1218 文秘工作会议记录.docx

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1218文秘工作会议记录

会议记录

会议名称

文秘工作会议

会议时间

2015年12月18日（星期五）16:

30~17:

50

会议地点

南门大会议室

参会人员

储水乐、方海苗、程玲玲、

黄荣、戴程燕、桂素琴、许娟娟

列席人员

黄开群

缺席人员

及原因

刁彬（因工作繁忙迟到40分钟）

主持人

程玲玲

记录人

许娟娟

会议内容

一、程玲玲经理从职业价值、职业素养、职业技能三方面对文秘基础工作提出要求。

（一）、职业价值（秘书工作内容、性质、特点以及应具备的能力和职业素养）

1、文秘的工作内容

文书工作：

文件起草、文件处理

会务工作：

会议管理、会后督办

事务工作：

日程安排、出行服务、环境卫生

接待外联：

报告预约、迎送服务、外联工作

其他：

安排商务活动、信息调研、参谋等

为领导或组织起草文稿，是秘书的主要任务之一，也是体现秘书业务能力的重要方面。

会务管理、事务管理以及接待外联是基础性工作，我们不能局限于这些事务性工作。

2、秘书工作的性质

辅助性

服从性

服务性

3、秘书工作的特点

（1）、综合性与专业性相统一

首先，综合性指工作涉及的范围和内容十分广泛；其次，由于领导工作的全局化，也决定了秘书实务工作具有高度的综合性。

秘书作为领导的参谋和助手，必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政。

必须具有较宽的知识面，成为“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要。

同时必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书实务工作。

另一方面，秘书实务工作又有很强的专业性，秘书必须具有较高的政策水平、文学水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、会务、通信、礼仪等方面的知识等。

另外，还要熟悉本行业的相关知识。

秘书对行业知识越精通，工作起来就得心应手，否则，无法发挥参谋的任用。

（2）、被动性与主动性相统一

由于秘书实务工作具有辅助性的特征，因此，不可避免地带有被动性。

一是必须按领导的意图办事，不得我行我素；其次，随机性工作较多，从这个意义上说也是被动的。

秘书工作者，作为辅助领导决策的一支特殊力量，在实务工作中，必须捕捉最重要的信息和掌握最新的知识来协助领导的工作。

尽管在工作中要受到领导意图的制约，但仍然有发挥主观能动性的广阔天地，不能被“秘书工作被动论”这种传统观念束缚，要树立秘书工作积极、主动的观念，不断开创秘书工作的新局面。

（3）、机要性与政策性相统一

机要性：

秘书人员在领导身边工作，必然接触到各种机密，掌握的重要情况多，机要性更强。

政策性：

秘书在与客户等打交道时，也要广泛了解、听取意见和建议，为领导决策提供依据。

（4）、经常性与冲突性相统一

既有常规性工作（办文、办会、办事），又有临时的突击性工作，如临时受命某一事件，为临时决定召开的会议准备资料，或向突然到来的上级检查员提供相关的资料等，这时候要求秘书人员胆识兼备，关于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静。

