集团公文管理办法.docx
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集团公文管理办法
1.0总则
1.1目的
为使集团公司公文处理工作规范化、制度化，结合集团公司实际情况，特重新修订下发。
1.2适用范围
本管理文件适用于集团公司本部公文管理，各成员公司参照本管理文件另行制定公文管理制度。
1.3公文的定义
公司公文，是指公司发布须执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；请示和答复问题；指导、布置和商洽工作；报告情况、交流经验的重要工具，是具有法定效力和规范体式的公务文书。
2.0公文种类
2.1公文类别
2.1.1决议：
用于公司经会议讨论通过的重要决策事项。
2.1.2决定：
用于对重要事项做出决策和安排。
2.1.3指示：
用于上级单位对下级机构布置工作，提出开展工作的原则和要求。
2.1.4意见：
用于对重要问题提出见解和处理办法。
2.1.5通知：
中心（部门）将某种规范、情况、事项传达给有关部门、人员的一种公文文种。
用于发布公司法规、任免干部、传达上级单位的指示，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，发布要求下级单位办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
2.1.6通报：
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
是集团公司将工作情况、经验教训以及各种典型事例告知各中心（部门）、成员公司和相关人员的公文文种。
2.1.7公告：
用于公司对重大事件当众正式公布或者公开宣告，宣布的公文。
2.1.8报告：
指各中心（部门）、成员公司向集团公司汇报工作、反映情况、提出建议、回答集团公司询问或报送的文件。
2.1.9请示：
指各中心（部门）、成员公司报送集团公司领导的报请性公文，主要将工作中遇到的问题，工作状况以及解决问题的办法报请集团公司指示、批准、批复。
2.1.10批复：
集团公司或相关中心（部门）答复下属成员公司、部门请示的公文文种。
2.1.11规章制度：
指集团公司制定的相关生产经营管理制度、规定、办法。
2.1.12公函：
是集团公司及各成员公司与其他单位联系，商洽工作，询答问题的公文文种。
是公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围非常广泛。
2.1.13会议纪要：
是传达集团公司会议议定事项和主要精神，要求与会单位和人员共同遵守、执行的公文文种。
2.2公文按来源划分：
2.2.1内部来文：
集团公司各中心（部门）或成员公司来文。
2.2.2外部来文：
指政府单位来文、主管业务部门来文等。
2.3公文类型：
可分为红头文件、黑头文件。
2.3.1红头文件：
属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，是公司最严肃、具有权威性的正式文件，具有强制性，须以公司名义行文。
如：
决定、决议、规定、制度、重要通知、通报等。
本制度所指的红头文件主要用于向上级单位的请示、报告，向下属单位作出指示、重要的通知、通告、通报等。
2.3.2黑头文件：
属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，一般为黑头文件直接行文。
如：
一般通知、临时文件等。
本制度所指的黑头文件主要指属于公司既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件。
3.0公文格式
3.1红头文件：
凡重大决定性事项、重要通知、通报、报告、请示、批复等文种，均以套红头公文格式发出。
3.1.1公文（红头文件）的格式：
一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、主题词、抄送单位、附注等部分组成。
统一由人资行政中心设计模板，包括文件文头及文件字号。
3.2版头：
由发文单位全称，用套红大字居中印在公文首页上部（公司文件、公司对外的正式公文均应套印红头，各中心（部门）内部流转文件可用黑头文件格式。
各中心（部门）的红头文件版头需经集团人资行政中心确认后方可印制使用。
3.3密级：
公文的秘密等级，标注于份号下方。
秘密的公文应标明密级：
即“绝密”、“机密”、“秘密”、“一般”，由文件起草部门负责人核定相应的密级。
3.3.1绝密：
是指涉及公司核心秘密的内容的文件，一旦泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。
3.3.2机密：
是涉及公司重要秘密内容的文件，一旦泄露会使公司的利益遭受较大的损害。
3.3.3秘密：
