公文格式的三要素Word文档格式.docx

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第一层用“一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“1．”，第四层用“

（1）”。

第三层的“1．”不能写成“1、”，即把小圆点写成顿号。

在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。

在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体，均用3号字。

正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；

有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；

有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。

除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。

发文机关

　　写在正文的下面偏右处，又称落款。

发文机关一般要写全称。

也可盖印，不写发文机关。

机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

　　发文日期

　　公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。

发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。

发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。

发文日期一般以领导人签发的日期为准。

一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。

用汉字标注，“零”写成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。

　　主题词

　　一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不（公文格式的三要素）使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。

每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。

第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.

　　抄送单位

　　是指需要了解此公文内容的有关单位。

一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。

抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。

一行不够用二行,二行与冒号后对齐。

　　文件版头

　　正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。

版头以大红套字印上“×

×

（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

　　公文编号

　　一般包括机关代字、年号、顺序号。

如：

“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。

“国发”是国务院的代字，“〔1997〕”

　　是年号，（年号要使用方括号“〔〕”），“5号”是发文顺序号。

几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。

编号的位置：

凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；

无文件版头的，放在标题下的右侧方。

编号的作用：

在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；

在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

　　签发人

　　许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。

签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。

一般格式为“签发人：

”。

　　机密等级

　　机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。

机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。

密级的位置：

通常放在公文标题的左上方醒目处。

机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

　　紧急程度

　　这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。

标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。

紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

　　阅读范围

　　根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。

“（此件发至县团级）”。

行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

　　附件

　　这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。

附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。

公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×

件”

　　置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。

　　公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。

如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。

附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。

例如“附件：

1．xxxxxxxxxx”附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。

党委仅用"

附"

十五、其他。

公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。

公文纸一般用16开，在左侧装订。

印章

　　除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。

印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

　　印制版记

　　由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。

印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。

印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。

上行文的，印发日期后接着排印“印字”；

下行文平行文的，排印“印发”2字。

　　公文格式的三要素：

标题、正文、版记

　　篇二：

公文写作规范与技巧试题及答案

　　公文写作规范与技巧考试结果

　　1.（3分）用于引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语是a

　　a.领叙词语

　　b.承转词语

　　c.称谓词语

　　d.追叙词语

　　2.（3分）以下是20xx年颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文印章位置的规定，其中描述有误的是d

