城市社区档案管理办法.docx
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城市社区档案管理办法
城市社区档案管理办法
（草案征求意见稿）
第一条为规范城市社区档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和国家有关规定，制定本办法。
第二条本办法所称城市社区档案，是指城市社区党组织、居民委员会、社区社会组织（以下简称社区各类组织）和居民在社区建设和服务等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条社区档案工作在业务上接受街道办事处（乡镇人民政府）以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。
第四条社区党组织和居民委员会应当重视档案工作，加强组织领导，将档案工作纳入社区建设内容，促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。
第五条社区档案应当实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。
第六条社区应当设立综合档案室或者配备专（兼）职人员管理本社区各类档案。
档案管理人员应当具有大专以上学历，并经过档案专业知识培训。
第七条社区综合档案室或者专（兼）职档案管理人员的主要职责是：
（一）宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范；
（二）建立健全档案的收集、保管、利用、鉴定等制度，实现档案管理的制度化、规范化；
（三）集中统一管理本社区的档案和资料；
（四）积极提供档案利用，为社区各项工作和居民生产、生活服务；
（五）指导、监督本社区各类组织形成的文件材料的归档、整理和移交工作。
第八条社区档案工作经费从社区的办公经费中列支，并应当满足实际工作的需要。
第九条社区工作形成的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类、声像类、实物类、电子类等六个大类，具体的归档范围和保管期限参照本办法附件。
第十条社区文件材料的归档要求：
（一）归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序；装订结实、整齐，无金属物；备考表填写真实、清楚；归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确；
（二）归档的文件材料中有照片或者复印件的，应当图文清晰；
（三）归档时间：
文书材料于次年6月底前归档；
科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档；
会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；
声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档；
实物材料及时归档；
电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）的要求整理。
第十一条社区档案按照下列规则进行分类编号：
（一）文书档案按照年度——问题（社区党建、居民自治、社会事务、社区服务、社区治安等）进行分类，参照《归档文件整理规则》，以件为单位，按年度——问题——保管期限排列编号；
（二）科技档案中的基建档案按照工程项目分类整理，按照项目——时间排列编号；设备仪器档案按照型号分类整理，按照型号——时间排列编号；
（三）会计档案按照年度——类别（报表、账簿、凭证、其它）分类整理并排列编号；
（四）声像档案按照载体形式（录音带、录像带、照片、光盘等）分类整理，按照载体形式——年度排列编号；
（五）实物档案以件为单位，按时间顺序跨年度大流水编号整理；
（六）电子档案按国家有关规定整理。
第十二条社区应当设立专室或者专柜保管档案，采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等措施，确保档案的完整与安全。
第十三条档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查，并形成安全检查记录；如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时，应当及时修补、复制或者进行其它技术处理。
对声像档案和电子档案，要定期检查信息记录的安全性，确保档案可读可用。
第十四条社区应当建立档案统计制度，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况，进行及时、准确的统计。
