档案管理软件需求规格说明书.docx

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档案管理软件需求规格说明书

**有限公司档案管理软件

需求规格说明书

1、引言

1.1目的

此文档的目的是对**有限公司档案管理软件的功能需求进行描述。

以下章节将定义档案管理软件的功能需求，确定档案管理软件的使用范围及使用基础，为系统的设计提供参考依据。

1.2文档约定

公司的开发经费有限，开发时间紧迫，可以使用VB或者CSharp进行软件编程。

1.3预期的读者和阅读建议

经理

管理人员

业务员

1.4产品的范围

此文档仅适用于**有限公司档案管理软件。

包括软件的硬件支撑、系统结构描述、功能特征描述等。

1.5参考文献

XX文库：

人事档案管理系统

2、综合描述

2.1产品的前景

一个公司的信息数据是公司的核心资源，没有信息数据的提供公司基本无法正常运行工作。

所以档案管理系统是对手工作业管理信息数据的改进，提高对数据的管理能力，实现了无纸化操作。

对各行各业的公司都是十分重要、且必不可少的系统。

2.2产品的功能

主要是操作员在软件操作中需要用到的各类参数。

如职员管理、操作员管理、权限管理等。

2.2.1职员管理

职员管理主要功能是对公司内所有职员的信息进行记录，如所属部门、联系电话等，类似于内部通讯录。

2.2.2操作员管理

操作员管理主要功能是从职员管理中确认相关操作人员，同时对其赋予不同的操作权限。

2.2.3密码修改

为确保操作人员不登录他人的帐号进行操作，该功能主要提供当前操作人员更改自己的密码。

2.2.4系统参数设置

主要功能是对软件中各种不同的参数进行设置，以方便操作人员调用。

2.2.5系统日志管理

为防止操作人员在系统中随意修改档案数据，软件会自动记录当前操作人员的关键操作，如档案信息的变更，以供系统管理人员进行查看。

2.2.6档案著录

　　主要功能是对公司的各种档案进行归档、整理编目管理。

　　公司案卷的分类包括：

文件档案、照片档案、电子档案、底图档案、实物档案、人事档案、会计档案。

2.2.7案卷著录

　　此功能对应实际工作中的立卷过程。

著录一个案卷，在案卷中存放相关档案。

　　案卷归档号生成规则：

归档号手动输入，年份和流水号自动生成。

归档号格式：

一级类号.二级类号.三级类号-流水号或一级类号.二级类号.年份-流水号。

为便于工作，年份和流水号可以手动修改。

不能有重复的归档号。

2.2.8卷内著录

　　此功能对应实际工作中的归档、整理编目过程。

将单个档案进行归档入卷、整理编目，或入虚拟卷，或补录入卷。

并根据著录档案的信息对案卷信息做出调整。

　　卷内目录生成规则：

序号为流水号自动生成，在数据库中记录的号为归档号+序号，如果为未归档文件则根据分类设置信息生成一个虚拟案卷号（虚拟档案号=X+归档号）。

2.2.9档案利用

　　档案利用的主要功能包括：

档案查询，档案借阅，档案查阅。

　　为方便档案利用，首先可以查询出需要利用的是哪些档案，这就是档案查询的功能。

此功能可以根据档案的“（案卷）案卷类别，归档号，案卷题名，密级，立卷人，立卷起止日期；（卷内）文号，题名，责任者”等条件组合查询出“（案卷）当前状态，归档号，案卷题名，密级，立卷人，立卷日期；（卷内）归档号，文号，题名，责任者，件号，当前状态”。

