商务信函英文格式范文Word下载.docx

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王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

　　如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

您诚挚的

　　mr.Johngreen,ourgeneralmanager,willbeinparisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest?

Yoursfaithfully,

　　尊敬的先生/小姐

　　我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：

00点拜访您。

　　请告知这个时间对您是否方便。

如不方便，请建议具体时间。

　　Thankyouforyourletterinformingusofmr.green’svisitduringJune2-7.unfortunately,mr.edwards,ourmanager,isnowincairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.hewould,however,bepleasedtoseemr.greenanytimeafterhisreturn.

　　welookforwardtohearingfromyou.

　　Yoursfaithfully,

　　谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。

不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。

但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

　　希望收到您的来信。

　　backtoTop

　　Dearmr/ms,

　　Irepresentthew/pelectronicscompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextmondaytoFriday,（october5-9）.Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.would0930hoursonTuesday,october6beconvenient?

　　Ishallbeinbeijing,atthegreatwallhotel,fromTuesday,september29,untilsunday,october4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggestanother.

　　我是达拉斯w/p电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。

我乐于请您商讨我们新的显示器。

星期二即10月6日上午09：

30是否方便？

　　从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。

如商讨日期不方便，请另外建议。

　　Thankyouforyourletterofseptember26.weshallbeverypleasedtoseeyouanddiscussyournewmonitor,butoctober6isnotsuitable.wewillbehappytomeetwithyouat9:

30a.m.onwednesday,october7,ifthetimeisconvenientforyou.

　　welookforwardtomeetingyou.

　　我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。

如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

　　期待与您见面。

　　实例之三：

　　Iamatpresentinhamburgvisitingtheharbourwithaviewtomakingknownournewtypeofcontainerforuseineurope.

　　IshallbeinAntwerponwednesday,4thJune,andshouldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday.

　　IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime.

　　我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

　　星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：

00打电话给你。

　　对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

　　4.Dearmr./ms,

　　mr.Jackbaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthepostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo.

　　Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome.

　　杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

　　是否能来，请告知，多谢。

　　ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFridayafternoon,5thJuly,at2:

30.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpaperswithme.

　　谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

　　你诚挚的

　　第三种、通知与确认Acknowledgments&

confirmations

通知对方接到来信Acknowledgingreceiptofletters

　　1.Dearmr./ms,

　　hankyouforyourletterno.A-3of6thmay,offeringus6uI-4Viewdatas.wehavepasseditontoourTechnicalDepartmentfortheirconsideration.

　　weshallreplyassoonaspossible.

　　谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6uI-4图像数据。

我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

　　我们将尽快回信

　　2.Dearmr/ms,

　　wehavetodayreceivedwiththanksinformationconcerningtransactionsonthenewYorkwheatexchangewhichwillbemadefulluseofbyourresearchdepartment.

　　welookforwardtofurthercooperationwithyou.

　　我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

　　期待与你进一步合作。

确认达成的协议confirmingagreementsreached

　　3.Dearmr./ms,

　　LastFriday,whenwewerediscussingtheproblemsofdefectivecontainers.YousuggestedthatIsimplymailyouareporteachmonthonthenumberofreturnbycustomersratherthansendthedefectivecontainerstoyou.

　　Iplantoputthisintoeffectatonce.but,IfirstwanttomakesurethatIunderstandyoucorrectly.IfIdon’thearfromyouwithinthecomingweek,I’llassumethatyouapprove.Yoursfaithfully

　　上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

　　我计划立即付诸现实。

但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为你没有异议。

　　4.Dearmr/ms,

　　wewritetoconfirmouragreementreachedduringourconversationon9thJuneaboutspecialdiscountsonm-sAcousticalpartitionsasdescribedonpage8ofourcatalogue.Thesepriceswillprevailthrough30June.

　　partitiondimensionRegularpriceeachspecialpriceeach（12ormore）

　　4x4’us$112.75Fobbernus$98.20Fobbern

　　4x5’us$132115.50

　　5x5’us$152.75129.85

　　wewillbehappytoreceiveyourorder

　　Yourssincerely

　　我们写信想确认六月九日谈话中就m-s声音隔板特别折扣达成的协议。

这些隔板在我们目录泊第八页有描述。

下列价格六月三十日前有效：

　　声音隔板规格每只常规价每只特别价（12及以上）

　　4x4’us$112.75Fob波恩us$98.20Fob波恩

　　4x5’132115.50

　　5x5’152.75129.85

　　我们将很荣幸收到你的定单

　　5.Dearmr/ms,

　　Asourtelephonenegotiationthismorningwasverybriefandproceededsosmoothly,Ithoughtitmightbeadvisabletosummarizetheagreement:

　　Iofferedus$56/kgcIFemp

　　Youaskedforus$60

　　Icounteredus$58/kg

　　Youacceptedthefigure

　　Ilookforwardtosigningthecontractwhenwemeetnextweek.