做好突击性的工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。

经常性工作与突出性工作是有内在联系的，如果秘书人员对各项常规工作的处理富有经验，对各类问题的背景材料了如指掌，一旦遇到突发情况，就能从容应对。

反过来，完成突击性工作，能够有效锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性的工作。

4、秘书应具备的能力

（1）、智能方面

敏锐的观察能力

良好的表达能力

出众的记忆能力

自如的社交能力

良好的沟通能力

（2）、思维能力方面

深刻的思考能力

全局的综合能力

快速的分析能力

灵活的应变能力

（3）、组织能力方面

游刃有余的协调能力

点面兼顾的计划能力

运筹帷幄的调度能力

高效可靠的管理能力

5、秘书应具备的职业道德

（1）、爱岗敬业、忠于职守

（2）、服从领导，当好参谋

（3）、遵纪守法，廉洁奉公

（4）、任劳任怨，乐于奉献

（5）、善于合作，严于律己

（6）、文明礼貌，谦虚谨慎

（7）、实事求是，勇于创新

（8）、恪守信用，严守机密

二、工作分工、方法和要求

（一）、工作分工：

1、督查工作

戴程燕对接部门：

质量管理部、生产部、储运部、工程部、采购部；

黄荣对接部门：

研发部、销售公司、人力资源部、财务部、行政部；

许娟娟负责外来文件及公司内部呈报的请示、报告件的呈批及指示后的下发、督办；

桂素琴负责韩俊总各类会议及临时指示督办相关部门的工作。

2、会务管理

负责对应领导主持会议的通知发布、会中管理、会议记录或纪要的整理。

3、文书管理

负责领导交待的各种文稿的起草、下发、督办以及相关材料的填报等。

（二）、工作方法

1、加强对领导工作日程计划、督办，提高领导的工作效率

根据工作的轻重缓急，采取“统筹计划、跟进，倒逼”的方式，促进领导科学地利用时间。

秘书在领导活动日程安排中的作用不同，是受领导的工作风格和个性特点、秘书的能力和资历等因素决定的，但秘书至少应起两方面的作用：

第一，将已经确定的日程安排制成一目了然的活动日程表；第二，根据日程表对已经确定的领导活动提供全面的服务，使领导活动得以顺利进行。

在市场竞争日益激烈、社会生活节奏日益加快的现代社会，大多数领导人的工作是十分繁忙的，他们要批阅各种各样的文件，参加各种各样的会议，会见各种各样的人员，处理各种各样的业务，可谓是千头万绪。

防止出现“眉毛胡子一把抓”、“捡了芝麻丢了西瓜”的混乱无序、被动应付的局面。

日程表按时间可分长期（一年或半年）、中期（季度或一月）、短期（一周或一天），另有会议日程表等专用的日程表。

2、ABC分类处理法，把握工作的重心

对繁杂的工作任务、按重要程度和急缓程度分类排序，要事急事为A类，优先办理；重要但不紧迫的事为B类，次优办理；一般性事务和可暂缓的事为C类，可放在时间比较充裕时办理，这样才能确保各项工作按质按量在规定时限内有序地完成。

3、明确工作目标，有始有终

一项工作要一抓到底，不能半途而废。

尤其是督查工作，不能因为一些原因导致没有按预期的目标完成，就懈怠下来了，要帮助分析原因，找到问题的症结，积极与相关负责人沟通，解决问题。

4、要有超前意识，增强工作的预见性和计划性

要分清轻重缓急，依次处理，防止顾此失彼，被动应付，并防止意外情况发生，影响工作质量或贻误急事要事。

（例如培训前复印培训教材，提前半小时准备，但万一复印机坏了或其它人员在复印大量文件排不上号等；又例如，开会前调度投影仪等办公设备，你认为提前十分钟，但临时坏了不能正常使用怎么办？

或者说会议需要投影仪，预订迟了怎么办？

当然，在公司正常配备了这些办公设施设备之后，会减少这种情况的发生。

）

5、勤动脑，多思考，积极主动向领导提出工作建议

领导讲的不一定就是完全正确的，要有维护真理的精神。

那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。

也就是要发挥秘书的参谋作用，不能仅仅是传递。

这就要求秘书人员在纷繁的信息中筛选出重要信息，提供给领导，使之成为领导决策的重要依据。

6、养成良好的工作习惯，写你要做的，做你所写的，记你所做的

（1）每天下班前，次日必须要做的、重要的工作记下来，按重要程度编上号码。

（2）随身携带备忘录，领导临时交待的工作或自己突然想起的什么想法或注意事项及时写下来，以免忘记。

（3）能马上办的决不要等一会儿再办。

董事长曾要求过，领导交办的工作要“闻风而动”，有障碍、有问题及时反馈，而不是拖着不办。

（4）今日事今日毕，给自己定目标、定任务，并记下来，反思工作过程中哪些做得不够好，提醒自己以后注意。

7、提高敏感度和细致度

提高敏感度、细心，例如邮箱自周一更新，到周四，仲总原邮箱中的邮件还没要求打包过去，本周前几天忙，也是客观原因，但就这一项工作，也花不了多长时间，关键是没有想到，没有想原邮箱中还有多少邮件没有最终处理。

