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第一章系统管理
一、会计期间的设置
问题：
会计期间不是自然的会计月（每月1号到每月的31），而是每月的月中到下个月的月中。
例如设置每月的25号到下一月的25号为一个会计期间。
在建立账套的过程中应该如何设置？
步骤：
1、以admin进入系统管理，点击【账套】——建立，弹出创建账套的界面，如图1-1所示。
图1-1创建账套
2、点击“会计期间设置”，进入“会计日历—建账”界面，双击启用月份对应的结束日期，在会计日历中修改为5.25号即可。
如图1-3所示。
图1-2修改会计日期
注意：
如果建立账套过程已经完成，要修改会计期间，则以账套主管身份登录系统管理，点击账套下的“修改”，在账套信息界面点击启用会计期后的“会计期间设置”，进入后，在启用月份的结束日期双击修改为25号即可。
二、会计年度的设置
问题：
会计年度不是自然的会计年度（1.1-12.31），而是某年的年中到下年的年中。
例如设置每年的4月到下一年的3月为一个会计年度。
在建立账套的过程中应该如何设置？
步骤：
1、以admin进入系统管理，点击【账套】——建立，弹出创建账套的界面，参照图1-1所示。
2、点击“会计期间设置”，进入“会计日历—建账”界面，把月度该为1。
双击01期间对应的“起始日期”（现在默认的是2007-01-01），在弹出的日历中，修改为2007年4月1号。
则这个会计年度为2007-04-01——2008-03-31。
如图1-3所示。
图1-3修改会计年度
注意：
这样设置，表示4月份是第一个会计月，如像图1-1所示，建账时，启用会计期设置为5月，则表示从第5个会计期间开始启用，则启用各个模块的日期为2007-08-01之后，并且也要以这个日期之后的日期登录操作系统。
比如以2007-05-01启用总账模块，则会提示
第二章总账系统
一、科目设置
（一）、已经使用的科目增加明细科目
在软件操作过程中，经常会遇到对已经使用的科目，要求增加其明细科目的问题。
科目已经使用，有两种情形：
1、该科目没有期初余额或本期发生数，但在月末转账定义中使用。
2、该科目已经有期初余额或本期发生数。
下面分别就这两种情形的处理方法，做一介绍。
情形1：
该科目没有期初余额或本期发生数，但在月末转账定义中使用。
例如：
已经设置过“期间损益结转”后，再增加损益类科目，如：
主营业务收入的明细科目就会提示：
针对上述提示，处理方法为：
第一步：
在这个提示界面，点击“否”；
第二步：
进入期间损益结转设置界面，删除“本年利润”科目，点击【确定】按钮。
第三步：
增加相应的明细科目后，重新进行期间损益结转设置。
情形2：
该科目已经有期初余额或本期发生数。
系统会把一级科目的数据和属性全部转移到增加的第一个明细科目中。
例子：
损益类科目“补贴收入”已经本期贷方发生10元钱，并且已经进行期间损益结转设置。
现在增加其明细科目“补贴收入——税费返还”。
步骤：
（1）在会计科目档案中，点击“增加”按钮，增加明细科目，系统如下提示：
（2）点击“是”，再点击新增科目界面上的“下一步”，提示：
（3）点击“是”，即可完成该操作。
a．凭证上科目会自动替换，如图2-1所示；
图2-1凭证上的科目自动替换
b．其数据会自动转移到第一个明细科目上，如图2-2所示。
图2-2科目数据自动转移到新增明细科目上
c．期间损益结转定义中已经修改为补贴收入——税费返还”，如图2-3所示。
图2-3期间损益结转设置中自动替换
注意：
（1）、对已经使用的科目新增明细科目时，要求必须退出其他模块的操作，并且总账模块也不能有互斥操作。
如果在软件操作的过程中，新增明细科目时，最后提示：
这时需要重新登录，重复上述增加明细科目的操作步骤。
（2）、如果原来一级科目下的10元是由两个以上的内容组成，则还要作调整凭证。
