《档案标准》科技档案归档分类标准.docx

1、档案标准科技档案归档分类标准 Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 科技档案归档分类标准编 号： KDKG/PK-101 版 本： A/0 2009年 月 日发布 2009年 月 日试行武汉凯迪控股投资有限公司 发 布文 件 批 准 页批 准/日期： 审 核/日期： 相关部门/日期：部门负责人/日期： 文件编写/日期： 1.目 的 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。2.范 围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司

2、）科技档案的归档、立卷、整理工作。3.定 义3.1科技档案：是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。本标准涉及科技档案范围包括：林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目(含投资和市场开发)、脱硫、除尘等环保工程项目。生物质电厂生产运行档案执行生物质电厂档案管理办法。4.职 责4.1 信息中心档案管理部：负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。5.程 序5.1 科

3、技档案类目设置5.1.1 公司档案一级类目参照电力工业企业档案分类规则设置，共分9大类，其中：0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。科技档案一级类目包括：6生产运营 含林业生产、CDM、电厂生产运行等；）7 技术研发项目8 建设项目9 设备5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。5.1.3 “6 电厂生产运行”是对控股及各系列公司下属各电厂生产运行中重要文件资料制定的归档标准。5.1.4 “7技术研发项目”是对控股及各系列公司的

4、技术引进、技术研发等科技项目的文件资料制定的归档标准。各公司技术研发部门对归档的及时性负责，研发小组负责人对归档资料的完整性负责，信息中心档案管理部组织档案验收并归档。5.1.5 “8建设项目”是对控股及各系列公司投资及市场开发的全部项目的重要文件资料制定的归档标准。市场开发项目由信息中心档案管理部归档保管。投资建设项目中项目实施过程的设计、设备、施工、调试、监理产生的重要文件资料，信息中心档案管理部及电厂资料室各留存1套。结合公司的业务范围现具体分为：火电项目竣工资料分类标准（含投资及市场总承包项目） 风电项目竣工资料分类标准环保项目竣工资料分类标准（市场项目，含脱硫、除尘等）其它专业随业务

5、的成熟程度，逐步补充完善。5.1.6 “8设备”是对独立项目的项目建设过程中的设备资料制定的归档标准，电厂检修过程的设备资料由电厂资料室组织归档、保管。5.2 归档要求 5.2.1 总要求 各业务部门/项目部指定专职或兼职人员负责过程档案资料的收集和整理，参照附表所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时完整。5.2.2电厂生产运行电厂生产运行过程的档案资料由各电厂资料室按规定要求进行归档和保管。信息中心档案管理部负责制定归档标准，并组织抽查，每年对电厂资料室档案管理情况抽查率不低于30%。“电厂生产运行归档标准”执行生物质电厂档案管理办法。5.2.3 技术研发项目a. 技术研发项

6、目档案按项目组卷，卷内文件按重要程度和时间顺序排列。b. 技术研发部门负责人对归档的及时性负责，研发项目小组负责人对归档资料的完整性负责。c. 技术研发项目归档资料必须明确密级，并按本标准（附表）规定的时间归档。跨年度的技术研发项目需于每年12月10日前提交“本项目已产生的资料清单”，信息中心档案管理部对研发过程资料的管理情况进行检查。5.2.4公司投资建设项目a. 公司投资建设项目档案分阶段由相关责任部门、责任人负责归档。b. 项目前期申报过程文件，由项目开发与建设管理部负责人对归档的及时性负责，开发经理对归档资料的完整性负责。申报工作结束或项目终止后2周内归档，信息中心档案管理部负责验收、

7、保管。c. 项目实施过程中产生的合同、招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），经办部门分别于合同签订完或招标工作结束后2周内归档。现场临时或紧急采购相关合同文件随竣工资料归档。总经理工作部每月25日提交本月（上月25日至本月24日）“用印清单”至信息中心档案管理部，档案管理部负责跟踪合同归档进度。合同文件同时归档正、副本各1套，并附“合同评审及审批表”。d. 外委设计项目，设计成品随竣工资料归档。自主设计项目，设计成品出版时，应将底图、DWG文件、PDF文件（含签名）和蓝图各1份交档案室存档。e. 项目实施过程中产生的设计、施工、调试、监理相关文件资料，电厂/公司项目部除按规定向地方及行业主管

