标准存货管理流程SOX.docx

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标准存货管理流程SOX

1.1存货管理业务流程

I.业务流程范围

1所涉及的业务范围

存货的采购、入库、保管、出库、退库、清查、处置以及账务处理。

存货的范围包括：

手机、SIM卡、数据卡、有价卡、话机、备品备件、低值易耗品、其他营销用品等。

2所涉及的部门范围

存货管理部门（物资采购中心、财务部、市场经营部、数据部、、办公室）;采购部门（物资采购中心、财务部、市场经营部、办公室）;有价卡管理部门（物资采购中心、财务部、计费中心）;安全保卫部门

II.涉及的应用系统和重要电子表格

应用系统:

ERP系统、OA办公系统、智能网系统、BOSS系统、经营分析系统

重要电子表格:

盘盈盘亏报表、存货跌价准备计算表

III.目标

1合理确保存货记录的真实性、准确性、完整性和及时性；

2合理确保存货实物管理与账务记录之间职责存在适当分离，减少欺诈和舞弊行为的产生；

3合理确保存货的实物安全。

IV.风险

1存货账务记录可能不及时或不准确，造成存货价值不准确；

2可能因缺少适当的职责分离，引致存货损失；

3资产保管不当或记录混乱，造成资产账实不符；

4存货实物保管可能未能良好监控，可能导致资产损失；

5积压或过期存货可能不能及时发现并采取适当行动进行处理。

V.相关会计科目

现金及现金等价物、存货、应付账款、其它应收款、其他营运支出、其他收入、其他支出、营业外收入、营业外支出

VI.流程描述

存货管理

1存货的采购

1.1.采购申请的审批

存货需求部门通过OA系统或书面申请提出存货采购需求。

根据采购涉及的金额，经适当授权的需求部门负责人或公司管理层批准采购需求并将采购需求通过OA系统或书面形式传达至采购部门。

采购部门经适当授权的人员根据预算和库存情况复核采购需求并在OA系统中或以书面形式批准确认。

采购部门根据采购涉及的金额确定是否需履行招标程序。

对于一定金额以上符合招标条件的采购，采购部门履行至少有三方供应商参加的招标程序；对于一定金额以下不符合招标条件的采购，采购部门在合格供应商名录中选取采购供应商。

采购部门根据初步确定的供应商、采购单价以及采购数量提出采购申请书，根据涉及金额的不同，提交采购部门负责人或公司管理层审批，并在采购申请书上签字确认。

（控制SN06C.1.1）

采购部门根据经批准的采购申请书履行合同会签程序并与供应商签订采购合同。

1.2.采购订单的建立

只有经授权的采购部门专门人员才可以在MIS系统中建立及更改采购订单。

（控制点SN06C.1.3）

采购部门负责创建采购订单的人员根据签订的采购合同在MIS系统中建立采购订单，在订单中输入存货类型、单价、数量、供应商等信息。

采购部门在MIS系统中创建采购订单时，供应商仅能够从MIS系统中的供应商名录中进行选择，从而确保采购订单只能下达给供应商名录中的供应商。

（控制点SN06C.1.5）

采购订单应连续编号，以确保对其完整性的有效监控。

采购部门定期（如每季）通过MIS系统生成未关闭采购订单（尚未收货的采购订单）清单，审阅其中长期未关闭的采购订单明细，及时查找原因并积极跟进。

相关人员应在未关闭采购订单清单上签字确认，以建立必要的问责制。

（控制点SN06C.1.2）

1.3.采购订单的修改和取消

采购订单的修改和取消以合同的变更或取消为依据。

采购部门负责建立采购订单的人员根据变更后的合同或合同终止协议在MIS系统中修改或取消采购订单。

授权在MIS系统中修改或取消采购订单的人员应独立于采购执行人员。

如在MIS系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门经适当授权的人员应根据变更后的合同或取消合同的证据对MIS系统中的采购订单进行复核，确认采购订单修改的信息是否与采购合同一致，在MIS系统重新批准采购订单，重新启动采购订单的可用状态。

在采购订单相应的存货已入库的情况下，根据变更后的合同，采购部门负责采购订单的人员通知并确保仓库MIS系统管理员在MIS系统中进行存货退库处理后，对MIS系统中的采购订单进行修改后，重新办理存货入库手续。

