办公自动化OA系统实施方案讲诉.docx
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办公自动化OA系统实施方案讲诉
办公自动化系统OA实施方案
一、OA系统建设目标
OA系统即办公自动化系统，就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
1.OA系统软件建设的量化目标
OA系统软件的建设，有助于提升企业运营效率（>20%）
维度
指标
效率提升
价值合计
沟通效率
沟通频度和准确性
>30%
整体运营
效率提升20%
事务处理
事务处理数量和滞留时间
>30%
学习能力
共享文档数量和引用次数
>30%
管控能力
计划、任务及时性和反馈速度
>10%
文化建设
论坛活跃度和公告点击数
>30%
OA系统软件的建设，有助于企业运营成本的下降，预期每百人年度节省20万
维度
指标
费用降低
价值合计
通讯费
固定电话、手机、快递
＞20%
预期
每百人
年度节省
费用20万
传真费
传真纸、传真通讯费
＞30%
纸张费用
打印、复印
＞70%
会议费
会议室、视频、相关服务
＞5%
设备损耗
打印机、传真机、复印机…
＞40%
人员成本
节省信息、助理、秘书、类岗位
＞20%
2.OA系统软件建设的定性目标
⏹通过OA系统软件的建设，推动企业基础管理向“规范、高效、管控、变革”的方向发展。
⏹通过OA系统软件建设，规范审批业务
⏹通过OA系统软件建设，提高业务审批效率
⏹通过OA系统软件建设，实现高效协作和沟通
⏹通过OA系统软件建设，助力企业文化建设
⏹通过OA系统软件建设，打造学习型组织
⏹通过OA系统软件建设，快捷的信息发布
⏹通过OA系统软件建设，做好计划管理
⏹通过OA系统软件建设，实现过程管控
⏹通过OA系统软件建设，提高行政办公效率
⏹通过OA系统软件建设，打造信息化门户和集成的平台
⏹通过OA系统软件建设，构建数据决策平台
⏹通过OA系统软件建设，提升全员信息化的整体水平
二、功能模块
用户桌面
个人事务模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。
在这里，员工可以及时了解需要办理的各项事务，进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发电子邮件，同时可以进行自己的日常财务管理，修改个人的登录口令等。
功能包括：
员工待办事宜、我的邮件（内部邮件和internet邮件）、内部及时短信、个人办公申请、个人名片夹、个人日程安排、个人理财、通讯簿、个人相册、个人文档柜、常用链接、我要离线、修改口令、收发短信息、设置定时提醒、查看当前在线人员情况。
工作计划
工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。
管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员；并可以随时检查计划的执行情况。
员工根据分配到的工作计划，可以定期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时可以上传相应的附件。
工作计划管理和报销管理相结合，可以使相关管理人员及时了解有关计划、项目的费用发生情况，便于对有关计划、项目的费用进行跟踪管理。
功能包括：
报告类别管理、计划类别管理、工作计划管理、填写工作日志、全体日志查询。
信息交流中心
信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。
在这里，用户可以根据本身实际情况自行定义信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩通报。
。
。
。
）、层次结构（可进行下级栏目设置，如按部门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。
。
。
。
），设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置为默认栏目，即进入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织中的最新消息，各种规章制度等等，使用常用链接可以及时访问所关心的Web站点；使用BBS功能，可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论；信息中心同时提供飞机航班和行政区号的管理和查询功能。
功能包括：
信息栏目管理、信息发布管理、信息中心、网络会议（文本网络会议和语音视频会议）、聊天室（文本和语音）、公用文档柜、网络硬盘、BBS、公文流转
公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。
公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。
公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。
公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。
功能包括：
拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置。
人力资源
人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。
功能包括：
人事信息管理、人员调动和分配、离职人员管理、人事信息统计查询、部门人事信息查询、全体人事信息查询、人事字典维护。
考勤管理
考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。
其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。
功能包括：
请假/销假、销假核准、加班/确认、加班核准、生成考勤统计、考勤统计查询、个人考勤信息查询、全部考勤信息查询、考勤参数维护、休息日设置、请假类别字典维护。
会议管理
会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，可以向参加会议的有关人员发送会议通知。
功能包括：
会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。
办公用品
办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能，办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。
办公用品功能包括：
用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。
用款管理
用款管理是利用计算机网络，及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程，提高员工用款过程的工作效率。
用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。
用款管理功能包括：
用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款查询、用款统计、用款字典维护。
报销管理
报销管理主要是实现费用报销运作的全过程，报销的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。
报销管理功能包括：
报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计、报销类别维护。
车辆管理
车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等，用车申请和维修申请在个人事务中进行，在审批登记模块中完成相应的审批登记处理。
车辆管理功能包括：
车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查询。
资料管理
