售后备件采购管理办法完整.docx
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售后备件采购管理办法完整
备品备件采购管理办法
一、目的与适用范围
1、为了加强备品备件采购管理，降低采购成本，有序地推进采购工作，特制定本管理办法。
2、本公司采购的备品备件都属于该采购管理的范围；其它办公用品和劳保用品等辅助材料等可参照本办法实施采购。
3、采购坚持“公开、公正、公平”的原则。
采购是在保证产品质量的前提下，为了达到降低采购成本、增强供应链竞争能力，通过比价实现优价优量的采购方式。
4、除仅有唯一供货单位及有特殊要求的备品备件采购外（应审批），其它备件的采购都应选择比价采购方式。
5、对于大宗物资、大型设备及常年循环使用的易损件应采用定点采购方式。
6、对于单笔采购金额500元以下（含500元）由机动科专人负责采购，现金垫付后，凭申请报告和发票到财务报销。
7、对于单笔采购金额500元以上的备品备件采购，要执行严格的采购计划制度，每月月底由各工序设备人员提出下月的采购计划，报请部门领导、公司经理及设备动力部审核批准。
附录采购计划表。
8、采购流程：
设备专责工程师提出明确的技术要求及数量，同时推荐出供货厂家，由备件员汇同技术人员进行初步询价，询价数量以三家为基准（特殊的非标设备件除外），设备专责工程师同时落实相关技术指标和参数。
询价完成后，由备件员汇同设备专责工程师，就产品价格和产品质量进行进一步沟通，筛选出目标供应商（符合比较采购的原则上不少于3家），同时收集相关供应商的资质和资料。
报请主管科长和主管经理审核后，确认招标、议标或定向采购方式，备件员在明确采购方式后和目标供应商后，发出明确的书面函件，并针对回函及技术确认后，召开专题定标会议，定标原则：
1）同类使用业绩；2）满足技术要求及供货周期；3）价格优势；4）服务优势；5）付款优势。
定标完成后由备件员发出正式的书面通知中标单位，同时组织设备专责工程师编写技术协议，落实商务合同，最终完成正式合同的签订。
正式合同由财务科、综合办公室及机动科各自存档备用。
9、到货后的验收，由设备专责工程师联合备件员和仓库保管员完成，技术验收以专责工程师为主，形成书面验收单，验收单是质保金支付的主要凭证，备件员在申请支付质保金时必须附有设备专责工程师出具的验收使用合格单。
10、紧急采购在设备人员直接沟通各相关部门后，可特事特办。
二、定点采购单位的选择
1、同时满足以下三个条件的供货商才可作为侯选定点采购单位：
1.1提供的物资符合本公司质量保证体系规定的质量要求。
对于本公司不具备检测条件的物资，能够出具国家认定或本公司认可的检测机构的质量检验报告；
1.2提供的物资能够满足本公司的时间要求；
1.3产品价格合理。
2、对于采购金额较大的备件、设备等，具备招标采购条件的，尽量实行招标采购，通过招标方式选择侯选定点采购单位。
2.1主要生产用原材料等金额较大的物资采购，由采购部门和物资使用部门共同确定侯选定点采购单位。
侯选定点采购单位应为所需材料的大型生产厂家，必须为增值税一般纳税人，必须开具增值税专用发票；
2.2非生产用主要材料侯选定点采购单位原则上必须为生产厂家，还可根据生产经营的需要选择在本市有信誉的代理商。
如果经比较，生产厂家和代理商供货质量、价格及相关费用之和相差无几，为提高购货效率，也可选择三家在本市有信誉的代理商作为侯选定点采购单位。
三、定点采购单位的评审
在正式确定定点采购单位前，应履行严格的评审程序，评审内容包括企业状况、价格水平、质量保证、企业信誉、生产部门使用情况等，评审工作本着质量第一，价格最优的原则，同样产品价格比质量，同样质量比价格，同样质量、价格比信誉。
评审工作组织流程为：
1、成立定点审核小组，审核小组作为公司采购工作的专职审核监督部门，评审工作由审核小组负责组织。
2、评审程序为：
2.1由机动科根据市场调查情况提供侯选定点采购单位详细清单，填写《定点采购单位评审表》，连同收集的有关信息资料，交由审核小组进行评审。
收集的有关侯选定点采购单位的信息资料至少应包括：
营业执照、税务登记证、物资采购比价表、付款方式及供货保障情况等；
2.2审核小组会同机动科、财务科、办公室等部门集体研究决定定点采购单位，并在《定点采购单位评审表》上签字确认；
2.3经审批的定点采购单位及采购价格发机动部门执行，并报财务科备案；
2.4任何人无权未履行评审程序自行指定定点采购单位。
2.5所有定点采购单位均须与本公司签订供货协议，明确载明价格优惠、质量保证、信用期限、优质服务等条款。
除特殊物资采购外，协议中必须约定信用期限和不少于货款额5%的价款作为质量保证金。
质量保证金延期给付，延期时间根据产品的耗损周期、质量特点和供货单位信誉而定，一般不短于一个月；
