微信群建立与监管管理制度.docx

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微信群建立与监管管理制度.docx

微信群建立与监管管理制度

下发层级：

一级（通用）

发布时间：

1月13日

编码：

RLZY-08-17

制定目的

为宣传企业文化，弘扬企业精神，传递企业正能量，营造活跃的工作氛围；同时便于总公司通知及时下发，保证重要信息迅速、便捷地通过微信传递给相关人员，提高员工的执行力和工作效率；便于人员工作沟通和交流，加强总公司各部门、各分公司的协调和配合，以及优势资源和资讯的分享，特制定此制度。

适用范围

本制度适用于我司微信工作群中所有人员。

规范事项

一、微信群设立规范

根据微信群成员的业务板块、岗位层级，总公司微信工作群主要分为一级、二级两个层级，其中一级微信群30个，邀请总经理入群；二级微信群24个，覆盖总公司各部门、各分公司负责人、副总经理;各分公司微信工作群主要分为一级、二级两个层级，其中一级群为分公司各部门负责人、中心支公司负责人、支公司负责人，二级群为分公司各部门、中心支公司、支公司全员。

（一）一级微信群明细

总公司一级微信群明细

数量

群名称

群成员

特殊人员

群管理员

总公司高层干部群

总公司副总经理级以上人员

总经理日常秘书

秘书室

高管+总、分、支一把手群

总公司副总经理人员、总公司各职能部门负责人、各分公司负责人、总公司各职能部门副总经理、总经理助理、分公司副总经理、总经理助理

秘书室全体

总公司考核人员

中层干部群

总公司各部门、各分公司主管（含）以上人员

——

总公司考核人员

工作督导群

总公司副总经理人员、总公司各职能部门负责人、各分公司负责人、涉及督导业务工作相关人员

秘书室全体

总公司考核人员

·个险事业部

总公司个险事业部负责人、副总经理、各科室负责人、各分公司个险部负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·团险事业部

总公司团险事业部负责人、副总经理、各科室负责人、各分公司团险部部门负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·银邮事业部

总公司银邮事业部负责人、副总经理、各科室负责任人、各分公司部门负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·银邮创新事业部

总公司银邮创新事业部负责人、副总经理、各科室负责任人、各分公司部门负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·互联网直销事业部

总公司互联网直销事业部负责人、各事业部副总经理、各部经理、各分公司互联网直销部负责人。

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·中介代理事业部

总公司中介代理事业部负责人、各科室负责人、各分公司中介部负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·核保客服中心

总公司核保客服中心负责人、副总经、各科室负责人、各分公司核保客服部负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·理赔中心

总公司理赔部全员、各分公司理赔部负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·精算中心

精算中心全员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·产品开发中心

产品开发中心全员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·信息中心

总公司信息中心负责人、经理、各科室负责人、主管。

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·培训中心

总公司培训中心负责人、副总经理、各科室负责人、各分公司培训部负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·财务中心

总公司财务中心负责任人、各科室负责人、各分公司财务部负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·计划中心

计划中心全体人员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·风险管理中心

总公司风险管理中心负责人、各科室负责人、各分公司风险合规部负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·法律合规中心