是涉及公司一般秘密内容的文件，一旦泄露会使公司的利益遭受一定的损害。
3.3.4一般：
无涉密要求的公文。
3.4紧急程度：
对公文送达和办理的时间要求。
紧急文件应分别标明“特急”、“加急”。
3.5发文字号：
包括公司代字、年号、顺序号。
由发文单位代字（见各公司代字标准表）、发文年度、发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。
联合行文，一般只标明主办单位的发文字号。
3.6年份、序号：
用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；发文编号按年度从“1”开始编写，不加“第”字。
如“****集团[****]3号。
3.7公司代字标准：
单位名称
简称
代字
单位名称
简称
代字
3.8签发：
上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后标注签发人姓名，黑头文件签发在落款处，位于正文的右下方，发文日期的上方。
3.9标题：
应当简要准确的概括公文的主要内容，由发文单位、公文主题和文种三部分组成或公文的主题和文种组成，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
文件的标题为小2号黑体，不能以引用文件字号代替内容提要。
标题中除法规、规章名称书名号外，一般不用标点符号。
3.10正文：
公文的主体，一般由标题、主送机关、正文、附件、发文机构名称、成文日期、印章、附注等组成。
用来表述公文的内容，位于标题或者主送单位下方。
3.10.1公文的结构层次：
第一层为“一”，第二层“
（一）”，第三层为“1”，第四层“
（1）”若还有下级目录则用Ⅰ、Ⅰ）、ａ、ａ）表示。
公文应尽量避免采用多层次结构。
注解：
《国家行政机关公文处理办法》明确规定：
“结构层次序数，第一层为‘一、’，第二层为‘
（一）’，第三层为‘1.’，第四层为‘
（1）
3.10.2文件统一使用A4纸打印，文件的代字代号为13号宋体；正文为13号宋体，从左至右横写横排；主题词、抄送13号黑体，打印、核稿、份数为5号宋体；行距为1.3倍。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。
3.10.3上行文红头文件版头上边距（含版头）为“15厘米”；平行文、下行文红头文件版头上边距（含版头）为“9.5厘米”，下边距为“2厘米”，左边距为“3厘米”，右边距为“2厘米”，使用左侧两钉装订。
黑头文件标题为小2号黑体，正文为13号宋体，行距离为1.3倍。
上边距为“2厘米，下边距为“2厘米”，左边距为“3厘米”，右边距为“2厘米”。
3.10.4会议纪要标题为小2号黑体，正文为3号宋体，行距离为1.3倍。
上边距为“2厘米，下边距为“2厘米”，左边距为“3厘米”，右边距为“2厘米”。
3.11附件、附注：
标于文件内容之后，落款之前，注明附件顺序和名称。
附件一般与主件合订发送，如不能合订，应在附件首页右上角注明文件的发文字号，与主件同时发送。
附注指公文需要说明的其他事项。
应居左加括号标识在成文日期的下一行。
3.12发文单位署名：
应用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
3.13成文日期：
成文日期应当写明年、月、日，日期必须用大写数字表示（如：
二○一四年一月一日），位于发文单位署名右下方。
一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发单位领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。
联合行文中落款，主办部门应排列在前。
决议、决定、条例、规定等不标明主送单位的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
3.14印章：
除会议纪要和印制特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文单位印章。
印章盖于公文右下端落款处，要求上不压正文，下要骑年盖月，印章要清楚、端正。
不符合行文规则、原稿未经签发、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。
除正式公文盖印外，原稿也应盖印，以示办结。
联合上报的公文，可由主办机关加盖印章或负责人签章；联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章或负责人签章。
各中心（部门）对外行文不需加盖公章的，以各中心（部门）负责人签字代章。
3.15版记
3.15.1主题词：
主题词一般从发文标题中选词标注。
标注顺序是先标类别词，再标类属词，是后标文种。