　　今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：

　　我报价为：

us$56/kgcIFemp，你还价为us$60，我让价为us$58/kg

　　你同意这个价格。

下周见面时我期待能签订合同。

　　第四种、告示Announcements

开业openingofnewbusiness

　　wehaveopenedattheaboveaddressasalesofficeforourproductshereinnewYork.weemployastaffofconsultantsandawell-trainedservicedepartmentwhichmakesroutinechecksonallequipmentpurchasedfromus.

　　wewouldbepleasedifyouwouldtakefulladvantageofourservicesandfavorableshoppingconditions.

　　wefullyguaranteethequalityofourproducts.

　　我们已在纽约上述地址为我们的产品开设了一家办事处。

我们雇有一个咨询人员和一支受过良好训练的服务队伍，可以为从我处购买的设备进行日常检查。

　　如果你能充分利用我们的服务和良好的购物环境，我们会很高兴。

我们全面保证产品的质量。

你诚挚的

建立办事处establishmentofnewbranch

　　owingtothelargeincreaseinthevolumeofourtradewiththiscountrywehavedecidedtoopenabranchhere,withmr.wangLoasmanager.Thenewbranchwillopenon1stmarchandfromthatdateallordersandinquiriesshouldbesenttomr.wangLoattheaboveaddress,insteadoftoourLondonoffice.

　　wetakethisopportunitytoexpressourthanksforyourcooperationinthepast.wehopethenewarrangementswillleadtoevenbetterresults.

　　因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。

新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。

　　篇二：

1.英文商务信函写作格式

　　英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

　　混合式：

每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

　　齐头式：

信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

　　英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头Theheading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate

　　方便以后查信使用。

Yourref:

（你方编号）ourref:

（我方编号）

　　日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；

美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如may，1998（美式写法）；

1，may，1998（英式写法）。

　　（3）信内地址Theinsideaddress

　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

　　书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

收信人地处的书写格式与信封相同。

　　（4）称谓Thesalutation

　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；

称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；

无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。

　　收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。

　　（5）开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　（6）正文Thebodyoftheletter

　　正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。

信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

　　（7）结尾语Theclosingsentences

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

　　（8）结束语Thecomplimentaryclose

　　英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

若收信者为公司，谦称则常用：

　　YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；

若收信者为个人，则常用：

Yourssincerely，sincerelyyours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

　　（9）签署Thesignature

　　签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。

签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。

尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

常见的职衔有：

　　chairmanoftheboardofdirectors（董事长），president或genera1manager（总经理），Director（董事），standDirector（常务董事），manager（经理），headofDepartment（职员），manageress（女经理），

　　headofaDepartment（处长），sectionchief（科长）等。

　　需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

　　（10）、附件enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明encl.或enc.。

　　例如：

encls:

2Invoices

　　enc.:

1b/Lading

　　（11）其它

　　商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

1.写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。

　　2.写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在subject底下划横线，以提醒对方注意。

　　3.为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

　　4.为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

　　5.如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用p.s.（postscript的缩写）引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

　　日期may,20,1998,收信人mach&

.welson，

　　地址340camedleAveKemlworttl，n.T,

　　注意Attn：

mr.Jackg.Johnson

　　schARFmAnbRos.Inc

　　cAbLeADDRessexport一manufacturersTeLephones

　　信头hempsTsRepresentatives一Importers（516）292一1750

　　sauco393FRonTsTReeT

　　TeLex:

96-7725hempsTeD

　　newYoRK11550

　　称呼Dearsirs。

　　ThankyouforyourinterestinthemeYLAnlineofstopwatches，timingdevice，etc。

　　信文：

　　weareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesformeYLAncoRp。

　　p1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。

　　信尾谦称Verytrulyyours，

　　公司名称s