三维合同管理操作手册.docx

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三维合同管理操作手册.docx

三维合同管理操作手册

华能澜沧江水电有限公司

 

合同管理操作手册

(三维系统)

 

华能澜沧江水电有限公司

北京用友艾福斯软件系统有限公司

2009年7月

文档控制

文档更新记录

日期

更新人

职务

备注

2009-7-29

程刚

应用顾问

文档审核记录

日期

审核人

职务

备注

文档去向记录

日期

接受人

职务

备注

文档审核确认

专业部门审核意见:

澜沧江水电有限公司

北京用友IFS公司

专业部门签字代表:

项目组签字代表:

日期:

日期:

目录

第1章概述8

1.1背景和目的8

1.2“三维”模型简介9

1.3合同管理概述10

第2章基本操作11

2.1阅读对象和目的11

2.1.1阅读对象11

2.1.2目的11

2.2启动应用程序11

2.3基本界面基本知识12

2.3.1C/S结构客户端界面12

2.3.2工具栏12

2.3.3值列表数据13

2.4操作方式基本知识14

2.4.1修改密码14

2.4.2启动工作窗口15

2.4.3全屏工作区显示15

2.4.4快捷菜单(RMB)16

2.4.5查询基本知识16

2.4.6退出系统18

第3章合同开户20

3.1阅读对象和目的20

3.1.1阅读对象20

3.1.2目的20

3.2新建合同20

3.2.1概述20

3.2.2功能约定20

3.2.3主要操作20

3.3建立合同访问权限23

3.3.1概述23

3.3.2主要操作23

3.4建立合同费用信息25

3.4.1概述25

3.4.2功能约定25

3.4.3主要操作26

3.5建立收款银行信息27

3.5.1概述27

3.5.2功能约定27

3.5.3主要操作27

第4章合同工程量清单29

4.1阅读对象和目的29

4.1.1阅读对象29

4.1.2目的29

4.2建立标段合同清单29

4.2.1概述29

4.2.2功能约定29

4.2.3主要操作30

4.3建立其他合同工程量清单33

4.3.1概述33

4.3.2功能约定33

4.3.3主要操作33

4.4改变合同状态35

4.4.1概述35

4.4.2功能约定35

4.4.3主要操作35

4.5建立工程量指标对应关系36

4.5.1概述36

4.5.2功能约定36

4.5.3主要操作36

4.6建立概算对应关系38

4.6.1概述38

4.6.2功能约定38

4.6.3主要操作38

第5章合同报量40

5.1阅读对象和目的40

5.1.1阅读对象40

5.1.2目的40

5.2功能约定40

5.3施工方填报40

5.3.1主要操作40

5.4监理审核43

5.4.1主要操作43

5.5工程部复核44

5.5.1主要操作44

5.6计财部核价45

5.6.1主要操作45

第6章合同变更47

6.1阅读对象和目的47

6.1.1阅读对象47

6.1.2目的47

6.2概述47

6.3功能约定47

6.4主要操作48

第7章合同支付50

7.1阅读对象和目的50

7.1.1阅读对象50

7.1.2目的50

7.2标段合同支付50

7.2.1概述50

7.2.2功能约定50

7.2.3主要操作50

第8章合同报表52

8.1阅读对象和目的52

8.1.1阅读对象52

8.1.2目的52

8.2报表功能树路径52

8.3主要操作52

第1章概述

1.1背景和目的

澜沧江水电基建工程项目管理系统是基于国际工程项目管理知识系统、结合中国电力工程建设的经验,以澜沧江公司对水电基建项目管理的需求为出发点,在共享的信息平台上,以统一的项目结构为基准,控制基建工程项目管理中的三个关键评价指标:

即“投资控制”、“财务分析”和“网络进度”为目的先进信息管理系统。

旨在对水电基建项目进行全方位管理,提高公司管理水平。

根据澜沧江公司领导对三维系统建设的统一部署,于2005年6月前完成了三维系统中的合同管理、水电工程造价管理、概算和投资计划管理、财务接口和工程量管理等5个子系统的功能设计、开发和测试。

在得到公司领导和各有关部门充分肯定后,在2005年11月在漫湾2期,进行了三维系统的试点推广工作。

经过漫湾2期试点子系统半年多的推广试运行,三维系统试运行部分满足管理需要,系统运行稳定,能有效提高管理规范性和管理效率。

根据公司提交的“三维系统”推广方案报告,经公司研究决定,为全面提升公司管理水平,使三维系统尽快在全流域推广,在实践中不断发现问题,解决问题,在基建项目点进行推广工作。