如原来的10元包含“税费返还”6元，“其它”4元。
现在10元全部放在了“税费返还”明细科目上，则要调出4元给“其它”。
新增“其它”明细科目，调整凭证为
借：
补贴收入——税费返还4
贷：
补贴收入——其它4
（3）、对于第二个新增的损益类科目的明细科目，必须到“期间损益结转设置”中，对该科目进行设置，才能在期间损益结转的时候，结转这个科目的数据。
如注意事项
（2）中新增的“补贴收入---其它”。
如图2-4所示。
图2-4新增的明细科目没有进行期间损益结转设置
在“520302其它”后对应的“损益科目编码”处录入“3131”，点击【确定】按钮。
（注：
在新企业会计科目制度下，“本年利润”的科目编码是3131，所以这里录入3131；如果在建账的时候，选择的是别的行业性质，则要录入该行业性质下“本年利润”的科目编码。
）
（二）、已经使用的科目设置辅助核算
当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后，由于精细核算的需求，要启用辅助核算。
如何设置？
例子：
“其它应收款”科目期初余额100元，本期借方发生200元，凭证已经记账。
因为该企业“其它应收款”主要是核算员工预借差旅费和归还差旅费。
公司老板就想知道，哪个员工有多少差旅费没有归还。
那么，这时就要把“其它应收款”科目设置为“个人往来”的。
如何设置？
步骤：
（1）、反记账，取消凭证审核和出纳签字；
（2）、进入总账期初余额中，把“其它应收款”的期初数100清空；
（3）、在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算（会提示：
“此科目已使用，修改辅助核算可能会造成数据错误！
是否继续？
”，点击“确定”按钮）；
（4）、在期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色，
双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面。
假定期初100元，分别应收员工张三40元，李四60元。
则“其它应收款”的期初余额录入如图2-5所示。
在“个人往来期初”录入界面，点击“退出”按钮，则期初余额录入界面“其它应收款”显示为100元。
图2-5录入“其它应收款”的期初余额
（5）、在填制凭证中，找到有“其它应收款”科目的凭证，选中“其它应收款”分录，双击凭证右下角的
，录入辅助信息。
如图2-6所示。
图2-6修改凭证的上辅助信息
（6）、重新对凭证审核、出纳签字，记账。
注意：
这个过程中容易产生的误操作：
上述的操作步骤，看似简单，但一旦操作不当，容易造成数据数据（对账不平）。
下面就把这个误操作给大家展示出来，在以后的操作过程中应避免。
不正确的步骤：
（1）、反记账，取消凭证审核和出纳签字；
（2）、在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算；
（3）、在期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色，表示辅助核算的科目，辅助核算的科目是不能直接修改期初余额的，所以“其它应收款”的期初余额100元无法删除。
（4）、双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面，录入张三40元；李四60元。
（5）、退出个人往来期初录入界面，则“其它应收款”期初余额为200元。
但明细记录中显示的是100元，这样就造成了“总账和个人往来辅助账对账不平”。
如图2-7所示：
引申：
年度结转后，总账期初余额也会出现总账和辅助明细账对账不平的情况，可以参照上述的修改方法。
例子：
年度结转后，总账和客户往来明细账对账不平是。
错误报告中显示：
应收账款科目总账250元，明细账200元。
