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关于科学开展会计信息化建设的探讨1

关于科学开展会计信息化建设的探讨

 【摘要】当前,“企业(数字)信息化”建设正在全国蓬勃开展,其中会计信息管理新体系的建设(简称“会计信息化”)是企业信息化建设中一个很重要的组成部分。

如何在信息和互联网技术广泛应用的环境下科学开展“企业信息化”建设,尤其是财务会计这一块的建设?

会计信息化与“会计电算化”是不同的概念,他们之间存在怎样的内在联系?

建立一个什么样目标的会计信息管理体系才符合企业信息化的要求?

建成后会对会计理论的创新、会计职业的前景、会计实务的改革以及会计管理制度的变革带来哪些影响?

因此,“会计信息化”建设是当前会计界关注的一个新问题。

本文就以上问题进行论述与探讨,并且对之前我国开展会计电算化工作的现状、取得的成效与存在的问题作了简单分析;同时,对今后在网络环境下实现会计信息化的目标,建设的内容、方法以及对会计从业人员的要求进行了阐述。

提出个人见解和建议,抛砖引玉,与会计界广大从事会计理论研究工作者共同商榷建立会计信息化工作的创新问题。

【关键词】企业信息化,会计信息化,分析探讨,应对策略

一、“会计信息化”建设问题的提出

1、概念

“会计信息化”建设是指财务会计管理工作在计算机网络环境下,即企业内部网(Intarnet)和国际互联网(Internet)建立基于浏览器/服务器(B/S)模式的实行会计信息管理新体系,综合运用会计理论、信息技术和计算机网络技术,在物料资源管理、财务管理、成本核算等方面全面体现,不断创新。

2、会计信息化是企业信息化中的重要组成部分。

目前,我国各级政府机构、一些行政、企、事业单位正在大力开展各种“(数字)信息化”建设,比如:

“政务信息化”、“商务信息化”、“教育信息化”等等。

特别是制造业企业正在开展“企业信息化”建设。

众所周知,企业信息化工作包含了企业内部的产品销售、产品设计、工艺设计、技术资料、生产制造、物料资源、人力资源、财务会计以及产品售后服务诸方面的数据信息,而会计信息管理工作是企业信息管理中的一个很重要的组成部分。

企业信息化的建设包含了会计信息化建设的内容。

3、会计信息化是“会计电算化”的技术进步。

20世纪70年代,在信息化浪潮的推动下,人们已经将电子计算机应用到了会计信息管理之中。

以计算机为工具,模仿和替代会计手工处理方式,完成数值计算、数据统计、成本核算、财务审计等项任务。

减轻了会计人员的劳动强度,提高了会计工作的效率。

这样的“会计电算化”工作普及迅速,已由在单机环境下开展发展到在局域网环境下开展,由单项应用发展到多项应用,由集中式处理变化到分布式处理,再到会计信息系统的全面实现,收到了很好的成效。

但是,之前的会计电算化工作只是面向财务单一部门在单机或局域网中开展,大多数现有的财务应用软件系统一般是在单机或“客户机/服务器(C/S)”结构的计算模式下完成业务处理。

4、目前我国会计电算化工作中存在的不足

尽管我国会计电算化工作起步晚,还是取得了巨大的成绩.但是,还存在的一些不足与缺陷:

表现在以下方面:

(1).会计电算化管理制度工作薄弱。

目前,少数单位没有严密的管理制度,会计电算化不能正常开展。

有不少已经实行会计电算化的单位,明知国家制定的规章制度,但并没有真正地实施。

(2).会计专业人才缺乏。

尽管我国培养了不少会计从业人员,计算机应用得到普及,会计人员都能完成一般实际操作,但是,专业人才、专业精英严重缺乏。

精通财会管理又精通计算机系统的复合型人才风毛鳞角,这一问题一直制约会计电算化的发展。

财务会计队伍中的部分人员知识老化,学习会计新知识积极性不高,会计专业毕业生数量逐年减少(受就业难的捆扰),会计专业人员计算机网络技术知识欠缺,对财务软件的应用掌握的不透彻,不熟练,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,有时误操作导致系统不能正常运行。