法律合规中心全员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·审计中心

审计中心各版块负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·监察中心

监察中心各版块负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·秘书室

秘书室全体人员

总公司考核人员

·行政办公室

总公司行政办公室负责人各科室负责人、各分公司行政办公室负责人

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·人力资源中心

总公司人力资源中心负责人、部门副总经理及招聘、绩效薪资、考核、员工关系、党工管理室负责人、各分公司人力资源部经理

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·印章管理中心

印章管理中心部全部

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·董事会办公室

董事会办公室全员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·机构发展部

机构发展部全部

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·资管中心

资管中心副总经理级（含）以上人员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

·福保经纪

福保公司各科室经理级（含）以上人员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

（二）总公司二级微信群明细

总公司二级微信群明细

数量

群名称

群成员

特殊人员

群管理员

个险事业部

总公司个险事业部、各分公司个险部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

团险事业部

总公司团险事业部、各分公司团险部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

银邮事业部

总公司银邮事业部、各分公司银邮事业部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

银邮创新事业部

总公司银邮创新事业部、各分公司银邮创新事业部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

互联网直销事业部

总公司互联网直销事业部、各分公司互联网直销部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

中介代理事业部

总公司中介代理事业部、各分公司中介部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

核保客服中心

总公司核保客服中心、各分公司核保客服部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

理赔中心

总公司理赔部、各分公司理赔部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

信息中心

总公司信息中心负责人、经理各科室负责人、主管。

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

精算中心

精算部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

产品开发中心

产品开发中心部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

培训中心

总公司培训中心、各分公司培训部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

财务中心

总公司财务、各分公司全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

计划中心

计划中心全体人员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、板块秘书

总公司考核人员

法律合规中心

法律合规中心全员

分管总经理、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

风险管理中心

总公司风险管理中心负责人、各科室负责人、各分公司风险合规部负责人

分管总经理、法律合规中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

审计中心

审计中心全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

监察中心

监察中心全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

行政办公室

总公司行政办公室、各分公司行政办公室全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

人力资源中心

总公司人力资源中心、各分公司人力资源部全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

资管中心

资管中心全员

分管总经理、法律合规中心、风险管理中心、审计监察中心、信息中心、行政、培训中心、财务中心、战略企划中心各中心负责人、板块秘书

总公司考核人员

机构发展部

总公司机构发展部全员、分公司机构发展部全员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

福保

福保公司全员

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

分公司

各分公司负责人、副总经理

分管总经理、板块秘书

总公司考核人员

（三）分公司微信群明细

数量

群名称

群成员

特殊人员

群管理员

分公司高层群

分公司各部门负责人、中心支公司负责人、支公司负责人

总公司分管总经理、对应板块秘书

总公司考核人员

分公司员工群

分公司各部门、中心支公司、支公司全员

——————

总公司考核人员

二、微信群日常管理及维护

（一）微信群管理员职责

为便于总公司微信群管理，每个微信群均设立群管理员和辅助管理员，具体职责如下：

1.群管理员职责

（1）管理群成员

管理员负责微信群的建立与维护，保证每位员工都在所属层级的微信群中，不得遗漏成员。

微信群建立后，管理员需立即更改群名称，群名称为“（公司/部门）群”统一格式。

工作群一律采用实名制，管理员督促群成员更改群昵称，群昵称统一格式为“姓名+部门”。

管理员负责群成员的更新与管理，如有岗位调整或离职人员不再适合留在此群，当事人未及时退群，群管理员应于成员岗位调整后一天内将该成员移出该群。

（2）维护群秩序

管理员需实时关注微信群氛围，确保工作群中的内容积极、阳光、正面。

工作群中有关总公司的负面消息或虚假信息要及时删除，并将负面或虚假信息发送者上报人力资源中心员工关系组。

管理员应调节微信群活跃度，充分发挥微信群在加强沟通、提高工作效率以及提高团队凝聚力等方面的作用。

群管理员言语文明，不得在群内发布网络谣言、虚假信息、病毒链接、商业广告等不良信息。

（3）更新群公告

微信群管理员要及时更新群公告，群公告内容要符合企业文化、公司制度、微信管理办法、总公司重要通知等。

不得包含虚假信息、人身诽谤、色情、暴力、有辱公司形象的内容。

（4）微信群交接

管理员岗位变动或调整，须将微信群的管理事宜与其他工作一起交接。

原则上一日内交接新的管理员，并待交接完成后，自动退群，不得将本群的内容泄漏。

（二）辅助管理员职责

1.辅助管理员任职资格

由总公司人力资源中心经理指派若干稳定性好、保密性强的人力条线人员协助管理各级微信群。

2.辅助管理员职责

微信群的辅助管理员需协助新入职员工加入本群，及时通知其主动加群，同时，如有本部门或本公司的不符合群人员身份定位的人员加入本群，需告知其退群，如其不退群，需告知管理员，由管理员将其移除。

（三）微信群成员职责

1.基本要求

（1）员工要明晰自己需加入的微信工作群，若未加入需及时与群管理员申请加入微信群，入群后立刻更改群昵称，保持手机微信畅通。

（2）微信群成员岗位变动或调整，不应继续留在原微信工作群，应于岗位调整后一天内退出群聊。

（3）群成员自加入本群后，不得擅自退群，以免错过紧急通知。

离职人员或岗位调整人员除外。

（4）各微信群成员严格按照群的成员属性划分，群成员不得私自邀请不属于本群目标成员入群。

（5）员工之间不得私自建立除上述微信群以外的微信群，进行工作中的私下交流。

2.保密要求

公司秘密：

指不为公众所知悉，关系公司利益，具有实用性并经公司采取保密措施保护的技术信息、经营信息和人事、管理信息，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。