8、部门归档外，必须同时向公司及电厂归档各1套，分别由电厂资料室、信息中心档案室各保管，以方便电厂运行、检修过程中信息查询、应用。f. 关于征、租地、规划许可等方面重要的政府批文于项目结束后，随竣工资料一并移交信息中心档案室归档保管。5.2.5 市场开发项目a. 市场开发获得的电厂总承包项目执行“火电项目竣工资料分类标准”，按总承包项目的合同范围删减归档类目，但相应的类目号不变。项目经理对归档的及时性负责，各专业经理对归档资料的完整性负责。合同、招标文件执行“本文件5.2.3 C”条规定。b. 市场开发的脱硫、除尘等环保项目执行“环保项目竣工资料分类标准”，公司投资或承接的电厂总承包项目中的脱硫、

9、除尘项目归档标准，执行“火电项目竣工资料分类标准”。6.相关文件6.1档案管理程序6.2科技档案管理规定7.记 录7.1 林业生产及建设归档资料分类标准7.2 技术研发项目归档资料分类标准7.3 火电项目竣工资料分类标准7.4 风电项目竣工资料分类标准7.5 环保项目竣工资料分类标准林业生产及建设归档资料分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般6林业生产60资源、林政管理600森林资源统计分析、资源调查报告1永久次年3月末之前业务部门负责人601林地林权管理合作框架协议书、林地转让服务协议林业用地转让合同（包括转让地界址及位置图、转让地

10、权属证明文件、交地确认表、村民集体决议（在甲方为集体经济组织时）授权委托书乡镇人民政府同意转让的证明文件现有林木处理协议林权证、林地林权争议1永久取证后1周内602木材采运证 11永久603木材经营证 1永久609其它1永久61规划设计610基础调研资料、图表11永久规划设计工作结束后1个月内业务部门负责人611总体规划、专项规划11永久612项目建议书、可行性研究报告及批复111永久613种苗生产基地设计文件111永久614造林设计文件111永久615林地测绘、图集1永久62营林620种子6200原材料、物资管理采购计划1短期招投标文件、合同文件于工作结束后1周内归档；其它次年3月末之前业务

11、部门负责人招投标1短期合同、协议11长期原材料验收记录1短期原材料保管发放记录1短期6201生产准备产品调研报告1长期生产规划、方案1长期产品试制总结报告1长期原材料规格、质量1长期产品质量指标、标准1长期产品分析、评定方法1长期其它1长期6202定型生产生产计划短期工艺卡片、工艺流程、产品配方1 短期操作规程1 短期产品质量分析1 短期产品报表1 短期生产事故分析1 短期技术革新材料1 短期装置、设备检修材料1 短期生产会议纪要1 短期6203产品质量管理质量检验、评定报告1长期6209其它1长期短期621苗木6210原材料物资管理同 62006211生产准备同 620116212定型生产同

12、620216213产品质量同620316219其它1622造林6220原材料物资管理同62001同620同6206221生产准备同620116222定型生产同620216223产品质量同620316229其它1623抚育 6230原材料物资管理同62001同620同6206231生产准备同620116232定型生产同620216233产品质量同620316239其它1624采伐运输6240合同、协议11 短期同620同6206241相关过程文件记录1 短期6249其它1 短期625防护6250防火1短期同620同6206251防虫1短期6259其它1短期7科研工作同科技档案归档分类标准8林业基

13、本建设80综合800工程前期文件8000基础调研资料投资开发前期调研报告11长期前期工作结束后2周内投资开发部、资产信息部负责人8001支持性文件及批复1永久8002专项报告11永久8003设计任务书、计划任务书及报批文件11永久801设计基础材料8010工程地质11永久设计工作结束后1个月内技术部门负责人8011水文地质111永久8012测绘11永久8013气象11永久8014地震11永久8015其他11802设计文件8020总体设计总体规划设计文件121永久设计工作结束后1个月内技术部门负责人8021初步设计121永久8022技术设计121永久8023施工图设计121长期803工程管理性文

14、件8030征、租地文件1111永久8031合同协议111永久合同签订后2周内经营计划部负责人8032招标、投标文件招标申请、招标文件、补充修改及答疑（如造林标的测算表及总结报告、造林、苗圃议标报告）11长期招投标工作结束后2周招投标经理/采购经理投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件11永久开标议程、开标大会签到表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、商务评审表、技术评审表、评标记录、评标报告1长期中标通知书1长期8033工程管理文件1短期项目竣工后3个月内项目经理8034专项申请批复文件环保、劳动安全、消防、卫生、人防、规划等文件1永久水、暖、电、煤气、通信等配套协议

15、书1长期原料、材料、燃料供应等来源协议文件1长期8035工程费用、物资管理月度、季度、年度计划及执行、年度投资统计1长期交付使用的固定资产、无形资产清册1长期备品、备件、专用工具的交接清单1长期进场物质批次汇总表1长期主设备及主要辅助设备台账1长期从设备开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺的统计1长期8036与林场、设计、施工、监理、质监等单位来往文件含商检索赔、涉外文件（按单位分别组卷）1长期8037工程会议文件材料工程协调会纪要、专题会议纪要1长期8038质量监督、工程监理1质量监督1长期2工程监理文件监理规划1长期监理实施细则1长期监理月报1长期监理会议纪要1长期

