最新内务管理制度.docx
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最新内务管理制度
**内务管理制度
**行[2008]1号
一、目的
为规范公司内务管理的工作流程，进一步提高员工精神风貌和工作绩效，特制定此规定。
二、适用范围
**。
三、管理组织机构
公司内务管理工作由各级行政部门（总部为行政管理本部、区域为行政管理中心、分公司为人事行政部）归口管理。
四、定义和术语
（一）内务管理：
是指公司对员工日常事务的管理，具体包括员工着装规范管理、员工行为规范管理、安全管理、设备管理、办公区域管理、来访接待管理、会议室/洽谈室管理、电话转接管理。
（二）公司设备：
包括车辆、信息线路、传真机、打印机、复印机、电脑、空调及办公用橱柜、桌椅等固定资产或低值易耗品。
（三）双负责制：
即第一责任人为使用人或所在部门负责人，第二责任人为各级行政部门负责人。
五、工作服、着装规范
（一）工作服
1、各层级办公区前台接待岗、保安岗、秘书岗位以及红快上门人员、电话客服中心人员应配发工作服。
（店面人员工作服配发根据门店管理本部相关制度或要求执行）
2、工作服的款式审批
见：
工作服款式审批工作流程文件（HSBP-行-004）
3、工作服的制作：
根据审定的服装款式以及数量、单价，由行政管理本部提报相关费用计划，经审定后制作。
4、工作服发放、回收：
（1）上述岗位入职员工凭《到职通知书》至所属行政部门，填写《服装领用承诺书》后领取工作服。
（2）工作服到达使用年限的，可领取新装。
（3）员工因离职、异动等需归还工作服的，应将工作服清洗干净退回所属行政部门并收回《服装领用承诺书》。
（4）员工应爱惜工作服，未到使用年限的损坏或丢失应按下表照价赔偿。
5、工作服使用年限及单价标准：
服装样式
使用年限
单位
服装单价标准（元）
西装套装（男）
2
套
200
西装套装（女）
2
套
200
衬衫及领带（男）
1
套
50
衬衫及领带（女）
1
套
50
分体式夹克衫
2
套
100
一体式夹克衫
2
套
100
保安服
2
套
200
（二）着装规范（违反者扣2分）
1、已经配发工作服的员工在办公区域、工作时间内必须穿着工作服，季节更换时，员工应按所属行政部门的通知更换工作服。
工作服发生损坏不能穿着请自行修理，修理期间员工应着职业装。
2、没有配发工作服的女员工应着职业装，要求不可着过于紧身、花哨、暴露、无袖、透明或容易暴露腰背的服饰。
3、没有配发工作服的男员工，秋冬季应穿着深色西服、衬衫，夏季应穿着短袖衬衫。
男员工必须系领带，西装外不得加穿其它服饰，衬衫必须系好领口、袖口等细节，下摆必须扎在裤腰内。
4、公司各部门管理人员，在进行重要业务洽谈或出席重要会议时，男士必须穿着西装、系领带；女士必须着职业装。
5、员工在工作区一律不可穿T恤衫、背心、牛仔裤、运动鞋、旅游鞋、拖鞋（包括凉拖）。
6、公司员工有纹身的不得暴露于外（如手、臂、脸、颈等部位）。
六、行为规范
（一）员工在工作时间须佩戴胸牌。
（违反者扣1分）
（二）员工应将头发梳理整齐、保持面部清洁，男员工要求发不过耳，不留胡须；女员工不留怪异发型、饰物佩戴得当。
公司提倡女员工化淡妆，所有员工在上岗前应养成对镜自检的良好习惯。
（违反者扣1分）
（三）员工应举止大方、得体，工作时坐姿端正，行走时与客人或同事相遇应谦让，不得勾肩搭背，不得在办公区域奔跑。
（违反者扣1分）
（四）员工在工作期间应保持良好工作状态，认真工作，不得嬉戏打闹、大声喧哗、无故串岗，不得打游戏、吃零食或做与工作无关的事。
（违反者扣1分）
（三）员工在工作期间要用普通话和规范用语，接听电话要说“您好，**”。
称谓公司领导为“××总”，同事之间以姓名相称。
员工有责任树立良好的企业形象，不得在第三者前诋毁公司、同事及竞争对手。
（违反者扣1分）
