基本建设项目档案管理规定.docx

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基本建设项目档案管理规定

1目的

为规范公司基本建设项目档案管理，充分发挥项目档案在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家有关法律法规和上级相关文件精神，结合公司实际，制定本规定。

2范围

本规定适用于公司基本建设（含新建、更新改造、大修理）项目档案管理。

3术语和定义

3.1建设项目档案

本规定所称建设项目档案指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体形式的项目文件。

3.2项目文件

本规定所称项目文件指项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。

3.3项目前期文件

本规定所称项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.4项目竣工文件

本规定所称项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

3.5项目竣工验收文件

本规定所称项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

4职责

4.1总经理办公室是公司建设项目档案工作的归口管理部门，主要职责：

4.1.1负责执行集团公司建设项目档案工作管理制度，制订公司建设项目档案管理办法；

4.1.2负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；

4.1.3负责公司建设项目档案验收工作；

4.1.4负责参加公司建设项目竣工验收；

4.1.5负责组织公司建设项目档案业务交流与培训工作；

4.1.6负责接收保管专业分公司级及以上审批管理项目的档案实体。

4.2工程处是公司新建项目工程管理部门，负责指导、监督、检查各项目部项目档案管理工作。

4.3生产处、管道处是公司更改大修项目工程管理部门，负责指导、监督、检查所属各单位项目档案管理工作。

4.4项目建设单位

4.4.1项目建设单位负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作；对项目档案的齐全、完整、准确负责；负责项目档案的移交工作。

4.4.2项目建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。

4.4.3项目建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案管理部门归档。

4.4.4项目建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。

5管理内容

5.1建设项目档案管理一般规定

5.1.1公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录和原始凭证，是生产运营、管理维护、工程改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。

5.1.2建设项目档案工作应当坚持“三同步”的原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

5.1.3项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。

5.1.4项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。

5.1.4.1档案完整指按《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档，各种文件原件齐全。

5.1.4.2档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。

5.1.4.3档案系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

5.1.5项目申请立项后，项目建设单位应明确档案管理机构、人员，负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。

5.1.6项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。

5.1.6.1项目建设单位在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。

5.1.6.2项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。

档案管理部门根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同（协议）付款环节。

5.1.7项目建设单位有关部门负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件，并负责案卷质量的审查。

5.1.8项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，完成项目文件的编制、整理、归档工作。

监理单位负责审核、签署项目竣工文件。

5.1.9建管分开管理的建设项目，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。

5.1.10采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目，项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。

5.1.11项目建设单位应当配备档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。

5.1.12项目建设单位要应用档案管理系统（E6）对项目档案进行归档与移交工作。

5.2建设项目档案收集、整理与归档

5.2.1反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入建设项目档案，参见《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）。

项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。

定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

5.2.2项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣工验收文件按“件”整理。

具体执行《归档文件整理规则》（DA/T22－2000）。

项目竣工文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2000）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）进行整理。

图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3－1989）要求统一折叠。

电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）。

5.2.3项目建设单位各机构和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交建设单位档案管理部门归档。

项目建设单位档案管理部门汇总项目文件，将全部档案条目录入或通过离线客户端导入“档案管理系统（E6）”并上载相应电子文件。

5.2.4项目建设单位和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作。

工程结束后，项目建设单位应根据工程实际编辑一套反映工程全过程的照片册。

另外，公司级以上的项目，还应编制一套反映所承担工程全过程的不少于30分钟的视频资料，并进行编辑配音。

5.2.5项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章应加盖在标题栏上方或左边空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处；竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替。

5.2.6项目档案收集、整理与归档具体执行《建设项目文件整理与归档操作指南》（附录C）。

5.3建设项目档案验收

5.3.1项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。

未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

5.3.2项目档案验收执行下列规定：

5.3.2.1由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目，项目档案验收由国家档案局组织或委托组织。

5.3.2.2由集团公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由集团公司办公厅负责组织。

5.3.2.3由专业公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由集团公司办公厅负责组织或委托组织。

5.3.2.4由公司组织竣工验收的项目，根据工程实际，项目档案验收可由总经理办公室单独组织验收，也可与工程竣工验收合并进行。

项目建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查，必要时可组织预检。

5.3.3项目档案验收应当按照下列规定，组成验收组进行验收：

5.3.3.1国家档案局组织的项目档案验收，验收组按国家规定组成。

5.3.3.2集团公司办公厅组织或受国家档案局委托组织的项目档案验收，验收组由集团公司办公厅、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