“主题词”用13号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用13号宋体字，词目之间空1字，此行内容加以下划线，宽度同版心。
一般除类别词外最多不超过5个。
3.15.2主送单位：
是行文的主要对象,即要求主办和答复的单位,也就是对文件内容负有掌握、答复或贯彻执行责任的受文单位。
“主送单位”用13号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，单位名称用13号宋体字，单位之间以顿号区别。
3.15.3抄送单位：
指除主送单位的需要执行或知晓公文内容的其他单位（不包括在主送部门），应使用全称或规范化简称、统称。
“抄送单位”用13号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，回迁时与冒号后的抄送单位对齐；单位名称用13号宋体字，单位之间以顿号区别。
集团公司本级抄送排序为各中心（部门）、成员公司、公司领导（排序按级别大小，如级别一致按任命时间先后为序），单位与个人之间用逗号区隔，在最后一个单位或个人后标句号。
此行内容加以下划线，宽度同版心。
3.15.4抄报单位：
指需报送的上级单位。
3.15.5其他：
指文件打印、核稿、印制份数。
位于抄送单位下方，宋体5号字。
3.16函的公文格式：
一般由标题、主送机关、正文、结尾、结语、结尾落款（署名和成文时间）组成。
4.0行文规则
4.1总原则：
行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。
4.2公司的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。
成员公司不得越级行文。
4.3成员公司之间接洽事务用“函”。
公司向不相隶属单位行文一般用公函。
4.4成员公司涉及融资性文件或对外报表须经集团财务控制中心/资金结算中心批准，报人资行政中心备案。
4.5内部行文规范简称：
集团文件对内自称“集团”；****集团成员公司向集团公司行文称“****集团”；集团向成员公司行文用成员公司规范性简称；对外行文,首次出现公司名称应用全称,如注明下文简称可在下文使用简称。
4.6公司向政府机关及外部单位的请示或报告，须采用上行文红头文件版头。
涉及两个以上机关的，应抄送其另一上级机关。
公司的决定、决议类公文，用公司名义（公司红色文头、文号）发文。
公司各中心（部门）内部流转发文可按公文的种类和性质（通知、公告、通告、通报），用部门的名义发文，需用统一的文头，并进行发文编号。
4.7成员公司向公司本级请示问题应当通过发文管理程序，并做到一文一事，请示一般明确一个主送单位，不要多头主送。
不应当在非请示中夹带请示事项。
如果需要同时上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式，不要同时抄送下级单位。
请示除领导直接交办的事项外，一般不以个人名义上报。
4.8请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。
除特殊情况外，请示应当送集团人资行政中心按规定程序处理，不得直接送集团公司领导个人。
4.9除特殊情况逐级上报会延误时机、遭致损失之外，公文一般不得越级上报。
因特殊情况，必须越级行文的，越级上报的公文要同时抄送被越级的上级单位。
对不符合规定和要求的越级行文，收文机关可不予办理，并予以退回。
4.10黑头文件由部门负责人签发，可直接行文。
5.0公文形成
公文的形成过程，包括拟稿、核稿、复核、审核、签发、校对、用印、分发、存档、传阅等程序。
5.1拟搞：
公文起草必须使用统一格式，由行文单位熟悉该项工作和业务的专人负责。
重要公文应由行文单位负责人主持起草，在适当范围内征求意见，经集体研究后定稿。
5.2草拟公文应遵守以下几点：
5.2.1符合国家法律、法规。
如提出新的政策规定，应与原有的有关政策相衔接，并加以说明。
5.2.2实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精练、标点准确，篇幅力求简短。
5.2.3用词准确、规范。
人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文等准确无误。
使用简称应先用全称，在括号内注明“以下简称XX”。
简称应规范化。
时间应具体到年月日，不得将“20XX年”简写成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等词语表达。
5.2.4公文中的数字，除发文时间、内容结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均使用阿拉伯数字。
公文中应使用国家法定的计量单位。
5.2.5引用公文应先引标题，后引发文字号。