第十五条社区应当建立档案鉴定工作小组，对已到期档案及时进行鉴定。
鉴定工作小组由社区档案管理人员和形成档案的组织的人员（或者居民代表）组成，鉴定后应当形成档案鉴定报告。
对失去保存价值的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经过必要的审批手续后按照规定销毁。
禁止擅自销毁档案。
档案销毁清册应当永久保存。
第十六条档案管理人员调离工作岗位时，应当在离职前办理档案交接手续。
第十七条社区应当建立健全档案利用制度，并为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。
涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等内容的档案不得向社会公开。
利用档案时应当按照规定办理手续，并及时做好利用效果登记。
利用者不得涂改、污损档案；不得泄密；未经批准，不得擅自抄录、复制档案。
第十八条社区应当依法维护社区档案的完整与安全，禁止对社区档案进行重新拆散、组合。
第十九条社区应当围绕社区中心工作和居民利用需求，加强档案信息资源的开发利用，积极开展档案编研工作。
第二十条社区档案管理应当积极采用计算机等先进技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化。
第二十一条社区各类组织及其人员和居民发现档案有被损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况时，有权向当地档案行政管理部门举报，档案行政管理部门应当依法予以查处。
第二十二条各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团档案行政管理部门可以结合当地实际情况，商同级民政部门制定本办法的实施细则。
第二十三条本办法由国家档案局和民政部负责解释。
第二十四条本办法自2015年月日起实施。
附件
城市社区文件材料归档范围和保管期限表
一级
类目
二级类目
顺序号
归档范围
保管期限
文
书
材
料
社区党群管理及社会事务管理类
1
上级针对本社区设立、撤并、调整、更名、社区干部任免的通知、批复等文件材料
永久
2
本社区组织简介、人员编制、印信启用和印信作废等文件材料
永久
3
本社区党组织会议、社区居民委员会会议的会议纪要、记录、讨论通过的决议、规定等
永久
4
本社区组织召开的党员大会、居民会议、团组织会议、妇女代表大会等重要会议的通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要等
永久
5
本社区组织召开的重要会议的典型材料、交流材料、代表发言材料、简报等
30年
6
本社区召开的民主恳谈会、居民听证会、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等一般会议的通知、名单、日程、总结、纪要等
10年
7
本社区召开的一般会议的交流材料、代表发言材料等
10年
8
本社区开展居务公开、民主评议工作过程中形成的文件材料
永久
9
上级领导视察、检查本社区工作时形成的文件材料
（1）重要的
永久
（2）一般的、本社区工作汇报材料
10年
10
本社区居民委员会计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
（1）年度和年度以上的计划、总结、统计材料、重要专题的调研材料
永久
（2）年度以下的计划、总结、统计材料、一般问题的调研材料
10年
11
本社区党组织、居民委员会、社区工、青、妇等群团组织、社区社会组织等各类组织的换届选举材料、上级批准或登记备案材料
永久
12
本社区专项活动形成的文件材料
（1）重要的（如各类创建活动等）
30年
（2）一般的（如精神文明教育、文化艺术、全民健身、科普教育、环保宣传教育、爱国卫生运动、健康教育等活动）
10年
13
上级颁发的关于社区居委会工作的文件材料
（1）法规政策性文件
30年
（2）规范性、一般性文件
10年
14
本社区的请示和上级针对本社区各项工作的批复、批示
（1）重要业务问题的
永久
（2）一般业务问题的
30年
15
本社区编辑、编写的文件材料
（1）大事记、组织沿革等
永久
（2）简报、情况反映、工作信息等
10年
16
关于本社区的新闻报道
10年
17
本社区制定的各项规章、规范、制度、公约等
30年
18
针对本社区人员的表彰、奖励等文件材料
（1）受县级（含）以上表彰、奖励的
永久
（2）受县级以下表彰、奖励的
30年
19
本社区处理问题、事件的惩处决定
（1）受到警告（不含）以上处分的
永久
（2）受到警告处分的
30年
20
对本社区专职工作人员的选举、聘用、福利、社会保障等文件材料
永久
21