少数会计人员不懂得企业生产经营活动的全过程以及数据的流通渠道,缺乏管理经验。

(3).重视报账功能,忽视管理功能。

有的已经实行会计电算化的单位存在着重视报账功能,忽视管理功能。

造成根本没有设计或内容过于简单,功能不全,限制了其管理功能,没有充分发挥会计电算化对财务管理的功能。

(4).会计电算化档案管理制度不完善。

有些单位实行会计电算化时间短,对会计电算化档案的组成内容不甚了解,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,从而造成会计档案被人为破坏。

单位对会计系统出现故障,会计数据将无法恢复。

(5).重视会计电算化自身因素,忽视会计电算化环境因素。

有些单位存在着重视会计电算化算自身因素,而忽视环境因素的现象。

大多都没有建立和制定相应的电算化会计管理制度及内部控制制度,单位领导也没有足够重视认为微机记账只是手工记账的重复,从而忽视会计电算化的环境因素。

(6).不能满足审计要求。

会计电算化发展疏漏了审计因素,会计电算化后,传统审计中最为重视的会计系统提供审计线索的方法发生了很大变化。

加上审计人员对会计电算化内部程序中“脱节”,严重影响会计电算化与审计工作的发展。

现在,随着Internet网络技术的应用推广,WWW服务成为核心服务,信息处理系统基本上是采用“浏览器/服务器(B/S)”计算模式,用户在浏览器统一的界面上完成网络上各种服务和应用功能。

所以,原先的工作方式已经不能适用新的环境和新的要求了。

电算化工作中存在的一些问题殛待解决。

因此,我们可以认为:

“会计信息化”是会计信息(工作)处理自动化进程,是“企业信息化”的一部分。

没有“会计信息化”就不可能实现“企业信息化”。

会计信息化是会计信息(工作)技术化、网络化之综合,是会计理论、会计实践与信息技术、计算机网络技术交叉结合的产物。

“会计信息化”是在“会计电算化”基础上发展而来的,是“会计电算化”深入发展的必然,是“会计电算化”的技术进步。

二、科学开展“会计信息化”建设,加速推进“企业信息化”

目前有很多企业都建立了企业内部网(Intarnet),有的还建立了城域网,大都与英特网(Internet)互联。

在这样的环境下如何科学的开展“会计信息化”建设?

要建立一个什么样目标的会计信息管理体系才符合“企业信息化”的要求?

对这些问题都需要我们逐步去探讨。

1、会计信息的范围

“会计信息化”是“会计电算化”的发展。

会计信息应该包括原始经济业务凭证、会计记账凭证、会计报告、会计分析信息等范畴的全部经济信息。

其中,有几个规定的会计报告是“对外”的会计信息。

当前会计活动产生的信息首先是由于企业自身经营管理活动的需要,大部分属于企业个体的内部信息,对外报告的会计信息只占很少一部分,而且并非面向所有公众(只对具有特定权限的对象)。

2、会计信息的价值

会计信息化的目的之一就是要提升会计信息的价值,有力支持企业信息化。

其首先是用于企业的经营决策,而且还要挖掘其为整个社会宏观经济决策服务的作用。

此外,会计信息价值的提升还在于会计信息的真实、迅捷、全面。

通常认为,会计信息的价值在于提供与决策相关的信息,似乎这已经成为一种常用的观念。

但是,这并不全面。

会计的基本职能是反映其基础的会计记录,进而又衍生了决策作用。

会计信息如会计要素中的资产、负债和所有者权益的大量内容是企业与相关者经济契约的记录,是企业与各方的债权、债务经济利益、权利和义务的描述,这些是企业经营必要的信息,不能说不具有价值。

3、会计信息化的目标

在会计电算化阶段,会计信息系统的开发依赖会计的需求进行,面向的是会计部门需求;在会计信息化阶段,会计信息系统的开发升高到企业经营的需求,这是适应企业信息化、实现企业经济信息的共享并综合处理,是会计信息系统融入ERP等企业一体化信息系统的表现。

如果再高一点,站到国民经济和社会信息化的高度来思考,可以考虑会计信息社会化生产的方式,会计信息应该并可以为市场调节和宏观调控服务。

考虑国家经济监督权与会计信息的生产整合,可以构思社会性的会计信息生产方式。

这样做不仅节省社会监督的制度成本,还可以形成社会经济信息的共享,实现经济处理综合化,并生产统计信息、实施全社会性的经济分析等,在产生会计信息更大价值的同时推动国民经济和社会信息化。

