第二十五章 采购与财务管理文档格式.docx
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根据生产需要和实物储备情况，由生产和仓储部门提出请购单，经批准后，交采购供应部门办理。
②订购。
收到批准的请购单后，还应与采购计划进行核对，确定采购实物的品种、规格、数量，指定采购人员组织采购。
大宗实物应与供应单位签订合同，并将合同副本分送会计、会计监督以及请购部门，以便检查合同执行情况。
③验收。
应建立催收制度督促供货单位按期交货。
采购的实物运到后，须由验收部门清点数量，检验质量。
④付款。
收到收料单、验收单和进货发票后，应与合同（副本）核对无误，并经财务经理审核后，办理结算货款。
同时在发票上加盖“付讫”戳记。
⑤记账。
根据各原始凭证，编制记账凭证，登记实物明细分类账和总分类账。
（5）控制账簿体系
为了保证实物数量和成本的正确性，系统地反映实物发存情况，应设置实物总分类账，同时也要按各实物、用品的品名、规格和存放地点设置明细分类账，形成账簿体系。
定期核对，作到账账、账卡相符，发挥控制作用。
另外，本期实物到货，也应与付款金额经常进行核对，确保两者相符。
（6）控制实物
对实物实行分类保管定位存放，及时清点核对，保证安全；
还要定期或不定期进行盘点。
由仓储、实物采购与财会部门组成盘点小组，运用与实物出入库相同的计量仪器和计算方法，点清数量，查明质量。
3.熟悉控制技巧
（1）填写物资采购申请单，办理申请手续
各部门所需要的材料、商品和其他物资，或者仓储部门认为某种货物的储备量已降到最低限额而需要补充时，应当通过填写“申请单”，申请购货。
（2）签订“采购订货单”，规范采购活动
企业大宗购买业务尽可能签订合同并使用订货单制度，以实现采购活动的规范化。
“采购订货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种契约，这不仅使采购业务在开始时就可置于计划控制之下，而且可以在任何时候、任何环节下对整个业务进行检查。
（3）填写“入库单”，严格验收之后方可入库
采购部门购回的各种材料物品，都要及时送交仓库验收。
验收人员应对照发货单位的发货票和购货订单等，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格检查，并在保证正确、相符的基础上填写“入库单”。
以上是采购内部系统构建的一些基本方法和技巧，管理者在实际工作中应该不断总结提高，建立起完善的采购内控制度。
二、建立存货内部控制制度
存货是企业经营过程中的流动资产，包括原材料、辅助材料、燃料、包装物及劳动保护品、协作品、商品等。
管理者在建立内控制度之前，先要了解良好的存货内部控制制度是什么样的，然后采取切实可行的措施，建立起完善的存货内控制度。
1.了解良好的存货内控制度
良好的存货内部控制包括：
（1）无论采有什么盘存方法，每年至少要实地盘点一次存货。
（2）保护高效采购、验收和运输程序。
（3）保管好存货，以防损坏、被盗和变质。
（4）对贵重商品保持永续存货记录。
（5）运用经济订货量，按较经济的数量购买存货。
（6）保护足够的存货以防因存货短缺影响生产销售。
（7）不要保留过多存货，以防将资金投在不必要的项目上增加费用。
2.采取措施建立内控制度
（1）存货收入需填制采购材料验收入库单、自制材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等；
存货发出需填制的凭证包括材料领用单、材料发料单、外加工材料发料单、产品销售运货单、原材料退库单等。
（2）存货的领用、发出、审核、保管、记账均贯彻分工负责原则。
（3）对存货不仅要实施金额控制，而且要实施实物控制。
一般由会计部门控制金额，由供应部门或销售部门分别控制金额和实物，仓库一般进行实物管理。
（4）使存货经手人远离会计记录是必须的职责分离。
一个既可接近存货，又可接近会计记录的员工就会有机会盗窃存货，并可编制会计分录将其盗窃行为掩盖起来。
（5）每年进行实地盘点存货。
再好的会计系统也会出现错误，盘点对确定存货的正确价值是必不可少的。
当发现错误时，应立即调整会计记录，使其与实地盘点数一致。
良好的存货内部控制制度不仅能节约存货采购成本，还能提高存货的安全性，实现存货资源的优化配置。
第二节现金内部控制制度