1.4.合格供应商管理

只有供应商维护部门经过授权的供应商信息维护人员才能在MIS系统中对供应商记录进行创建和修改。

对供应商名录进行的修改和维护均保留有系统记录。

（控制点SN06C.1.6）

采购部门采购人员将评价为合格供应商的供应商信息，包括供应商完整名称、账号以及地址等，记录于供应商创建/更改申请单。

采购部门负责人就采购人员对供应商的评价程序进行监控并对合格供应商的选择进行审批。

经适当授权的管理层审批后的供应商方可被提交至供应商维护部门，由其建立供应商记录并纳入合格供应商管理。

对供应商信息的修改亦应取得经适当授权的管理层的审批。

（控制点SN06C.1.7）

财务部门独立于应付账款记录的人员根据采购部门提供的供应商创建/更改申请单在MIS系统中建立或修改供应商记录，对供应商名录进行维护。

供应商维护部门经过授权的供应商信息维护人员在采购部门的配合下，定期审阅合格供应商名录，确保合格供应商记录信息的准确性、完整性和有效性。

相关审阅人员在审阅结果上签字确认。

（控制点SN06C.1.8）

2存货的入库

供应商送货至仓库时，仓库实物管理员检查货物包装是否完整无损并根据送货清单清点核对货物类型及数量等，经确认无误后在供应商送货清单上签字，并将送货清单于当月提交仓库MIS系统管理员。

仓库MIS系统管理员将送货清单与MIS系统中的采购订单进行核对，以保证采购存货交易的存在性。

核对无误后，仓库MIS系统管理员在MIS系统中录入实际到货数量并进行收货确认。

（控制点SN06C.1.9）

只有经授权的仓库ERP系统管理员方可在ERP系统中进行收货确认及记录存货出入库。

（控制点SN06C.1.10）

仓库ERP系统管理员进行收货确认后通过ERP系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。

入库单由ERP系统进行连续编号，以确保存货入库记录的完整性。

仓库实物管理员核对供应商名称、存货类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在入库单上签字确认。

（控制点SN06C.1.11）仓库实物管理员将签字后的入库单传递至采购部门，采购部门将供应商提供的发票和入库单一并交给财务部门。

但是，目前手机入库的账务处理未能做到与实物入库同步。

财务部门应付会计在收到供应商发票后，将入库单、MIS系统采购订单与发票进行三单匹配，确认无差异后在MIS系统的采购订单中输入发票的实际存货数量和单价，并进行发票匹配确认，MIS系统自动形成会计分录，将暂估应付款转至应付账款。

对于跨组织接收物资：

因为物资由分公司接收入库，MIS系统采用了不接收时不能匹配的控制方式，所以匹配时由省公司打印出系统接收单据（无需签字），与发票、MIS系统采购订单进行三单匹配。

（控制点SN06C.1.12）

在发票价格与采购订单价格存在差异的情况下，应付账款会计对差异产生的原因进行调查。

根据原因的不同做相关处理，如果供应商的发票有误，要求供应商重开发票；如果采购订单有误，修改采购订单，具体流程参见本流程之1.3采购订单的修改和取消流程。

如价格差异在合理范围内，应付账款会计在MIS系统的采购订单中输入发票的实际存货数量和单价，并进行发票匹配确认，MIS系统自动形成会计分录，按照采购订单单价将暂估应付款转至应付账款。

应付账款会计编制调整会计凭证，根据采购订单价格和发票价格的差异调整应付账款和存货的不同类别记录其它营运支出或其它支出。

财务部门经适当授权的人员定期（如每季）对暂估应付款余额进行审阅，对其中长期挂账的暂估应付款要求采购人员予以跟进并及时提供采购发票，复核后在暂估应付款明细表上签字，以建立必要的问责制。

（控制点SN06C.1.13）

采购部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的暂收存货登记簿并对其中长期未清理的存货余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以及入库程序。

对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的存货，存货管理部门汇总已领用和未领用的存货的数量和预计价格，经存货管理部门负责人审批后，上报财务部门，由其对已领用和未领用的存货的成本进行账务暂估处理，以确保成本费用和存货核算的完整性。