各行政办公室是保密工作具体监督、检查、考核的职能部门，对保密制度的执行情况进行不定期抽查，并接受来自各方面的意见和泄密举报，随时向分管总经理、总公司领导汇报。

各部门、公司负责人为保密工作的第一监督人，负责本部门、公司保密工作的监督管理工作；涉密资料的保管人为直接责任人，对资料负有保密管理责任。

（1）微信群成员严格保守公司机密，微信群内的业务通报、群内通知、工作事项等内容严禁转发给非相关人员。

包括但不限于如下内容不得在微信中进行沟通：

价格成本、成交意向、合同信息、财务报表。

调研报告、工作计划、发展方案、投（融）资计划。

销售计划、销售信息、招标信息、客户信息。

人事档案、人事任免、诉讼纠纷突发事件、批示意见。

（2）在微信群中派发任务，需明确具体，同时需防止信息转发，泄露公司机密。

（3）微信群内所有的信息及沟通情况，不允许以复制、截屏、转发等形式泄露给非本群人员，也不得将信息以任何渠道发布到本群之外。

（4）当员工离职交接单审批流转至人力培训时，由群管理员于1日内确认员工退群情况，若仍在群内，则将离职人员从相应微信群删除，防止群内信息泄露。

3.分享要求

（1）对于公司对外分享的信息，微信群主主动提醒分享，群成员必须分享到朋友圈，增加活动宣传效果、提升公司形象和影响力。

（2）群成员必须学会并灵活运用微信群，以保证公司指令传达到位，不能以“不会用微信”、“运用不熟练”作为理由。

（四）微信进群、退群、换群要求

1.进群管理

（1）新员工入职当日，由本部门领导或本部门同事将其加入相应微信群。

（2）微信群主检查新员工加群情况，同时审计监察中心对新员工入群情况随时抽查，进行监督。

2.退群管理

（1）职位调动，退群

员工因工作跨部门调动，需员工本人主动退出原所在微信群，并由新部门领导或同事在接到员工调转单1日内，将员工加入相应微信群。

员工调转单需转人力培训审核调转员工微信换群情况，并确认签字。

（2）离职，退群

）总公司人力资源中心员工关系人员在接待员工离职审批结果第一时间联系该员工所在部门负责人，由部门负责人通知离职员工办理手续同时退出目前所在的所有与工作相关的微信群。

长期请假员工，总公司人力资源中心薪资人员在请假申请审批通过后，第一时间联系该员工所在部门负责人，由部门负责人通知请假员工退出目前所在的所有与工作相关的微信群，待该员工假期结束后，正式上班后再重新按照进群管理方法进入原有微信群。

三、微信群工作管理要求

（一）微信汇报

1.各级领导在微信群中提出的问题、下达的任务，相关责任人必须在看到信息时第一时间予以回复确认，并将通知及时传达，工作快速落实；回复模板：

“按时回复、马上执行。

事项进展情况。

完成时限：

××，责任人：

××。

”

2.总经理在微信群中下达的任务，相关责任人须在当日形成总经理微信指示意见（格式与面报意见模板一致），上报总公司审批，报批后进行任务派发。

3.总经理在微信群中下发的通知、指示等，相关责任人必须第一时间回复，并立即组织贯彻落实，严禁不反馈、不执行。

4.总经理加入的微信工作群，总经理办秘书室经理必须加入。

总经理下发微信指示后，秘书室经理负责检查群成员回复情况，并记录总经理指示内容，及时进行宣传、跟踪、催办。

5.总经理在微信下达工作任务，有明确工作时限的，按时限完成，没有明确工作时限的，完成时限应在三日内，特殊情况需延期工作时限时，应在上报总经理微信指示意见中写明原因并明确时限，报批通过后方可执行。

6.每日微信群内汇报当日工作计划和完成情况，需由总公司各部门负责人、各分公司总经理自己列出当日工作完成情况，分清完成工作项和未完成工作项，禁止由文员列出后再由高层领导和部门经理转发。

未完工作对应期权考核，审计监察中心、计划中心、信息中心不定期检查微信工作汇报。

7.涉及外出、接待来访等外联工作，各级外出人员外出前需在对应的微信群里汇报外出地点、约见人员、此行目的及达到目标、预计返回时间等情况，高管需在高管微信群中汇报，其他各层级人员需在对应的微信群中向上级领导汇报，结束后15分钟内在微信群中反馈结果。

涉密的信息需单独汇报，不能在微信群中反馈。

8.涉密工作进展及结果，由责任人向交办人单独汇报，不能在微信群中汇报。

（二）工作及业务讨论

1.微信群中探讨的问题可以展开讨论，但不得矛头指向他人，不得抨击人格，要多用感谢、鼓励或赞美的言语，营造的群氛围。

2.正确对待群里不能及时解决的问题，各部门要及时传达，落到实处。

3.微信群主要用于业务讨论。

讨论哪些业务有风险、哪些业务流程有漏洞等工作内容。

4.存在问题或漏洞的部门或分公司，应针对问题或漏洞进行研究和展开讨论，部门或分公司负责人拿出意见，提出解决方案。

5.对于部门内工作沟通，员工需在总公司已确立的微信群中交流，不允许刻意回避总经理，不得在总公司确立的部门微信群之外另行建立部门微信群，已建立需在本制度下发当日予以取消，审计监察中心将不定期对员工微信群进行检查。