现金是可以立即投入流动的交换媒介，可以有效地及时用来购买商品、货物、劳务或偿还债务。
现金是企业中流动性最强的资产，管理者必须加强对现金的管理，建立完善的现金内部控制制度。
在此过程中，管理者应该：
一、了解与现金相关的规定
按照现行制度，国家对企业使用现金有如下规定：
（1）范围包括：
支付员工工资、津贴；
支付个人劳务报酬；
根据国家规定颁发给个人的各种奖金；
支付各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；
向个人收购农副产品和其他物资的价款；
出差人员必须随身携带的差旅费；
结算起点以下的零星支出；
中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
（2）库存现金限额。
企业库存现钞，由其开户银行根据企业的实际需要核定限额，一般以3～5天的零星开支额为限。
（3）不得坐支现金。
（4）不得出租、出借银行账户。
（5）不得签发空头支票和远期支票。
（6）不得套用银行信用。
（7）不得保存账外公款，不得将公款以个人名义存入银行和保存账外现钞等各种形式的账外公款。
二、建立现金收入的内控制度
1.聘用可靠和有职业道德的员工
应仔细审查员工是否有不良的个人品质。
2.合理分工
指定特定的员工来担任出纳、管理出纳的人员或现金收入会计。
3.合理授权
只有指定的员工才有权批准顾客赊购商品。
4.职责分离
出纳和分管现金的员工不得接近会计记录，记录现金收入会计也不得兼管现金。
5.进行内外部审计
内部审计人员检查本企业的业务是否与管理制度相符；
外部审计人员可检查现金收入的内部控制，确定由会计系统产生的与现金收入相关的营业收入、应收项目是否准确。
三、健全现金支出的内控制度
1.合理分工
由专门的员工批准需付款的购货凭证，高级管理人员批准并签发支票。
2.合理授权
大额开支必须由所有者授权，以确保企业目标相一致。
3.职责分离
计算机程序员和其他管理现金支票的员工不得接近会计记录，登记现金支付的会计也不得有接近现金的机会。
4.实行内外部审计
内部审计人员审查企业业务是否与管理制度一致；
外部审计人员可审查现金支出的内部控制，以确认会计系统所产生的费用及资产与现金支出相关的其他项目的金额是否准确。
现金的内部控制制度健全与否直接影响到企业能否正常运转，因此，管理者要加大对现金内部控制制度的关注力度。
第三节存货购进业务控制
存货是保证企业生产经营正常进行的前提，且存货管理涉及到收、发、结、存等诸多环节。
管理者在对存货购进业务进行控制时，可以从以下方面着手：
一、检查购进手续
通过账务或凭证流转跟踪以及实物流转跟踪，查明购进业务的手续的齐全性。
包括存货购入是否经过质量检验、计量验收、办理入库手续；
购进的凭证处理的完整性，包括凭证是否经采购经理、采购、质检、验收、保管、出纳、会计等人员复检签章等。
二、确保成本真实
存货采购成本包括采购价格以及按规定标准分摊记入的采购费用，与此相应存货采购成本的内容包括：
采购成本的构成项目的合规性；
采购费用分配比例的合理性；
存货采购价格的合法性；
采购成本计算方法的科学性。
对采购成本变化较大的存货，要注意进一步抽查该批次购进存货的凭证。
1.存货采购成本构成项目中包括一些不应列入的项目。
这些项目是：
存货包装物押金误入存货成本；
应由供货单位负担的运杂费，以及因不能及时支付货款的罚金也记入存货成本；
应由数种存货共同分担的采购费用列入某一种存货中，将未经批准的超定额损耗列入存货采购成本；
将责任事故造成的损失列作合理损耗记入采购成本。
存货采购成本构成项目中，应列入的项目未被列入，这些项目是：
将购入存货的外地运杂费、挑选等采购费用不计入存货采购成本，或挤入当期生产成本作费用支出报销，或列作专项存货成本。
2.存货采购成本未按适当的标准或比例摊入各种存货，而是任意分配存货采购费用；
或者根据当期生产经营中使用购入存货的情况，为调节当期生产成本，将采购费用在不同耗用量的购入存货中分摊。
（1）存货采购价格未按国家物价部门规定，或者偏离当时市价很大。
（2）存货采购成本计算不正确。
当企业按计划成本核算外购存货时，应将存货的实际成本与计划成本的差异，通过“成本差异”账户反映。
而企业常常不将成本差异入账，以计划成本代替实际成本；
或者少列“存货”成本，或者多列存货成本。
对在途存货，易于产生的情况是供货单位未及时发货，或货不对路，或发错了收货地，或货物在运输途中丢失，或未及时验收入库。