　　a.联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开；

两个印章均压成文时间

　　b.联合行文时，主办机关印章在前，印章之间互不相交或相切

　　c.单一机关制发的公文，加盖印章应上不压正文，下压成文时间

　　d.联合行文需加盖3个以上印章时，每个印章均压成文时间

　　3.（3分）《国家机关公文格式》（gb/t9704-1999）将（c）作为公文的三要素。

　　a.大纲、主体、版记

　　b.眉首、主体、尾注

　　c.眉首、主体、版记

　　4.（3分）（a）可用于向国外宣布重要事项或者法定事项。

　　a.公告

　　b.通知

　　c.通告

　　d.通报

　　5.（3分）根据20xx年4月16日印发的《党政机关公文处理工作条例》规定，目前通用的公文文种共有（c）种。

　　a.14

　　b.16

　　c.15

　　d.17

　　6.（3分）以下不属于公文的特点的是b

　　a.公文具有权威

　　b.公文作者不都是法定作者

　　c.公文具有特定的效用

　　d.公文具有规范的体式

　　7.（3分）试行本属于哪种类型的公文稿本a

　　a.正本

　　b.定稿

　　c.副本

　　d.草稿

　　8.（3分）公文中，机关标识从上到下排列正确的是a

　　a.主送机关、抄送机关、印发机关

　　b.印发机关、主送机关、抄送机关

　　c.抄送机关、主送机关、印发机关

　　d.主送机关、印发机关、抄送机关

　　9.（3分）（a）这一项目对公文送达和办理的时限提出了要求。

　　a.紧急程度

　　b.秘密等级

　　c.保密期限

　　d.签发人

　　10.（3分）上行文、下行文和平行文是按公文的（c）进行分类的。

　　a.行文意义

　　b.行文目的

　　c.行文关系

　　d.行文背景

　　11.（4分）公文排版后空白处容不下印章位置时，根据《国家机关公文格式》（gb/t9704-1999）规定，正确的做法是bc

　　a.新加一页

　　b.调整行距

　　c.调整字距

　　d.调整字体

　　12.（4分）公文中的主送机关标识可以使用机关的abd

　　a.规范化统称

　　b.全称

　　c.自定义别名

　　d.规范化简称

　　13.（4分）（abd）是对公文用语的特殊要求。

　　a.严谨周密

　　b.简明精炼

　　c.幽默夸张

　　d.庄重得体

　　14.（4分）公文的作用有abcd

　　a.传达贯彻党和国家的方针政策

　　b.公布法规和规章

　　c.请示和答复问题

　　d.指导、布置和商洽工作

　　15.（4分）公文中，需用阿拉伯数码标识的是bcd

　　a.成文时间

　　b.公文份数序号

　　c.发文年份

　　d.印发时间

　　16.（4分）以下属于公文中的报送词语的是bcd

　　a.承接

　　b.呈请

　　c.呈上

　　d.呈交

　　17.（4分）起草公文必须选择正确的文种，其原因是abcd

　　a.选择正确的文种有助于文件得到及时、妥善的处理

　　b.选择正确的文种有利于维护公文的严肃性

　　c.选择正确的文种能促进公文写作规范化

　　d.选择正确的文种有利于保证公文的有效性

　　18.（4分）以下属于公文格式特点的是acd

　　a.相对确定性

　　b.不确定性

　　c.稳定性

　　d.规范性

　　19.（4分）公文写作经常使用的表达方式有asc

　　a.说明

　　b.记叙

　　c.议论

　　d.抒情

　　20.（4分）《国家机关公文格式》（gb/t9704-1999）在公文的（abcd）等方面均做了规定。

　　a.幅面尺寸

　　b.用纸纸型

　　c.装订要求

　　d.排版规则

　　21.（3分）公文成文时间以领导签发日期为准。

√

　　22.（3分）20xx年颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，不带密级的公文不能编制公文份数序号。

　　23.（3分）任何机关都能使用命令这一文种撰写公文。

　　24.（3分）不同类型的公文稿本，其形式和作用也不相同。

　　25.（3分）“特此批复”一般用于文末，表示正文结束。

　　26.（3分）目前，机关单位需要变更或撤销下级机关不适当的决定事项时，应该使用命令。

　　27.（3分）公文正文中，数字可以回行。

　　28.（3分）“此件可见报”之类的说明事项，属于公文的附注。

　　29.（3分）国家行政机关公文格式在《国家行政机关公文处理办法》中被赋予法定执行效用。

　　30.（3分）《国家机关公文格式》（gb/t9704-1999）规定，其他各级行政机关标识的字号小于“国务院文件”。

　　篇三：

　　◎公文用纸：

（示例图1）党政统一为a4型纸（长：

297毫米宽，210毫米）1

　　◎页面设置：

天头（页边距上）3.7cm，地脚（页边距下）

　　3.5cm，左边距2.8cm，右边距2.５cm，版式里面：

页眉为０，页脚为２.５－２.７cm（可以设置页码及首页不选页码）文档网格中确定每行２８字，每页２２行（特定情况可以作适当调整）。

　　◎（图2、图7）版心高225毫米、宽为156毫米，根据公文格式要素划分为三部分，红色分隔线以上的部分称为版头（红头及编文号部分），正文内容部分为主体部分，末页第一条分隔线和最后一条分隔线以上部分称为版记。

（一）版头有这几个要素：

1、如需要标注份号（份数），使用6位3号黑体阿拉伯数字），顶格编排在版心左上角第一行。

如果标注密级和保密期限，一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字使用阿拉伯数字标注，期限最低为3个月起，没有标注明确时限的秘密级文件保密时限下限10年，机密级文件保密时限下限20年，绝密级文件保密时限下限30年，在这里唠叨两句，我们不要自找麻烦，认为某份文件比较重要，自已标上密级，其实保存好文件就

　　行，还有就是保密文件要求由专人保管，不能够复印。

如果还需要标紧急程度（特急和加急两种），一般用3号黑体字，（如果仅只有紧急程度（份号及密级没有）的则顶格编排在版心左上角，如果有份号及密级那么标顶格编排在版心左上角的第三行。

　　◎发文机关标志（俗称红头）（图2）

　　1、单一发文机关：

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（中间不空字符，字要一样大），也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般这种不建议采用）。