2.6对已确定的定点采购单位，应按本公司质量保证体系的要求每半年评审一次，凡发现有欺诈行为或两次供货质量不合格者，应对其供货能力重新评估，积极寻找新供应商，结合对我公司损失的补偿情况决定是否取消其定点采购单位资格。
四、定点采购办法的执行
1、公司购进物资原则上一律从定点采购单位进行采购，严格控制从非定点采购单位采购物资。
2、由于货源量、付款方式及交货期等因素的影响而无法从定点单位采购时，需单独提出书面报告，说明原因，必须经主管副总和总经理签字审批。
五、采购工作的监督及奖惩措施
1、采购工作受行机动科和财务科双重监督。
2、出现下列行为之一的，公司将对有关责任人进行相应处罚，构成犯罪移交司法机关处理。
2.1采购有关工作人员对供方泄露评审的有关秘密的，经查实本公司将给予纪律处分，并调离相应工作岗位；
2.2参加比价的供方采用不正当手段中选而不供货的，本公司将取消其定点供应商资格，并依法追索其给本公司带来的经济损失；
2.3如果本公司工作人员与某一参加采购的供方相互勾结串通，以排挤其他参选对手，本公司有关工作人员将受纪律处分，该供方将被取消参选资格；
2.4本公司有关工作人员滥用职权干扰采购活动的，本公司将给以行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任；
3、采购人员为进行比价有权参与采购谈判、有权要求供方提供采购物资的样品、有权外出巡查了解物资行情。
4、对于审核中发现采购人员玩忽职守，给公司利益造成损失的，参与采购谈判的人员要承担全部责任，按照职位高低承担由此给公司造成的全部损失，参与谈判的人员中职位最高的负责人承担的损失额不低于40%，职位次高的承担的损失额不低于20%，其他人员均摊剩余损失。
对于拟采购的物资价格或质量经监管部门审核发现存在问题的，比照此项规定处理。
5、对于在采购中接受对方贿赂的人员一经发现一律开除，情节严重的公司将追究其法律责任。
6、采购人员为公司挽回损失的，按挽回损失的20%提取奖金。
六、其他
1、对采购过程中出现的、本办法没有覆盖的情况和问题，将及时采取会议集中讨论的形式解决。
2、本办法的解释权归总经理，自下发之日起生效。
大化集团大连碳化工
2014年3月25日
备品备件采购计划表
序号
工序
备件名称
设备名称
型号规格
数量
预估价格
拟采购单位（3家）
备注
定点采购单位评审表
编号：
年月日
商品名称
规格型号
指标要求
比价项目供应商
采购价格
付款方式
品质状况
信用状况
运费结算
供货周期
联系人
联系方式
及地址
其他信息
比价意见：
采购经办人签字：
机动科负责人：
财务科负责人：
办公室：
公司主管经理：
公司
总经理：
工程备品备件物资申报、采购管理制度
1.目的
加强对工程备品备件申报、采购的管控，做到“因需申报，限额采购”。
加强资金的使用效率，减少资金的占用。
2.适用范围
世纪锋创物业管理（北京）
3.职责
3.1工程负责人负责工程备品备件物资管理的全过程工作
3.2库管员负责购买物料的登记、入库、码放、出库、盘库等工作
3.3财务出纳负责每月申报、采购前的盘库工作
4.术语
无
5.程序：
5.1物业公司工程负责人根据实际月度物料消耗情况，在每月的25日前统计出当月的工程物料消耗并填写《物料月消耗统计表》，持《物料月消耗统计表》会同物业公司财务出纳及库管员在库房现场进行上月库存、本期材料消耗及本期库存盘点，无误后上述人员共同签字确认。
5.2工程负责人依据库存情况，结合本期预期材料消耗提出下月材料采购计划。
填写材料计划时数量要适当（可做10%~20%的余量），做到“小件不缺库、大件不压库”，不要因过多或过少影响正常工作。
5.3对于未发生维修的零部件，工程负责人要考虑适量购买以备急用。
5.4工程物资采购计划物业公司审批后报开发公司主管领导审批，审批合格后交公司相关部门进行采购，物业公司工程负责人或专业负责人对采购物资进行验收、入库。
5.5购买的材料应在工程部建立台帐，工程部负责人指定专人进行登记建档。
5.6工程维修人员根据需要填写《材料领用单》领取工程物资及材料。
5.7物料领用采取“用多少领多少”的原则，用不完的物料及时退还库房，并由兼职保管员进行登记，尽量避免浪费现象。
5.8紧急情况需要时可预先领料，事后一天内补办领料手续。
5.9工程部人员对重要或关键部位的物料在投入使用后进行监控，发现物料质量问题及时与公司采购人员联系换货或退货。
6.监督执行
物业总经理、工程部负责人
7.相关/支持性文件
无
8.质量记录及表格
《物料月消耗统计表》
物料月消耗统计表
名称
单位
上月库存数量
本月购入数量
本月领用数量
本月结存
备注
统计人：
日期：
《材料领用单》
材料领用单
编号年月日
序号
材料名称
单位
数量
部门
用途
领用人签字
备注
1
2
3
4
5
6
