档案管理讲座提纲.docx
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档案管理讲座提纲
档案管理实务知识讲座
中心发言：
陶玲
序论
档案管理工作是企业管理工作中不可缺少的重要环节，它是企业发展的重要历史见证和经验总结。
本文结合中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》和江苏省档案局《归档文件整理规则》实施办法，介绍档案整理工作的一般常识。
归档文件整理：
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
一、归档文件的整理原则：
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
工作方针：
强化收集、简化整理、细化检索、深化利用。
1、文件材料的归档范围：
、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
、单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料；
2、文件材料的不归档范围：
、上级机关普发性文件材料中，不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。
文件办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否在发挥作用。
二、归档文件的整理要求：
1、归档文件应齐全完整；归档文件齐全完整是指一个单位内部所有机构在其职能活动中形成的文件是否齐全完整。
2、归档文件的整理单位：
“件”的确定；
文件的正本与定稿为一件；
正文与附件为一件；
正文与文件处理单等为一件；
原件与复印件为一件；
转发文与被转发文为一件；
会议记录作为一件；
来文与复文可作为一件，也可分别作为一件；
未装订的式样同一的表格可以以一定的单位组合，装订在一起作为一件；
报表、名册、图册等，可按照原来的装订方式，一册（本）为一件；
3、文件的修整：
对破损文件进行修裱；
对字迹模糊或易褪变的文件材料进行复制；
去除文件上腐蚀的金属物；
对过大的文件进行折叠；
在归档文件整理过程中，所用材料要符合档案保护要求。
4、装订：
装订文件要按照文件的顺序按件装订。
装订方式：
较薄的文件用缝纫机轧边，较厚的文件采用“三孔一线”的方法在左侧装订。
短期保存的文件，可以保持原装订方式不变。
5、分类：
就是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
按年度分类；
按保管期限分类；
按机构（问题）分类。
6、文件的归类：
按年度归类：
一般文件归入文件签发年度，跨年度办结的文件归入办结年度；
按保管期限归类；
按机构（问题）归类；
文件的归类要保持连续性，同一内容的文件在不同年度要归入同一类中，不要随意更改。
7、文件的排列：
归档文件应在分类方案的最低一级内，按事由结合时间排列。
8、编制归档号；归档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，以反映分类、排列这些系统整理工作的成果。
包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数等要素在内的一组数字和字符的集合。
归档号填写在归档章内，其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构（问题）等。
归档章示意如下：
上面：
全宗号
年度
室编件号
机构或问题
保管期限
馆编件号
总页数
下面：
填写归档号，应严格按上图顺序进行，各“号”在归档章中的位置不得打乱和改变性质。
不选择机构（问题）分类的单位，归档号中无此内容，归档章中相应位置可空置。
归档号填写规定如下：
▲全宗号：
▲年度：
年度指归档文件应归入的年度，应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如表示为“2009”不能简化为“09”。
▲保管期限：
保管期限分为“永久”“长期”“短期”三种，可填写简称“永”“长”“短”，不使用“1”“2”“3”等代码表示。
保管期限分为“永久”“长期”“短期”三种，可填写简称“永”“长”“短”，不使用“1”“2”“3”等代码表示。
▲件号：
文件的排列顺序号。
▲机构（问题）：
机构（问题）是选择项，对于不按机构（问题）分类的单位不需填写。
▲总页数：
总页数指一件文件的总页数。
9、编目：
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机管理的需要。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
▲件号：
填写室编件号。
▲责任者：
填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
▲文号：
填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整，不得省略。
文件没有文号的，文号栏可空着不填。
▲题名：
题名即文件标题。
▲日期：
文件的形成日期即文件的落款日期。
具体填写日期应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2008年2月1日，标注为20080201。
▲页数：
填写每一件归档文件中有图文的页面的总页数。
▲备注：
注释文件需说明的情况，包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等等。
10、装盒：
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。
注意：
以下几种情况的归档文件不能装在同一盒中；
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
档案盒脊背厚度设有20mm、30mm、40mm等不同尺寸，档案盒脊背设置有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项和机构（问题）选择项，可根据需要选择和填写，其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接。
为保护档案，最大限度地延长档案寿命，档案盒应采用无酸纸制作，以避免普通档案盒纸板中的酸性物质在长期保存过程中侵害档案。
推荐用由江苏省档案局监制的档案盒。
11、归档文件的排架；与本单位分类方案一致，并保留一定的空架，以防止频繁倒架。
关于计算机档案管理系统软件推荐使用徐州市档案局推荐的天津津科电子有限公司研发的计算机档案管理系统-JI-110文件档案综合管理系统。
谢谢大家！
下面介绍几种档案管理工作必用的表格，供大家参考。
档案利用审批单
编号：
日
期
单
位
姓
名
借阅档案名称
借阅期限
利用
目的
审批人
审批日期
说明：
1、档案查阅一般在档案室，如需借阅，借阅期限为，
一般档案：
1~3天；基建、设备档案：
1~7天；重要档案：
不外借（特殊原因须经总裁批准）。
2、借阅档案审批权限：
本部门业务档案：
部门经理批准；
跨部门业务档案：
档案形成部门经理+阅档部门经理或集团办公室主任批准；
重要档案：
档案形成部门经理+集团总裁或分管副总裁批准。
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
备考表
盒内文件情况说明：
本盒内为2009年度经营管理类文件，档案号592-626号，
共35件。
整理人：
检查人：
2010年5月6日
档案材料归档单
日期：
编号：
序号
文件
编号
名称
份数
归档材料（张数/件数）
文件
图纸
照片
磁性
材料
实物
其他
归档部门：
负责人：
移交人：
验收人：
档案借阅登记薄
序号
日期
单位
文件名称
利用目的
档案编号
借阅人
归还日期
审批单号
档案借阅登记薄
江苏华厦融创置地集团有限公司
江苏华厦集团公司
文件材料的归档及不归档范围：
集团公司所属各部门、各分（子）公司：
自集团公司下发档案管理制度以来，各单位在贯彻执行中认为归档文件的范围不好掌握，为便于华厦集团公司所属各部门及各分公司正确界定文件材料的归档和不归档范围，使所保存的文件材料既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家有关规定，整理归纳概括如下，请参照执行。
一、文件材料的归档范围：
1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料；
二、文件材料的不归档范围：
1、上级机关普发性文件材料中，不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。
江苏华厦集团公司档案室
2010-3-22
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