5.2.6起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。
5.2.7集团公司发文使用OA“公文审批流程”将草拟的公文上传，根据公文内容进行会签、审核、签发流程。
5.2.8各中心需要发文，使用OA“公文审批流程”将草拟的公文上传，由部门负责人审核公文内容后进入会签、审核、签发流程。
5.3核稿
公文草拟完毕后按流程进行审核。
审核的重点是：
是否需要行文，应由哪一个部门行文，该向哪些部门行文；是否符合国家的方针政策与法律法规；与本公司颁发的文件是否衔接；提出的意见和办法是否明解具体、切实可行；需要同有关部门协商的事项，是否已协商一致；内容是否准确属实；文字表达、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定，文件格式是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则问题，应退回原承办部门修改，审核人要明确签署意见、姓名和时间。
5.4会签
5.4.1两个及以上部门联合行文的公文需要会签，行文单位将需要会签的文稿上传OA，主动与相关单位协商、会签。
未按规定会签的文稿，人资行政中心可以退回重办。
5.4.2在会签过程中遇有分歧意见，应由行文单位请示领导处理，要如实反映各方面意见，在OA流程中批注清楚，便于发文部门修订。
5.5审批签发
5.5.1审批公文，主批人应明确签署意见、姓名和时间。
其他审批人圈阅后，应当视为同意。
5.5.2公司红头文件由集团总裁签发，黑头文件由行文部门负责人签发。
5.5.3签发后的公文不得再做任何修改。
若确需修改，必需重新送签。
公文签发后，人资行政管理中心应根据内容登记、编号，注明发送范围、份数等。
5.6缮印、翻印
5.6.1经领导人签发后的公文，按公司标准付印为正式文件下发。
付印前必须对照原稿再次认真校核，发现差错，应及时更正。
5.6.2公司各类文件，除机密或注明不准翻印的以外，经部门负责人同意，人资行政总监批准，可以翻印、复制。
5.7用印
公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压在发文日期上，并尽量使年月日露出。
不符合行文规则、原稿未经签发、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。
5.8发送
集团文件发送由行政部中心统一下发，集团内部各部门文件通过OA下发，成员公司由人资行政中心统一以邮件形式下发。
5.9公文起草、会签、审核、签发等流程均在OA的“公文流程”中进行，对不符合要求的文稿，应按要求退回重新办理。
6.0公文权限
****集团董事局、****集团、产业集团、成员公司以及集团/产业集团/成员公司内部各职能部门不同层级的发文级别、发文内容、文件签批人等公文权限划分详见下表：
7.0公文处理
公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。
公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节,应力求当日事当日毕。
集团公司正式印发的文件原件及修改稿由人资行政中心负责统一归档保存。
7.1.1签收、登记
7.1.1.1履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，文件发放需按《文件签收表》进行签收，成员公司收到传真或邮件后，由人资行政中心行政部确认后代为签收。
7.1.1.2外来文件、上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由人资行政管理中心（行政部）统一签收、开拆、登记后处理。
公司工作人员外出参加会议带回的文件，应及时将文件交行政部相关人员登记并归档。
7.2.分办、拟办
7.2.1上级下发的公文，由人资行政中心根据公文内容，分别呈送有关领导阅看，或交分管该事项的负责人阅办。
传阅文件应迅速快捷，以确保信息及时准确地传递。
7.2.2由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导审核定夺。
领导人之间不宜直接横向传递公文，以免积压或传失。
7.3承办、催办
7.3.1由领导批示、指定承办单位的公文，均应返还人资行政管理中心（行政部）并转交承办单位，承办单位应抓紧时间办理（部门收到急件时，应在二日内答复并返回文件，一般要办理的文件，五日内应办理，最迟不超过一周），不得延误，推诿。
7.3.2人资行政管理中心（行政部）有权对领导批办的公文及本公司发出的文件，进行监督、催促，以防止积压或漏办。
7.3.3承办结束，承办单位及人员应立即向发出批示的领导反馈结果。
7.4办结，凡按有关程序，符合下列情况之一的为办结。
7.4.1已按领导人批示认真承办，履行了处理程序并有结果的；