（五）员工应保持工作环境的整洁，办公区域不得吸烟、不得就餐（指定场所、独立办公室除外，同时在指定区域就餐的应以盒饭为主，不得食用大盆菜）；不得乱扔纸屑杂物，废纸入篓、垃圾入桶；员工办公桌面均不得摆放与工作无直接关系的物件（如镜子、玩具、装饰品等），应保持桌面整洁，办公设施及设备上不得有积尘污垢。
（违反者扣1分）
（六）员工应爱护公司财物，不得随意损坏、丢弃、浪费办公用具、用品，如有发生应照价赔偿。
非经许可不得私拿、私用公司财物。
（违反者扣1—3分）
（七）员工应养成节俭的良好习惯，节约使用办公用品（如打印纸的反面应作为稿纸使用），文具消耗用品以旧换新。
未经许可严禁私用公司非员工用消耗品（如纸杯、手拎袋等），离岗外出或下班应关闭办公电脑及切断所使用的电器电源（如空调、电灯等）。
（违反者扣1—3分）
（八）员工应加强“三防”意识，树立“安全操作第一”的思想.，未经许可不得使用或查看他人电脑、不得随意翻看同事的桌面物品及资料。
下班前必须清理好相关文件、资料并将其锁入文件柜或抽屉内。
个人贵重物品应妥善保管，如有遗失，公司对此不负责任。
如发生门、柜钥匙遗失，应尽快与行政部门联系，严禁员工个人私自撬门、换锁。
员工在公司发生安全危急事件时，应服从公司领导及行政部门的调派。
（违反者扣1—5分）
（九）公司所有享受通讯补贴人员，必须保证移动电话24小时开机。
员工如变更移动、固定电话号码，应当在24小时内通知人事部门，人事部门应及时更改通讯录，保持通讯畅通。
（违反者扣1—5分或酌情扣除通讯补贴）
七、接待行为规范
公司前台接待岗或行政部门秘书岗、文员岗人员要有甄别对待来访者的能力，接待来访者要符合以下规范：
（一）接待的基本程序及礼仪
1、接待：
当访客来访时，前台接待应放下手上工作，立刻从椅子上站起来，并礼貌地问候一声“您好，请问您找谁”或“您好，有什么事需要帮忙吗”等。
当对方递上名片时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。
2、问询：
应礼貌地询问来访者姓名、单位、被访者姓名及来访意图。
对任何来访者都应听完对方的姓名、单位、被访对象及来访要求，并请来访者在接待室稍候，在联络被访者后，再作决定。
不可直接说“×××在或不在，见还是不见”。
3、确认：
与被访者本人取得联系（公司总裁由总裁秘书负责传达）后，按被访者意图（见或不见，或稍候、或改约时间等）区别处理。
4、引领：
对公司领导的来访者应通知其秘书并由其引领至办公室或指定的洽谈室。
在引领时要配合访客步调，走在访客右侧前一公尺处，在转弯或上楼梯前应用右手作出指示动作，让访客明白所往去处；在到达办公室或洽谈室前，要指明“就在这里”；在打开门之前要先敲门，然后开门让访客进入并说“请进”，进门后应先介绍访客，并对被访者说“××总，这是您的客人”，然后倒走退出，并关上门。
5、款待：
由被访者或秘书为来访者端上茶水或饮料，放在茶几上。
如面谈时间较久，应在适当的时间入内为访客添加茶水。
6、善后：
当访客离开后，被访者或秘书应及时进行整理（洽谈室由行政部门保洁人员完成），为避免让下一位访客久等，清理动作应敏捷、利落、轻声。
当发现有访客遗忘之物应马上通知前台告知访客，或交由保安岗登记处理。
（二）注意事项
1、对于公司高管及以下人员的访客接待（主要指无独立办公室者），一律由公司前台接待或保安安排在接待室等候，由被访者引领至洽谈室接待，不得带入办公区内。
2、公司保安对不戴工作牌者（集团董事长、总裁及经批准指定人员除外）一律视为外单位来访者，不得任由其直接进入公司办公区域；对衣冠不整的来访者，原则上安排在接待室，并拒绝其进入办公区域。
3、任何人在非工作时段进入公司办公区域内必须在前台登记进、出的具体时间，保安人员或前台值班人员必须严格按照上述要求办理进出登记手续。