试算平衡，说明总账数据是正确的。
很可能在年度结转过程中少结转了一行明细记录。
修改步骤：
（1）到会计科目中，把“应收账款”的客户往来辅助核算取消；
（2）到总账期初余额界面，这时“应收账款”的期初数是可以修改的。
修改为与明细记录合计一致（不管明细记录合计是否正确）。
本例中修改为200元。
（3）再到会计科目中，把“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算；
（4）再到总账期初余额中，双击“应收账款”得期初数，参照上年末应收账款的客户往来明细记录，在这里补加记录，或者修改记录金额。
使“应收账款”科目期初余额为250元。
（还要保证试算平衡）。
注意：
如果开始试算不平衡，明细记录合计数正确，总账数不正确。
则修改步骤操作到第（3）步即可。
二、凭证处理
（一）、利息收入的凭证处理
在手工核算下，当收到银行存款利息收入时，一般是借记银行存款，贷记财务费用—利息收入。
如果在软件中也这么处理，
如：
借：
银行存款 60
贷：
利息费用—利息收入 60
因为“财务费用”的科目性质是“支出”，即借方科目，则在期间损益结转时，软件默认是从贷方转出。
其间损益结转的凭证如下：
借：
本年利润 -60
贷：
财务费用—利息收入 -60
这样，查询“财务费用—利息收入”科目的明细账，本月发生合计数为0；查询余额表的时候，就查不出这个科目的发生数。
容易让会计产生误解。
另一方面，编制损益表的时候，因为损益表模板的公式“财务费用”的本月数是取“财务费用”科目的借方发生数。
在这种情况下，编制的损益表上“财务费用”的数据就取不到该利息收入的数据。
导致损益表上利润总额不正确，从而导致损益表和资产负债表上之间的勾对关系无法满足。
综合以上原因，建议财务费用的发生数都放在借方核算，利息收入作为借方的红字处理。
在软件中填制凭证如下：
借：
银行存款60
借：
财务费用—利息收入-60
引申：
这个原理可以引申到损益类科目的其他科目，收入类科目发生放在凭证贷方，费用类科目放在凭证借方。
（二）、外部凭证删除后，又重新生成，如何在总账中保留原来的凭证号？
业务描述：
本月共有15张凭证（最后一张凭证日期为2007.5.31），其中第12张凭证（凭证日期为2007.05.06）是由固定资产模块生成传递过来的（假定是新增固定资产业务）。
本月凭证已经审核、记账。
现在发现新增的固定资产卡片有问题，需要修改。
修改卡片必须要删除对应的凭证。
卡片修改后，还要重新生成凭证，要求重新生成的凭证保留原来的凭证号和凭证日期。
操作步骤：
1、在总账模块取消凭证记账，取消凭证审核；
2、到固定资产模块----处理----凭证查询----选中凭证号为2的记录，点击【删除】按钮；确定删除该记录。
如图2-8所示。
图2-8删除该凭证
3、该凭证在总账中打上“作废”的标志。
在“填制凭证”界面，点击【制单】菜单下的【整理凭证】，选择期间：
5月份；选择需整理的凭证，点击“确定”，系统提示：
这时一定要选择“否”，才能把这个凭证号空出来；否则的话，之后凭证的凭证号会依次提前；
4、在总账业务范围设置中，取消“序时控制”，凭证编号选择“手工编号”。
如图2-9所示。
图2-9总账选项设置
5、在固定资产模块，修改卡片，然后到“批量制单”中，重新生成凭证，输入凭证摘要，选择凭证类别。
录入凭证号12，修改凭证日期2007.05.06。
如图2-10所示。
图2-10重新生成的凭证
6、凭证保存后，重新审核、记账。
同时把总账的选项设置为与原来一致。
注意：
1、外部凭证只能在生成该凭证的模块删除；删除后，总账中该凭证会打上“作废”的标志。
2、本例是以固定资产模块的凭证修改来说明问题。
该问题的操作步骤同样适用于工资、核算模块生成的凭证的修改。
3、关于凭证整理，需要理解如下几个问题：