（3）在存货采购账务处理中，按规定对月末尚未付款的存货，应按暂估价入账，下月初用红字冲回，当收到发票付款时，再按实际价款入账。
而企业往往先估价入账，下月初不用红字冲回，当收到发票付款时，再作购入存货处理，造成重记多计存货成本。
三、加强退货管理
在接到验收单后，如发现货物的数量和质量不符合订货单要求，要及时通知供货单位。
对于数量的短缺，一般要求供货单位补足；
对于质量的问题，一般要决定是退货还是折让。
如果退货，应编制退货通知单授权运输部门将货物退回，同时将退货通知单副本寄交供货单位。
如果要求供应单位折让，采购部门也应在折让金额确定后，编制借项凭单，通知调整应付账款。
由于退货大多数是非常规性的业务，因此，可设置专人定期检查有关退货和折让的业务记录以及相关凭证，以确保退货的真实性。
当然，存货购进的控制应该是多方面的，管理者要在实践中不断完善提高。
第四节存货成本控制
实际上，企业很少能做到随时购入生产或销售所需的各种物资，即使是市场供应量充足的物资也如此。
这不仅因为不时会出现某种材料的市场断档，还因为企业距供货点较远而需要必要的途中运输及可能出现运输故障。
一旦生产或销售所需物资短缺，生产经营将被迫停止，造成损失。
另一方面，为了获取价格优惠，企业也可能大批量采购。
但是，管理者在存货采购时应该考虑到存货的储备成本。
一、降低取得成本
取得成本是指为取得某种存货而支出的成本，包括订货成本和购置成本。
1.降低订货成本
订货成本指取得订单的成本，如办公费、差旅费、邮资、电报电话费等支出。
订货成本中有一部分与订货次数无关，称为订货的固定成本；
另一部分与订货次数相关，称为订货的变动成本。
降低订货成本，就必须控制订货次数，当然，要综合考虑存货总成本。
2.降低购置成本
购置成本指存货本身的价值，通常用数量与单价的乘积来确定。
控制单价是降低采购成本的关键。
3.订货成本加上购置成本，就等于存货的取得成本
其公式可表达为：
取得成本=订货成本+购置成本
=订货固定成本+订货变动成本+购置成本
二、考虑储存成本
储存成本指为保持存货而发生的成本，包括存货占用资金所应计的利息、仓库费用、保险费用、存货破损和变质损失等等。
储存成本也分为固定成本和变动成本。
固定成本与存货数量的多少无关；
变动成本与存货的数量有关。
用公式表达的储存成本为：
储存成本=储存固定成本+储存变动成本
要降低储存成本，可以从仓库折旧、仓库员工工资、存货资金的应计利息、存货的破损和变质损失及存货的保险费用等角度出发，综合考虑储存成本。
三、评估缺货成本
缺货成本指由于存货供应中断而造成的损失。
要降低缺货成本，就必须降低材料供应中断造成的停工损失、产成品库存缺货造成的拖欠发货损失和丧失销售机会的损失，紧急额外购入存货增加的费用等。
四、优化存货总成本
要使企业的存货最优化，就要使存货总成本最低。
管理者在考虑降低存货成本时，要综合考虑各成本构成要素，才有可能找到最佳的存货量。
第五节最佳经济订货量
企业的存货，太多了会造成资金和资源的浪费，太少了又会产生供应不足的问题。
如何才能使存货量既不太多也不太少是管理者必须考虑的问题。
一、明确基本假设
经济订货量需要设立的假设条件是：
1.企业能够及时补充存货，即需要订货时便可立即取得存货。
2.能集中到货，而不是陆续入库。
3.不允许缺货，即无缺货成本，TC为零，这是因为良好的存货管理本来就不应该出现缺货成本。
4.需求量稳定，并且能预测，即D为已知常量。
5.存货单价不变，不考虑现金折扣，即U为已知常量。
6.企业现金充足，不会因现金短缺而影响进货。
7.所需存货市场供应充足，不会因买不到需要的存货而影响其生产。
二、运用公式计算法
经济订货量的公式可以表示为：
其中：
Q—表示最佳经济订货量；
D—表示某种存货的年需求量；
K—表示每次订货的变动成本；
K—表示单位存货的储存成本。
经济订货量的公式是存货控制中的一个很有用的工具，在采购原材料和其他材料时，它说明应订货的数量。
三、运用列表测算法
根据各种不同进货量的进货成本和储存成本进行测算，比较分析，找出这两项成本相加之和为最低的经济进货量。
表25-1
最佳经济订货量分析表
四、运用图解法
经济订货量可以用图解法求得：
先计算出一系列不同批量的各有关成本，然后在坐标图上描出由各有关成本构成的订货成本线、储存成本线和总成本线，总成本线的最低点（或者是订货成本线和储存成本线的交接点）相应的批量，即经济订货量。