7.4.1.1上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行的；
7.4.1.2函件已作明确答复的。
7.4.1.3请示已作答复的。
7.5立卷、归档、销毁
7.5.1公文办结后，由档案管理人员整理立卷归档，个人不得私自保存。
立卷归档内容包括：
文件初稿、会签稿、正式发文稿、文件会签表、发文稿纸、文件签收表、文件签阅表。
通过OA流程进行发文的，OA流程审批单同正式发文稿等一并归档。
7.5.2集团公司及成员公司的公文处理工作，必须严格执行公司保密制度以确保公司机密。
对于保存期限已满的档案材料，按《档案管理制度》要求进行销毁。
8.0文件管理
8.1集团公司须有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件管理工作。
严禁将秘密文件带往公共场所或家中。
8.2文件传递过程中，必须办理签收、登记、注销等手续，并按着收文登记本检查归档，以防遗漏。
8.3集团公司工作中收发的各类文书及其附件，都必须由承办责任人收集齐全、分类整理后定期归档（每季一次）。
集团公司相关承办人不得越期自行留存应该归档的文件。
每年末档案盘点后，对没有存档价值和存查必要的公文，由档案管理部门鉴别、登记上报后销毁。
8.4文件归档详见《档案管理制度》。
8.5文件通过OA发布，公司员工自行学习，具体要求详见《OA使用管理制度》。
9.0附则
9.1本管理制度解释权归集团公司人资行政管理中心。
9.2本管理制度自下发之日起执行，原有制度废止。
10.0附件
10.1下行文模版
10.2上行文模版
10.3公司会议纪要格式范本
10.4部门会议纪要格式范本
10.5集团公司发文稿纸
10.6黑头文件模版
10.7函
10.1下行文模版
****集团[****]1号签发人：
（宋体13号）
标题……关于XXXXX（小二号黑体）
正文……（以下为13号宋体）
公司各职能中心：
一、
（一）、
1．
（1）.
附：
附件（注明名称）
发文单位名全称
二〇一二年XX月X日
主题词：
（后为宋体13号）
主送：
（后为宋体13号）
抄报：
（后为宋体13号）
打印（此行宋体五号）核稿：
共XX份
10.2上行文模版
****集团[20××]××号
关于××××××的请示
市政府：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。
发文单位名全称
****年×月×日
10.3公司会议纪要格式范本
？
？
？
？
公司××××会议
会议纪要
****纪字[****]1号签发人：
会议时间：
会议地点：
会议主持：
参会人员：
列席人员：
会议记录：
会议议题：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××：
一、××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××
（一）××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××
1、××××
二〇一四年×月×日
主题词：
（后为宋体13号）
主送：
（后为宋体13号）
抄报：
（后为宋体13号）
打印（此行宋体五号）核稿：
共XX份
10.4部门会议纪要格式范本
××部门××××会议
会议纪要
人资纪字[****]1号
会议时间：
会议地点：
会议主持：
参会人员：
列席人员：
会议记录：
会议议题：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××：
一、××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××
（一）××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××
1、××××
二〇一四年×月×日
主题词：
（后为宋体13号）
主送：
（后为宋体13号）
抄报：
（后为宋体13号）
打印（此行宋体五号）核稿：
共XX份
10.5集团公司发文稿纸
？
？
？
？
公司发文稿纸
字号
密级
签发：
年月日
审核
（1）：
拟稿：
审核
（2）：
核稿：
部门审核：
会签：
标题：
附件：
主送：
抄报：
抄送：
打字
校对
印发
10.6黑头文件模版
？
？
？
？
公司
关于×××××××的通知
集团各职能中心：
正文……（以下为13号宋体）
一、
（一）、
1、
（1）、
附：
附件（注明名称）
发文单位名全称
二〇一四年XX月X日
主题词：
（后为宋体13号）
主送：
（后为宋体13号）
抄报：
（后为宋体13号）
打印（此行宋体五号）核稿：
共XX份
10.7函模版
关于××××××的函
××××中心：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××中心
****年一月一日
升级会员 