4、特殊来访者（如记者）进办公区域必须戴临时工作牌（VIP客户及公司领导特别交待的人员，可不戴工作牌），同时必须由被访者引领。
5、违反以上规定且保安岗未予以阻止的，以一人一事扣5分处理。
（三）接待流程及规范
1、被访者为公司领导
要求访问公司领导但无预约的，应按照以下示例执行：
前台接待
访客
前台接待
访客
前台接待
秘书
要求访问公司领导并提前预约的，应按照以下示例执行：
前台接待
访客
前台接待
访客
前台接待
秘书
秘书
2、VIP客人的来访接待
VIP客人是公司领导特别重要的社会关系，VIP客人的名单由总裁秘书收集整理，由公司领导确定，并将相关资料交至公司前台接待处，前台接待岗应熟知VIP客人资料。
接待VIP客人，应按照以下示例执行：
前台接待
由被访者秘书引领至被访者办公室，进行接待。
3、特殊到访者的接待处理
所谓特殊到访者指国家公、检、法、司等执法机关人员、政府职能部门的工作人员和其他以调查、取证为目的来公司访问的人员。
接待特殊到访者，应按照以下示例执行：
前台接待
执法人员
前台接待
同意接受到访人员的调查、取证，必须由法务人员陪同，或事先商议好对策。
（四）前台电话总机转接礼仪规范
1、电话转接时，应动作迅速、口齿清晰、语调平缓、礼貌尊重。
2、在电话铃响三声之前应迅速接听，并说“您好，**”。
3、如果分机占线，则应向来电者说明“对不起，分机占线，请过会再拨，可以吗？
”如果分机一直无人接听，则应向来电者说明“对不起，分机暂时无人接听，我可以帮您转告他，等他来后与您联系好吗，请您告诉我您贵姓、工作单位及联系电话。
”迅速记下后，并转知当事人回电。
4、无论对方语气如何，都应态度诚恳，耐心接听，不可顶撞致电者。
5、如对方询问涉及公司机密或有关经营、人事情况时，应保持警惕，不可胡乱应答，可说：
“此事我不了解，非常抱歉。
”或说：
“请您稍等一下，我帮您查询一下。
”然后电话至行政部门领导，询问如何处理后解决。
6、公司总裁电话转接要求
（1）如对方系VIP客人或公司领导及各管理本部总经理，则直接转接。
（2）如对方非VIP客人则一律转接至总裁秘书处，由总裁秘书询问总裁，征得同意后可进行转接；如未征得总裁同意，则婉转地请对方留下联系方式或安排其他领导处理或自行处理。
7、公司总裁室成员电话转接要求
（1）如对方系VIP客人或公司领导及各管理本部总经理，则直接转接。
（2）如对方非VIP客人则客气地询问其姓名、单位，并说“请您稍等一下，我帮您转接过去。
”同时，电询相关领导后进行转接或回答：
“他不在（或他正在开会），请您留下联系电话或过一会儿再打来好吗？
”。
8、前台接待人员上班时间内不得缺岗。
因缺岗造成电话无人接听者，每次扣5分。
9、前台接待人员对于非工作电话或推销产品类电话，应婉言谢绝。
八、前台收、发件管理
（一）公司前台接待岗负责公司前台的内外函件、传真件等文件资料的接收、转达、发出的工作。
（二）所有接收和发出的函件、传真件等文件资料必须严格按《收件、转达、发件登记表》认真进行登记（附件3）。
（三）前台接待岗收到函件、传真件等文件资料后，应立即进行登记，并通知收件人领取；特事特办及标注急件的应立即转达收件人。
收件人或代收人应在收件人栏中签字确认收到文件资料。
（四）前台接待岗对未注明收件人但有发件人信息的函件、传真件等按表登记，应向发件人询问、明确收件人，并转达收件人；对未写明收件人、收件人信息的函件、传真件等仍需按表登记，但只承担保管义务。
（五）前台接待岗在发出函件、传真件等文件资料前，应进行登记。
发出的传真件后，应以电话形式与对方予以确认。
（六）对于未设前台接待岗但确需集中接收、转达函件和传真件等的办公区域，可由行政部门设定专人进行处理。
九、办公设备管理
（一）管理规范
1、对办公设备的使用情况实行双负责制，即办公设备在使用过程中发生人为损坏的，由损坏责任人照价赔偿；不能确定损坏责任人的，由第一责任人照价赔偿。