文字的大小、还有红色分隔线的粗细可以参照县政府办公室的文头，字不宜过大，有级别区分，比省政府小，线也不宜过粗，我们比省上粗）。

　　2、联合发文（图3）：

与上同，只是要将主办机关名称排列在前，如果有文件二字应放在联署发文机关名称右侧，居中排布（可以有一点距离）。

　　◎发文字号：

（图4）空6行，从第7行编制，发文字号最好控制在6个字以内，太多不好。

（由发文机关代字+六角括号〔〕+发文顺序号（不加“第”字），也不编虚位（1不编01）+“号”字。

　　（上行文和下行文主要区别：

有没有签发人）

　　上行文的发文字号居左空1字，居右空1字，如果有几个签发人，字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人3字用3号gb2312仿宋体字后加全角冒号签发人姓名用3号gb2312楷体字，如果有几个签发人，签发人姓名按照发文机关排列顺序从左到右，自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，中间空1字位置，右边依然空1字位置，回行时与第一个签发人姓名对齐。

　　注意：

签发人必须是单位主要领导，如不是也要在下面写上×

领导已阅，并用小括号括起来。

这（祥云县撤县设市文件上，我就看过，省政府报给国务院请示就是签发人是罗正富，（秦光荣已阅）。

　　◎主体部分

（一）※标题（三要素）：

发文机关+发文事由+文种组成（董：

ppt2）标题要注意下面几种情况：

　　1、字号：

一般使用2号方正小标宋简体（不加粗），编排在红色分隔线下空20毫米，其实2行的位置，可以分1行或者多行居中排布，但要注意回行时要做到词意完整（特别是1个词不要把它分开，不能一部分在上一行，另一部分在下一行），还要注意标题长短适中，间距恰当，标题排列呈梯形或者菱形。

（标题出现数字用阿拉伯数字表示）

　　2、标题的重要性：

标题是公文的“眼晴”，在公文中具有非

　　常重要的作用，特别是标题中的事由一定要搞清楚，要开门见山、直奔主题，揭示公文主旨，让人一看就基本能够知晓是什么事情。

（我们有时会碰到有的请示，标题与内容出入大，标题明明写的是经费请示，但仔细分析内容又不是，很不好处理。

（大家也知道，从去年11月末以来经费类的请示,政办综合已不再处理,由各单位直接交县财政局处理，我们只处理非经费类的，我分工明确，各司其职）。

　　3、请示坚持“一事一请”；

一般不要将几件事放在一起来请示（领导有分工，有侧重，几件事混一起不好确定具体该分送哪位领导合适，造成工作的被动）。

　　4、标题的标点符号问题：

除了特殊情况外（人大颁布的法律法规\规章之外），标题不能有标点符号，但是在实际生活中，比如说标题中“试行，暂行办法”等小括号不得不用）；

（参加省政府公文培训时，有位领导讲的，即使像五一节、三个代表之类也不能用标点符号（对于这个问题老实说，我们工作中处理起来觉得确有困难，建议在具理文件时尽量做到少用，

　　5、标题上不能出现，“关于对”形式，因为“关于”和“对”本身就是词义相近，意思差不多，特别是在批复上最容易犯毛病，如果有上报省政府办公厅文件，看到这种情况一律不处理（某处长说）

　　6、转发文件的通知，发文机关、发文事由、文种三个要素

　　要齐全。

这里讲的是要注意避免出现三个以上“的通知”字样出现。

具体处理有两种方法：

一种是直接转发原文，不要转发经过转发的文件。

如“祥云县人民政府”要转发“《云南省人民政府转发〈国务院关于严禁再建楼堂馆所的通知〉的通知》”时，标题可写为《祥云县人民政府转发〈国务院关于严禁再建楼堂馆所的通知〉的通知》。

另一种是不引原文标题，只写发文机关和标题内容+“文件”2字。

例如，《祥云县人民政府转发国务院关于严禁再建楼堂馆所文件的通知》。

这样写就不会出现三个以上“的通知”了。

（办公室也用第2种方法）

　　7、标题上“关于”只能出现一次。

　　二、主送机关

　　1、编排于标题下空1行的位臵，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号，如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移到版记里，在抄送的上一栏）（主送、抄送）。

　　2、主送机关标注全称或者规范性简称，在云南省行政区域内行文，只需要写省政府、州政府、县政府就行。

　　3、省州驻×

单位，严格上是不能作为主送单位，因为不由你管，不需要主送，作为抄送单位可以知晓）。

　　4、公文的首页必须显示正文。

（联合行文时会挤占正文空间，这一点从经常有要求单位看电影的文件就可看出，单位太多密密麻麻一大片），正文中的层次依次可用“一”（黑体3号）、