a、整理凭证的时候，当系统提示“是否整理凭证断号”，选择“是”的话，之后的凭证号为依次提前。
作废凭证：
12345
整理凭证：
1234
b、选择“否”的话，会空出一个凭证号
作废凭证：
12345
整理凭证：
1345
c、如果作废之后的凭证已经记账，则整理凭证的时候，会提示：
因为，整理凭证默认是把凭证号重新调整。
作废凭证之后的凭证已经记账后，就不允许修改。
这时，无论点击“是”，还是点击“否”，都不能把这张作废的凭证整理掉。
需要取消凭证记账后，重新整理凭证。
只能对最大记账凭证号之后的作废凭证进行整理。
三、月末转账
（一）、自定义转账
自定义转账企业是用户根据自己企业的情况，对于经常要发生的转账业务，自定义凭证的样式样式和科目的取数公式，然后每月根据自定义的转账设置直接生成相应的凭证。
下面举两个例子来说明自定义转账的用法。
例一：
把制造费用转到生产成本
业务描述：
假定制造费用下有两个明细科目，水电费和折旧费。
这两个科目的本月发生数月末要转到生产成本——辅助生产成本科目中。
操作步骤：
1：
期末——转账定义——自定义转账，弹出“自动转账设置”对话框。
点击“增加”按钮，录入转账序号和转账说明。
2：
点击“确定”按钮，弹出定义转账凭证样式窗口，按照填制凭证的习惯，先录入借方分录。
科目“410102生产成本——辅助生产成本”；
方向“借”（这里的“方向”指的是在新的凭证中的方向）；
金额公式本例中由于410102科目的取数是取得对方科目（410501和410502两个科目）的合计数，所以就可以用JG（）函数（取对方科目计算结果函数）。
3：
点击“增行”按钮，继续输入分录，输入相关科目编码、方向、取数公式。
由于410501和410502科目发生时一般放在借方核算，所以转出的时候要从贷方转出，且取数公式为科目的借方发生数。
注意：
1、如果在日常业务处理过程中，出现了制造费用的贷方发生数，则在进行自定义转账设置时，上述设置应修改为：
2、在自定义转账中，不要求转出科目和转入科目的辅助核算一致。
（即允许有的科目设置辅助核算，有的科目可以不设置辅助核算，并且即使都设置了辅助核算，也可以采用不同的辅助核算）；
3、如果转出科目设置了辅助核算，假定设置了项目辅助核算，如只转出某一项目的金额，则在定义分录的时候，在项目辅助核算栏录入某一项目，或者在公式定义中，录入某一个项目，选择“按默认值取数”，如图2-11所示；
如果要转出所有该科目下所有项目的金额，则不用选择具体的项目，在公式定义中选择“按科目（辅助项）总数取数”。
4、如果转账科目设置了辅助核算，并且要用结果函数（JG（））或者差额函数（CE（）），则辅助项内容不允许为空。
例二：
月末按照比例计提城建税
业务描述：
内资企业月末要根据应交增值税、应交营业税、应交消费税的合计，一般按照7%的比例计提应交税金——应交城市维护建设税。
生成的凭证样式为：
借：
主营业务税金及附加（5402）
贷：
应交税金——应交城市维护建设税（217108）
设置如下图所示：
公式可以手工录入，也可以使用公式向导。
注意：
1、输入完“FS（217101,月,贷）+FS（217103,月,贷）+FS（217104,月,贷）”，要把其用小括弧括起来，手工输入0.07，或者用公式向导中的“常数”函数输入0.07。
2、这里的7%必须写成0.07，不能写成7%，否则会报出“金额公式不合法：
词法或语法错误。
”
总结：
这里仅举两个例子作为说明。
实际业务中，还有其它业务也是可以通过先进行自定义转账设置，然后再生成转账凭证实现。
要根据软件提供的公式函数，对业务设置做到举一反三。
（二）、对应结转
对应结转是把一个科目的期末余额对应结转到另外的一个或多个科目中。
例子：
会计人员在日常核算中，把企业的全部折旧费都归入了“管理费用”下的“折旧费”明细科目中，这样“管理费用—折旧费”本期余额为100元，后来确认企业的折旧费应该在“制造费用”、“营业费用”、“管理费用”中按照5：