2、第二责任人在每月底必须对办公设备状况进行检查、记录，平时对办公设备状况进行常规检查，做好维护、维修工作。
3、办公设备使用人应及时将设备异常情况上报行政部门负责人，行政部门负责人在接到异常情况汇报后须在48小时内予以解决。
（违反者扣1—5分）
4、第二责任人在每月底必须对办公设备状况例行检查，并记录，平时对办公设备状况进行常规检查，做好维护、维修工作。
5、第二责任人对办公设备的使用情况有监督权，对使用过程中的不良行为有1—5分的扣分权，由行政部门负责人审定后执行。
（二）检查要求
1、检查范围应包括公司所属车辆（另见《车辆管理规定》）、空调设备、办公桌椅、电脑设备及其他电器设备。
2、检查周期、责任人及内容
设备
周期
内容
责任人
车辆
每两周
刹车、机油、灯光、轮胎等
各级行政部门驾驶员
空调设备
每月
是否能正常制冷、制热
各级行政部门
办公桌椅
每月
是否牢固，是否松动
各级行政部门
电脑设备
每季度
是否正常运行
各级行政部门
复印机、打印机
每月
是否正常运行
各级行政部门
电风扇
每年5月30前
是否正常运行
各级行政部门
取暖器
每年11月30前
是否正常运行
各级行政部门
其他电器设备
每季度
是否正常
各级行政部门
3、检查方法：
（1）各级行政部门应由部门负责人组织，按检查周期的要求建立《设备检查台账》（附件2）；
（2）各级行政部门应由部门负责人根据工作需要，针对每类设备安排专人，负责按期对相应的设备进行检查；
（3）每次检查，设备检查责任人都应在《设备检查台账》上做好记录；
（4）设备检查责任人在检查中发现问题，应认真做好记录，并报行政部门负责人，由行政负责人协调、安排有关人员及单位进行维护和修理。
（5）各级行政部门负责人负责抽查，凡未按本规定执行或执行不力的，将对责任人予以5分以上扣罚。
（三）传真机、复印机、打印机管理
1、传真机、复印机应明确使用保管责任人，保管责任人负责以下事项：
（1）纸张补充及保管；
（2）维护保养、报修；
（3）零件及耗材更换；
（4）月底用纸数量统计。
2、传真机、打印机与复印机的使用规范：
传真机、打印机与复印机的工作时间一般为9：
00—18：
00（特殊情况例外），下班后切断电源。
（1）各保管人员应根据传真机、打印机与复印机的使用量，提前准备好复印、打印及传真用纸库存量，以做好及时供应服务。
（2）使用时，应遵循谁先到谁先使用的原则，不得以任何借口影响他人使用。
（3）使用复印机、打印机时除需要签发的文件、长期利用或保存的文件和对外使用的文件，其余纸张一律双面使用，以避免浪费。
（违反规定扣5分）
（4）使用影印或传真文件时，应事先将回形针及大头针去除，以免刮伤玻璃或滚筒，造成不必要的损害。
（5）严禁私自复印、打印或传真个人资料。
（违反规定扣5分）
（6）传真机、打印机与复印机发生故障时，保管人应先做初步故障排除工作，以便尽快使用，如确实无法排除者，应尽快通知保养厂家前来维修。
（7）行政部门应与供应商及维修站签订保养合约，对传真机、打印机与复印机进行定期保养及检修。
（8）行政部门应该对传真机、打印机与复印机的使用情况进行督查，并有权对使用不善的人员进行扣分（2—10分）。
（四）视频会议系统
1、视频会议均由会议召集人在协同办公系统中发起，除按协同办公系统相关表单填写内容外，同时应注意选择所有需要加入该次会议的视频会议室。
见：
视频会议系统申请工作流程文件（HSBP-行-006）
2、会议室中的视频系统应有信息运维部门统一开启使用，其他部门一律不得私自使用，信息运维部门应提前10分钟做好视频会议系统的调试工作，否则每次扣10分。
3、各参会人员应提前5分钟上线等候会议的开始，未提前上线等候会议开始的参会人，每次扣10分；董事长参加的会议按集团相关规定办理。
4、与会部门在会议期间发现异常，应立即报信息运维部门专人或行政部门处理，并向主持人报告故障情况和请假。