　　档案借阅和档案查阅是档案利用中的重要组成部分。

本软件在此处的功能是登记和查询档案利用的信息，打印出利用信息进行签字，借出档案到期后进行提示，并可以通过打印催还单对还未归还的档案进行催还。

2.2.10档案移交

　　实际工作中，档案对外移交包括以下形式：

影印移交，只移交影印件，可以查询。

档案移交，全部移交，同销毁，进行标注，此模块外不能查询。

保留影印，移交档案但保留影印件，可以查询。

原件重份，移交的原件还有原件，可以查询。

因此，在软件中要求实现这些方式的移交。

此处的功能是记录移交信息，修改移交后的案卷、卷内信息，并能进行打印签字。

最后，此处功能还包括对档案移交信息的查询。

2.2.11档案销毁

　　实际工作中，档案对外移交包括以下形式：

影印移交，只移交影印件，可以查询。

档案移交，全部移交，同销毁，进行标注，此模块外不能查询。

保留影印，移交档案但保留影印件，可以查询。

原件重份，移交的原件还有原件，可以查询。

因此，在软件中要求实现这些方式的移交。

此处的功能是记录移交信息，修改移交后的案卷、卷内信息，并能进行打印签字。

最后，此处功能还包括对档案移交信息的查询。

2.2.12档案统计

　　档案统计的功能是按操作员指定的条件进行统计，显示出结果。

并根据实际工作需要生成报表。

2.3运行环境

2.3.1物理运行环境

数据库服务器、客户端计算机、打印机、局域网络

A）数据库服务器：

主要用于存储所有档案管理软件范围内的数据、PDF电子文档、Word电子文档、图片等信息。

B）客户端计算机：

主要用于人机交互，将档案管理软件数据上传至数据库服务器。

C）打印机：

打印各种档案管理软件报表。

D）局域网络：

可使网内的所有客户端计算机同时使用档案管理软件。

2.3.2系统运行环境

　　A）数据库服务器

　　　　最低硬件要求：

　　　　处理器：

建议2GHz或更高

　　　　内存：

建议4G或以上

　　　　硬盘：

320G或以上

　　　　显示器：

19寸显示器

　　　　最低软件要求：

　　　　MicrosoftWindowsServer2008EnterpriseEdition

　　　　MicrosoftSQLServer2005

　　　　IIS5.0或更高版本

　　　　InternetExplorer6.0SP1

　　　　MicrosoftInstaller3.0

　　　　Microsoft.NetFramework2.0

　　B）客户端计算机

　　　　最低硬件要求：

　　　　处理器：

建议1G或更高

　　　　内存：

至少256MB，建议512MB或更多

　　　　硬盘：

20G或以上

　　　　显示器：

1024x768分辨率，高彩色（16-位）

最低软件要求：

　　　　建议MicrosoftWindowsXPProfessionalwithSP2

2.4设计和实现上的限制

档案管理软件开发经费昂贵、技术复杂、安装维护困难，应用领域广泛性越强对系统适应性要求越高。

2.5假设和依赖

档案管理软件依赖于公司信息数据，所以公司的网络通信安全十分重要。

3、外部接口要求

3.1用户界面

主要功能包括欢迎界面、登录界面。

3.1.1欢迎界面

　　欢迎界面的主要功能是连接数据库。

首先判断是否能连上数据库，如果不能则可能是没有配置服务器信息或者服务器信息发生变动，应转到配置服务器信息页面。

验证成功后对数据库进行正式连接，以提高软件访问数据库服务器的速度。

　　业务规则：

为提高数据的安全性，连接数据库的信息应以加密方式保存在注册表中，同时便于程序启动时读取。

3.1.2登录界面

登录界面的主要功能是验证操作员的登录信息是否正确。

操作员登录时首先判断操作员输入的信息是否正确，如操作员信息正确则可以正常登录，并记录下操作员登录信息和操作员权限信息，以便于操作员后期操作中的权限控制。

三次不成功则自动退出软件。

3.2硬件接口

打印机

投影仪

电源线

3.3软件接口

Word

Excel

3.4通信接口

网络接口

移动通信接口

4、系统特征

4.1说明和优先级

档案管理软件优先对公司的急需文件管理、再是重要文件管理、日常文件管理。

4.2功能需求

档案管理软件对职员信息管理、对文件文档的管理与分配，帮助管理人员快速的提取需要的文档信息，实现优化管理分配。

4.3用例图

档案管理：

4.4状态图

档案状态图：

4.5活动图

管理员登录活动图：

5、其他非功能需求

5.1性能需求

档案管理软件在无障碍环境下正常运行时的响应时间短暂，同时处理文件吞吐量大。

档案管理软件是可维护系统。

档案管理软件的易用性强、应用领域广泛。

档案管理软件设置了安全级别权限，分多个管理层次操作，保证了文档信息的安全性。

5.2安全设施需求

档案管理软件开发安全性

档案管理软件运行可连接网络，需要公司网络安全性传输。

档案管理软件安装复杂，硬件设备配置需求高，安装后不可随意更改配置。

5.3安全性需求

档案管理软件需要配置防火墙安全机制才能确保档案信息安全。

5.4软件质量属性

档案管理软件易操作，只需稍加以培训就能胜任。

档案管理软件测试运行正常，响应速度快，适应性强。

5.5业务规则

获取文档

整理文档

管理文档

分配文档

提取文档

5.6用户文档

档案管理软件需求分析报告

档案管理软件规格说明书

数据库设计规划文档

数据库类图

档案管理软件测试报告

档案管理软件用户使用手册

6、其他需求