文件控制程序文件.docx
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文件控制程序文件
1.范围
适用于本公司管理管理体系和与技术有关的文件和资料，以及外来标准、图纸等的控制。
为了对管理体系等有关文件和资料进行控制，确保有关部门使用文件的有效版本。
2.职责：
2．1公司办公室负责公司行政文件、外来文件的编制、发放、更改、控制和管理。
2．2质检室负责有关质量文件的编制、发放、更改、控制和管理，并负责对各部门与质量体系有关的文件的管理进行监督。
2．4．销售科、财务科、设备科负责对相关文件的编制、发放、更改、控制和管理。
2．5．各有关部门负责本部门专用文件的编制、发放、更改和保管。
3、管理内容与控制要求
3．1．文件的分类
3．1．1方针
3．1．2．手册
3．1．3．程序文件
3．1．4．作业文件
3．1．5．记录文件
3．2．文件的编制、会签、审批及发布
3．2．1．管理手册由质检室编制，各部门负责人会签，公司经理审核批准后发布实施。
3．2．2．程序文件由各相关部门编制，相关部门负责人会签，厂部领导批准后发布实施。
3．2．3．其它各种与管理管理体系要求有关的文件和记录表由归口部门负责编制，相关部门负责人审核，厂部领导批准后发布实施。
3．2．4．外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。
3．2．5．文件审核的内容
a.适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）；
b.现行状态（包括版本、编号）；
c.与所依据的管理管理体系标准及管理手册的符合性;
d.与其它管理文件的协调性，接口的合理性。
3．3．文件的编号规则
Q表示企业标准；ZR表示中瑞；J表示技术标准；G表示管理标准；Z表示工作标准。
3.3.1技术标准为：
a.外来技术标准可以直接引用原标准编号。
b.内部技术标准编号为：
Q/LHJ－YY－ZZ－WW-****
J－代表技术文件
YY－代表分厂代码
ZZ－代表文件起草部门
WW－代表该部门形成的文件序号
****－代表年代号
例：
Q/ZRJ-HF-ZJ-01-2006
J——技术文件代码
SY——塑业公司代码
ZJ——质检室起草（注：
最初制订技术文件部门）
01——质检室形成文件的序列号
2006——代表年代号
3．3．2.管理手册与程序文件编号共分五级，前四级以阿拉伯数字表示，第五级以D表示。
企业方针…………………………1
手册………………………………2
程序文件…………………………3
作业文件…………………………4
记录………………………………D
管理手册编号为：
Q/LHGX－YY－ZZ－WW-****
G－代表管理文件
X－表示文件级别号
YY－代表分厂代码
ZZ－代表文件起草部门
WW－代表该部门形成的文件序号
****－代表年代号
例：
管理手册—文件编号为：
Q/LHG2-SY-01-ZJ-2006
G____管理文件代码
2——管理手册的级别号
SY____塑业公司代码
01——文件序号
ZJ____质检室起草
2006——管理手册起草年代号
3．3．3．工作标准编号为：
Q/LHZ―YY―ZZ―WW―****
Z―工作标准编号
YY―代表分厂代码
ZZ―代表文件起草部门
WW―代表该部门形成的文件序号
****―代表年代号
例：
财务工作标准文件编号为;Q/LHZ-SY-CW-01-2006
Z____工作标准代码
SY____塑业公司代码
CW____文件起草部门财务
01____财务科形成的文件序号
2006____财务工作标准文件起草的年代号
3．3．4记录表式编号方法见《记录控制程序》。
3．3．5．外来文件按原编号执行。
3．4．文件的发放与保管
3．4．1．文件发放一律进行编号发放。
3．4．2．《管理手册》和《程序文件》由后勤办根据经批准的发放范围和数量发放；发放时使用《文件发放登记表》。
3．4．3．其它各类管理性文件由文件起草部门根据批准的发放范围和数量发放，专业技术性文件由其归口部门根据批准的发放范围和数量负责发放，发放时履行登记手续，使用《文件发放登记表》。