2：
3的比例分配。
操作步骤：
1：
期末——转账定义——对应结转，弹出“对应结转设置”对话框。
点击“增加”按钮，进行相应的设置。
设置后如图2-11所示。
2、点击“转账生成”，选择“对应结转”，“全选”全部的转入科目。
生成的凭证如图2-12所示。
注意：
1、结转系数合计不要求必须等于1；若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。
2、本功能只能结转一个科目的期末余额。
转出科目在生成的转账凭证上，会在该科目的科目性质相反的方向反映。
如本例中，管理费用是个“支出”科目，即借方科目，在转账凭证上，从贷方转出。
如果“管理费用”科目在结转前，是个贷方余额，则生成的转账凭证上，管理费用科目显示贷方红字。
3、转出科目和转入科目的辅助核算必须一致（同时设置，或者同时不设置，如设置，必须设置一样的辅助核算。
）。
4、如转出科目和转入科目都设置为“部门”辅助核算，则转出辅助项只能一个部门，转入辅助项可不相同（可以选择不同的部门）。
转出辅助项与转入辅助项也可不相同。
图2-11对应结转设置
图2-12生成转账凭证
5、转出科目和转入科目也可以输入一级科目，但要求科目结构必须一致（所谓科目结构一致：
是说科目的下级级次必须一样，并且每一级中的明细科目数应该一致。
）。
会自动完成对应明细科目的结转。
a：
如果转出科目和转入科目的科目结构不一致，则在定义对应结转的时候，转出科目和转入科目不能输入一级科目。
如下图，“营业费用”和“管理费用”的科目结构不一致，则在定义的时候，如果使用一级科目，则会提示如图2-13所示。
图2-13科目结构不同的报错
b：
如果此时在会计科目中增加“营业费用”的明细科目“水电费”，但科目编码是“550102”，则在定义“对应结转的时候”，选择一级科目，生成的转账凭证会把“550102”（营业费用---水电费）与“550202”（管理费用---办公费）对应。
假定“管理费用—折旧费”余额为100元，“管理费用---办公费”余额为60元，结转系数为50%，则生成的凭证如图2-14所示。
图2-14对应结转凭证
6、对应结转和自定义转账的区别
比较项目
辅助核算上
科目选择上
自定义转账
不要求一致
必须选择末级科目
对应结账
要求必须一致
可以选择非末级科目
（三）、销售成本结转
如果使用了业务通和核算模块，通过对库存模块中“销售出库单”的记账和制单，系统会自动结转每一种存货的销售成本。
如果没有启用业务通，但企业又希望自动结转销售成本，就可以使用这个功能来实现。
注意：
销售成本结转，是按照全月平均法的计价方法计算出库成本，如果要按照售价（计划价）来计算出库成本，可以通过总账——期末——售价（计划价）销售成本结转来实现。
例子：
某企业根据全月平均法计算商品销售成本，发生销售业务的时候，先确认销售收入，月末一次结转商品的销售成本。
操作步骤：
一、初始设置
1、把库存商品、主营业务收入、主营业务成本设为数量金额式的账页格式。
2、增加明细科目：
库存商品—A产成品 数量金额式 核算单位：
个
主营业务收入和主营业务成本增加同样的明细科目，并且设置一致。
二、期初余额
库存商品—A产成品：
期初数量10个，金额120元。
三、本期业务（不考虑税金）
1、采购A产成品15个，单价10元，填制凭证
借：
库存商品—A产成品150
贷：
银行存款150
注：
查询该科目的明细账，全月的平均成本为10.8元。
2、销售A产成品20个，销售价格20元，填制凭证：
借：
应收账款400
贷：
主营业务收入—A产成品400
此时我们应该按照全月平均法结转20个商品的销售成本，使用“销售成本结转”功能。
3、设置“销售成本结转”：
总账——期末——转账定义——销售成本结转
4、进行销售成本结转，A产成品的平均单价为10.8元，销售20个，总成本为216。