5、信息运维部门负责视频会议所需线路、网络的保障，包括对公司内部线路、网络数据的传输提供技术保障，判断线路、网络的内部或外部故障进行排故或联系运营商进行排故。
凡公司领导及以上人员召集的会议，信息运维部门及行政部门必须设专人进行会议全程的跟踪和技术保障。
信息运维部门应定期对的视频会议设备进行检查、调试，以确保视频会议系统的正常使用。
（五）电话会议系统
1、电话会议作为视频会议的补充使用工具，非经批准不得使用。
会议召集只有在无法协调视频会议安排的情况下，或者与会方未配备视频会议系统的情况下，方可申请使用电话会议系统。
2、电话会议由会议召集人在协同办公系统中发起，经批准后，由行政部门进行电话会议的开通和电话会议设备的提供。
见：
电话会议系统申请工作流程文件（HSBP-行-005）
3、为防止非与会部门（含其他公司）盗打、误拨以及非正常与会，行政部门开通电话会议同时设定会议密码，并将主会场召集人密码和分会场参会拨入密码告知相关人员。
4、各参会人员应提前5分钟上线等候会议的开始，未提前上线等候会议开始的参会人，每次扣10分；董事长参加的会议按集团相关规定办理。
5、电话会议系统由行政部门负责保管和定期维护，确保正常使用。
（六）空调及其他电器的管理
1、公司空调的使用时间原则上为工作日的9：
00—18：
00，当日最低气温为5摄氏度以下、或当日最高气温达30摄氏度及以上时方可开启。
2、公司严禁使用电热丝炉、取暖器等或私带非工作必须的个人电器在公司内使用。
非正常范围内的电器确需使用的，应报行政部门负责人批准后方可使用，违者一律扣10分。
3、公司其他电器（如办公电脑、微波炉、电风扇、台灯等）的使用，应遵循“即用即开，用毕即关”的原则。
公司保安人员负责落实、监督、检查本规定的执行情况。
值班保安每日下班后应对各区域的电器使用状况进行检查，对未按规定关闭电器的人员，处以1—10分的扣分处罚。
4、其他电器使用相关要求：
设备名称
开启时间
关闭时间
责任人
备注
电
灯
公共通道
（包括大厅）
8：
30
18：
30
保安
少人通过时才开灯，不用则关闭
公共区域
8：
30
使用结束
保安
第一人到时开灯，最后一个人走时关闭
独立办公室
9：
00
使用结束
使用人
使用人不在时随手关灯
会议室
使用前5分钟
使用清扫后
保洁
洽谈室
使用时
使用后随手关闭
使用人
视光线状况而定
接待室
8：
30
18：
30
保安
卫生间
8：
30
18：
30
保洁人员
电
脑
办公电脑
9：
00
个人使用结束
使用人
个人长时间不用时应设为省电状态或关闭
机房电脑
全天
系统维护人
饮
水
机
公共区域
8：
30
18：
30
保安
会议室
使用前5分钟
使用结束
行政部门
洽谈室
8：
30
18：
30
保安
十、办公区域管理
（一）会议室管理
1、各部门使用会议室，应通过协同办公系统“会议管理-会议申请”提前预约并确定使用时间，经批准后使用。
2、会议室由各级行政部门指定专人负责管理。
3、会议室的卫生保洁、照明、空调、影音设备由各级行政部门负责维护保养，会议常规用品（如饮水机等）由各级行政部门提供。
4、会务安排由使用部门负责，如有额外增加会议用品（如：
鲜花、水果、面巾纸等）的需求，应由申请使用部门在进行会议室预约时一并提出。
5、会议室配置的设备、设施未经许可，不得随意搬动挪作它用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得行政部门同意后方可动用，使用部门事后应负责归还原处。
6、使用部门在会议室使用完毕后，应及时关闭照明、空调、电脑等所有电源和设备，并通知信息部门关闭网络和视频设备。
7、各部门使用会议室后，应即时通知行政部门对使用情况进行检查，如有损坏的，使用部门应提供书面报告，行政部门应追究责任并负责及时修复。