库管签字：
主管签字日期
备品备件采购和管理制度
1、总则
1.1规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，保证备品备件供货及时，不影响设备维护工作。
1.2 备品、备件库房由项目部集中管理，以备件的属性、特点和用途统筹规划、合理布局。
管理的主要任务是做好其接运、检查和验收；对库存进行保管保养；搞好库区规划，充分发挥库房和设备的利用率；实行储备资金下库，搞好库存结构分析；建立与健全仓库管理基础工作，达到数据化、档案化及计算机管理；搞好安全卫生工作，确保备品、备件和人身安全。
1.3加强备品、备件管理，准确提供库存物资信息，及时保证运行、维护、检修所需，加速物资周转，提高运行维护质量有着重要作用。
1.4备品备件的质量和性能要求与原设备一致，一般情况下，必须选择与原设备同品牌同型号的备品备件，由于设备停产，升级等原因导致无法获得原型号的备品备件，项目部需及时向业主部门提出代用或升级方案，按业主部门审批后的代用方案实施。
1.5接受业主部门对备品备件储备情况的和仓储情况进行检查，并按业主部门的要求改进和完善备品备件的储备和仓储管理工作。
每月向业主部门报送备品备件库存明细和备品备件出库流水单。
1.6业主部门有权对项目部库存的备品备件进行全局范围的统筹调拨。
2、目的
为加强备品、备件集中统一管理，做好储备工作，以保证设备的正常维修和检修计划顺利进行，特制订本备品、备件管理制度。
本制度明确了备品备件从申报、采购、入库、保管到发放领用的制度及管理职责，对备品备件的申报、采购、收、发、存进行控制。
3、适用范围
本规定适用于项目部维护、检测、试验设备备品备件及工装易损件的管理活动。
4、术语及定义
4.1设备备件：
为了设备维护保养工作的顺利进行，在设备出现故障时缩短故障的修复时间而备用的配件。
4.2待修件：
不能正常工作但能通过修复再使用的配件。
4.3报废件：
不能工作且无法修复或维修费用接近甚至高于购买该件的成本的配件。
4.4工装易损件：
在工装使用周期内，需要多次更换的零件或部件。
5、备品备件的采购
5.1选择供应商
5.1.1在做采购计划后，选择合格的供应商进行询价，议价，由项目负责人审核；
5.1.2凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，项目部应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知采购部门依需要提出请购。
5.2价格调查
5.2.1已核定之物料，项目部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；
5.2.2项目部各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利比价参考；
5.2.3已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
5.2.4采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；
5.2.5项目部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场。
5.3询价、比价和议价
5.3.1根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
5.3.2采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及项目成本预算等情况，确定采购目标价格；
5.3.3在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合项目实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
5.3.4供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应,送申报部门确认；
5.3.5专用材料或用品，项目部应会同使用部门共同询价与议价；
5.3.6对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以等联络方式向厂商议价。
在规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
5.3.7对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。
有关价格、选型及其他技术、商务谈判，要求有两人以上参加。
5.4签订采购单