6.对于部门间沟通，由工作牵头部门的负责人建立微信群，其他人员无建群权利。

将工作相关人员和相关业务口秘书加入群内，进行工作交流和沟通，保留完整聊天记录，以便随时查看。

7.所有的沟通工作均可在部门微信群中进行沟通，员工有好的建议也可以在微信群中提出，各级领导要鼓励、支持员工在微信群中发言，并针对发言进行回复，营造出畅所欲言，积极阳光的沟通环境。

同时针对发言积极的、阳光的、有责任心的人员，人力资源中心重点关注，同时给予物质奖励。

8.如有特殊情况（如工作需要、保密需要等），部门可自建三级微信群进行沟通与交流。

建群需填写微信群建立申请表（模板后附），经部门负责人签字确认后，转人力资源中心备案，审核通过后，部门于1日内建群，并将相关人员、对应秘书加入群内，微信群管理员由部门负责人担任，微信群成员需履行本制度要求的各项义务和职责。

（三）工作通知

1.所有的临时性任务、会议等，均需以通知形式在微信群中发布，以此通知相关人员。

2.微信群中发布的临时性任务、会议通知，涉及人员必须回复，回复需包含责任人和完成时限。

3.所有在微信群中发布的任务通知、会议通知等，任何人不得以任何形式外切，务必做好保密工作。

4.所有群信息，微信群成员不得外泄，如有给公司经济、名誉造成损失的，公司将以法律手段予以追讨。

5.微信群内的任务通知、会议通知及各沟通内容，均需保留，不得删除，以便信息备查。

审计监察中心人员需不定期对微信群进行抽查。

（四）微信工作任务派发及监管

微信派发、反馈工作实行层级制，各层级根据各自的权限在对应的微信群中进行任务派发与反馈。

分管总经理、分公司总经理、部门负责人负责各层级工作任务的布置和执行情况的跟踪检查。

1.临时性工作派发

（1）总经理交办临时工作

总经理交办的临时性工作，秘书室秘书或接到工作指令的第一责任人在明确工作任务后第一时间传达至各分管总经理。

分管总经理或接到工作指令的第一责任人，根据工作任务的性质，决定是否需以微信群或现场组会形式进行研究，明确工作标准、完成时限以及责任人；如不需开会可直接在一级微信群中布置工作任务，如需开会，待会后明确意见后再通过一级微信群进行任务布置。

（2）其他临时性工作

接到临时性工作的第一责任人明确工作任务后立即将任务传达至任务的直接责任人。

临时性工作的直接责任人根据工作任务的性质，决定是否需以微信群或现场组会形式进行研究，明确工作标准、完成时限以及责任人。

如不需开会可直接在对应层级的微信群中布置工作任务，如需开会，待会后明确意见后再通过微信群进行任务布置。

2.工作任务反馈

（1）总经理派发工作需分管总经理或者任务接受的第一责任人在一级微信群中进行汇报。

（2）其他工作按照日报的形式由各部门负责人在一级微信群中进行汇报；每日下班前各部门责任人需将当日工作进展进行汇报、总结，分管总经理、分公司总经理、部门负责人需对当日布置任务完成情况及进展在微信群中进行总结，包括工作名称、工作进展，存在问题，解决意见，完成时限、责任人。

（3）涉密工作，需点对点进行工作任务布置、汇报、沟通及反馈。

3.工作任务监管

（1）临时性工作任务派发后，任务派发人员需及时跟踪落实派发任务的执行情况；总经理所派发临时性工作由分管总经理及秘书室秘书共同跟踪落实；需明确工作进展以及工作中存在的问题，工作落实后需及时反馈，传达最新意见。

（2）计划内工作任务，按照层级监管的原则，由上一级领导对下一层级人员的任务完成情况进行监管；即分管总经理对分管的分公司总经理、总公司部门负责人的工作进行监督、指导，每天通过微信落实工作进展，明确工作时限、提出工作过程中存在问题的解决办法。

分公司总经理、总公司部门负责人按此执行。

（3）秘书室各业务口秘书需对总公司所有工作任务进行监督、跟踪、落实，明确各重点工作及总经理交办或关注工作的推进执行情况。

（4）任务监管人员需对未按时反馈、未按时限推进任务的责任人及时进行提醒、督促。

（5）审计监察中心不定期对微信群中工作任务的汇报和反馈情况进行监督检查，重点是总经理交办工作。

（6）战略企划中心根据计划内工作任务对每月微信中汇报的工作计划完成情况进行监督检查，核实微信中汇报的内容与实际工作的一致性。

（7）分公司行政办公室对各自公司微信群中工作任务的汇报和反馈情况进行监督检查。

（五）制度、政策、通知下发

对于需要下发的制度、政策、通知等，在报批后，由制定人将制度、政策、通知的内容、附件、原批示发至部门对口秘书，秘书审核内容无误后下发至“高管+总、分、支一把手”群中，供总分管理人员学习及向全体员工宣导。

四、微信群内容发布要求

（一）微信群鼓励发布的

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