资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用，库存管理等功能。
其中包括：
员工借阅申请及申请回复，借阅登记，归还登记，资料统计，缺库登记和查询，资料信息维护，资料字典维护等。
功能包括：
资料信息维护、借阅申请、借阅回复、借阅登记、归还登记、缺库登记、缺库查询、资料统计、资料字典维护。
客户资源管理
客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中，提供一套方便有力的管理工具，它可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务，通过有效地进行客户资源管理，使企业的产品和服务更加满足客户的实际需要，从而给企业带来更加丰厚的效益。
客户资源管理功能包括：
销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。
辅助程序
公共相册、航班管理、航班查询、区号管理、区号查询。
三、软件选型
产品名称
版本
价格
说明
收费版
用友致远
致远A8协同100用户
12万以上
每年服务费5000元
泛微协同
100用户
10万以上
通达集团版
企业版
15万以上
免费版
EasyOA
30用户
0
78OA系统V4
30用户
0
四、设备
服务器一台
兼容机方案：
价格4000元
服务器方案：
价格10000元
五、实施
序号
任务名称
工期
开始时间
完成时间
阶段标志文档
负责人
备注
1
项目准备
7
XX
1.1
建立项目小组
0.5
《确立项目小组成员》
1.2
OA使用范围调研
4.5
《OA使用业务范围》
1.3
编制实施主计划
2
《系统实施主计划确认》
2
业务单据设计
28
XX
2.1
费用预算、申请单据设计
3
《业务单据设计确认》
详细费用说明
2.2
费用报销单据设计
3
《业务单据设计确认》
费用明细附报销单
2.3
出差申请单据设计
3
《业务单据设计确认》
出差结束附报告
2.4
工作报告表单设计
3
《业务单据设计确认》
工作计划总结报告
2.5
专项工作申请表单设计
3
《业务单据设计确认》
专项工作申请
2.6
运营内部表单设计
5
《业务单据设计确认》
运营整改、营业收支
2.7
督办通知单设计
2
《业务单据设计确认》
督办工作通知单
2.8
审批流程设计
6
《审批流程验收确认》
单据审批流程设计
3
单据流程上线测试发布
10
XX
3.1
单据流程上线测试
5
《单据流程上线测试报告》
3.2
集中问题汇总处理
3
《集中问题汇总处理报告》
3.3
单据流程正式发布
1
《业务流程验收确认》
3.4
OA系统上线验收
1
《系统上线验收确认》
4
项目验收
2
XX
4.1
项目实施总结
1
《项目实施总结报告》
4.2
项目验收确认
1
《项目验收确认》
五、培训
1、集中培训时间
计划培训天数为2天，具体安排如下。
日期安排
课程时间
项目
课程内容
培训讲师
第一天
上午
（中高层领导培训）
9：
00—9：
10
系统介绍
1、系统功能概述
2、系统界面
3、初始化流程简介
XX
9：
10—9：
25
我的工作台
1、待阅信息、待办工作
2、我的布置、我的执行
XX
9：
55—10：
10
我的流程
1、短信接收发布
2、流程查询、流程监督、流程节点效率分析
XX
10：
10—10：
20
个人事务
1、任务布置、工作委托
XX
10：
10—10：
30
信息交流
1、信息发布、内部论坛
2、个人便签、电子邮件
10：
30—11：
00
交流答疑
1、回答学员提出问题
第一天下午
（一般员工培训）
14：
30—14：
40
系统介绍
1、系统功能概述
2、系统界面
3、初始化流程简介
XX
14：
40—15：
10
我的流程
1、各类流程发起
2、流程查询应用，查收文件审批情况
XX
14：
40—15：
25
个人事务
1、我的便签、工作日记
2、工组计划、日程安排
XX
15：
25—15：
40
信息交流
1、信息发布、内部论坛
2、个人便签、电子邮件
XX
15：
40—15：
50
知识管理
1、知识发布、知识地图
2、知识推荐、全文检索
XX
15：
40—16：
20
交流答疑
1、回答学员提出问题
第二天上午
（关键用户培训）
9：
00—9：
10
系统介绍
1、系统功能概述
2、系统界面
3、初始化流程简介
XX
9：
10—9：
30
档案管理
1、档案管理子模块
2、收发文归档操作
3、档案分类、案卷分类
XX
9：
30—9：
45
我的流程
1、各类流程发起
2、流程查询应用，查收文件审批情况
XX
9：
45—10：
25
行政办公
1、用品管理、资产管理
2、用车管理、会议管理
XX
10：
25—10：
45
个人事务
1、我的便签、工作日记
2、工组计划、日程安排
XX
10：
45—10：
55
信息发布
1、公司新闻、公司通知
2、规章制度、公告栏
XX
10：
55—11：
10
信息交流
1、信息发布、内部论坛
2、个人便签、电子邮件
XX
11：
10—11：
20
知识管理
1、知识发布、知识地图
2、知识推荐、全文检索
XX
第二天下午
（一般用户培训）
略
3、
2、培训要求及考核
七、管理制度
办公自动化系统（OA）试行管理办法
第一章总则
第一条为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（地址：
http:
//192.168.1.1），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合集团办公自动化工作实际，特制定本办法。
第二条系统的应用分两个阶段：
第一阶段为试运行期，自2014年1月1日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为六个月。
第二阶段为正式运行，自2014年2月20日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。
涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。
第三条OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。
第四条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。
试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：
协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。
如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。
第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。
第六条本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。
第二章管理机构
第七条集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作；集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。
第八条集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。
其主要职责:
（一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；
（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；
（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；
（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；
（五）做好其他相关工作。
第三章使用单位
第九条使用单位为集团总部各部门、各下属公司。
并通过OA系统身份密钥（简称密钥）和密码登陆。