“三维”系统龙开口推广主要是以下几个功能模块:

Ø基建合同管理系统

Ø概算和投资计划管理

Ø工程造价管理系统

Ø工程量管理系统

Ø质量管理

Ø财务接口

1.2“三维”模型简介

1.3合同管理概述

“三维”基建合同管理系统是“三维”系统中最主要的一个子系统,它同概算投资计划管理系统共同组成了“三维”评价体系之一——“投资控制”。

合同管理系统主要可以实现基建期的合同管理业务,可以实现基建期的土建、安装合同管理以及基建期其他合同的管理,满足了从合同初始信息、建立与概算得对应关系、编制合同计划、合同变更、报量结算、审核、支付、报表打印输出等全方位管理的需求。

主要包括以下功能(用户的权限不一样,可能看到的下图功能树也不一样):

第2章基本操作

2.1阅读对象和目的

2.1.1阅读对象

所有使用三维系统的用户。

2.1.2目的

通过本章的学习,三维系统使用用户能够掌握三维系统的基本操作。

2.2启动应用程序

首先从WINDOWS开始菜单――程序――IFSApplications――LKKSWManagementSystem运行“合同管理”程序(Contract.exe)。

在<用户名称>中输入用户名;在<密码>中输入密码,在<数据库>选择作为工作或者培训学习用的数据库(LKKSW为正式库,SWTRAIN为培训库)。

2.3基本界面基本知识

2.3.1C/S结构客户端界面

说明:

A区:

菜单

B区:

工具栏

C区:

导航栏

D区:

工作窗口

2.3.2工具栏

下面是标准工具栏的图标及对应的含义。

后退一个窗口Back

Forward前进一个窗口

Populate读取数据(显示此窗口所有已输入的信息)

QueryDialog显示查询对话框

Clear清除

Save保存

Print打印

New新建(输入信息或数据)

Duplicate复制信息

Remove删除

Cut剪切

Copy复制

Paste粘贴

Undo撤消

Listofvalues(LOV)值的列表(显示对应字段已录入的基础数据)

ConnectedObjects显示设备或工单等关联的文档

保存到文件

隐藏或者显示导航栏

2.3.3值列表数据

值列表显示相应字段的系统已定义的数据列表。

适用于编码类型的数据。

值列表工具栏会随着光标所点击的数据字段变亮或变暗,变亮表示该字段是值列表型的数据,按F8键或工具栏中的值列表图标可得到对应字段的值列表信息。

值列表型的数据是工作规范化、标准化的体现。

2.4操作方式基本知识

2.4.1修改密码

第一次登录系统应修改用户密码,请按照以下步骤操作:

1.点击[文件/选项]菜单

2.在//安全//界面中,按[更改密码],在<旧密码>中输入原密码,在<新密码>中输入新密码,并在<证实密码>中重新输入新密码,按[确定]保存。

2.4.2启动工作窗口

在导航栏中双击应用标题则启动相应的工作窗口,即如下图所示双击“合同变更”应用标题即可打开“合同变更”应用工作窗口。

2.4.3全屏工作区显示

有时候工作窗口字段较多,造成查阅很不方便,这时候可以考虑隐藏导航栏,使工作区全屏显示。

方法是,点击工具栏中

,导航栏就会被隐藏。

反之,点击工具栏中

可以使隐藏的导航栏再显示。

2.4.4快捷菜单(RMB)

这里说的快捷菜单是指单击鼠标右键弹出的菜单,RMB是RIGHTMOUSEBUTTON的缩写。

不同区域或不同的窗体会有不同的右键菜单,大部分工作是通过快捷菜单来完成的(比如对报量结算的审核过程操作)。

2.4.5查询基本知识

在工作窗口可对具体条目进行查询,直接按

或者一般在工作区单击鼠标右键可以弹出类似的菜单。

此时可单击查询(Q)…条目进行查询操作

点击查询(Q)后,将弹出类似的查询对话框窗口。

我们可以看到,“#”、“项目”、“价值”、“排序”等几个条目。

系统将根据我们的输入条件综合进行查询,将结果根据我们设定的条件排序后输出。

查询统配符表(以下符号可以通过条件框的下拉列表选取或直接输入查询结果)

符号

含义

例子

等于

在合同编码查询条件中输入“NZD/C1”,则直接找到合同编码为“NZD/C1”的合同。

!

=

不等于

在合同编码查询条件中输入“!

