某档案管理使用手册.docx

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某档案管理使用手册

一、安装部署2

二、档案库管理界面2

1、上传文件（夹）3

2、新建文件（夹）3

3、重命名4

3.1、文件夹重命名4

3.2、文件的重命名4

4、批量操作4

5、修改权限5

6、标签5

6.1、标签的设置6

6.2、添加标签6

6.3、删除标签7

6.4、批量设置标签7

7、关注或者收藏8

8、密级定义8

8.1、定义密级种类与权限8

8.2、为文件设置密级9

9、设置文件生效失效时间9

三、归档9

1、设置权限、编辑标题、添加扩展属性10

2、文件归档11

2.1先设置流程11

2.2新建归档任务11

2.3审核12

3、文件夹归档12

3.1设置流程13

3.2新建归档任务13

3.3审核13

4、任务操作14

4.1搜索记录14

4.2批量操作14

4.3记录导入导出15

4.4更改状态15

4.5新建新任务16

4.6查看任务完成情况16

4.7分享、关注和收藏等操作17

四、借阅17

1、授权18

2、设置流程18

3、新建任务19

4、审核20

5、查看借阅20

五、统计报表20

档案管理

用来集中管理公司的档案资料，

一、安装部署

从应用市场找到安装包安装，如果不选择部署位置，则默认安装在站点根

二、档案库管理界面

1、上传文件（夹）

点击右上角上传按钮，选择上传方式

上传方式有两中。

一种是通过网页上传，一种是通过做桌面助手软件进行上传

2、新建文件（夹）

点击右上角新建按钮，选择上传文件或者文件夹

3、重命名

3.1、文件夹重命名

进入文件夹，点击右上角操作按钮，会弹出重命名选项

3.2、文件的重命名

有点不一样，需要点击文件，在预览窗口点击文件名旁边的画笔按钮

4、批量操作

批量管理中可对文件夹进行批量分享、删除、移动/复制、创建快捷方式等操作。

5、修改权限

点击右上角操作——>权限。

打开权限设置面板

对文件设置权限的话要在预览界面打开，对文件夹设置权限的话要在当前文件夹下打开

6、标签

易度文档管理系统提供创新、实用的标签组功能，用户可以为文件夹设置标签组，然后将文件夹中的文档打上相应的标签，当再次需要快速查找到已经打上标签的相关文件时，用户就可以通过逐级标签筛选，快速找到需要的文件。

6.1、标签的设置

选择需要设置的文件夹，点击右侧标签组设置按钮，对标签组进行内容管理，包括添加、删除、编辑分组标签内容。

6.2、添加标签

选择需要添加标签的文档，在弹出的遮罩界面中点击文档标题下方的“添加标签”按钮

6.3、删除标签

如果需要删除文档的标签，只需点击标签右侧的删除符号，即完成文档

标签的删除。

6.4、批量设置标签

对某些文档，我们需要多次重复地打上相同的标签，那么就可以批量设置文档标签。

选定所需要设置标签的文档，点击“设置标签”按钮。

7、关注或者收藏

在右上角可以对文件或者文件夹进行关注收藏、以便后续访问

8、密级定义

发布文档的权限和密级相关，密级种类和对应的权限可以由用户自己定义。

默认权限为：

一般人员不能查看

8.1、定义密级种类与权限

打开操作——>扩展属性

8.2、为文件设置密级

文件预览查看——>档案信息

9、设置文件生效失效时间

文件预览查看——>档案信息

3、归档

整理现有文档，审批后存放到文件库，已归档的文件不能删除或修改。

归档分为两个：

文件归档和文件夹归档

1、设置权限、编辑标题、添加扩展属性

1.1、设置权限

点击权限。

打开权限操作面板

1.2、编辑标题

1.3、添加扩展属性

2、文件归档

选择系统中的文件，提交归档申请，审批通过后，归档到档案库

2.1先设置流程

点击更多——>设置，设置好审批步骤和审批人表，根据设置的流程，将生成流程图，审批步骤的步骤名称必须和审批人表的步骤名称一致，才能正确查找审批人

2.2新建归档任务

2.3审核

由指定的部门审核人进行任务审核（任务会自动流转到审核人处）。

3、文件夹归档

从系统文档库中选择文件夹并提交档案归档申请，管理员审批通过后，归档到档案库。

3.1设置流程

点击更多——>设置，设置好审批步骤和审批人表，根据设置的流程，将生成流程图，审批步骤的步骤名称必须和审批人表的步骤名称一致，才能正确查找审批人

3.2新建归档任务

3.3审核

由指定的部门审核人进行任务审核（任务会自动流转到审核人处）。

4、任务操作

4.1搜索记录

在右侧的搜索栏处可以按照条件对归档记录进行搜索

4.2批量操作

批量转移可以把记录转移到其他流程

批量删除可以删除记录

4.3记录导入导出

4.4更改状态

点击更多——>状态

4.5新建新任务

在流程预览界面，还可以以该文件新建新的任务

4.6查看任务完成情况

在任务预览界面，右下角可查看

可转交给他人完成或者邀请他人协助

4.7分享、关注和收藏等操作

四、借阅

可以对没有查看权限的文件提出临时借阅，以便查看。

（除管理员外，其他一般员需要管理员授权才能新建任务）

1、授权

点击更多——>权限

2、设置流程

点击更多——>设置，设置好审批步骤和审批人表，根据设置的流程，将生成流程图，审批步骤的步骤名称必须和审批人表的步骤名称一致，才能正确查找审批人

3、新建任务

填写借阅信息（时间、借阅权限、是否纸质借阅）

4、审核

由指定的部门审核人进行审核。

审批人确认或者打回

5、查看借阅

流程完成后可以通过应用“我借阅的文档”进行查看此应用需要安装部署，默认部署在个人工作台

5、统计报表