（控制点SN06C.1.44）

3应付账款的支付

支付应付账款时，采购部门填写付款通知单，经采购部门负责人签字同意后，按照涉及金额的不同取得财务部门负责人或公司管理层批准。

财务部门负责人或公司管理层根据审批权限审核付款通知单及相关单据，并在付款通知单上签字确认。

（控制点SN06C.1.14）

财务部门按照付款流程支付相关款项并由应付账款会计根据审批后的付款通知单和付款凭证在MIS系统中手工录入会计凭证，记录应付账款减少。

4存货的实物管理

4.1.仓库管理

存货管理部门建立安全防范制度，按存货分类进行库存管理。

仓库地点具有灭火器、电子监控仪器等安全装置保证存货的安全。

只有经授权的人员才能进入仓库区域，以保证存货的实物安全，具体方式有：

只有经授权人员有仓库的钥匙、仓库的门卫只允许授权人员进入、采用电子监控设备确保只有授权人员进入等。

（控制点SN06C.1.15）

存货管理部门授权人员定期（至少为每季度）对仓库的安全保卫设施和控制措施进行巡视检查并出具实地检查报告，并在报告上签字确认。

（控制点SN06C.1.16）

4.2.低值易耗品和办公用品实物管理

办公用品和低值易耗品于领用时计入费用，并纳入存货管理流程。

如办公用品和低值易耗品入库时一次性记入费用，仓库使用备查簿对其进行账外实物管理，登记低值易耗品和办公用品的领用记录。

领用人在领取办公用品和低值易耗品时，向仓库提交经适当授权的管理层的批准并由仓库记录于办公用品和低值易耗品实物登记簿。

领用人在实物登记簿上签字确认。

（控制点SN06C.1.17）

仓库独立于实物保管的人员定期（如每季）审阅办公用品和低值易耗品实物登记簿，核对相关支持性单据并签字确认，以确保办公用品、低值易耗品的准确记录。

（控制点SN06C.1.18）

4.3.备品备件的实物管理

备品备件于领用时计入费用，并纳入存货管理流程。

如备品备件入库时一次性记入费用，仓库使用备查簿对备品备件进行账外实物管理并记录备品备件的使用状态，包括在库、待修、返修以及领用状态等。

仓库保存有关备品备件的使用状态的支持性文件。

领用人在领取备品备件时，向仓库提交经适当授权的管理层的批准并由仓库记录于备品备件实物登记簿。

领用人在实物登记簿上签字确认。

（控制点SN06C.1.17）

存货管理部门独立于实物保管的人员定期审阅备品备件实物登记簿，核对相关支持性单据并签字确认，以确保备品备件管理状态的准确记录。

（控制点SN06C.1.18）

5存货的出库

5.1.领用出库

领用部门填写存货领用申请，存货领用需根据领用存货金额的不同，由经过适当授权的人员审批并在领用申请上签字确认。

仓库MIS系统管理员根据经审批的领用申请在MIS系统中录入领用存货的数量和领用部门，MIS系统自动记录存货减少并记入相关成本费用科目。

存货单位成本由MIS系统自动获取系统按照移动加权平均法核算的存货单位成本。

只有经授权的仓库MIS系统管理员方可以在MIS系统中进行出库确认。

仓库ERP系统管理员通过ERP系统打印出库单交领用人。

出库单由ERP系统进行连续编号，以确保存货出库记录的完整性。

领用人凭出库单和领用申请于当月向仓库实物管理员领取货物。

仓库实物管理员核对领用申请单和出库单无误后，办理存货实物出库。

出库单由存货领用人和仓库实物管理员签字确认。

（控制点SN06C.1.20）

出库单由MIS系统进行连续编号，以确保存货出库记录的完整性。

于会计期末（至少每半年），领用部门就已领用但尚未使用的存货办理退库，由仓库MIS系统管理员记录存货退库并对存货领用时确认的成本费用进行调整。

5.2.营业厅销售出库

营业员每日根据领用限额向营业厅仓库实物管理员申领存货，仓库实物管理员根据领用数量登记存货领用备查簿，申请领用的营业厅人员在存货领用备查簿上签字确认。

