页面中输入参会人的E-mail地址并填写邮件内容后，即可将会议信息发送给参会人。

点击“手机提醒”后，在出现的页面中输入参会人的手机号码并填写短信内容后，既可以短信形式将会议信息发送给参会人。

到达指定时间，系统会自动呼叫参会人员！

3使用话机发起呼出式会议：

适用范围：

用户在无网络会议的环境中召开电话会议

主持人使用终端设备邀请参会人

国内用户请拨打统一接入号4006-196-000（中文）

4006-978-000（英文）

国外用户请拨打统一接入号0086-2759351888（中文）

0086-2759252888（英文）

接通电话后，请按照语音提示输入主持人密码并以“#”结束

主持人进入会议室并听取语音提示后，输入*8后按语音提示邀请其他参会人入会；

当被邀请人电话为手机时，呼叫方式为：

0+手机号码以“#”结束。

当被邀请人电话为固话时，呼叫方式为：

区号+电话号码以“#”结束。

当被邀请人电话为分机时，呼叫方式为：

区号+总机号码+呼叫成功后拨打分机号码结束。

4、使用话机发起呼入时会议：

适用范围：

用户在无网络会议的环境中召开电话会议

参会步骤如下：

A.主持人

国内用户请拨打统一接入号4006-196-000（中文）

4006-978-000（英文）

国外用户请拨打统一接入号0086-2759351888（中文）

0086-2759252888（英文）

接通电话后，请按照语音提示输入主持人密码并以“#”结束

B.参会人

国内用户请拨打统一接入号4006-196-000（中文）

4006-978-000（英文）

国外用户请拨打统一接入号0086-2759351888（中文）

0086-2759252888（英文）

接通电话后，请按照语音提示输入参会人密码并以“#”结束

5通过网络如何控制会议进程：

通过网络发起的呼出式会议，主持人可以在网页上对会议进行控制：

重新呼叫——对选定的未接通电话发起二次呼叫；

挂断选定——挂断选定的电话；

设置只听——将选定的电话转入不可发言的只听状态；

设置发言——将选定的电话由不可发言的只听状态转入发言状态；

全体静音——将所有参会人电话转入不可发言的只听状态；

播报人数——收听会议中在线的参会人人数；

开启录音——开始会议录音；

锁定会议——锁定会议后，任何人都不能进入正在召开的会议；

结束会议——立即终止已召开的会议。

6、通过话机如何控制会议进程：

通过话机发起的呼出式会议，主持人可以通过话机快捷键对会议进行控制：

会议中的电话按键功能：

“*0”：

转接电话会议在线客服

“*1”：

重复收听按键帮助菜单

“*2”：

公共人员登记表

“*3”：

私人登记表

“*4”：

全体静音

“*5”：

主持人离会后会议是否继续进行

“*6”：

自我静音及解除

“*7”：

会议锁定及解除

“*8”：

主持人外呼参会人电话

“*9”：

开启或关闭会议录音

以上功能仅限于会议主持人使用

“*6”：

参会人自我静音及解除

当主持人设置参会人状态为“静音”时，参会人不可自行解除静音状态

以上功能仅限会议参会人使用

7、会议系统主要功能设置：

1）会议高级设置

会议高级设置主要是“入会时的语音提醒”、“是否默认录音”和“主持人退会后的会议状态”等三项的内容。

A“入会时的语音提醒”中，可选择默认提示音、语音播报及无声三个选项。

当您选择默认的“无提示音”时，您的所有操作系统都不会有任何形式的提示音；

当您选择“语音播报”时，您的所有操作系统都将语音形式提示您；

当您选择“滴滴声”时，您的所有操作系统都将以“滴滴”音提示您。

B“是否默认录音”中，当您选择“是”时，您的所有会议（包括即时和预约会议）正式召开后，系统将自动开启录音；当您选择“否”时，您的所有会议（包括即时和预约会议）正式召开后，您需要手动开启录音。

C“主持人退会后的会议状态”中，当您选择“是”时，主持人一旦离开会议，会议将被立即终止；当您选择“否”时，主持人一旦离开会议，会议将继续进行。

2）会议密码

在会议密码选单中，您可自行设置会议主持人及参会人的入会密码。

系统允许的最大密码长度为10位（前5位系统锁定，您可以对后5位进行设置）

不设置密码将导致您不能正常召开会议！

3）账单查询

MeetingTel系统支持分账话单查询功能，可分别查询主账号与子账号90天内的会议信息及相应消费记录。

点击“会议详单“后，您可分别查看”当天“或”历史“记录，系统可查询90天内的所有会议信息。

当天的记录

90天内的历史记录

账单中可以体现如下信息：

4）子账户的添加

MeetingTel通信电话会议系统为方便用户，设置了子账户功能，即一个由MeetingTel分配的总账户可以分配子账户给企业员工。

使企业员工每人一个电话会议号，随时随地发起电话会议，大大提高企业运作效率，有效控制了人力成本。

具体操作如下：

在“系统设置”------“人员管理”项，点击右上角红圈中的新增按钮，出现如下接口，输入相关信息，即可增加一电话会议子账户

注：

该功能需要通过登陆，并选择“电话会议“功能方可实现。

5）通讯簿管理

页面中点击“我的通讯簿”

在出现的功能页面中您可以方便的添加联系人和联系组

A.添加新联系人

点击“新建联系人”按照系统提示输入相关信息

B.添加联系组

如果需要为联系人建立分组，点击“新建联系组”创建组

已建立的组可在“所有联系组”中查看并可将联系人添加进组

此时可在电话会议控制页面查看联系人

设置群发录

点击“群发录”选择“新建群发组”

点击新创建的群发组添加联系人或联系组

以“从联系组添加”为例：

添加成功后，即可在电话会议管理页面中查看：