8、学会有效沟通

与相关部门建立和保持良好的工作关系，尤其在督查工作中，既能有力度，又不让对方反感，不要拿领导给对方施压，要掌握技巧，让对方愿意配合。

9、加强协作

各司其责，互相配合，共同把工作做好。

10、保密工作

（1）做好口头信息的安全

在公司内部或就餐时不要谈论有关公司的信息

在没有确认对电话对方身份和被授权时，不要通过电话、手机等给出保密信息

只向来访人员提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向领导请示。

（2）做好纸面信息的安全

接收保密文件或资料时，要签收并登记。

文件或其他纸面保密信息，只发给或传阅被授权的人员，并要签收。

所有保密的信息不能摆在办公桌上，应归类在专用文件夹中，并锁入抽屉或柜子里。

复印完成后应将保密原件取走，不要忘在复印机内。

当传真保密信息时，应要求接收人等在传真机旁收取。

不再需要的保密文档要粉碎。

（3）做好电子信息的安全

计算机打印保密材料要人不离机

来访者尽可能不要安排在办公室会见，如有这种情况，应迅速滚动计算机显示器页面或关闭显示器。

在提交电子信息给他人之前，应向上级核对，不能给未被授权的人。

重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方。

有保密信息的软盘、移动硬盘不应该带出公司，以防丢失泄密。

需要以上的职业素养和职业技能，如何才能具备？

（三）、工作要求：

1、实行工作日志和日汇报、周总结、月分析制度

（1）、要求写工作日志，包括工作内容及时长，以及周边关系等。

存在的问题或建议。

（2）、文秘人员应将日工作安排在每个工作日9点前向组长报告（如公休假或法定假有工作任务，应在前一个工作日15点前报告）

（3）、文秘人员每周五12点前将一周工作以书面形式汇报组长，由组长整理汇报行政部领导，要求重点汇报相关领导的指示及工作督办情况。

（4）、文秘人员在次月5日前对上月工作进行总结分析，根据工作督查的情况评价各部工作质量，同时进行自评，认识不足，提出改进措施和计划。

2、轮岗学习

九个部门，100个工作日

（四）、细节方面

1、穿着、打扮要得体，尽可能正式；

2、要有朝气，不能死气沉沉；

3、要讲普通话，且声音大小适宜，尤其在喊什么人时，注意不要影响别人办公；

4、早上7:

40前到公司，确保在8:

00前完成所有准备工作；

5、会议记录或纪要应至少在规定发布时间前两小时交相关人员审核；

6、接听办公室座机，及时将对方沟通情况转达相关人员，以免误事。

7、文稿尽可能避免口语化，有涉及人员名单的，顺序不能弄错，不能重复；人员姓名不能写错；有些会议，参会部门准备了会议材料，整理人不能简单地复制粘贴，要对语言审核把关，对口语、错别字或不符合语言逻辑的语句进行修正，包括标点符号。

敬畏文字。

8、加强沟通，及时反馈；手机保持畅通（楚天之行订票一事就是因为手机没有保持畅通造成的）；请假，要将本职工作交待清楚，不能脱节，包括打扫卫生。

但与工作无关的话题，禁止谈论，有人抛开一个无关的话题，少搭腔。

加强自控的最佳办法，给自己定每天的工作任务和学习任务，时刻提醒我今天要完成哪些任务，这样就有紧迫感。

9、因为培训、开会或处理其他事务时，要给领导报告或留言，让领导知道你在干什么，你干了些什么？

干得怎么样？

在实际工作中，秘书工作涉及方方面面，千头万绪。

俗语到：

“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊，游刃有余；运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。

秘书工作犹如弹钢琴，各种纷繁复杂的事务是不同的音符，如何使它演绎出一首美妙的乐曲，就看各位的本领了。

（五）、加强学习

不知道各位有没有在学习秘书实务相关的知识？

或者说学习其他方面的知识，包括管理方面的？

腹有诗书气自华，只有饱读诗书，气质才华自然横溢。

了解国家经济趋势、了解行业发展趋势，熟悉公司管理理念和要求，了解人文、地埋等等，你待人接物自然言行得体，不卑不亢，给公司和个人能树立良好的形象，不断地学习、积累、沉淀，磨砺成职场精英。

二、刁总发表重要讲话

程经理为了召开本次会议做了充分的准备，有些是结合事例向大家阐述的。

但现在因时间有限，明天我将在行政部周会上对文秘工作做具体补充。

三、黄总发表重要讲话

随着公司发展需要，我们应建立一个秘书班子，那么该如何建立呢？

这是大家都需要思考的问题。

希望大家认清秘书工作形势，把工作做的多姿多彩，发挥效力，也可以摸索秘书工作规律，最终形成《秘书工作手册》。

公司和秘书人员要同时发力，公司要摸索秘书工作的基本规范和要求，秘书人员要提高个人作为和素养。

秘书工作是展示个人才干的重要岗位，直接为领导提供辅助管理，掌握公司的重要信息，而信息是导致事件发生的原因，管理信息就是管理一切。

希望大家能够深刻认识秘书工作的重要性，珍惜机会，大胆展示自己的才艺和抱负，一定会大有所为。

另外，我还有一个想法，即让秘书班子成为公司管理层，秘书可直接与公司领导交流工作信息。

你们（四位秘书）现任职为秘书，说明初步具备从事秘书岗位的条件，希望在接下来的工作中，你们能够提高眼界。

四、储水乐副经理对秘书工作提出了四点要求：

第一，提升综合素养

第二，提升业务能力

第三，秘书等级考核

第四，建立预警机制

散会。