4、会计信息处理的智能化

会计工作的目的在于获得会计信息。

手工会计的工具是纸张、笔墨和算盘,其不具有逻辑处理能力,全依赖于人的智能进行处理;而电子计算机之工具具有机器智能,可以部分地并可能越来越多地代替人的智能。

这种过程取决于会计信息化的进程,这种进程使一些人担心未来会计的存废。

应该看到,机器智能依赖于人的智能,所以无论到何时,只要存在会计这种经济核算的需要,机器智能就必定需要会计的判断规则与处理方法。

因此,会计必定存在,而且需要会计理论的创新发展予以支持。

  现代的会计信息软件实现了从记账凭证自动登记账簿并生成报表的智能性自动处理,尚未全面实现的是从经济业务票据自动生成记账凭证的处理。

会计活动的第一步就是将经济业务信息转化为记账凭证,这是一种会计职业判断。

会计人员利用有限的会计规则,对有限的经济数据进行有限的会计判断,从理论上看,这种会计职业判断可以转化为机器智能的判断。

会计信息化的当前要务就在于这种会计信息的智能化处理。

5、会计信息化的内部控制

会计信息记录了经济活动,产生了经济后果。

首先,经济活动的效益与风险同在,在赢得效益的同时必须防范风险,经济活动中的效果需要实施者承担经济责任,需要维护其责、权、利;其次,资产为企业所有,保护其安全是企业的基本行为,需要监督控制;如此等等,会计记录不容许差错,需要内部控制制度。

会计信息化对企业内部控制制度的建设带来了一定的影响,只有建立健全的内部控制制度才能保证会计信息的安全、完整和准确。

这些需要在信息系统的输入、处理、输出、存储等部位实施有效的控制。

6、会计信息化的外部联系

7、会计信息化的安全性和可靠性

会计信息化系统的信息处理,不同于手工直接的操作和信息存储的介质,他不仅依赖于计算机及其程序的信息处理,而且绝大多数信息需要网络传递。

但是,信息技术并非绝对可靠,存在着多种新的安全隐患。

例如,信息在传递中权限被修改,系统可能并容易受到网络黑客、病毒的攻击。

对这些问题的研究,已经成为信息化领域的重要课题。

为了保证会计信息化系统及其信息的安全性和可靠性,必须采取严厉的保护措施,如:

系统运行控制、信息处理与存储控制、操作权限控制、组织保证控制、管理制度控制等。

8、会计信息化软件系统AIS的更新与适用性

概括地说,会计信息系统是一套具有逻辑性的、独立并完整处理会计信息的软件。

Excel是一种具有多种功能的电子表格软件,XBRL是网络报告专用语言,提供了一个规范的网络报告披露和信息交换标准架构,它们不是同一层面上的软件。

会计信息系统生成的数据可以通过Excel或XBRL格式输出,Excel或XBRL代替不了会计信息系统处理信息的功能。

会计信息系统的通用化,需要规范数据标准,但是不局限于报告等输出的标准,还应该有规范的输入、存储标准等。

对会计信息系统建设要引入MRP-Ⅱ、ERP的管理思想和软件的适用模块。

9、会计信息化开展的方法与步骤

企业信息化建设工作按照系统分析与设计的方法、步骤进行。

首先对企业的信息进行全面分析,确定整体目标和功能,注意整体目标需求;可行性分析之后分各系统进行分析,确定各分系统的功能需求,识别出各分系统的相同功能和处理,注意各分系统之间数据的流向、数据传递和控制;然后分各系统进行逻辑的物理的设计、测试,注意各系统之间的联系;再对各系统进行整合、集成,应用软件开发采用“瀑布”法和“集成”法,注意系统软件、应用软件的接口,全面测试。

