2019年最新燃气公司档案管理制度.docx

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XXX燃气有限公司

2019年最新燃气公司管理制度

文件编制

编制日期

年月日

文件接

收部门

口总经理□管代口行政部□品质部口物流部□财务部口业务部口

文件审核

审核日期

年月日

文件批准

批准日期

年月日

文件编号

受控状态

接收人员

发布日期

2019年03月04日

√□受控□非受控

发放编号

档案管理制度

为加强本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，

有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

（一） 文件材料的收集管理

公司档案是公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、 公司档案收集管理工作由综合部、财务部和工程项目部负责。

依据文件内容不同，文件材料分为办公档案、财务档案和工程技术类档案。

2、 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，经部门负责人审阅后归档。

3、 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由综合部收集、归档。

（二） 归档范围

1、办公档案包括：

公司的证照、通知、报告、决议、总结、会议记录、请示、批复、统计报表及简报、员工考勤记录、人事档案、工资发放表、合

同等；各类经营类材料和电子文件等。

2、财务档案包括：

与业务单位和公司内部业务往来的各类发票、凭证、财

务报告等财务资料。

3、工程技术类档案包括：

本公司工程项目技术方案、图纸等文件材料。

（三）归档要求

1、 档案质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管与利用。

2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、 不同年度的文件应按照年度存放立卷，档案归档后，应建立索引，索引须放置各档案盒的首页，索引须标明文件名称、文号（或合同号）、份数等信息。

5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料

依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

档案管理人员要做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作，按照归

档范围、要求，将文件材料及时归档，当遵纪守法、忠于职守，维护公司

档案的完整与安全。

（四）档案的利用

1、 公司档案只有公司内部人员可以借阅使用，借阅人员必须填写《文件借阅登记表》。

2、 对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报公司领导处理。

3、 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究相关人员责任。

4、 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案中写字、划线或作记号等。

5、 不准转借，必须专人专用。

6、档案用毕及时归还，并办理还阅登记。

十八、文件领取签字表

文件名称

文件分数/

页数：

文件内容概述

文件发出部门

序号

领取人

部门

领取时间

序号

领取人

部门

领取时间

1

21

2

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3

23

4

24

5

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18

38

19

39

20

40

文件交接清单

时间

文件名称

数量

文件交出部门

交出人签字

文件接收部门

接收人签字

备注

文件清单

存档日期

文件名称

份数

原件/

复印件

内容概要

签发部门

签发日期

备注