营业厅独立于存货实物保管的经授权人员每月检查存货领用备查簿、核对相关单据并签字确认，以确保营业厅存货数量记录的准确性。

（控制点SN06C.1.21）

营业员每日汇总当日销售情况，编制销售日结单并签字确认后提交至营业厅仓库实物管理员，营业员同时将当日领用而未销售的存货返还营业厅仓库。

营业厅仓库实物管理员核对营业员返还存货并依据销售日结单登记存货领用备查簿，汇总编制销售日报表并签字确认。

营业厅仓库实物管理员将销售日报表提交至仓库MIS系统管理员，由仓库MIS系统管理员根据其在MIS系统中做销售出库并生成出库单。

只有经授权的仓库MIS系统管理员可以在MIS系统中进行出库确认。

营业厅帐务管理员与营业厅仓库实物管理员每月末就营业厅仓库的存货数量进行对账，以确保存货账实相符，核对双方在核对记录（如存货领用备查簿）上签字确认。

（控制点SN06C.1.22）

5.3.内部紧急领用出库

在紧急领用存货的情况下，领用人在仓库填写紧急领用单后办理紧急领用，库管人员对紧急领用建立备查簿进行登记和管理。

当月结账前由仓库实物管理员根据紧急领用单向领用人催促办理审批及出库手续。

根据补办的领用单据，仓库MIS系统管理员在MIS系统中录入领用存货的数量及相关信息，由MIS系统自动生成存货出库记录。

仓库专门授权人员定期（如每季度）核对备查簿和紧急领用单，并督促库管人员向申领人员催收补办手续，复核后在备查簿上签字，以确保紧急领用存货的正式手续能够及时，完整地补办。

对于出库手续不能在每月账期结束前得以及时履行的，仓库实物管理员于账期结束前，根据紧急领用备查簿，向财务部门提交存货紧急领用出库数量，由财务部门暂估记录存货出库。

（控制点SN06C.1.23）

6存货的调拨

省公司统一安排存货调拨，根据库存情况和各地市公司需求将存货调拨到各地市公司或各地市公司将存货转移到省公司，各地市公司之间不能互相调拨存货。

6.1.省公司向地市公司调拨存货

内部调拨指有存货实物在省公司仓库和市分公司仓库之间转移或通过省公司存货管理部门协调的分公司仓库之间有存货实物转移的情况，需要特别指出的是省公司集中采购后存货直接由供货商送达分公司的情形不属于存货的内部调拨。

地市公司向省公司提出内部调拨申请，由省公司存货管理部门根据库存情况安排内部调拨。

省公司存货管理部门经授权人员审核调拨申请表，批准后签字确认。

（控制点SN06C.1.24）

省公司存货管理部门将审批后的调拨申请单传至省公司仓库。

省公司仓库存货实物管理员根据经批准的调拨申请单发出存货、出具发货清单并签字确认，发货清单一联交省公司仓库MIS系统管理员，一联通过运输人员转交地市公司仓库实物管理员。

省公司仓库MIS系统管理员根据发货清单在MIS系统中将发出存货的数量记录于地市公司中转库。

MIS系统自动记录省公司仓库存货减少和地市公司中转库存货增加。

实物运抵地市公司仓库后，地市公司仓库存货实物管理员检查货物包装是否完整，并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字并提交地市公司仓库MIS系统管理员。

在内部调拨过程中，地市公司仓库MIS系统管理员将发货清单与MIS系统中中转库的存货信息进行核对，确保存货类型和数量一致。

经确认无误后，地市公司仓库MIS系统管理员在MIS系统中将存货由中转库转移至实际库存，MIS系统自动记录接收仓库存货增加和中转库存货减少。

（控制点SN06C.1.25）

6.2.地市公司向省公司调拨存货

省公司存货管理部门分析库存情况，提出存货调拨申请，省公司存货管理部门经授权人员审核调拨申请单，批准后签字确认。

（控制点SN06C.1.24）

省公司存货管理部门将经批准的调拨申请单转至地市公司存货管理部门。

地市公司仓库存货实物管理员根据经批准的调拨申请单发出存货、出具发货清单并签字确认，发货清单一联交地市公司仓库MIS系统管理员，一联通过运输人员转交省公司仓库实物管理员。