“会计信息”是其中的一个重要系统,采用以上相同的方法进行,特别要注意与产品销售、产品设计、工艺设计、生产制造、物料资源等系统的联系。

三、会计信息化对会计信息管理的影响

1、会计信息化是对会计理论的创新

传统会计基本理论建立在工业经济基础之上,要使之适应于信息时代的知识经济需求,势必要对会计理论进行创新和发展。

经济信息网络要求迅捷响应经营决策,管理的扁平化适应着这种要求,它需要经济信息共享和信息处理一体化的快捷支持,它动摇着传统会计理论封闭、孤立的体系。

为此,应该重新认识会计前提、会计对象、会计基本假设、会计一般原则、会计职能、会计任务、会计核算方法、会计报告原则等基本概念,构造适应会计信息化的新的理论体系。

会计信息化的深化,更需要会计理论的创新、指导与支持。

虽然会计信息化冲击着会计理论,引发会计理论的变革,但是它依然需要会计学及经济学等作为理论的基础。

2、会计信息化是对会计实务的变革

会计活动与计算机技术结合伊始,信息技术就改革着会计实务;而最终,会计信息化还是要落实到会计实务上。

早期的会计电算化模拟着传统会计的业务流程和手工操作方法,仿真了手工会计的活动,其效果是减轻了重复性的手工操作劳动,提高了工作效率。

近期的会计电算化逐步深入,会计信息系统在局域网中重点解决了各种核算型问题,从信息孤岛向信息共享发展。

会计专业人员要在企业内部网或外网上实现信息处理、存储、传递与共享,就要创新地开发出新的会计信息系统。

这又将导致会计实务的重大变革。

3、会计信息化是对现有会计制度的完善

4、会计信息化是对会计从业人员的挑战

新的理念的产生,环境发生了变化,人们就需要改变方式,采取新的方法应对,所以,会计信息化建设是对会计专业人员的挑战。

会计职业是一项政策性强、涉及面广的经济工作,是一个集许多利益主体的利益为一身的职业,掌握着一个单位的钱财事务。

在电算化环境下,财会人员要面对各种数据并对其进行处理,而这些数据都是反映单位财务状况和经营成果,具有实际价值,需要严密保密;会计数据高度集中于计算机系统数据库中,会计人员要严格履行职责。

一旦不约束自己的行为,丧失法制意识,不能保证数据的安全,使其感染病毒瘫痪或遭到篡改、泄密和破坏,将给单位和本人带来很大的损失。

因此,作为会计人员应该具备较高素质:

(1).树立法制观念,增强法律意识。

了解并熟悉国家制定的各项财经方针、政策和财务规章制度;遵守会计法、税法、审计法等相关法律法规;严格按照法律、法规和各项财务规章制度开展会计工作,保证会计事项的处理客观公正。

(2).热爱财会职业、忠于本职工作,提高思想觉悟,加强自身修养。

会计人员要具有强烈的事业心和责任感,对工作严谨认真、一丝不苟,要有较强的服务意识。

必须根据不断变化的新情况、新问题,学习、掌握更多的新知识、新技术,以提高业务水平和解决实际问题的能力。

应根据会计职业的要求,努力做到实事求是、数据真实、坚持原则、艰苦朴素、大公无私、平易近人、以诚待人、开拓进取。

(3).提高信息安全防范意识,不危害单位经济信息的安全。

四、加强新环境下会计人员队伍建设的几点建议

  未来的电算化会计人员不但要有精深的专业知识、扎实的理论基础及娴熟的实践技能,而且要有较好的综合素质,能够熟悉单位经营管理的全过程,充分运用会计软件对会计数据进行分析、整理和归纳,为单位的经营决策提供及时有效的财务信息支持。

因此,加强电算化环境下会计人员队伍建设应做好以下几个方面的工作。

  

(一)树立创新意识,强化终身学习的理念。

知识经济时代,知识更新速度加快,学习不再是人生某一阶段受一次教育就一劳永逸的事情,终身学习已成为社会和国民的共同目标。

会计人员要主动适应形势需要,更新认识、更新知识,转变思想观念,努力掌握新的工作方法,切实提高自身素质,充分发挥会计电算化对单位经济活动进行预测、决策、控制的功能,为单位的财务管理服务。

充分认识实行会计电算化是单位事业发展的必然要求,跟上时代的步伐。

(二)重视对在职会计人员的培训工作。

会计电算化是随着社会经济环境、科学技术的不断变化而向前发展的,环境不同,对会计电算化工作要求也不同。

在科技飞速发展的今天,会计人员必须不断学习和掌握日新月异的计算机知识和网络应用技术,以不断满足会计电算化进一步发展的需要。

对在职会计人员进行培训,更新其知识结构,是提高会计人员的会计电算化应用和管理水平的有效途径。

培训可采用以下方式:

  1.参加行业协会、后续教育培训单位统一组织的集中培训。

  2.自行聘请会计电算化专业教师到单位给会计人员有针对性的授课。

  3.利用互联网资源参加远程教育,既可以及时更新会计人员的电算化及相关知识,也可以解决培训时间、场地不足问题。

  4.选送具有一定计算机应用与维护能力,熟知财务软件知识,对会计电算化相关知识有一定了解的会计人员或业务骨干到大专院校进一步深造,既可以提高本单位会计电算化应用水平,又可以在必要时在部门内开展不定期的培训活动,促进其他会计人员业务的提高。

  5.由于在职会计人员文化程度和年龄存在差异,培训可以考虑分为初级、中级和高级三个层次,通过初级培训,使会计人员掌握一些计算机和会计核算软件基本操作技能;通过中级培训,使一部分会计能够对会计软件进行一般的维护或对软件参数进行设置,为会计软件开发提供业务支持;通过高级培训,使一小部分会计人员能够进行会计软件的系统分析、开发与维护。

(三)实行岗位定期轮换制。

实行岗位定期轮换制是迅速普及电算化技术和提高会计人员素质的捷径,给会计人员提供一个全方位、多角度的学习机会,真正将在工作中学习、在学习中工作的终身学习理念落到实处。

如果长期将会计人员固化在一个工作岗位上,容易导致处理问题能力下降,积极性受到挫伤。

因此,定期对会计人员进行轮岗,有利于促使会计人员尽快掌握会计电算化的基本操作技能,加强会计各岗位间的协作,克服对不同岗位工作的偏见;有利于堵塞会计电算化中的漏洞,增强会计人员的竞争与风险意识;并且也可为培养一专多能的复合性人才造就一个良好平台,使会计人员能“干一岗位,精一岗位”,业务技能、职业道德水平都能得到提升,全面打造高素质的复合型人才。

(四)改善会计人员知识结构,提高会计人员的综合素质

  1.知识结构要合理。

会计业务的重要特征之一就是综合性,要求会计人员的知识结构不能只限于本专业,而是既要有一定的深度,又要有一定的广度,需要做到深广结合。

除具备基本的专业知识、技术技能外,还要掌握相关的经济、法律、税收、金融和审计等知识。

把具有不同知识、不同专长的会计人员有机地组合在一起,使其知识互补,在总体的知识结构上达到或基本达到电算化环境下对会计人员的要求。

  2.学历和职称结构要合理。

从上述对某市某一行业会计人员学历结构和专业技术职称进行实际调查的结果来看,大学本科以上学历和会计师以上职称的会计人员比例较低。

应采取有力措施,积极引进高水平的会计电算化人才,广泛吸纳高校会计电算化专业毕业生进入会计行列,鼓励在职会计人员参加学历教育,参加职称考试,并实行工资、待遇等与技术职称、学历挂钩的办法,以此激励会计人员发奋进取、更新知识。

  3.年龄结构要合理。

自然规律和工作的连续性,要求既要有实践经验丰富的中、老年会计人员,又要有朝气蓬勃、积极向上的青年会计人员构成,这样才能发挥不同年龄段人员各自所具有的优势,实现年龄互补,在不断发展中保持动态平衡,从而实现最佳的综合效能。

加强学习、迎接新挑战

掌握更多的新知识、新技术,以提高业务水平和解决实际问题的能力

五、会计专业人员学习会计理论知识的有效方法

在电大会计学专业学习已满三年了,开设的专业课程就有《》、《》、《》、《》等几门科目,在老师们的精心传授和指导下,我基本上掌握了会计专业的理论知识,并且能够灵活地运用指导自己的实践,在会计管理和操作技能方面得到很大的提高,受益非浅。

下面谈谈我的学习过程与收获,来讨论会计专业人员学习会计理论知识的有效方法.

