EPC采购管理规定.docx

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EPC采购管理规定

神华包头煤制烯烃项目

EPCEP+CE+PC采购管理规定（讨论稿）

0

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用途描述

编制人

审核人

批准人

执行日期

主编部门：

商务管理部

参编人：

说明:

（1）本文件解释权在商务管理部；

（2）本文件自发布之日起执行。

1目的及适用范围

本文件用于指导本项目总包合同签订后，如何监控EPC（EP+CE+PC）（以下统称EPC）承包商的整个采购活动，从而使承包商的采购工作，满足本项目的进度和质量要求。

2项目采购组织机构

2.1对EPC承包商采购组织的基本要求

EPC承包商项目采购组由采购经理、各专业采买工程师、催交、检验人员、运输、单证人员等构成。

具体组织机构图、及主要采购人员资质情况由承包商在其报价文件中提出，须经（业主）神华包头煤化工有限公司采购部审查和批准。

EPC承包商主要采购人员一经确定，未经神华包头煤化工有限公司采购部批准不得调换。

在EPC承包商采购实施过程中，业主认为不称职的EPC承包商采购人员或其分包商的项目人员，经业主正式提出，EPC承包商必须在5天内予以调换。

2.2神华包头煤化工有限公司采购组织

2.2.1采购经理

负责与承包商的直接联络。

有权审查承包商的所有采购文件，监督承包商的所有采购活动（涉及商务价格除外）。

详细描述如下：

∙从询价到设备和/或材料到达现场，代表业主监督并提供采购指导

∙协助保护伞协议到EPC合同的实施。

∙审核并监督EPC检验计划和质量控制计划

∙协调并监督EPC督促工作

∙监督供货商的监督检验工作及与EPC采购组的协调工作。

∙提供指导并监督主要EPC采购订货谈判

∙审查、核实并协助选择所有设备和材料的供货商

∙提供商务评标和采购定货指导

∙提前协助并提供指导会尽量减少RFQ和采购定货安排的延误

∙提供指导，准备EPC询价/报价情况报告

∙

2.3业主采购管理机构图

业主采购管理机构及管理流程详见图2.3所示。

3业主与EPC承包商的采购工作职责分工

3.1设备和材料关键性等级划分

由EPC承包商根据业主发布的《设备和材料关键性等级分级程序》（编号未定）方法，提出具体的设备和材料的关键性等级，由承包商项目管理组组织审核，由神华包头煤化工有限公司设计管理部和项目设备组、电仪组批准。

