公文格式.docx
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公文格式
标准公文格式设置
一、公文的模板制作
进入系统：
“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Word”——进入
Word
界面
1
进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：
3.7
厘米
下：
3.5
厘米
左：
2.8
厘米
右：
2.6
厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设
置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设
置”，
“中文字体”设置为“仿宋”；
“字号”设置成“三号”，
单击“确定”
按钮，
选中“指定行网格和字符网格”；
将“每行”设置成“28”个字符；
“每
页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，
这样就将版心设置成了以三号字
为标准、每页
22
行、每行
28
个汉字的国家标准。
2
插入页号
选择“插入”——“页码”，
“位置”设置为“页面底端
（页脚）
”，
“对齐方
式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，
“数字格式”设置为全角的显示
格式，
单击“确定”按钮，
再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，
在
页码两边各加上一条全角方式的短线；
并将页码字号设置成“四号”；
字体任意；
奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3
发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在
Word
2000
版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关
标识，
输入完成后，
选中该文本框，
单击鼠标右键——“设置文本框格式”，
在
这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，
“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，
“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。
注：
用户可根据实际情况调
节尺寸。
选择“版式”附签，
单击“高级”按钮，
水平对齐：
“对齐方式”设置
成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：
“绝对位置”设置成
“页边距”，
“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行
文标准，注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成，
单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，
将颜
色设置成“红色”，
字体设置成“小标宋简体”，
字号根据文本框的大小设置成
相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为
155mm
、高为
20mm
、距上
25mm
的红头制作完成。
4
红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，
单击“绘图”工具条的直线
工具，
鼠标会变成“十”字形，
左手按住键盘上的
Shift
键，
右手拖动鼠标从左
到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，
红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红
色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25
磅”。
选择“大小”
附签，
“宽度”设置为“15.5cm”。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，
水
平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，
“度量依据”设置成“页面”，
垂直对
齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，
“下侧”设置成“7cm”
——平行文标准，
“13.5cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
5
文号制作
平行文文号：
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：
文号——三号仿宋字体、
左空一个字的距离；
签发人——三号仿宋
字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：
文号一定要使用六角符号。
六角符号插入方法：
选择“插入”——“符
号”——“符号”附签，
找到六角符号后，
将光标置于准备插入的地方，
单击“插
入”按钮即可。
6
主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，
选中表格，
单击鼠标右键——表格属
性——“表格”附签，
“对齐方式”设置为“居中”；
然后单击“边框和底纹”
按钮，
在“预览”窗口中将每行的下线选中，
其它线取消，
在表格中填写具体内
容：
主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位
及印发日期用三号仿宋。
7
保存成模板文件
单击
“
文件
”——“
保存
”
，
“
保存类型
”
：
选择
“
文档模板
（
*.dot
）
”
；
“
文件名
”
：
给模板命名；
“
保
存位置
”
：
模板所在路径（一般不做，默认即可）
。
至此，
模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，
直接进行公文正文
的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：
选择
“
文件
”——“
打开
”
，找到相应的模
板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击
“
打开
”
按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1
依据模板建立新公文
选择
“
文件
”——“
新建
”——“
常用
”
附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2
制作公文正文内容
正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，
但必须遵循以下国家标准：
标
题
——
二号小标宋字体，居中显示；
主送机关
——
三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正
文
——
三号仿宋字体；
成文日期
——
三号仿宋字体，右空四个字的距离，
“○”
和六角符号的输入方法一致，不能使
用
“
字母
O”
或
“
数字
0”
代替。
文号、签发人、主题词
——
按照模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位
置调整好。
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