在三年的学习过程中,我并不是一帆风顺的,而是逐步认识、逐步提高的。

在学习初期,在我看来,会计课程的学习比较单调,整天都在和会计分录以及公式计算打交道,知识点非常琐碎,苦于没有好的方法去记忆和理解会计核算的规律,因此,学习很吃力,概念含混不清,公式计算运用不当,核算结果不正确,给工作带来被动。

后来随着学习步步深入,通过向老师和同事学习,自己一步步摸索,找到了会计学习中内在的规律,逐步体会到了一些学习窍门,提高了我的学习效率,达到“事半功倍”的效果。

我的收获和体会有以下几点:

一、读书抓好五个环节,手脑要勤细,考前有准备

“书山有路勤为径,学海无涯苦作舟。

”所有学科的学习,包括会计学习,都必须依靠勤学苦练,没有什么“终南捷径”可走,唯一的是要找到事物的内在规律。

要很快理解专业理论知识,那么从你听老师授课到最后准备考试,应该至少读五遍指定的教材。

我的具体做法是:

课前一读预习先,从师二读课堂间,温故三遍知新读,课后四读习题练,复习五读迎考试,满意成绩笑开颜。

这里主要强调读书的一般五个环节,即课前预习、课堂听讲、课后复习、做题巩固以及总复习全面准备迎接考试。

五个环节连成一体,不可忽一。

要把读书放在基础性地位,做到了通读书、精读书,全面理解和掌握了书中的知识内容和要点,才算读通书、会读书,不断积累知识,人的素质才能升华。

古人说“书读百遍,其义自现”就是这个道理。

二、掌握记账规则,学习不断进步

借贷记账法下的记账规则是基础会计学习的入门规律,是需要深刻记忆和理解的最基本知识点之一。

一般情况下,可以把账户区分为资产、负债、所有者权益、成本、损益五大类。

对资产和成本类账户一般都是借方登记增加,贷方登记减少;负债和所有者权益二者可以合称为“权益”,与对资产和成本类账户登记的作法相反,一般都是借方登记减少,贷方登记增加;对损益类账户则需要区分是费用类还是收入类,再分别登记,收入和费用的登记也是相反的。

学习之后,我的体会是:

借增贷减是资产,权益恰和它相反;成本资产属一类,登记做法是相同;损益账户要分辨,费用收入不一般;收入增加看贷方,减少借方来结转。

这样记忆对我的学习进步带来很大帮助。

三、运用口诀牢记基本核算方法,务实操作不含糊

大家清楚地明白,会计核算有七种基本核算方法,即设置会计科目(设置账户)、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查、编制会计报表。

要完成不同的核算功能应采用不同的方法。

但是,我们学员在学习时容易混淆,有时做核算时采用的方法不对,张冠李戴,这样,就达不到效果。

通过学习和不断实践,可以把七种核算方法以及要求总结成为以下口诀来帮助记忆和理解。

会计核算方法七,设置科目为第一;

复式记账最神秘,填审凭证不容易;

登记账簿要仔细,成本核算讲效益;

财产清查对账实,编制报表工作齐。

这样,如果有人问某项工作内容是否属于会计核算方法,你只要对照口诀就一目了然。

四、跨期摊提账户的账户处理

跨期摊提账户的账户主要包括待摊费用和预提费用账户。

待摊费用实际是先付费后分摊的费用,主要属于资产性质。

预提费用实际是先预计后付费的费用,主要属于负债性质。

他们的共同点是收益期是若干个会计期间(月)。

核算规律可以总结如下:

待摊预提都跨期,权责发生来摊提。

先花货币是待摊,后掏腰包来预提。

支付待摊借方记,贷方资金来放弃。

摊销需从贷方转,借走费用进损益。

预提费用贷方提,四费借方来对应。

付费借方减预提,现金存款别忘记。

下面对各句的含义作出详细解释:

第一句表示,按照账户的用途和结构进行分类,待摊费用和预提费用都属于跨期摊提费用,两者核算的基础都是“权责发生制”。

第二句说明,两者在资金耗费时间先后的区别。

第三句指出,对应的待摊费用在付费时候的会计分录,即“借:

待摊费用贷:

银行存款”。

第四句指出,对应的待摊费用在分摊时候的会计分录,即“借:

管理费用贷:

待摊费用”。

其实这个分录的借方可能是制造费用,也可能是管理费用等,主要是期间费用,所以言其为“进损益”。

第五句指出,对应的预提费用在提取时候的会计分录,即“借:

管理费用贷:

预提费用”。

其借方主要是制造费用、管理费用、财务费用、营业费

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