5.3.3.3公司总经理办公室组织的项目档案验收，验收组由公司总经理办公室、项目主管部门等单位组成。

项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。

专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加验收组。

5.3.4申请项目档案验收应具备下列条件：

5.3.4.1项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；

5.3.4.2项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

5.3.4.3完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作。

5.3.5项目档案验收前，项目建设单位应组织项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）和《建设项目档案验收内容及要求》（附录B）进行全面自检，并形成项目档案自检报告。

5.3.6项目档案自检报告应当包括以下主要内容：

5.3.6.1项目建设及项目档案管理概况；

5.3.6.2保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

5.3.6.3项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

5.3.6.4档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

5.3.6.5存在的问题及解决措施。

5.3.7项目建设单位应以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建设项目档案验收申请报告，并附项目档案自检报告，填报《建设项目档案验收申请表》（附表1）。

项目档案验收组织单位应在收到建设项目档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。

5.3.8项目档案管理机构应当参加项目的中交（间）验收、初步验收和竣工验收，并同步进行项目档案的预验收。

在项目竣工验收3个月前应完成项目档案验收工作。

5.3.9项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目建设单位、设计、施工、监理等参建单位和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。

5.3.10项目档案验收应当以会议形式按照下列程序进行验收：

5.3.10.1项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

5.3.10.2监理单位汇报竣工文件质量的审核情况；

5.3.10.3项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

5.3.10.4项目档案验收组汇总项目档案检查情况，对项目档案质量进行综合评价，并形成项目档案验收意见；

5.3.10.5项目档案验收组宣布项目档案验收意见。

5.3.11检查项目档案，应当采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。

抽查档案的数量应不少于案卷总数的30﹪，抽查重点为重要合同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更通知单等项目竣工文件，对抽查情况应填写建设项目档案验收检查记录，包括内容有档案（资料）号、验收检查情况描述、检查人、检查日期等。

5.3.12项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组织单位以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。

集团公司办公厅委托进行的项目档案验收，由集团公司办公厅以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。

5.3.13项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。

复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。

5.3.14项目档案验收意见应当包括以下主要内容：

5.3.14.1项目建设概况；

5.3.14.2项目档案管理情况，包括：

项目档案工作的基础管理工作，项目文件的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收结论性意见；

5.3.14.3存在问题、整改要求与建议。

5.3.15项目档案验收报告或者档案章节（专篇），应当纳入建设项目竣工验收报告中，建设项目《竣工验收鉴定书》中应有关于项目档案的评价。

5.3.16新建、扩建和试生产的国家和集团公司建设项目，由总经理办公室负责填写《建设项目档案管理登记表》（附件表2），一式三份，报集团公司办公厅，各工程项目经理部负责填报登记表。

《建设项目档案管理登记表》分为表一、表二、表三。

表一于项目开工后6个月内填写，对于未验收的建设项目，每年填此表一次；表二于项目档案预验收后1个月内填写；表三于项目正式竣工验收后1个月内填写。

5.4项目建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向有关档案管理部门移交项目档案。

建设项目档案移交及档案整理、保管执行《档案管理程序》。

6流程

无

7相关文件

7.1相关的公司体系文件和公司企业标准

7.1.1GDGS/CX66.02档案管理程序

7.1.2GDGS/ZY66.02－01档案分类规则

7.1.3GDGS/ZY66.02－02档案标识规则

7.1.4GDGS/ZY66.02－03档案著录规则

7.2相关的法律法规、标准、规范和依据性文件

7.2.1GB/T11822－2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

7.2.2GB/T10609.3－1989《技术制图复制图的折叠方法》

7.2.3GB/T18894－2002《电子文件归档与管理规范》

7.2.4DA/T28－2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

7.2.5DA/T22－2000《归档文件整理规则》

7.2.6Q/SYGD0163－2008《石油与天然气管道工程竣工验收细则》

7.2.7厅发〔2010〕187号《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》

8记录

8.1GDGS/ZY66.02－05/JL-06建设项目档案验收申请表

8.2GDGS/ZY66.02－05/JL-07建设项目档案管理登记表（表一、表二、表三）

9附录

附录AGDGS/ZY66.02－05/JL-01建设项目文件归档范围和保管期限表

附录BGDGS/ZY66.02－05/JL-05建设项目档案验收内容及要求

附录C建设项目文件整理与归档操作指南

编写部门：

总经理办公室

编写人：

徐美玲

审核人：

孙来勇

审批人：

刘增江

附录A建设项目文件归档范围和保管期限表

（此归档范围不限以下内容，未列入的请执行其他相关标准）

序号

归档文件

保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

可行性研究、任务书

1.1

项目建议书及其报批文件

永久

30年

1.2

项目选址意见书及其报批文件

永久

30年

1.3

可行性研究报告及其评估、报批文件

永久

30年

1.4

项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件

永久

30年

1.5

环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复

永久

30年

1.6

安全预评价报告及批复

永久

30年

1.7

地震安全性评价报告及批复

永久

30年

1.8

地质灾害危险评估报告及批复

永久

30年

1.9

水土保持方案报告及批复

永久

30年

1.10

水资源论证报告及批复

永久

30年

1.11

职业病危害预评价及批复

永久

30年

1.12

设计任务书、计划任务书及其报批文件

永久

1.13

区域总体规划

永久

30年

设计基础文件

2.1

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2.2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