3．4．4．所发放的文件必须是现行有效版本。
3．4．5．文件持有者工作调动时，由原所在部门收回受控文本，并上报文件发放部门。
3.5．文件有效版本的控制
3．5．1．在管理体系运行的各个场所均要得到和使用相应文件的有效版本。
在文件发放时，必须收回已经失效的文件，统一交归口部门，建立《销毁文件登记表》经部门负责人批准后，登记销毁；某部门由于某种需要，需保留一定数量的失效文件时，保留文件必须加盖“作废留用”印章，并建立《作废留用文件登记表》。
3．5．2．各职能部门于每年定期填写本部门的《文件清单》报厂办，由厂办汇总。
3．5．3．各部门按照厂办的《文件清单》核对所有的文件，及时撤出作废和失效的文件。
文件的持有者不得复印文件给他人。
3．6．文件的更改
3．6．1．管理手册的更改，应按管理手册4.3.2.条款要求履行审批手续后，厂办下达《文件更改审批单》。
3．6．2．程序文件的更改由其主管领导审批，归口管理部门或授权部门下达《文件更改审批单》。
3．6．3．其它管理文件的更改，由该文件的归口部门下达《文件更改审批单》。
3．6．4．文件更改的审批一般要由文件的原审批部门进行审批。
3．6．5．所有文件更改通知单均保管至该文件失效作废为止。
（管理手册和程序文件的更改，采用换页方式进行，其他体系文件的更改可采用手写方式进行）。
3．6．6．采用换页更改文件时应将旧页收回销毁。
3．7．文件的换版
3．7．1．管理手册的换版按《管理手册》中的有关规定执行。
3．7．2．程序文件的换版按管理者代表的指令执行，其换版原因
a．管理手册更改与换版需要；
b．文件经多次修改、影响使用。
3．7．3．其他文件的换版由各职能部门根据适用情况决定。
3．7．4．所有文件换版的审批权限按本程序4.2.规定执行。
4.各部门受控文件的分发号及部门代码如下：
部门
分发号
部门代码
部门
分发号
部门代码
部门
分发号
部门代码
后勤办
01
HQ
销售科
02
XS
质检室
03
ZJ
设备科
04
SBK
财务科
05
CW
注塑一
06
ZSY
塑编
车间
07
SB
注塑二
08
ZSE
定陶
注塑
09
DZS
5.相关文件
《记录控制程序》Q/LHG3-SY-02-2006
6．记录
7．1．《文件会签表》LH/D–SY-CB-01
7．2．《文件发放登记表》LH/D–SY-CB-02
7．3．《文件清单》LH/D–SY-CB-03
7．4．《文件更改审批单》LH/D–SY-CB-04
7．5．《销毁文件登记表》LH/D–SY-CB-05
7．6．《作废留用文件登记表》LH/D–SY-CB-06
7．7．《文件借阅记录》LH/D–SY-CB-07
LUHUA
文件会签表
编号：
LH/D-SY-CB-01
版次：
文件名称
文件编号
版次
起草部门
起草人
日期
说明：
1、本文件属：
新增修订换版
2、本文件修订目的：
文件涉及部门：
部门会签
部门
会签人
会签意见（可另附纸）
日期
ZHONGRUI
文件发放登记表
编号：
ZR/D-ZH-CB-02
版次
文件标题
文件编号
发往部门
分发号
签收人
日期
LUHUA
文件清单
编号：
LH/D-SY-CB-03
版次
文件标题
文件编号
分发号
签收人
日期
LUHUA
文件更改审批单
编号：
LH/D-SY-CB-04
版次
文件名称
编号
申请更改原因：
申请人：
日期：
更改前内容及条款：
更改后内容及条款：
意见：
审批签字：
日期：
LUHUA
销毁文件登记表
编号：
LH/D-SY-CB-05
版次
文件标题
文件编号
分发号
备注
销毁原因
批准人
销毁人
监销人
日期
LUHUA
作废留用文件登记表
编LH/D-SY-CB-06
版次
文件标题
文件编号
发往部门
分发号
签收人
日期
LUHUA
文件借阅记录
编号：
LH/D-SY-CB-07
版次
文件标题
文件编号
借阅日期
归还日期
批准人
借阅人
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