5、生成的凭证如下：
注意：
1、三个科目的明细设置必须一样，且必须是数量金额式的账页格式，设置核算单位。
2、所有科目的辅助核算也必须一致，不能有些科目有辅助核算，有些科目没有。
并且不能使用客户往来辅助核算。
如果使用了客户往来辅助核算，只能通过“自定义转账”完成。
3、因为销售成本结转是判断的“主营业务收入”的贷方发生数量，所以当发生销售退回的时候，填制的凭证上“主营业务收入”应该反映贷方红字，不应该反映在借方，否则的话，销售成本结转的时候，无法判断发生数。
4、当销售数量大于库存数量时，按照哪个数量来结转，通过“销售成本结转设置”中的选项来判断。
✧如果选择“按商品销售（贷方）数量结转，则按照销售数量乘以库存单价来结转销售成本。
如库存数量为5个，单价为10元，此时销售了15个，在销售成本结转的时候，如果选择这个选项，则本期的销售成本为15*10=150元；
✧如果选择“按库存商品数量（余额）结转，则上例中本期的销售成本=5*10=50元；
✧如果选择了第二个选项，并且当某商品的库存数量<=0时，不选择“结转此商品的库存金额余额”时，则无法生成销售成本结转凭证。
✧如果选择了“结转此商品的库存金额余额”时，则生成销售成本结转凭证为红字。
如现在库存商品数为-15个，单价为10元，总金额为-150元。
✧综合来说，从符合会计制度的要求上来看，应该选择第一个选项。
（四）、汇兑损益结转
汇兑损益：
是指当有外币核算时，由于汇率调整，导致按照记账汇率折算的人民币的余额与按照月末汇率折算的人民币金额的差额。
计算方法为：
月末汇率*外币余额-账面上人民币余额。
例子：
一家公司有外销业务，外币核算采用“固定汇率法”（当月的业务全部按照月初的记账汇率入账，月末统一按照调整汇率调整）。
6月共销售两笔对外业务，第一笔销售给国外的A企业，外币100元（不含税价），采用月初的固定汇率8.21元，收到117元（含税）外币存入银行。
第二笔销售给国外的B企业，外币50元（不含税价），仍采用固定汇率8.21，确认为应收账款。
月末的市场汇率为8.25，这样汇率提高了，银行存款外币户和应收账款外币户按照月末的汇率计算的话，金额就要调增。
这就要计算汇兑损益并生成相应的转账凭证。
通过“汇兑损益结转”完成。
操作步骤：
一：
初始设置
（1）建立账套的时候，“启用外币核算”；
1）
（2）增加外币，如美元$。
选择固定汇率，设置6月的记账汇率为8.21；
（3）在银行存款和应收账款科目下分别增加明细科目“人民币”和“美元”。
把两个“美元”明细科目设置为“外币金额式”的账页格式，外币核算选择“美元$”（注：
如果有外币核算的企业，必须要设置对应的明细科目，如果不设置明细科目，汇兑损益结转的数据是错误的）。
二、本月对外销售业务填制凭证如下（以第一笔直接收款业务为例）：
从余额表中看到100202和113102科目的余额，分别是960.57和480.29。
三、月末
（1）月末汇率为8.25，按照会计制度，要按照月末汇率对外币核算的科目进行调整；
100202=117.00*8.25=965.25，调增4.68（965.25-960.57）
113102=58.50*8.25=482.63，调增2.34（482.63-480.29）
（2）在外币档案中设置外币的调整汇率（参照增加外币）
（3）设置汇兑损益结转；
总账——期末处理——转账定义——汇兑损益
（4）生成汇兑损益的凭证：
a、查看汇兑损益试算表：
总账——期末处理——转账生成——汇兑损益结转——选中全部外币核算科目；
b、生成凭证：
按照本章中二、凭证处理中的
（一）利息收入的凭证处理的要求，最好把这张凭证调整为财务费用借方红字。
注意：
1、若要进行汇兑损益结转，则不能把“财务费用”科目设置为辅
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