3.2物资采购界面管理规定（编号未定）

3.3采购分级管理职责

见：

“采购分级管理职责矩阵”。

采购分级管理职责矩阵

序号

采购工作

交付文件

交付时间

关键性等级

I

II

III

IV

1

总承包合同谈判阶段

承包商的采购原则和策略

与投标文件一起

RP

承包商采购组织机构图、主要采购人员资质

与投标文件一起

AP

设备关键性等级（仅仅针对关键性等级I级的设备）

与投标文件一起

AQ

业主项目推荐厂商表（预备）

与投标文件一起

AP

RP

RP

RP

承包商与业主采购协调程序（标准）

与投标文件一起

RP

承包商项目采买工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

承包商项目催交工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

承包商项目检验工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

承包商项目物流工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

承包商清关支持工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

现场材料管理工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

备品备件工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

供货商现场服务工作程序（标准）

与投标文件一起

RP

承包商项目采购执行计划（初步）

与投标文件一起

AP

长周期设备交接协调程序（标准）

与投标文件一起

RP

其他业主要求的工作程序和管理文件

待定

待定

2

EPC采购准备阶段

增补的项目厂商表

先于采购工作

AP

采购标准文件表格

EPC合同签署后4周内

AP

设备和材料关键性等级

EPC合同签署后4周内

AQ

项目采买程序（最终版）

EPC合同签署后4周内

A

项目检验程序（最终版）

EPC合同签署后4周内

A

项目催交程序（最终版）

EPC合同签署后4周内

A

项目物流协调程序（最终版）

EPC合同签署后4周内

AP

项目现场材料管理程序（最终版）

EPC合同签署后4周内

A

项目清关工作协调程序（最终版）

EPC合同签署后4周内

AP

项目现场采购工作程序（最终版）

EPC合同签署后4周内

A

项目采购计划（最终版）

EPC合同签署后4周内

A

其他业主要求的工作文件

待定

待定

3

采买阶段

询价厂商表

询价前

A

R

R

R

请购文件（MR文件）

询价前

A

R

R

R

技术和商务澄清来往文件

与综合评标报告一起

R

R

R

R

厂商协调会谈判会议纪要

与综合评标报告一起

AP

A

R

R

综合评标报告

签订订单前

AP

A

R

R

进口采购订单

订单签订后一周内

AP

RP

RP

RP

询价状态表

EPC合同签署后8周起每周

I

I

I

I

采购订单状态报告

EPC合同签署后8周起每周

I

I

I

I

其他业主要求的工作文件

待定

待定

4

催交

催交计划

合同签署后8周内

A

催交状态一览表

第一张订单发出后每周

I

I

I

I

催交工作报告

第一张订单发出后每周

R

R

I

I

厂商制造检验进度计划

订单签订后3周内

A

R

I

I

厂商分订单状态报告

订单签订后3周内

I

I

I

I

主要设备和材料分包合同

EPC分包合同签署后1周内

A

R

I

I

其他业主要求的工作文件

待定

待定

5

检验

项目检验计划

EPC合同签署后8周内

A

项目检验进度计划

EPC合同签署后8周内

R

详细检验执行计划

订单签订后2周内

A

R

R

I

制造厂QA/QC程序

订单签订后2周内

A

R

I

I

预检会议纪要

预检会议召开后1周内

A

R

I

I

中间/最终检验报告

检验后1周内

R

R

R

R

事故报告

在出现事故后一周内

I

I

I

I

不符点报告

质量控制经理确认后1周内

AQ

R

I

I

放行单

在货物检验合格后

A

R

I

I

检验分包商名录

在检验分包询价前

AP

R

I

I

检验分包商资格预审

报价后1周内

A

R

I

I

检验分包综合评标报告

分包合同签署前

A

A

I

I

其他业主要求的工作文件

待定

待定

6

物流

供货商运输文件

货物交付前1周

RP

RP

RP

RP

超重超大件运输预测计划

EPC合同签署后4个月起每周

I

I

I

I

超重超大件运输货物清单

EPC合同签署后4个月内

I

I

I

I

超重超限货物运输计划

EPC合同签署后8周

AP

运输状态报告

EPC合同签署后4个月起每周

A

进口免税货物清单

EPC合同签署后8周