8、各级行政部门应在平时对会议室定期清扫，并在会议室使用结束后及时清洁和整理桌椅，保证会议室的干净、整洁。
9、行政部门应每天下班前检查门、窗和全部设施设备电源是否关闭，切实做好防火、防盗及其他安全工作。
10、未经行政部门批准，会议室不得对外借用。
（二）洽谈室管理
1、公司洽谈室供员工用于日常业务洽谈、会客，员工不得长时间占用或挪作他用。
2、员工使用洽谈室结束后应及时告知前台接待人员，由前台接待人员通知保洁员进行清洁整理。
3、员工使用洽谈室应爱惜室内财物，损坏须照价赔偿。
4、洽谈室内不得吸烟。
5、违反以上规定者，行政部门负责人可根据情况扣处1—5分。
（三）钥匙管理
1、公司保险柜、文件柜钥匙由各部门领导指定专人负责保管。
2、各部门办公区钥匙由相应部门领导指定专人负责保管。
3、会议室钥匙由行政部门负责人指定专人负责保管。
4、独立办公室、更衣柜、个人办公桌抽屉钥匙由使用人负责保管使用。
5、洗手间、洽谈室、紧急疏散通道门的钥匙由保安人员负责保管使用。
6、仓库门钥匙由各仓库管理部门负责保管使用，机房门钥匙由系统维护人员负责保管使用。
7、除保险柜、更衣柜、文件柜及个人办公桌抽屉钥匙外，其余所有的钥匙由使用部门（人）贴上标签并说明用途后，上交一把给行政部门负责人统一备份管理。
8、非经部门领导和行政部门负责人同时许可，员工不得私自换锁或配钥匙、撬门，否则一律扣处10分；如钥匙遗失，由使用保管人申请，经部门领导批准，行政部门负责人查核后，由行政部门负责配制（必要时需要更换锁芯的，可向部门或员工收取费用）。
见：
铭牌制作、钥匙配补发申请工作流程文件（HSBP-行-003）。
9、钥匙遗失（保管使用人不在）后，如发生紧急状况急需开锁时，应先向部门领导申请，经批准后可至行政部门借取备份钥匙开锁。
行政部门负责人取出备份钥匙，同申请部门相关人员一起开锁或向上级领导请示后，做其它处理。
10、非经许可，任何员工不得私拿他人保管使用的钥匙开锁或偷取备份钥匙开锁，一经发现重扣50分，情节严重者移交公安机关处理。
11、如遇地震、失火等灾害或其它重大危机事件时，由行政部门负责人拿取备份钥匙使用（申请手续事后补）或请示上级领导做其它处理。
十一、印刷品、名片、工作牌的管理
（一）印刷品
1、公司所有制度类文件以及工作中需重复使用的文字、图纸、表格均可通过行政部门申请印刷。
2、有公司标识的印刷品一律由行政管理本部负责印制，如一次性水杯、POP纸、专用胶带等。
3、常用印刷品（如各类通用单据）由行政部门根据库存情况以及月度费用情况提报，经批准后印刷。
各部门按月实际需求办理领用手续，由行政部门根据领用量做费用分摊。
4、非常用印刷品须由申请部门对应的管理本部总经理、对应分管副总裁审定相关用途、格式、数量、费用等后，由行政部门代为印刷并一次性交付申请部门保管、使用。
未经申请自行印刷的，由相关责任人自行承担相关费用并予以10—50分扣罚。
5、印刷品由行政部门通过市场比价后确定印刷厂商，并负责对其印刷的效果、质量做好验收、入库工作。
印刷品要有严格的申领、交付手续，以防在外流失。
所有印刷品的入、出、存必须进行登记。
6、由于各种原因被停止使用的常用印刷品，须由该印刷品对应的管理本部与行政管理本部联系并公示停用要求，由行政部门汇总库存的印刷品并进行适当处理。
（二）名片管理
1、公司名片主要用于工作或业务的开展，它仅代表员工个人身份，私印名片或利用名片在外招摇撞骗者，一经发现重扣100分直至辞退，严重的公司还将根据相关法律追求其责任。
2、名片印制范围：
各部门中层（含）以上人员、对外业务频繁的人员及总裁特批人员可以申请印制名片。
3、名片的版式：
公司所有员工的名片版式统一由行政部门根据公司VI手册制作。
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