=NZD/C1”,则会列出除NZD/C1外的所有合同。

%

任何值

在合同编码查询条件中输入“%C%”,则会列出合同编码有“C”的所有合同。

%可以加在任何位置,比如%C%1%,这样可以实现一些复杂的查询。

!

没有值

在合同编码查询条件中输入“!

”,将得到所有没有输入合同编码的合同。

_

表示一个通配字符

在合同编码查询条件中输入“NZD_C_”,则列出“NZD/C1”、“NZD/C4”等合同。

该字符可以放在查询字符串的任意位置。

>

大于

在合同单价查询条件中输入“>200”,则会列出所有合同单价大于200的合同。

<

少于

在合同单价查询条件中输入“<200”,则会列出所有合同单价小于200的合同。

>=

大于等于

在合同单价查询条件中输入“>=200”,则会列出所有合同单价大于等于200的合同。

<=

少于等于

在合同单价查询条件中输入“<=200”,则会列出所有合同单价小于等于200的合同。

+

选中

在合同是否新增项查询条件中输入“+”键则表示选中状态的查询结果。

-

未选中

在合同是否新增项查询条件中输入“-”键则表示未选中状态的查询结果。

..

在……之间

在合同单价查询条件中输入“200..500”,则会列出所有合同单价200到500之间的合同。

;

或者

表示满足任意一个条件就可以。

比如,在合同编码查询条件中输入“%C1;NZD%”进行查询。

SYSDATE

目前系统日期(是用于日期型字段)

表示当前的系统日期。

可以在SYSDATE后面使用“+”或“-”来表示提前或延迟的天数。

比如“SYSDATE-10”表示10天前的那天。

也可以使用类似“

#(order序号):

定义需要排序的多个属性的进行排序的顺序。

项目(Item):

.列出用于查询的对象属性。

值(Value):

.在这一列中输入所查询项目的条件或数值,也就是查询条件。

排序(Sort):

通过下拉列表选择升序或降序排序,但如果多个属性要排序,必须在#列定义顺序。

我们看到这个查询对话框中,已经输入了一些查询条件。

从这些条件可以看出,系统在找到满足“价值”栏条件的设备后,进行排序输出。

那么系统排序的根据是什么?

在这里,先是按照合同编码进行降序排列,如果合同编码相同,那么按照合同名称升序排列。

最后输出结果可以看出,排序的次序是按照“#”栏中的序号进行的,序号越小,优先权越高。

2.4.6退出系统

退出系统可以直接点击窗口右上角的关闭按钮

来完成。

另外,也可以通过点击文件菜单后得到左边的下拉菜单,在菜单中点退出(x)也可以结束系统。

如果由于一些原因,比如更换用户等。

此时并不需要关闭整个系统,只要点击离开,系统的当前用户就会退出登录(Logoff),但系统本身没有关闭,只是不再接受操作。

退出登录后,点击文件菜单,在下拉菜单中选登录(L)…进行登录。

第3章合同开户

3.1阅读对象和目的

3.1.1阅读对象

计财部合同工程师

3.1.2目的

通过本章的学习,计财部合同工程师必须掌握一个新合同的新建以及对合同的信息的初始化完善。

3.2新建合同

3.2.1概述

合同管理人员根据不同的合同类型,新建合同,录入合同基本信息,保存后,合同自动添加到合同列表树结构中。

3.2.2功能约定

合同应该在合同签订后,由合同管理人员根据公司计划部统一的合同编码规范录入系统,合同编码是合同的唯一标识,一旦录入不能修改,但是可以通过“补充协议”的方式建立子合同。

“合同类型编码”和“合同编码”必须严格遵从公司统一制定的编码规范。

3.2.3主要操作

操作路径:

IFS应用程序/合同管理/合同列表

1)用户打开“合同列表”窗口,在窗口左边选择要新建的合同类别,这时窗口右边发生变化,多了个“基本信息”标签页;

2)用户点击“基本信息”标签页,点击“新建”按钮或者F5键,系统自动生成该新建合同所选的“合同类型”、“地点”、以及“合同定义”属性等信息,录入主合同编码、合同名称、通过值列表选择录入甲方、乙方、监理等信息。

用户在保存该所录合同数据前可以根据该合同的类型,可以手工修改预先定义的“合同定义”,比如不选中“进度付款”这个选项,系统就可以判定它是“标段合同”还是“其他合同”进行不同的业务处理。

3)点击“保存”按钮或者F12键,保存输入的信息,保存后合同编码和合同定义属性信息不可已修改(若要进行修改只能将该合同删除,重新录入),但可以对其他信息进行完善。