地市公司仓库MIS系统管理员根据发货清单在MIS系统中将发出存货的数量记录于地市公司中转库。

实物运抵省公司仓库后，省公司仓库存货实物管理员检查货物包装是否完整，并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字并提交省公司仓库MIS系统管理员。

省公司仓库MIS系统管理员将发货清单与MIS系统中地市公司中转库的存货信息进行核对，确保存货类型和数量一致。

经确认无误后，省公司仓库MIS系统管理员在MIS系统中将存货由地市公司中转库转移省公司实际库存。

MIS系统自动记录省公司仓库存货增加和地市公司中转库存货减少。

（控制点SN06C.1.25）

7存货的退库

当存货需要退库时，存货原领用部门提出退库申请，填写退料申请单，经存货原领用部门及存货管理部门授权人员审批后办理退库，审批人员在退料申请单上签字确认。

（控制点SN06C.1.26）

仓库实物管理员将退料申请单与退回存货的数量、型号一一核对无误后接收退库存货，并在退料申请单上签字后将其转至仓库MIS系统管理员。

仓库MIS系统管理员根据经收货确认的退料申请单在MIS系统中录入退回存货的数量。

MIS系统自动获取系统中核算的当前存货的单位成本，记录退回存货的成本。

对于退回的不能正常使用的存货，区别于正常存货进行实物管理并通过定期的存货处置流程进行清理。

8编制存货进销存报表

于月末，仓库MIS系统管理员通过MIS系统库存模块生成当月存货进销存报表，提交财务部门由其据以与存货总账模块记录之存货余额进行核对，确保库存模块中存货永续记录与总账模块中存货会计记录的一致性，并对差异产生原因进行跟进。

财务部门核对无误后，在存货进销存报表上签字并归档。

（控制点SN06C.1.27）

9存货的清查

省公司存货管理部门制定存货清查盘点制度，各地市公司根据自身实际情况制定实施细则。

仓库定期（至少为每年一次）对全部存货进行实物盘点。

盘点前，存货管理部门编制详细的盘点计划，对盘点要求进行明确。

盘点过程中，独立于仓库实物管理的人员或财务部门人员参加监盘。

盘点人员根据实际清查的存货数量，填写连续编号的，仅列示存货名称的空白盘点表，在盘点表上记录实盘数量。

盘点表经盘点人员和监盘人员签字确认后交仓库ERP系统管理员，由其将盘点表上的清查结果与ERP系统中的存货记录进行核对以发现存货的盘盈、盘亏情况。

独立于存货实物管理的人员清查盘盈、盘亏产生的原因，并编制存货盘点报告，报告存货短缺、毁损、呆滞等情况，经盘点人员与监盘人员签字后上报存货管理部门及财务部门。

（控制点SN06C.1.28）

独立于存货实物管理的人员清查盘盈、盘亏产生的原因，并编制存货盘点报告，报告存货短缺、毁损、呆滞等情况，经盘点人员与监盘人员签字后上报存货管理部门及财务部门。

根据存货盘盈盘亏涉及金额的不同，存货管理部门/财务部门经过适当授权的管理层以及不同层级的公司管理层对盘盈盘亏结果进行审批并签字确认。

（控制点SN06C.1.29）

根据经批准的存货盘点报告，独立于存货实物管理和仓库MIS系统记录的经授权人员在MIS系统中于账期结束前调整存货数量，记录盘盈盘亏。

10存货的处置

仓库定期（至少每半年）提交拟处置存货库存报表，反映由于毁损、过期、业务变更、技术落后等原因造成无法使用而需进行处置的存货情况。

对于毁损和待报废存货，存货管理部门对存货进行实物检查，对符合处置条件的存货，编制存货报废清单，并根据涉及的金额的不同由经过适当授权的管理层审批。

（控制点SN06C.1.31）

批准对存货进行报废处理的人员应独立于存货实物管理和存货账务处理人员。

存货的处置方式分为：

报废销毁与销价处理。

报废销毁：

根据管理层审批的存货报废清单，仓库及时组织销毁相关存货。

独立于存货实物管理的人员在销毁前根据报废清单核对报废实物的数量并监督销毁。

监督人员在销毁完成后于存货报废清单签字确认。

（控制点SN06C.1.32）

销价处理：

根据管理层审批的存货处置清单，仓库与收购方签订处置合同，合同按会签流程审批。

仓库实物管理员凭处置合同将存货实物交予收购方，双方在交接清单上签字，仓库ERP系统管理员根据处置合同核对经买卖双方签字确认的交接清单，无误后在ERP系统中录入销售的存货数量并进行销售确认。