对本社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记制度等文件材料
10年
22
本社区党团员名册、组织关系介绍信及存根、本社区志愿者队伍人员名单等
永久
23
本社区的房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久
24
本社区与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料
（1）重要的
永久
（2）一般的
10年
25
本社区物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料
30年
26
本社区居委会国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接凭证等）文件材料
（1）重要的
永久
（2）一般的
10年
27
本社区接待工作的计划、方案
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
28
本社区招商引资、出国考察、友好往来等活动中形成的文件材料
30年
29
本社区信息、档案、保密工作中形成的文件材料
10年
社
区
服
务
类
30
本社区居民的拆迁补偿、养老保险、医疗保险、职工退休、退职等登记表、协议书、存根、审批表及其他社会保障参保、退保等文件材料
永久
31
本社区现役、复员、转业军人、军队离休干部、革命伤残军人、烈属、病故军人家属、残疾人、特困户、最低生活保障人员登记表和社会救济、社会优抚等文件材料
30年
32
本社区居民殡葬火化初审证明、存根、登记册
30年
33
本社区失业人员情况、求职情况登记册、失业人员失业卡、待业卡、老年卡申办初审、最低生活保障申办初审、享受社会救济救助金申报初审等登记册
10年
34
本社区物业管理机构注册登记、年检、变更、注销等文件材料
永久
35
本社区物业管理制度、公约
30年
36
本社区服务网点设置和服务内容、家政服务公司名单及运营情况等文件材料
10年
37
本社区服务工作计划、总结和报告
30年
38
本社区各小区物业维修基金的使用和结余情况报告
永久
39
本社区内各小区物业公司的工作报告和财务报告
30年
40
本社区志愿者队伍开展各项活动、各种服务活动组成人员的文件材料
10年
41
本社区内各类社会组织的数量、人员构成、活动情况等文件材料
30年
42
本社区公益事业的经费筹集办法、资金及使用情况的文件材料
10年
43
本社区集体经济收益所得及其使用情况的文件材料
10年
44
本社区集体经济项目的立项、承包方案以及社区公益事业的建设承包方案
永久
45
本社区居民家庭及成员基本情况登记表
30年
社
区
治
安
类
46
本社区制定的有关治安综合治理及安全网络建设方面的规定、制度、宣传教育等文件材料
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
47
本社区治安防范队伍人员名单
30年
48
本社区各种民事调解、纠纷处理的文件材料
（1）涉及房产、资产的
永久
（2）影响重大的
30年
（3）一般的
10年
49
本社区对劳教、监管、释放等重点人群的教育、服务、管理材料
30年
科
技
文
件
材
料
基
本
建
设
类
50
本社区文化、教育、体育、青少年、老年活动、福利事业、农贸市场等建设设施项目的审批、设计、施工、监理、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料
（1）重要的
永久
（2）一般的
10年
51
本社区环境保护项目的审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料
（1）重要的
永久
（2）一般的
10年
52
本社区所属服务机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料
永久
设
备
仪
器
类
53
本社区公共服务设施的购置（引进）合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等
30年
54
本社区居民委员会关于计算机、传真机、打印机、复印机、电视机、空调、汽车等办公通用和专用设备的购置合同、装箱单、使用说明书、维修及保修记录等
10年
会
计
材
料
55
本社区居民委员会的各类报表及分析报告
（1）年度的
永久
（2）半年的、季度的、月的
3年
56
本社区居民委员会的各类总账、明细账、分类账，现金出纳账、固定资产明细账和其他辅助账
15年
57
本社区现金和银行日记账等账簿
25年
58
本社区居民委员会的各种会计凭证
15年
59
本社区居民委员会的会计移交清册
15年
60
本社区居民委员会的会计档案保管清册、档案销毁清册
永久
61
本社区居民委员会银行余额调节表、对帐单
5年
