文件控制程序文件.docx

1、文件控制程序文件1.范围 适用于本公司管理管理体系和与技术有关的文件和资料，以及外来标准、图纸等的控制。为了对管理体系等有关文件和资料进行控制，确保有关部门使用文件的有效版本。2.职责：21公司办公室负责公司行政文件、外来文件的编制、发放、更改、控制和管理。22质检室负责有关质量文件的编制、发放、更改、控制和管理，并负责对各部门与质量体系有关的文件的管理进行监督。24销售科、财务科、设备科负责对相关文件的编制、发放、更改、控制和管理。25各有关部门负责本部门专用文件的编制、发放、更改和保管。3、管理内容与控制要求31 文件的分类311方针312 手册313 程序文件314 作业文件315 记录

2、文件32文件的编制、会签、审批及发布321 管理手册由质检室编制，各部门负责人会签，公司经理审核批准后发布实施。322 程序文件由各相关部门编制，相关部门负责人会签，厂部领导批准后发布实施。323 其它各种与管理管理体系要求有关的文件和记录表由归口部门负责编制，相关部门负责人审核，厂部领导批准后发布实施。324外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。325文件审核的内容a. 适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）；b. 现行状态（包括版本、编号）；c. 与所依据的管理管理体系标准及管理手册的符合性;d. 与其它管理文件的协调性，接口的合理性。 33文件的编号规则 Q表示企业标准；ZR表示

3、中瑞；J表示技术标准；G表示管理标准；Z表示工作标准。3.3.1技术标准为：a. 外来技术标准可以直接引用原标准编号。b. 内部技术标准编号为：Q/LHJYYZZWW-*J代表技术文件YY代表分厂代码ZZ代表文件起草部门WW代表该部门形成的文件序号*代表年代号例：Q/ZRJ-HF-ZJ-01-2006J 技术文件代码SY塑业公司代码ZJ质检室起草（注：最初制订技术文件部门）01质检室形成文件的序列号2006代表年代号332.管理手册与程序文件编号共分五级，前四级以阿拉伯数字表示，第五级以D表示。企业方针1手册2程序文件3作业文件4记录D管理手册编号为：Q/LHGXYYZZWW-*G代表管理文件

4、X表示文件级别号YY代表分厂代码ZZ代表文件起草部门WW代表该部门形成的文件序号*代表年代号例： 管理手册 文件编号为： Q/LHG2-SY-01-ZJ-2006G _ 管理文件代码2管理手册的级别号SY _ 塑业公司代码01 文件序号ZJ_ 质检室起草2006管理手册起草年代号333工作标准编号为：Q/LHZYYZZWW*Z工作标准编号YY代表分厂代码ZZ代表文件起草部门WW代表该部门形成的文件序号*代表年代号例：财务工作标准文件编号为;Q/LHZ-SY-CW-01-2006Z _ 工作标准代码SY _ 塑业公司代码CW _文件起草部门财务01 _ 财务科形成的文件序号2006 _ 财务工作

5、标准文件起草的年代号334 记录表式编号方法见记录控制程序。335外来文件按原编号执行。34文件的发放与保管341 文件发放一律进行编号发放。342 管理手册和程序文件由后勤办根据经批准的发放范围和数量发放；发放时使用文件发放登记表。343 其它各类管理性文件由文件起草部门根据批准的发放范围和数量发放，专业技术性文件由其归口部门根据批准的发放范围和数量负责发放，发放时履行登记手续，使用文件发放登记表。344 所发放的文件必须是现行有效版本。345 文件持有者工作调动时，由原所在部门收回受控文本，并上报文件发放部门。3.5文件有效版本的控制351在管理体系运行的各个场所均要得到和使用相应文件的有

6、效版本。在文件发放时，必须收回已经失效的文件，统一交归口部门，建立销毁文件登记表经部门负责人批准后，登记销毁；某部门由于某种需要，需保留一定数量的失效文件时，保留文件必须加盖“作废留用”印章，并建立作废留用文件登记表。352各职能部门于每年定期填写本部门的文件清单报厂办，由厂办汇总。353各部门按照厂办的 文件清单核对所有的文件，及时撤出作废和失效的文件。文件的持有者不得复印文件给他人。36文件的更改361管理手册的更改，应按管理手册4.3.2.条款要求履行审批手续后，厂办下达文件更改审批单。362程序文件的更改由其主管领导审批，归口管理部门或授权部门下达文件更改审批单。363其它管理文件的更

7、改，由该文件的归口部门下达文件更改审批单。364文件更改的审批一般要由文件的原审批部门进行审批。365所有文件更改通知单均保管至该文件失效作废为止。（管理手册和程序文件的更改，采用换页方式进行，其他体系文件的更改可采用手写方式进行）。366采用换页更改文件时应将旧页收回销毁。37文件的换版371管理手册的换版按管理手册中的有关规定执行。372程序文件的换版按管理者代表的指令执行，其换版原因 a 管理手册更改与换版需要； b 文件经多次修改、影响使用。373其他文件的换版由各职能部门根据适用情况决定。374所有文件换版的审批权限按本程序4.2.规定执行。4.各部门受控文件的分发号及部门代码如下：

8、 部 门分发号部门代码部 门分发号部门代码部 门分发号部门代码后勤办01HQ销售科02XS质检室03ZJ设备科04SBK财务科05CW注塑一06ZSY塑编车间07SB注塑二08ZSE定陶注塑09DZS5.相关文件 记录控制程序 Q/LHG3-SY-02-20066记录 71文件会签表 LH /D SY- CB-01 72文件发放登记表 LH /D SY-CB -0273文件清单 LH /D SY -CB-0374文件更改审批单 LH /D SY-CB -0475销毁文件登记表 LH /D SY -CB-0576作废留用文件登记表LH /D SY-CB -06 77文件借阅记录 LH /D SY

9、-CB -07LUHUA文件会签表编号： LH/D-SY-CB-01版次：文件名称文件编号版次起草部门起草人日期说明：1、本文件属： 新增 修订 换版 2、本文件修订目的：文件涉及部门：部门会签部门会签人会签意见（可另附纸）日期ZHONGRUI文件发放登记表编号：ZR/D-ZH-CB-02版次文件标题文件编号发往部门分发号签收人日期LUHUA文件清单编号： LH/D-SY-CB-03版次文件标题文件编号分发号签收人日期LUHUA文件更改审批单编号：LH/D-SY-CB-04版次文件名称编号申请更改原因： 申请人： 日期：更改前内容及条款：更改后内容及条款：意见： 审批签字： 日期：LUHUA销毁文件登记表编号：LH/D-SY-CB-05版次文件标题文件编号分发号备注销毁原因批准人销毁人监销人日期LUHUA作废留用文件登记表编LH/D-SY-CB-06版次文件标题文件编号发往部门分发号签收人日期LUHUA文件借阅记录编号：LH/D-SY-CB-07版次文件标题文件编号借阅日期归还日期批准人借阅人