付款时收购方将处置现金收入转账至财务部门，仓库实物管理员不得直接接收现金。

（控制点SN06C.1.33）

存货管理部门在盘点过程中，对已批准报废的存货的实物处置和管理情况进行监控，了解其清理报废情况，确保其在批准报废后得以及时清理。

（控制点SN06C.1.42）

11存货的计价

11.1.存货价值核算

省公司和地市公司执行总部统一规定的移动加权平均法核算存货成本。

对于存货暂估成本与实际成本的差异，财务部门直接调整应付账款并记录相关成本费用科目。

财务部门经授权人员定期检查MIS系统中存货成本计价方法的设置，确认无误后在检查记录签字确认。

（SN06控制点C.1.43）

11.2.计提存货跌价准备

总部明确了计提存货跌价准备的标准，各省据此标准结合实际情况，确定内部审批程序，定期计提存货跌价准备。

省公司财务部门定期（至少为每半年）会同存货专业管理部门和实物管理部门对存货的可变现净值与账面价值进行对比，计算差异，出具存货跌价准备计算表，由存货专业管理部门根据跌价情况向管理层提交存货跌价准备报告，根据经适当授权管理层的审批意见，财务部门在MIS系统中计提存货跌价准备。

分公司财务部门定期（至少为每半年）会同存货专业管理部门和实物管理部门对存货的可变现净值与账面价值进行对比，计算差异，出具存货跌价准备计算表，由存货专业管理部门根据跌价情况向分公司管理层提交存货跌价准备报告，经分公司管理层审批后及时上报省公司管理层审批，根据经适当授权管理层的审批意见，分公司财务部门在MIS系统中计提存货跌价准备。

（控制点SN06C.1.34）

12职责分工

在存货采购过程中，批准采购、执行采购、仓库实物管理、记录存货出入库以及核算存货成本的岗位由不同人员担任，确保职责分工。

（控制点SN06C.1.35）

授权在MIS系统中负责采购订单的人员独立于采购执行人员，确保职责分工。

（控制点SN06C.1.36）

对合格供应商进行评价和批准、对供应商名录进行维护以及记录应付账款的人员之间存在职责分工。

（控制点SN06C.1.37）

存货实物管理员不能负责存货的账务记录，不能批准销毁存货或调整存货余额且不能负责存货成本的核算。

（控制点SN06C.1.39）

存货盘盈盘亏和存货处置的批准人员不能负责管理存货实物，不能负责存货的账务记录以及存货的账实核对。

（控制点SN06C.1.40）

根据经批准的存货盘点报告，独立于存货实物管理和仓库MIS系统记录的经授权人员在MIS系统中调整存货数量，记录盘盈盘亏。

（SN06控制点C.1.41）

有价卡管理

1有价卡的采购

采购申请的审批流程参见存货流程之1.1采购申请的审批流程。

签订合同后，有价卡管理部门通过有价卡数据生成系统书写有价卡数据盘，并将其交供应商进行生产，有价卡数据盘中包括拟定制的有价卡的序列号、账号、密码和面值等信息。

2有价卡的入库

1）IP卡

供应商送IP卡至省公司仓库时，仓库实物管理员检查货物包装是否完整无损，并抽样检测质量、类型、面值、序列号等信息，经确认无误后在供应商送货清单上签字，并将送货清单交仓库MIS系统管理员。

2）其他有价卡

供应商送有价卡至地市公司仓库时，仓库实物管理员检查货物包装是否完整无损，并抽样检测质量、类型、面值、序列号等信息，经确认无误后在供应商送货清单上签字，地市分公司根据供应商发货清单填制省公司收货清单，并回传省公司实物管理部门。

省公司实物管理员将收货清单交省公司仓库MIS系统管理员。

有价卡在MIS系统中的入账同存货采购流程，