在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，合同需要列明至少下列条款：
⑴供应商资料：
包括名称、地址、联系人、联系方式；采购物料的详细描述，包括品名、型号、规格等，如有超出标的的特殊要求需特别注明；
⑵订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；
⑶价格：
单价，合计价、合同总额，定金或预付款；
⑷交付期：
分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；
⑸付款方式；
⑹所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）；
⑺质量保证条款：
发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
5.5订货合同
长期定货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。
应与承售商定买卖合同书一式四份，第一份正本存采购部门，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书的第二联送会计部门供整理定金或付款用。
5.6紧急订货
项目部接到运维班组以联络的紧急采购部件，应立即进行询价、议价，接到请购单后，按采购程序明确专人迅速办理。
5.7进度控制及事务联系
5.7.1项目部将采购过程分为请购、询价、订货、交货四个阶段来控制采购作业进度；
5.7.2采购人员为能按照进度完成作业，应填制“进度异常反应单”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送项目部，依请项目部意见拟定对策处理。
5.8采购作业方式
5.8.1除一般采购作业方式外，项目部可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
⑴集中计划采购：
凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各申报部门依计划提出申报，采购部门定期集中办理采购；
⑵长期报价采购:
凡经常使用且使用较大宗的材料，项目部应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各申报部门依需要提出申报。
6、验收入库
6.1入库前应依据设备《采购计划审批表》和《发货单》认真清点所要入库的备品备件的数量，并检查好备品备件的规格、型号、质量（合格证），做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在送货单上签字，如发现不符时，应做好纪录，等待相关技术人员验收相符后再入库。
6.2保管员在备品备件进库时，根据采购计划审批表的审核凭证，现场交接接收，必须按所购物品条款内容、物品质量标准，对备品备件库的备件进行检查验收，并做好入库登记，即《备品备件入库单》。
6.3保管员要严格检查备品备件的合格证，质量的定性，是否符合运维所需的备品备件的技术要求。
6.4物品验收合格后，应及时入库摆放于指定位置。
6.5做到帐、卡、物相符合。
6.6易燃、易爆，易生锈、易腐蚀的备品备件要单独存放，并定期检查。
6.7精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存。
6.8做好防火、防盗、防锈、防冻、防尘工作。
6.9仓库经常开窗通风，保持库房内整洁。
7、出库程序
7.1备件出库应填写出库审批单，并由项目负责人签字审批。
保管人员要做好记录，领用人签字。
7.2物件出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，易变质的先出。
7.3本着“厉行节约，杜绝浪费”的原则发放物品，做到专物专用。
7.4对于相关部位专用备品备件的领用必须要有项目负责人、技术负责人签字后方可领取。
7.5领用人不得进入库房，防止出现差错，根据领料单，由库管员进入库房查询领用的相关备品备件。
7.6库管员要做好出库登记，并定期向部门主管做出入库报告。
8、退库
8.1领出备品备件后出现用料变更或剩余时，允许退库。
8.2退库时要办理退库手续，退库需说明原因，并注明规格型号、数量和工号。
退料需经领用部门领导签字。
8.3退库物料须进行必要的质检或经测试合格后，性能、外观均不影响使用、表面不得有油污、所有资料齐全方可退库。
8.4库管员凭退库单及质检合格证将退库物料重新登记上帐
9、存放