30年

2.3

水文、气象、地震等其它设计基础资料

永久

30年

设计文件

3.1

总体设计（总体规划设计）

永久

3.2

工艺设计包

永久

3.3

初步设计及其报批文件（基础设计）

永久

3.4

施工图设计（详细设计）

30年

永久

3.5

工程设计计算书

30年

3.6

关键技术试验

永久

3.7

设计审查、鉴定及审批

永久

3.8

安全生产专项设计

永久

项目管理文件

4.1

征地、移民文件

4.1.1

征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图

永久

4.1.2

征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书

永久

4.1.3

建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、征用土地使用证

永久

4.1.4

建设前原始地形、地貌的状况图、照片

永久

4.1.5

施工执照

永久

4.2

项目报批文件

4.2.1

项目申请核准文件及附件、核准批复文件

30年

4.2.2

项目开工申请报告及附件、项目开工批复

30年

4.3

计划、投资、统计、管理文件

4.3.1

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划

30年

4.3.2

概算、预算管理、差价管理文件

30年

4.3.3

合同变更、索赔等涉及法律事务的文件

30年

4.3.4

规程、规范、标准、规定等文件

30年

4.3.5

技术协议、技术设计审查

30年

4.3.6

合同控制文件（投资、进度、质量、安全）

30年

4.4

招标投标、承发包合同协议

4.4.1

招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、招标文件审查

30年

4.4.2

投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件

永久

30年

4.4.3

开标议程、开标大会签字表，报价表，评标纪律、评标人员签字表，评标记录、报告

30年

4.4.4

中标通知书

30年

4.4.5

未中标文件

自存

4.4.6

合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

永久

30年

4.5

专项申请、批复文件

4.5.1

环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划、职业健康等文件

永久

4.5.2

水、暖、电、供气、通信、排水等配套协议文件,以及工程途径铁路、公路、输电线路和河流穿跨越等协议文件

30年

4.5.3

原料、材料、燃料供应等来源协议文件

30年

4.6

QHSE文件

30年

4.7

声像材料

30年

施工文件

5.1

建筑施工文件

5.1.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底记录

30年

5.1.2

施工组织设计、方案及审批记录，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件

30年

5.1.3

原材料及构件出厂证明、质量证明书、复验单

30年

5.1.4

建筑材料试验报告

30年

5.1.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

30年

5.1.6

施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量记录、复核记录、地质勘探资料

永久

30年

5.1.7

土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录、基础检测记录

永久

30年

5.1.8

施工日记、大事记

30年

5.1.9

隐蔽工程检查验收记录

永久

30年

5.1.10

各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告

永久

30年

5.1.11

工程质量检验、评定验收记录

永久

30年

5.1.12

技术总结，施工预、决算

30年

5.1.13

交工验收记录

永久

30年

5.1.14

竣工报告、竣工验收报告

永久

5.1.15

竣工图

永久

30年

5.1.16

声像材料

30年

5.2

设备及管线安装施工文件

5.2.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底记录

30年

5.2.2

施工组织设计、方案及其审批文件，施工计划、技术措施文件

30年

5.2.3

原材料及构件出厂证明、质量证明文件、复验单

30年

5.2.4

建筑材料试验报告

30年

5.2.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

30年

5.2.6

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、质量检测

永久

30年

5.2.7

隐蔽工程检查验收记录

永久

30年

5.2.8

强度、密闭性试验报告

30年

5.2.9

设备、网络调试记录

30年

5.2.10

设备安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告

30年

5.2.11

系统调试、试验记录

30年

5.2.12

管线清洗、试压、通水、干燥通气、消毒等记录

10年

30年

5.2.13

管线标高、位置、坡度测量记录

30年

5.2.14

交工验收记录、工程质量检验、验收评定记录

永久

30年

5.2.15

竣工报告、竣工验收报告

永久

30年

5.2.16

竣工图

永久

30年

5.2.17

声像材料

30年

5.3

电气、仪表安装施工文件

5.3.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底

30年

5.3.2

施工组织设计、方案及审批文件，施工计划、技术措施文件

10年

30年

5.3.3

原材料及构件出厂证明、质量证明文件、复验单

30年

5.3.4

建筑材料试验报告

30年

5.3.5

设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

30年

5.3.6

系统调试、整

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