第十条公司各部室或车间应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。
第十一条使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。
各分级系统管理人员的职责是：
（一）负责本单位办公自动化的日常管理；
（二）指导和监督该系统在本单位的运行；
（三）负责本系统运行与信息中心的衔接工作。
第十二条使用单位需变更系统中相关资料的，应向信息中心提出书面申请，并办理相关手续：
（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；
（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。
即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；
（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。
第四章使用人员
第十三条从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。
第十四条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
第十五条系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。
使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。
若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。
如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息中心系统管理员进行修改。
第十六条个人信息的完善
在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。
第十七条未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。
第十八条为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。
第十九条使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。
第五章电子印章以及电子签名的使用与管理
第二十条电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。
第二十一条电子印章和电子签名的采集、制作和保存
（一）需要进入系统的印章和手写签名的名单由信息中心提出申请，报集团刘海燕总监审批；（手写签名采集范围大致需要如下：
董事会领导、总部部长、下属公司级领导、部门经理、车间主任。
在运行由人力资源部根据管理的实际需要逐步完善）
（二）印章和签名的采集由集团监察部指派专人与信息中心OA实施工程师共同负责，采集过程中每采集一个印章或签名，均由出具印章或签名的单位或个人与监察部指派人员和信息中心OA实施工程师共同签字确认；
（三）收集后，将把它们制作成电子形式的文件，存储到金格电子签章系统的密钥中，每个密钥可以存储4~6个不等的文件，同时每个密钥具有一个与之匹配的密码，同时密钥内的每个文件也具有一个密码。
（四）电子印章和电子签名由用友致远公司负责制作，集团监察部指派专人和信息中心OA实施工程师对制作过程共同监督；
（五）制作完成后，印章和签名的原件交由集团总裁办归档保存备查。
第二十二条电子印章和电子签名的使用安全
我们将把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码，才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。
一共经历了三层加密。
电子印章或电子签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将连同电子印章和电子签名一起被锁定。
第二十三条使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位领导同意并签字后，报送集团人力资源部办理审核手续，经刘海燕总监批准同意后，在集团监察部指派人员的监督下由信息中心具体办理。
第二十四条销毁电子印章时，印章使用者、集团监察部指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。
第二十五条使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。
第二十六条电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应按第二十三条规定办理相关手续，将旧电子印章交回信息中心按第二十四条处理。
第六章密钥的使用与管理
第二十七条密钥是指登陆电子系统所必需的身份密码，用于存储电子签章以及手写签名的加密工具。
（特别说明：
密钥就是一个电子狗，和优盘大小差不多，他的作用就相当于网上银行的移动数字证书。
只有持有密钥的人才能使用里面储存的电子印章和电子手写签名，持有密钥的人是可以自己修改密码，其他人无法使用，系统管理员并不能使用别人持有的密钥）密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设置、修改和使用。
第二十八条信息中心OA实施工程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。
（系统管理员对密钥的管理就是制作、分发、参数设置）
第二十九条申领密钥的单位或个人应向刘海燕总监提出书面申请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。
第三十条刘海燕总监对密钥申请进行审查同意后，由信息中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。
第三十一条密钥制作完成后，信息中心应向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。
第三十二条使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。
第三十三条密钥使用人因故变动的，应报信息中心备案。
新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并且须数字与字符混合使用。
第三十四条密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告信息中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。
需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。
因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。
第七章电子公文的发送与接受
第三十五条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
第三十六条公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。
公文正文仍以电子公文形式交换。
第三十七条电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。
第三十八条发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设置允许收文机关打印的权限。
第三十九条系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。
第四十条使用单位应按时接收电子公文
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