不同批量的有关成本变动情况可见图25-1。
从以上成本指标的计算中可以很清楚地看出，当订货批量为300千克时总成本最低，小于或大于这一批量都是不合算的。
第六节固定资产采购控制
固定资产采购和更新影响着企业的技术水平和技术更新。
而且，固定资产采购涉及的金额大，固定资产使用期限长，只有加强对固定资产采购的控制和管理，才能确保固定资产采购和固定资产更新的顺利完成。
固定资产采购控制的主要内容有：
一、控制预算
购建固定资产的支出属于资本性支出，一般资本性支出金额较大，对企业的财务状况有重大的影响，因此，企业应对购建固定资产编制预算。
健全有效的固定资产支出预算制度能保证企业将有限的投资资本分配到最有利的投资上，对投资固定资产预算应包括以下内容：
1.监控购建固定资产的支出是否先由使用部门提出申请，再通过固定资产支出预算分析该项申请是否经济合理，应该以何种方式取得了该项固定资产。
2.监控固定资产支出预算的编制是否对投资预算额、投资机会成本、投资资本成本、投资现金净增加额等因素加以充分考虑。
3.监控对一项固定资产的投资，预算部门是否会同采购、生产、资金管理、计划、工程技术等人员共同参与编制，是否提供了多套投资预算方案进行比较筛选。
4.监控固定资产支出预算的审核制度是否严格。
一方面监控支出预算是否由独立人员进行复核；
另一方面，监控预算金额是否与审批人的级别相适应。
一般预算金额越大，对审批预算人的级别要求越高。
二、控制验收
增加固定资产不论外购还是自制，在交付使用时都需要执行严格的验收制度。
应检查验收部门或使用部门的工程师是否对新增固定资产的数量、质量、规格或精密程度、出厂和建成日期、零配件、原始价值、性能等进行逐项验收，并确定其使用年限、大修周期和折旧率等，同时填制“固定资产验收清单”对上述事项签字确认。
此外，对验收环节的控制还体现在注意检查新增固定资产是否归企业所有。
对此应核查固定资产所有权的证明文件和租赁合同。
三、监督记录
对固定资产是否进行了正确的确认和记录是控制的主要内容。
具体包括以下方面：
1.监督是否根据验收或使用部门提供的固定资产验收清单，在登记固定资产总账、明细分类账的同时，还单独登记了固定资产卡片；
固定资产登记卡，是否按固定资产的类别、使用部门和每项固定资产分别设置；
是否记录了固定资产的存放地点、价值等内容；
登记卡上是否编制交叉索引号码。
2.监督明细分类账的各种记录是否定期与总分类账相互核对；
会计部门登记固定资产明细账时，是否验证固定资产的入账价值确认的正确性。
3.监督购建固定资产支出是否与其他支出相混淆。
购建固定资产的支出属于资本性支出，应监督是否制定资本性支出与收益性支出的划分标准并以书面形式作出规定，明确资本性支出的范围和最低金额，只有属于资本性支出的开支范围，发生金额在最低限以上的支出才列作资本性支出，其余支出列为当期费用。
4.应监督固定资产的管理部门、使用部门是否也建立了相应的固定资产台账和卡片；
是否实行固定资产账、卡、物的相互制约制度。
上面是固定资产采购控制的一些主要方面和主要环节，管理者还必须结合企业的实际情况，找出一些实用的固定资产采购控制方法，加强对固定资产采购的控制。
实用案例1
奇特元件公司：
加强存货管理
1988年10月，纽约帝国州立银行的信贷部主任乔治·
墨菲先生正在审阅奇特元件公司的文件。
奇特公司的管理层提出，鉴于电子元件部的销售增长缓慢，他们要求银行追加100万美元的贷款，为两家新开的特许经销企业融通资金。
这只是个开始，以后奇特公司还要投入更多的资金来支持它的特许经销商。
帝国州立银行是一个由五家银行组成的贷款银团的代理人。
这家银团已经把对奇特公司的一笔为期30天、金额为850万美元的贷款作了展期。
奇特公司对保险公司还有一笔金额为790万美元的长期负债。
奇特公司1986～1988年（结束于9月30日）的合并财务报表如表25-2、表25-3所示。
表25-2
奇特元件公司1986～1988年会计年度合并损益表
9月30日单位：
百万美元
表25-3
奇特元件公司1986～1988年会计年度合并资产负债表
奇特公司建立于1951年，现在已经发展成为一家生产和销售计算机外围设备的公司，主要经营键盘、价格较低的显示器以及硬盘等产品。
它下设计算机设备和电子元件两个独立的分部，每个部都有自己的生产厂家。