AP

物流分包相关文件

依据实际需要

AP

其他业主要求的工作文件

待定

待定

7

现场采购工作

现场到货状态

EPC合同签署后6个月起每周

I

I

I

I

现场开箱检验报告

开箱检验后3日内

R

R

I

I

现场开箱状态

EPC合同签署后6个月起每周

I

I

I

I

现场采购相关文件

依据实际需要

待定

其他业主要求的工作文件

待定

待定

I：

EPC承包商提交文件给神华（神华保留评阅的权利）。

R/RP：

EPC承包商应提交文件给神华供评阅并应融入神华的意见。

A/AP/AQ：

EPC承包商应提交文件给神华批准，直到神华书面批准后再进行下一步工作。

所有文件需要2份拷贝和2份电子版，承包商采购协调员保留一份纸拷贝和电子版，其余传回业主采购本部。

对这些EPC承包商文件，由承包商采购协调员提出初步评审建议，R/A由区域项目经理负责批准，并参考采购部及其他部门意见。

RP/AP由业主采购部经理负责批准，并参考项目组和其他部门意见。

AQ由项目控制经理批准，并结合项目部/采购部及其他部门意见，重大采购问题报主管经理批准。

4EPC承包商与业主的采购协调

4.1采购状态综合周报

“采购状态综合周报”（SHCC-1PRO-PP-002-B1）内容为合同规定的基本内容，EPC承包商应根据项目具体情况进行增补，报业主批准后具体实施。

自EPC总承包合同签订后第8周开始，每周采购协调会前2天正式发布，报业主承包商区域采购经理。

4.2采购协调会

Ø合同签订后第8周开始，每周在EPC承包商本部召开业主采购负责人员与EPC承包商相关人员的例会。

其他的各种专题会议（如采买、催交、检验、运输等）将根据双方的提议，不定期举行。

Ø会议由EPC承包商向业主汇报采购进度和质量状态，商讨目前采购中存在的相关问题及解决措施，对下周的采购工作进行预测，以及其他相关采购事宜。

会后，由EPC承包商发布会议纪要，报业主。

Ø

5采购准备阶段

5.1装置综合厂商名单

5.1.1在项目投标阶段，EPC承包商根据业主提供的“项目装置供货厂商推荐名单”进行询价。

EPC承包商在报价书中也可以针对“项目装置供货厂商推荐名单”提出修改建议，但是应提出足够的支持文件，如：

厂商样本，资信文件，设施、人力、财务、生产状况，供货业绩等等，供业主审查。

5.1.2业主综合各方面意见，最终完成“项目各装置供货厂商名单”（SDCL-1PRO-PP-002-B5），供本项目的使用。

EPC承包商在本项目采购活动中，采用的供货商不能超出该厂商表的范围。

5.1.3在项目执行过程中，业主有权根据供货厂商的供货表现，结合各方面的意见，定期修订“项目装置供货厂商名单”。

5.1.4如果EPC承包商希望对“项目装置供货厂商名单”进行增补，EPC承包商必须提出书面申请，并提供足够的资料向业主证明这个厂商是能够满足项目需要的供业主审批。

业主可能需要对厂商设备制造厂进行实地考察，以判断厂商的供货能力，所发生的厂商考察费由EPC承包商支付。

5.1.5针对每个询价包的询价用厂商表，由EPC承包商根据神华批准的“项目装置供货厂商名单”并结合EPC承包商内部采购管理程序产生。

再根据“项目采购分级管理职责矩阵”的要求，得到最终的“正式询价版厂商名单”。

5.2采购标准文件

合同签订后4周内，由EPC承包商向业主提交各种标准采购文件格式，由业主审批后定稿，供项目操作中使用，今后如果有任何变化，应报业主批准。

各种标准采购文件如下：

∙标准询价书；

∙通用采购规定；

∙包装运输规定；

∙质量要求规定；

∙检验要求规定；

∙标准订单；

∙其它标准文件表格等。

∙

5.3采购程序

EPC承包商应尽量使用其标准的采购程序，并结合业主的相关要求，至少发布下列程序：

∙采购；

∙检验；

∙催交；

∙运输和后勤（物流）；

∙材料管理；

∙备件；

∙数据收集和协调，报关支持。

合同授予后的4周之内，EPC承包商将提交上述程序供业主审查，此后将保持最新版的内容。

5.4采购计划

在EPC总承包合同生效后4周内，EPC承包商应提交项目采购计划。

用于指导项目今后采购工作。

一般包括如下内容：

5.4.1采购策略

5.4.2采购原则

∙质量保证原则；

∙安全保证原则；

∙进度保证原则；

∙进口设备材料的原则；

∙分包原则等。

∙

5.4.3采购范围

∙进一步明确EPC承包商与业主、施工单位在项目采购任务方面的分工及责任关系；

∙说明业主对项目采购工作的特殊要求，以及EPC承包商对业主要求的意见和拟采取的措施。

∙

5.4.4采购进度计划

项目采购的进度控制目标，应服从整个项目的进度控制目标。

在项目采购计划中，应明确规定进度控制的要求和目标。

5.4.5采购协调程序

EPC承包商将使用的采购办公室，包括其位置、将在该办公室进行的工作、办公室之间工作联络的方法加以明确；进而规定EPC采购部与业主以及供货商制造厂的协调程序和通信联络方式。

采购文件的传送和分发范围、方式。

确定业主审查确认的原则和内容等。

5.4.6采购组织机构

建立完整项目采购组织机构、落实具体人员和分工。

5.4.7相关工作计划

∙分包计划；

∙催交计划；

∙检验计划；

∙物流计划；

∙现场材料管理计划。

5.4.8项目采购特殊问题.