3.3建立合同访问权限

3.3.1概述

新建合同基本信息后,只有建立合同的管理员具有该合同的查看和管理权限,其他人员看不到该合同,合同管理员需将相应的合同访问权限赋给相关人员。

在“三维”系统中的合同访问权限中工分为四个“访问类型”角色:

组、人员、乙方和监理。

其中组、人员这两个角色用于对筹建处人员权限的赋予,对于“组”的定义见“龙开口系统管理员操作手册”。

3.3.2主要操作

操作路径:

IFS应用程序/合同管理/标段合同/标段合同信息

IFS应用程序/合同管理/其他合同信息

1)合同管理人员共有两种方式进入合同访问权限设置窗口:

打开“合同列表”窗口,查询所需合同,RMB选择“标段合同信息”,系统会根据该合同的“合同定义”属性自动打开相应的窗口;直接打开“标段合同信息”或者“其他合同信息”窗口,查询所需合同;

2)用户进入“标段合同信息”或者“其他合同信息”窗口后,打开“访问权限”标签页,选中该窗口的“合同访问”标签页下的列表框,点击“新建”按钮,从下拉框选择输入“访问类型”、在“访问者”中通过值列表中查询选择输入“访问人员”或者“访问组”;

3)添加人员完毕,点击“保存”按钮,保存后该人员可以对该合同进行访问操作。

3.4建立合同费用信息

3.4.1概述

在进度付款的合同项目中存在一些诸如预付款、扣回开工预付款、扣业主统供材料款、扣保留金、扣外协队伍保证金和返回外协队伍保证金等费用信息,在“三维”系统中将这些往来费用信息称为“费用信息”。

当一个合同新建保存后,系统会自动将在合同基础数据定义的“费用基础”信息带入到该合同的“费用信息”下(合同基础数据的“费用基础”见系统管理员操作手册)。

合同操作人员可以通过该功能再对该合同下“费用信息”数据进行编辑、新增等操作,用于满足单个合同下的“费用信息”的个性化。

3.4.2功能约定

如果在“费用信息”信息中定义的项目,在“合同支付”(见本文档“合同支付”操作)中已发生,该“费用信息”信息中下定义的项目不能再进行编辑修改和删除。

3.4.3主要操作

操作路径:

IFS应用程序/合同管理/标段合同/标段合同信息

1)用户打开“标段合同信息”窗口,点击“合同支付”标签页,再点击该窗口下的“费用信息”标签页;

2)选中该窗口下的列表框,点击新建按钮,可以通过值列表选择录入项目名称也可以手工录入,录入顺序号,从下拉框选择输入项目类别,录入备注等信息;

3)点击“保存”按钮。

3.5建立收款银行信息

3.5.1概述

收款银行信息该功能主要用来记录每个合同的承包商与筹建处往来银行和帐号信息,用于在“合同支付”中记录筹建处与承包商资金往来情况,从而计算实际支付值。

筹建处的付款帐号信息的建立见系统管理员操作手册。

3.5.2功能约定

如果在“收款银行”中定义的银行、帐号信息,在“合同支付”(见本文档“合同支付”操作)中已发生,该“收款银行”信息中下定义的项目不能再进行编辑修改和删除。

3.5.3主要操作

操作路径:

IFS应用程序/合同管理/标段合同/标段合同信息

IFS应用程序/合同管理/其他合同信息

1)用户打开“标段合同信息”或者“其他合同信息”窗口,打开“收款银行”标签页;

2)点击新建按钮,手工录入收款帐号、收款银行和备注等信息;

3)点击“保存”按钮。

第4章合同工程量清单

4.1阅读对象和目的

4.1.1阅读对象

计财部合同工程师

4.1.2目的

通过本章的学习,计财部合同工程师必须掌握以下几点:

Ø建立合同工程量清单

Ø改变合同状态

Ø建立合同与工程量指标的对应关系

Ø建立合同与概算的对应关系

4.2建立标段合同清单

4.2.1概述

对于进度付款的合同项目,系统要求在“标段合同信息”中建立相应的工程量清单。

只有工程量清单建立完毕后,才能满足该合同的报量结算等业务。

4.2.2功能约定

在建立标段合同清单时必须注意它的层次结构关系,系统中对于工程量清单的录入有着严格的顺序,必须在“子项目”中录入工程量清单的上层节点信息,才能在“合同明细项”中录入其下层节点信息,系统不允许工程量清单的跳层或者段层。

对于工程量清单编码一经录入保存就不能修改,如果要修改只能通过删除该项目信息进行重新录入。

4.2.3主要操作

操作路径:

IFS应用程序/合同管理/标段合同/标段合同信息

1)合同管理员打开“标段合同信息”,查询需要建立合同清单的合同,以以下合同工程量清单为例;

2

左岸上坝公路以上坝肩

 

 

 

 

2.2

土方明挖

 

 

 

410176

2.2.1

土方明挖

m3

49300

8.32

410176

2.3

石方明挖

 

 

 

22126447

2.3.1

石方明挖

m3

798100

26.28

20974068

2.3.2

石方明挖

m3

40000

25.46

1018400

2.3.3

石方槽挖

m3

2974

45.05

133979

2)选中窗口左边的合同项目“左岸场内公路工程”,建立该合同的工程量清单的第2项“左岸上坝公路以上坝肩”,选择“子项目”标签页,点击“新建”按钮,在子项目代码和子项目名称中分别录入“2”、“左岸上坝公路以上坝肩”,点击“保存”按钮;

3)现在需要建立合同的工程量清单的第2.2项“土方明挖”,在窗口左边选择相应的项目层次(如选择上面建立2-左岸上坝公路以上坝肩),选择“子项目”标签页,点击“新建”按钮,在子项目代码和子项目名称中分别录入“2.2”、“土方明挖”,点击“保存”按钮;

4)现在需要建立合同的工程量清单的第2.2.1项“土方明挖”明细项,在窗口左边选择相应的项目层次(如选择上面建立2.2-土方明挖),选择“合同明细项”标签页(建立工程量清单最底层数据),点击“新建”按钮,录入合同明细项目编码、项目名称、合同工程量、单价、单位,点击“保存”按钮,系统自动计算合价;

5)重复2-4,按照相应的层次结构建立合同工程量清单,如下:

4.3建立其他合同工程量清单

4.3.1概述

对于非进度付款的合同项目,系统也要求在“其他合同信息”中建立相应的工程量清单。

如果该合同有多项预算单价项目,合同工程师按照其层次结构进行数据录入(若该合同没有明显的层次结构,合同工程师需要对该结构重新整理);如果该合同是个总价合同,合同工程师需要以该合同项目名称建立一条清单项目信息进行录入。

4.3.2功能约定

对于其他合同清单的建立,其清单项目也必须要有层次结构,按照层次结构依次录入清单项目。

合同明细编码必须按照编码规则进行录入,即以“A.B.C”的层次结构录入,其中A、B、C为阿拉伯数字;

只有合同明细编码设置为最底层时,其合同量、单价、单位编码才能输入;

对于工程量清单编码一经录入保存就不能修改,如果要修改只能通过删除该项目信息进行重新录入。

4.3.3主要操作

操作路径:

IFS应用程序/合同管理/其他合同信息

1)用户打开“其他合同信息”窗口,查询相应的合同,点击“合同明细”标签页;

2)点击新建按钮,输入合同明细编码、项目名称、底层、合同量、单价、从LOV选择输入单位编码等信息;

3)点击“保存”按钮或者F12键,保存输入的信息。

合同编码在保存后不可修改。

4.4改变合同状态

4.4.1概述

当一个合同新建完毕,合同工程量清单项目也建立完毕后,该合同的其他业务操作(如合同报量结算、合同变更)还不能进行,需要合同工程师对该合同进行状态改变。

4.4.2功能约定

当一个合同状态由计划状态转变为开工状态,考虑到数据的安全性和规范、一致性,其合同工程量信息不能再进行编辑和删除,若要对合同工程量信息进行改变只能通过“合同变更”功能进行数据修改。

4.4.3主要操作

操作路径:

IFS应用程序/合同管理/标段合同/标段合同信息

IFS应用程序/合同管理/其他合同信息

1)合同管理人员打开“标段合同信息”或者“其他合同信息”窗口,查询需要设置开工的合同;

2)在窗口表头RMB,合同状态点击“开工”,该合同状态由“计划”变为“开工”,合同状态被设置为开工,可以对该合同进行变更、报量、支付等操作。

4.5建立工程量指标对应关系

4.5.1概述

在合同管理业务中,需要统计标段合同主要指标完成情况。

在“三维”系统中,依据公司规定预定义了16个工程量指标,需要合同管理工程师在工程量清单中建立与这16个工程量指标的对应关系以及转换系数。

一旦这种关系建立完毕后,系统会自动计算出标段合同主要指标完成情况以及工程量指标强度图形分析。

4.5.2功能约定

对应关系的建立只能通过合同工程量最底层项目数据与工程量指标最底层数据进行对应。

4.5.3主要操作

操作路径:

I

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