9.1备品备件储存要统一规划、合理布局、分类保管、编号定位，备品备件储存要做到“四号定位”（库号、架号、层或排号、位号四者统一编号）、“五五摆放”（各种备品备件按品种、规格、形状和贮存要求，一五一十地摆放）、“三清”（数量清、材质清、规格清）、“二齐”（库容整齐，物资摆放整齐），按备品备件保管技术要求进行通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装。
9.2备品备件要考虑先进先出，收发货快速及时方便，并留有最低库存，达到最低库存时，应及时采购。
9.3对于库房内的备品备件，未经上级主管领导审核批准，一律不准擅自借出。
9.4实行库存备品备件台帐制度，库管员每日凭出入库打印单编报房库日报表，并将所有库存物资信息录入电脑系统，形成电子仓库库存备品备件台帐。
库存备品备件台帐必须在备品备件出入库后24小时内按规定项目填写，做到日清月结，凭单入帐不跨日，不准无据调帐。
9.5库存备品备件应于每半年和每年年终时盘点，发现损坏、贬值、报废、盘多、盘少应分析原因，明确责任，并形成报表递交主管领导，经主管领导审批后进行帐面调整。
9.6库房要严格执行保卫制度，禁止非本库人员擅自出入库，建立和健全出入库登记制度。
9.7库房严禁烟火和携入易燃易爆物品，明火作业须经主管领导审核批准，需开具动火证方可进行明火作业。
9.8经常检查电灯、电线、电闸、消防等设施器具，发现故障及时维修排除，不得擅自挪动或挪用消防器具。
做好各种防患工作，确保备品备件的安全保管。
预防内容包括：
防火、防盗、防锈、防腐、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。
9.9库管员应对库存备品备件进行定期（每月）检查，并作好检查记录。
对变质、霉烂、损坏的物资，应及时隔离等待处理。
9.10在库房倒运备品备件时，要根据备品备件特性及大小、轻重不同使用搬运工具，以避免碰撞损坏。
10、库区的安全及纪律
10.1库房工作人员要加强安全意识，增强工作责任感，库房要有必要的安全设施、灭火设备，安全通道必须保持畅通，水电线路必须无漏电漏水或裸露，以利防火、防盗等。
10.2每天一次检查库房内外的防火设施，发现问题立即整改并向主管报告。
合理安排库内堆位，预留足够的出入通道及安全距离，安全高度。
督促装卸工按指定堆位整齐叠位。
发现倾斜要立即纠正。
严禁在货堆上行走、坐卧，严禁在货堆旁的通道坐、卧。
10.3库房工作人员不得擅自离岗。
库房无人时必须上锁，无关人员不得进入库区。
10.4任何人不得私自挪用、试用、调换和外借库存物料。
11、库管员职责与权限
11.1库房主管人员要熟悉、掌握物料管理的有关政策及规定。
11.2组织制定库房物料收、发、保管等方面的规章制度和工作细则，并认真检查落实。
11.3掌握库存物料情况，组织仓库人员做好物料的收、发、保管工作。
11.4负责库房的规划，提高库房利用率。
11.5负责抓好库房的安全及管理工作，落实防潮、防火、防盗等措施。
发现问题及时汇报，并积极采取有效措施。
11.6组织库房的库存盘点、帐物核对。
11.7上岗后第一时间应对仓库的门，窗及各库区存放的物资进行巡查，发现异常立即报告。
11.8每天下班前对各库区的门，窗等进行检查，确认防火、防盗等方面确无隐患后才可离岗下班。
11.9每天打开一次各库区的门，窗一小时，让空气对流，更换库内空气。
11.10每天打扫库内地面卫生。
地台板要摆放整齐。
周末应打扫库内全面卫生工作。
11.11每天一次检查仓库区内、外的防火设施，发现问题要立即整改并向主管报。
11.12熟悉所管物料的名称、规格、型号、数量、保管要求和特殊或高精密备件的保管方法。
11.13负责入库备件的验收，对验收合格的签收《发货单》并开具入库单，对入库备件建立明细帐卡。
入库备件以入库凭证为依据，做到数量准确、入库及时、帐物相符。
11.14备品备件出入库时，库管员应依据，进库单、出库单核准出入物品的名称、批号、数量，准确地收发货，收发完毕后，应立即填写挂在货架上的货卡并立即入帐。
11.15对入库备件分类堆放，做到分类清楚、堆放整齐。
11.16负责按《领料单》发放备件，并作好出库物料的帐卡登记。
出库备件帐卡要清楚、无差错。
11.17负责库内备件的保管，不得出现丢失、损坏现象。
11.18负责库房的安全，坚持检查制度，发现问题及时报告，并积极采取有效措施。
掌握灭火器材的正确使用方法。
11.19坚决拒绝手续不齐的物品进出。
对于货物的正常出入，库管员要按要求填写各类单据，特别是出库单，无出库单的坚决不准带备品备件出仓库。
11.20按要求做好库存盘点、帐物核对及库存量的统计。
11.21极提出有利于库房管理的建议及改进意见。
11.22运行维护班组是备品备件的归口管理部门，负责备品备件清单的制作及优化更新。
11.2
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