Ø关键设备的采购说明；

Ø不按正常程序采购的特殊设备；

Ø要求提前采购的设备；

Ø超限设备的采购和运输；

Ø现场组装的设备；

Ø国外采购的计划等。

5.4.9为完成项目采购任务的其他说明

6采买

6.1对评标工作的最低要求

6.1.1EPC承包商可以使用其标准的评标程序，但是该程序要满足本文中业主的最低要求；

6.1.2EPC承包商将根据合同要求选出材料和设备的供应商。

EPC承包商只能接收经业主批准的材料和设备投标方；

6.1.3EPC承包商的评标和授标建议将根据本程序要求提交给业主供审查，除业主另外指出外，一般业主将在收到该建议的10个工作日之内给与答复。

EPC承包商发出的每个标的询价都应提交评标报告和授标建议；

6.1.4业主保留参加与投标方技术会议和非价格的商务标会议的权利。

EPC承包商应在所有标书澄清会之前的3个工作日通知业主。

6.2综合评标报告

6.2.1业主对EPC承包商评标表格的最低要求为：

∙全面分析三个技术适应性和商务优先的投标人；

∙简短分析所收到其他标书被排除的原因；

∙确认符合项目规范要求，并且详细说明，以供业主进行技术审查；

∙对任何与项目技术规定的偏差，EPC承包商应提出建议和理由供业主认可；

∙关键里程碑和到达现场交付期，以及估计的到达现场的时间与项目需要到达现场的时间的对比表；

∙制造商位置的详细资料；

∙主要的分供应商；

∙运输的重量和尺寸；

∙交付地点；

∙原产国以及按照价值的百分比的中国含量；

∙符合项目要求的担保期；

∙供货商现场安装和试运转服务的时间和费率；

∙逐项列出各种备品备件费用；

∙考虑寿命周期费用；

∙推荐投标人的QA/QC检验和试验计划，包括所选择的检验等级；

∙推荐投标商的催交计划；

∙对任何报价方案的详细分析和建议；

∙推荐投标人的全面的资质确认；

∙推荐的供货商以及和另一个非推荐供货商的价差，如果业主选择向另一供货商订货，在技术评标通过的情况下，业主只需要支付这两家供货商间多出的差价。

∙符合项目HSE程序；

∙其他内容。

6.2.2附随的推荐信，将供确认推荐的投标商和将授予该投标商的设备和材料。

该信函将包含一份招标过程的总结以及EPC承包商评标的要点。

EPC承包商将于计划的首次提交之前30天，与业主达成该综合评标报告的格式。

6.2.3如果一个询价书得到了多个授标建议，EPC承包商应该清楚指明推荐哪些投标商以及每个推荐的投标人将要授予的设备和材料。

6.2.4综合评标报告的批复

Ø设备和带位号的材料

a）在授予投标商采购合同之前，要提交给业主不考虑价格因素的所有设备的技术评标表供审查。

EPC承包商在业主审查后并提出意见之前，以及这些意见被满意的解决之前，不得发出订货合同。

b）提供每份技术评标表格的同时，应提供一份未标价的商务评标报告和推荐信。

Ø大宗材料

在EPC承包商授与合同之前，所有的大宗货物的技术和商务评标表应提交业主审查。

对于价值较低的货物，业主可能认为不需要授标建议，业主将会将相应的决定通知EPC承包商。

如果业主确认了不需要EPC承包商提交授标建议，EPC承包商完成评估后可以直接发出订购合同。

6.3采购合同的内容

EPC承包商应作为独立的承包人，根据以下规定发出招标、评标、拟采用供货厂商的建议以及发出设备、材料和服务的采购订单（订单应以神华的名义签订——待定）。

本采购订单应以最大限度地使用EPC承包商的标准文件，应与EPC总承包合同项下的EPC承包商的义务和责任相一致，应确保业主在本EPC总承包合同下规定的相应的利益和权利。