16、工程进度、质量、造价、安全等监理控制文件1长期分包资质管理1长期监理日志1长期监理工作总结（专题总结、月度总结、工程竣工总结、质量评定意见报告等）。1长期8039工程统计报表1长期804林业生产、生活建设施工文件8040生产设施建筑工程工程概况1永久单位工程开工报告、竣工验收签证11长期施工组织设计、技术方案、施工技术及安全措施、单位工程总结1长期技术交底、图纸会审纪要、各类会议纪要1长期原材料、建筑材料试验报告，质量鉴定、复试报告等1长期施工日记、大事记1长期施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量复核记录；土、岩试验报告，基础处1长期理，基础工程施工图、桩基工程记录，地基验槽记录1

17、长期隐蔽工程验收记录1长期分项、分部、单位工程质量检查评定1长期交工验收记录证明1长期项目竣工后3个月项目经理各种联系单（设计修改通知单一览表、工程联系单一览表）1长期缺陷及事故处理记录8041林业生产设备安装工程概况长期项目竣工后3个月项目经理单位工程开工报告、单位工程竣工报告；安装项目划分表11长期施工组织设计、技术方案、施工技术及安全措施、单位工程总结11长期技术交底、图纸会审纪要、各类会议纪要11长期原材料、建筑材料试验报告，质量鉴定、复试报告等11长期施工日记、工程大事记11长期隐蔽工程检查验收记录11长期分部、分项、分段、检验批工程质量检验评定11长期施工技术记录和签证11长期各类

18、联系单（设计修改通知单填一览表；工程1长期联系单填一览表）1长期缺陷处理（重大质量事故及处理记录；设备缺陷记录和签证）1长期8042生活设施建设工程1长期8049其它辅助工程1长期805其他1长期806竣工文件8060竣工验收报告1永久项目竣工后3个月项目经理8061专项验收文件环境保护、劳动卫生、消防、人防、规划、档案验收审批文件1永久8062竣工验收会议文件1长期8063竣工图11永久8069其他1永久长期9设备2永久长期技术研发项目归档资料分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般7综合70研究准备阶段701基础资料调研报告、可行性

19、研究报告、课题论证、文献资料1永久合同/协议即时归档，其它项目结题或终止1个月内研发部门/项目负责人702立项资料立项申请报告、科研基金费用报告1永久703合同、协议研发任务书、科研合同、协议、重要来往文函11永久704计划课题研究计划、计划调整、课题撤消文件1永久705方案实验、试验方案、设计方案、调查考察方案1永久71研究试验阶段711研发计划书、研发/试验大纲11永久项目结题或终止1个月内研发部门/项目负责人712研发原始记录研发、实验、试验、测试的重要原始记录及报告11永久713考察记录及报告11永久714计算软件及文件11永久715工艺文件、设计文件、理论分析文件11永久716小试、

20、中试报告11永久72总结鉴定验收阶段721课题总结阶段及最终完成总结1永久项目结题或终止1个月内研发部门/项目负责人722研究成果、论文、专著1永久723研发项目成果验收、鉴定、评审文件1永久73成果奖励及申报阶段731科技成果申报及奖励科技成果申报表及附件1永久申报工作结束后1周内申报部门查新文件1永久科技成果奖励及审批文件1永久获奖证书、专利文件1永久74推广应用阶段741技术推广资料推广应用方案1永久阶段工作结束后1周内研发部门/项目负责人技术转让合同、协议11永久成果推广应用中形成的技术文件及工作总结1永久用户反馈意见1永久75其它751标本、样品目录1永久项目结题或终止1个月内研发部

21、门/项目负责人752声像、照片文件1永久火电项目竣工资料分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般8基本建设80综合800工程前期文件信息中心档案室归档8000基础调研资料投资环境调研信息、调研报告、立项报告11长期前期工作结束后2周内项目开发与建设部/开发经理8001支持性文件及批复1永久8002专项报告水土保持报告书11永久水资源论证报告书11永久接入系统设计11永久环境影响评价报告11永久地质灾害危险评估报告11永久可行性研究报告11永久项目申请报告及核准文件11永久8003设计任务书、计划任务书及报批文件11永久801设计基础材料电厂资料室、信息中心档案室各归档1套8010地质材料12永久竣工后3个月内技术部门/设计经理8011地形材料12