注：
凡内容属于文书档案、科技档案、会计档案归档范围的声像、实物、电子文件均应归档，其保管期限参照各类同内容的档案执行。
关于《城市社区档案管理办法》
（草案征求意见稿）的说明
一、制定背景和依据
社区是社会的基本单元，是人们社会生活的共同体和人居的基本平台，社区和谐是社会和谐的基础。
加强社会管理的重心在社区，改善民生的依托在社区，维护稳定的根基在社区。
实践证明，和谐社区建设事关党和国家大政方针的贯彻落实，事关人民群众的切身利益，事关城乡基层的和谐稳定。
自从2000年11月19日中办国办转发《民政部关于在全国推进城市社区建设的意见》（中办发〔2000〕2３号）后，全国城市和谐社区建设拉开了帷幕。
2010年8月26日中办国办印发了《关于加强和改进城市居民委员会建设工作的意见》（中办发〔2010〕27号），使城市和谐社区建设掀起了新的高潮。
为更好地服务和谐社区建设，维护社区各类组织和居民的切身利益，规范城市社区建设中形成的各类档案的管理成为当务之急，因此我们需要制定《城市社区档案管理办法》（以下简称《办法》），作为指导并规范社区档案工作的准则。
《办法》以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国城市居民委员会组织法》为基本法律依据，同时参考了从中办发〔2000〕23号文件出台以来关于城市社区建设的重要文件材料。
二、起草过程
自2000年中办23号文件发布以来，民政部一直密切关注城市社区建设的进程，考虑制定城市社区建设方面的档案管理办法或档案工作指导意见。
2010年中办、国办出台关于加强和改进城市居民委员会建设工作的意见后，城市社区建设进入了一个新的发展阶段，社区工作相对成熟、规范，基本具备了制定《办法》规范城市社区档案管理的条件。
2011年３月，民政部档案馆会同国家档案局馆室司组成了起草工作小组，启动了《城市社区档案管理办法》（以下简称《办法》）的制定工作。
经汇总、学习社区建设方面的重要文件材料和借鉴地方出台的一些社区档案管理办法的基础上，经分析综合，起草了《办法》草稿，并征求了民政部基层政权和社区建设司的意见。
2012年6月，召开了民政部政权司、国家档案局馆室司、９个省（市）民政部门代表和社区代表参加的座谈研讨会，对《办法》草稿进行了认真的研讨，会后根据大家的意见修改了《办法》，形成征求意见一稿。
2013年5、6月份，起草小组又选取东南、西南、东北、西北片区４个省（直辖市）包括浙江、重庆、辽宁、陕西共10个典型社区进行了实地调研，召开了10次社区工作者参加的座谈会，涉及社区共88个，并下发调查问卷进行了数据分析。
根据调研情况，又对《办法》进行了精心修改，形成征求意见二稿。
2013年9月6日经民政部档案馆馆长办公会讨论后形成征求意见三稿。
征求全国民政系统意见后，按照反馈情况进行了修改。
2013年底至2014年2月，在国家档案局网站向全国档案系统征求了意见，并根据各地档案部门的意见进一步对《办法》进行了修改。
国家档案局法规司根据《办法》适用范围广和基础作用大的特点，提议将《办法》由规范性文件上升为部门规章，经征求民政部同意，拟以国家档案局和民政部联合部令的形式出台。
为此起草小组对稿件进行了修改，形成了送审稿，并经两部门的法制机构进行了审查和修改完善，形成了目前的《办法》（草案征求意见稿）。
三、《办法》（草案征求意见稿）的主要内容
《办法》（草案征求意见稿）共24条，主要包括三部分内容：
（一）总括性规定。
包括第一条至第八条，规定了制定《办法》的目的和依据、城市社区档案的定义、业务监督指导关系、领导保障、管理原则、机构和人员设立、工作职责以及工作经费等问题，从而使城市社区档案工作建立在依法、规范的基础上。
（二）具体操作性规定。
包括第九条至第二十条，规定了城市社区档案的归档范围、归档要求、整理原则、保管保护、统计鉴定、工作交接、档案利用、档案完整、档案开发、档案信息化等方面的要求，从而使《办法》更具有可操作性，方便基层社区执行。
（三）其他规定。
包括第二十一条至第二十四条，规定了罚则、制定细则、解释权和实施日期等要求，从而方便在执行《办法》过程中遇到问题时能及时处理。
四、需要说明的几个问题
（一）关于附件。
根据调研情况，发现全国城市社区建设受经济、政治、文化等多方面因素制约，各地水平参差不齐，导致具体工作形式、内容上存在较大差距。
《办法》附件所列的城市社区文件材料归档范围和保管期限，各地区可以参照执行，或者根据本地实际制定实施细则。
（二）关于社区档案的分类。
目前办法中只列出6种，这些是基本种类，各地可以根据自己的具体情况酌情调整。
（三）关于新型载体档案的管理。
由于目前国家对声像、电子、实物等类型的档案的管理没有统一的规范和标准，因此《办法》未详细规定，各地可根据实际情况做出规定。
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