6.3.1采购合同应至少包括如下内容：

Ø正式的项目名称、地点和业主集团的标识；

Ø除了EPC承包商的采购合同号之外，也应出示厂家的销售合同或参考号，供业主记录以及将来参考；

Ø质量保证将以EPC承包商和业主的共同名义发出，否则EPC承包商有权将该项权益转让给业主；

Ø今后由业主或业主授权的另外的承包商进行操作的零备件合同和技术服务合同，其定价、条款，以及包括其有效期等条款，均应包含在EPC承包商的购买合同中。

EPC承包商应将其做为一个整体签订该采购合同；

ØEPC承包商的购买合同将明确指出设备和材料在运输过程中或存储过程中的相关存储要求；

Ø采购合同应指明厂家技术信息要求，例如设计计算书、图纸、说明书、操作和维修手册等。

采购合同应该包括提交该文件的格式、内容及进度要求见《项目供货厂商文件提交要求》（SDCL-1PRO-PP-004）；

Ø对于供货商需要提出进度款的订货合同，EPC承包商将协商付款进度，以激发厂家完成里程碑计划，确保按时交货；

Ø正确、足够的商务条款的说明以及采购的材料的说明；

Ø技术说明要包括详细的技术规定，该技术规定将附在订购合同内；

Ø供货商就提供货物的交付承诺和进度达成一致；

ØQA/QC和催交要求；

Ø备品备件的要求；

Ø业主和业主的授权代表就催交和检验的权利；

6.3.2在订购货物和设备的发送过程中，供货商有义务与神华和其授权代表保持联络，并提供神华和其授权代表要求的所有支持，包括提供货物到达中国的所有允许发货、进口和清关的支持。

6.3.3采购合同的支付：

按照项目财务部规定进行。

6.3.4采购合同的备案：

见采购部相关规定

6.4长周期设备的签订与转让

基于项目进度的考虑，业主在本EPC合同签订之前已经进行了长周期设备的采购工作，并签订了部分采购合同。

具体设备详见“长周期设备清单”。

本合同签订后，由业主直接与供货商签订的采购合同将转让给EPC承包商，业主负责向有关供货商发出正式的合同转让通知。

合同转让后，该合同将被视为是EPC承包商与供货商直接签订的合同。

除付款由业主按照合同规定及EPC承包商的确认支付外，EPC承包商行使业主在其签订的采购合同项下的其他全部权利，承担合同项下的全部义务。

6.4.1长周期设备采购工作移交后双方的责任划分见表6.4.1

表6.4.1

SCOPEOFWORK

工作范围

SHENHUA

神华

EPC

CONTRACTOR

EPC承包商

Placepurchaseorder

下订购单

Afterpurchaseorder:

scheduleandapproveallvendordocuments

下订购单之后，安排进度计划和批准所有供货商文件

ProvideShenhuawithcopiesofalldocuments

提供神华所有文件的复印件

Expedite

催交

PrepareandissueexpeditingreportstoShenhua

编制和发给神华催交报告

Scheduleandconductinspections

安排进度计划并进行检验

NotifyShenhuaofallinspections

通知神华所有的检验情况

Participateininspectionsasdesired

根据需要参加检验

PrepareandissueinspectionreporttoShenhua

编制和发给神华检验报告

Recommendactionforsupplierdeviationrequests

对供货商出现偏离要求时提出行动建议

Manageandprepareallpaperworkassociatedwith:

管理和准备与下面有关的所有书面工作：

-Customsimporttax海关进口税

-VAT增值税

-Transportationclearances运输批准手续

-Governmentclearancesandpermits

政府批准和许可证

Supportcustomsimporttaxexemption协助减免海关进口税

Review,recommendandassistShenhuainallchangeorderrequest.

协助神华对所有变更请求进行审查、建议。

Approvechangeorders.

批准变更订单

Preparechangeorderapprovalnoticestovendors.

准备给厂商的变更订单批准通知

Adjustpurchaseorder.

调整采购订单

Approvevendorinvoicesinaccordancewithpurchaseordertermsandconditions

根据采购订单的条款批准供货商发票

PayallvendorapprovedinvoicestothelimitofthepurchaseorderandShenhuaapprovedchangeorders.

支付在采购订单限额内的和神华批准的变更订单的所有供货商被批准发票的款项

Receiveequipmentand