2019年最新燃气公司档案管理制度.docx

1、XXX燃气有限公司2019年最新燃气公司管理制度文件编制编制日期年 月 日文件接收部门口总经理管代 口行政部品质部 口物流部财务部 口业务部口文件审核审核日期年 月 日文件批准批准日期年 月 日文件编号受控状态接收人员发布日期2019年03月04日受控非受控发放编号档案管理制度为加强本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。（一）文件材料的收集管理公司档案是公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保 存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1、公司档案收集管理工作由综合部、财务部和工程项目部负责。依据文

2、件 内容不同，文件材料分为办公档案、财务档案和工程技术类档案。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，经部门负责人审阅后归 档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由综合部 收集、归档。（二）归档范围1、办公档案包括：公司的证照、通知、报告、决议、总结、会议记录、请 示、批复、统计报表及简报、员工考勤记录、人事档案、工资发放表、合同等；各类经营类材料和电子文件等。2、财务档案包括：与业务单位和公司内部业务往来的各类发票、凭证、财务报告等财务资料。3、工程技术类档案包括：本公司工程项目技术方案、图纸等文件材料。（三）归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和

3、特点，保持文件之间的有 机联系，区别不同的价值，便于保管与利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复分别立 在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件应按照年度存放立卷，档案归档后，应建立索引，索引 须放置各档案盒的首页，索引须标明文件名称、文号（或合同号）、份数 等信息。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排 列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。档案管理人员要做好文件材料的收集、整理

4、、分类、归档等工作，按照归档范围、要求，将文件材料及时归档，当遵纪守法、忠于职守，维护公司档案的完整与安全。（四）档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅使用，借阅人员必须填写文件借 阅登记表。2、对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还， 应写出书面报告，报公司领导处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追 究相关人员责任。4、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案中写字、划线或作记号等。5、不准转借，必须专人专用。6、档案用毕及时归还，并办理还阅登记。十八、文件领取签字表文件名称文件分数/页数：文件内容 概述文件发出 部门序号领取人部门领取时间序号领取人部门领取时间12122232342452562672782892910301131123213331434153516361737183819392040文件交接清单时间文件名称数量文件交出部门交出人签字文件接收部门接收人签字备注文件清单存档日期文件名称份数原件/复印件内容概要签发部门签发日期备注