由于两个分部生产所需的大部分零件都直接向合同人订购，所以它们之间的互相销售可以忽略不计。
在与零件供货商的交易中，只要及时付款，就可以获得比较可观的购货折扣。
为了能得到这部分商业折扣，奇特公司一般不增加他们的应付账款规模。
奇特公司总部及所有的生产厂家都设在北卡罗来纳州的威尔明顿，奇特公司的产品价格合理、质量上乘，在同行业中一直享有较高声誉。
奇特公司现任的领导班子是1981年上台的，他们的战略目标是希望能够通过新产品的引进和销售的扩张来实现公司的发展。
1981年，奇特公司开始销售计算机终端。
到1988年，它已经可以提供六种不同型号的产品，价格从250～450美元不等。
键盘生产的精选工作也已完成，另外，其他外围设备的生产也有了长足的发展。
在1988会计年度，奇特公司又推出了三种新型的调制解调器，价格在90～200美元之间。
这些产品主要通过专卖店、目录销售以及连锁店等渠道销往全国各地。
计算机设备部的财务报表如表25-4、表25-5所示。
表25-4
计算机设备部1986～1988年会计年度损益表
9月30日单位：
表25-5
计算机设备部1986～1988年会计年度资产负债表
电子元件部主要从事2500多种电容器、电阻器、晶体管、保险丝、集成电路板、插头、插座、开关、线圈以及其他硬件附属元件的组装、制造和销售工作。
这些产品的技术要求不高，售价也较便宜。
除了少数组装件可卖到100美元左右以外，其他大部分元件的售价都低于1美元。
电子元件部实现生产目标没有任何困难，因为可以很容易地将生产任务转包给其他厂商（近期有30%的产品是由转包商提供的）。
如果不计利息，元件部每年的固定费用大约为370万美元。
奇特公司的管理层不打算扩大电子元件部的生产能力，而是想集中精力搞好这个部门的市场营销工作。
管理层特别注意到电子元件部的销售业绩无法与计算机设备部相提并论。
表25-6、表25-7提供了电子元件部的财务报表。
表25-6
电子元件部1986～1988年会计年度损益表
9月30日
单位：
表25-7
电子元件部1986～1988年会计年度资产负债表
9月30日
电子元件部将产品直接销售给全国性的连锁店。
在1986年，它也开始利用特许经销商将产品销售给小的电子输出设备生产厂家。
1986年、1987年和1988年3个年度对特许经销商的销售额分别为500万美元、570万美元和460万美元。
在1986年会计年度，由于使用特约经销商这一市场经营策略，电子元件部的销售额由1800万美元上升到2210万美元。
所以，这一策略立即成为奇特公司管理层倍加推崇的营销策略。
在1986年，有10家厂商取得了特许经销权，不过从那以后就再没有增加过。
奇特公司与特许经销商签订的协议特别规定：
后者经销的产品中，须有75%从奇特公司购进。
同时，它们要全力推销奇特公司产品，而不得经营其他厂家生产的、有竞争性的同类电子元件。
协议还特别指出：
奇特公司不但要接受特许经销商开出的、期限为一年的应付票据，而且奇特公司还必须将特许经销商无法销售出去的、残次冷背的本公司产品购回。
这些特许专营经销厂商们的营运资金规模较小，所以为了使它们选择并推广本公司的产品，奇特公司必须经常向它们提供财务帮助。
与此同时，奇特公司也经常向它们提出市场营销和经营管理方面的建议。
特许经销商报告说：
1986年度、1987年度和1988年度的销售额分别为640万美元、590万美元和650万美元。
特许经销商对奇特公司的产品的价格加成率为25%。
在它们的营业额中，大约有1/3经销的是其他公司的产品，这些产品相对奇特公司的产品来讲都不具有竞争性。
奇特公司并不严格要求那些特许经营商对他们的产品必须保持75%的比例。
因为在奇特公司的管理层看来。
特许经销商的这种行为，只是奇特公司整体销售网络的一个组成部分，而且还可看作是最有效管理的一种标志。
虽然奇特公司的管理层可以按批发价的35%将那些回购的残次产品卖给广大公众，但迄今为止奇特公司还从未从特许经销商那里购回任何产品。
奇特公司估计电子元件市场的规模每年在50000万美元以上，而且预计这个市场规模每年可以8%的增长率持续扩大。
电子产业的发展具有一个明显特征，那就是受科技进步的影响很大。
这早已被60年代中期晶体普及使用、70年代集成电路的推广以及80年代个人计算机的发展等事实所证明。
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